Требования гсдоу

Энциклопедия

Межотраслевой документ по организации документационного обеспечения управления. Содержит совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Предназначен для упорядочения документооборота организации, сокращения количества и повышения качества документов, создания наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствования работы аппарата управления. Распространяется на все системы документации, в т.ч. на документы военные, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Включает раздел «Документирование управленческой деятельности», определяющий состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов документов, и раздел «Организация работы с документами», устанавливающий принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др.

В ВС РФ, в т.ч. и в РВСН, на основе Типовой инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработаны свои Инструкции по делопроизводству, утвержденные приказами МО РФ и Командующего РВСН соответственно.

Государственная система документационного обеспечения управления: стандарт, упрощающий работу

Статьи по теме

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) является межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления. В данном акте содержится свод принципов и правил, которые регламентируют общие требования к документированию управленческой деятельности и порядок работы с документами в организациях.

Из статьи вы узнаете:

Что такое государственная система документационного обеспечения управления

Основное назначение ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение общего количества документов и повышение их качества. ГСДОУ учитывает большую роль вычислительной техники при обработке деловых бумаг и разработан с учетом современных требований анализа информации.

На практике положения ГСДОУ должны быть введены в систему ДОУ предприятия посредством издания соответствующих стандартов и инструкций по делопроизводству, а также при разработке методик, правил и рекомендации по всем аспектам делопроизводственной деятельности компании.

Стандарт ГСДОУ предназначен для всех, кто работает с организационно-распорядительными документами. Применяя стандарт, исполнитель получает простые и понятные правила оформления деловых бумаг; руководитель — инструмент для оценки работы исполнителей; а секретари и делопроизводственные подразделения — инструмент для оценки качества подготовки деловых бумаг.

Скачать полный текст ГСДОУ можно по ссылке.

Каковы преимущества введения государственной системы документационного обеспечения управления

Если в организации отсутствует единый стандарт по работе с деловыми бумагами или у работников нет желания применять положения ГСДОУ, организация будет вынуждена самостоятельно разрабатывать правила и нормы документирования, без которых в любом случае не обойтись. Соблюдать положения стандарта выгодно, это снижает расходы организации на разработку собственных норм, а также сокращает время работников: им не нужно изобретать новые формы документов и правила их оформления. Можно составлять и оформлять деловые бумаги, применяя установленный в ГОСТе состав реквизитов. Тем более что новый ГОСТ — это уже 5-я редакция первого стандарта 1972 года, а важнейшая особенность всех стандартов — преемственность требований и правил оформления деловых бумаг.

Если вы оформляете бумаги в соответствии с ГСДОУ это гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Особое значение имеют реквизиты удостоверения, как их называют специалисты, это: подпись, гриф утверждения, если деловая бумага относится к утверждаемым, в необходимых случаях — печать, а применительно к копиям документов — отметка о заверении копии. Все эти реквизиты должны быть оформлены установленным в ГОСТе способом. Еще один реквизит — дата, без которой вообще не может быть официальной деловой бумаги.

Организационные преимущества использования ГСДОУ

Если в организации применяются положения стандарта ГСДОУ и установленный им состав реквизитов, это позволяет четко разделить ответственность за документ на различных этапах его подготовки:

ответственность исполнителя: за содержание деловой бумаги и ее оформление в соответствии с установленными правилами;

ответственность согласующих лиц: они оценивают содержание и визируют документ по установленным правилам, в основе которых возможность идентифицировать лицо, которое согласовало документ;

ответственность руководителей, подписывающих (утверждающих) деловую бумагу: они принимают решения по документу и подписывают его по установленным правилам, которые позволяют идентифицировать лицо, принявшее решение, независимо от времени, когда это происходило;

ответственность работников делопроизводства, секретарей: они оценивают, соответствует ли документ установленным в организации правилам оформления, а также включают деловую бумагу в состав документального фонда организации, что обеспечивается регистрацией и контролем его жизненного цикла.

Соблюдение правил ГСДОУ при подготовке и оформлении документов гарантирует, что бумага будет принята в органе власти, рассмотрена и на нее будет дан ответ. Неправильно оформленный документ, в котором отсутствуют дата, регистрационный номер, подпись уполномоченного лица, могут вернуть в организацию и отказать в рассмотрении.

Если организация добровольно применяет национальные стандарты, это дает ей преимущества в конкурентной борьбе, свидетельствует о готовности организации быть «прозрачной» и понятной для контрагентов. Применять положения ГСДОУ целесообразно. Благодаря ему вы создадите деловые бумаги, обладающие юридической силой.

Правильно и рационально оформленные документы можно оперативно обработать и проанализировать, что способствует качественным управленческим решениям. Кроме того, единые правила оформления повышают культуру работы с документами в организации и укрепляют ее деловой имидж.

В каких документах организации закрепляются требования ГСДОУ

Национальные стандарты относятся к документам, которые применяются на основе принципа добровольности. При этом национальные стандарты нельзя рассматривать как акты рекомендательного характера. Принцип добровольности означает, что если организация решила принять стандарт, то он становится для нее обязательным.

Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГСДОУ, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба или секретарь подготовят локальный нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д.), в котором будут регламентированы стандартные правила оформления организационно-распорядительных деловых бумаг.

Работу с деловыми бумагами ведет каждая организация, даже если в ней нет специального структурного подразделения и секретаря. В этом случае документами занимаются сотрудники разных подразделений в дополнение к основным обязанностям.

Какие варианты организации делопроизводства возможны

Подразделения самостоятельно ведут все процессы от создания до уничтожения деловых бумаг. Нередко процессы и маршруты движения документов в подразделениях не согласованы между собой. Такое делопроизводство называют децентрализованным.

В организациях, где делопроизводство ведут в отдельных подразделениях, но все они подотчетны некоему центру — например секретарю руководителя, ситуация с документами вызывает меньше сложностей. Это смешанная форма делопроизводства. Но проблема и здесь остается: отсутствуют сотрудники, для которых работа с документами — основная обязанность. Нет единого центра, который курирует делопроизводство, а объем документов с развитием компании постоянно растет. Именно тогда возникают мысли о необходимости передать всю работу с документами в одни руки, например секретарю. Подробнее о том, какие проблемы свидетельствуют о том, что пора свести работу с документами в единый центр, см. в таблице 1 ниже.

Таблица 1. Проблемы, которые указывают на необходимость централизации делопроизводства

Проблемы в работе с документами

К чему они приводят?

Отсутствует единый порядок оформления

Документы обрабатывают неоперативно. Сложно анализировать информацию и принимать управленческие решения. Это приводит к проблемам в партнерских взаимоотношениях

Проекты документов не проходят внутреннее согласование

Автор документа принимает решение без поддержки заинтересованных лиц и не информирует их о содержании документа. В результате структурные подразделения одной организации отправляют документы с разными вариантами решения одного вопроса, порой противоположными

Маршруты движения документов сложные и хаотичные

Документы задерживаются у исполнителей или попадают в чужие руки. На исполнение уходит много времени. Спонтанное и безадресное направление деловых бумаг в подразделения приводит к тому, что сотрудник получает просроченный документ или документы теряют

Сотрудники не регистрируют документы

Нужный документ невозможно найти и доказать, что он поступал в организацию. Если документ нашелся, то сложно подтвердить дату поступления

Отсутствует контроль исполнения документов

Несвоевременное исполнение документов приводит к просрочке или срыву принятых организацией обязательств, в том числе договорных. Организация может упустить потенциальную выгоду, если пропустит важное предложение

Документы хранят сотрудники на своих рабочих местах

Найти документ, который создан несколько лет назад, при таком хранении невозможно. К тому же документы на местах сотрудники хранят по-разному: либо хранят все, включая черновики, либо уничтожают отработанные документы. И первое, и второе неверно. А второе еще и чревато штрафами

Объем документов в организации стал слишком большим

Понять это помогут качественные показатели. Сотрудники, выполняя основные обязанности, не успевают заниматься еще и документами. А если они работают с документами, то страдает основная деятельность. В самых запущенных случаях один человек из отдела добровольно берет на себя делопроизводство, а его обязанности делят между собой коллеги

Какую роль может сыграть секретарь?

Один секретарь до поры до времени справится с потоком документов, но его полномочий недостаточно для контроля за документооборотом растущей организации, соблюдением процедур и правил документирования, а также для внедрения электронных систем управления документами.

Секретарь отвечает за оформление документов и контроль их исполнения по резолюциям руководителя. Он не может в одиночку наладить систему документационного обеспечения управления организацией. Тем не менее именно секретарь может инициировать создание делопроизводственного подразделения, сотрудники которого:

  • установят единые правила делопроизводства;
  • организуют контроль за выполнением правил;
  • создадут понятную схему документооборота;
  • упростят поиск деловых бумаг.
  • Государственная система документационного обеспечения управления

    В делопроизводстве применяют определенные правила составления, оформления и организации работы с документами. Необходимость довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки служебной информации, способствовали созданию в Российской Федерации единой системы документирования управленческой деятельности и организации работы с документами.

    В декабре 1959 г. Совет министров СССР принял специальное решение по вопросу улучшения деятельности управленческого аппарата, где в числе прочих мер, направленных на повышение производительности труда, предусматривается разработка единой государственной системы делопроизводства на основе его механизации.

    В 1973 году была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

    Система была одобрена Государственным комитетом СССР по науке и технике, поэтому формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не менее ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации. Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер.

    На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

    В 1980-х годах была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ — это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с изменениями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

    В 1991 году была разработана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующая по настоящее время.

    Государственная система документационного обеспечения управления устанавливает единые требования к организации работы с документами (в том числе создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях и носит рекомендательный характер.

    К основным целям ГСДОУ относятся:

  • ? совершенствование работы аппарата управления;
  • ? упорядочение документооборота и повышение качества документов;
  • ? сокращение количества документов;
  • ? построение информационно-поисковых систем;
  • ? создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации.
  • На основании положений ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.

    Государственная система документационного обеспечения управления включает несколько разделов.

    Раздел «Документирование управленческой деятельности» определяет состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформление реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы, а также общие требования к составлению текстов документов. Данный раздел в настоящее время устарел в связи с выходом новых требований к правилам составления и оформления документов.

    Другие разделы ГСДОУ, несмотря на то что требуют пересмотра, представляют несомненный интерес при постановке делопроизводства в конкретной организации.

    Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

    Кроме того, в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы (например, номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов).

    В третьем разделе ГСДОУ рассмотрены вопросы механизации и автоматизации делопроизводства, особенности работы с документами при внедрении автоматизированных систем управления.

    В четвертом разделе дано понятие службы делопроизводства, рассмотрены ее основные задачи, функции, права. ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя

    В приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ). В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

    В приложения к ГСДОУ также входят:

  • 1) примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
  • 2) примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
  • 3) правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ);
  • 4) формы номенклатур дел;
  • 5) перечень типовых сроков исполнения документов;
  • 6) форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В 1993 году положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (2005), а затем и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

ГСДОУ была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления».

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

• состав управленческих документов;

• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

• общие требования к составлению текстов управленческих документов.

2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

• контроля исполнения документов;

• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

3. Механизация и автоматизация работы с документами.

4. Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления.

Система документационного обеспечения

Вернуться назад на Документационное обеспечение

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов; оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации и включает в себя:

• Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• Государственные стандарты на документацию;
• Унифицированные системы документации;
• Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на две части: информационный документационный обеспечение управление:

1. нормативная база, обеспечивающая технологический процесс делопроизводства;
2. нормативная база, обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.

Первая часть нормативной базы условно делится на несколько групп.

Первая группа — федеральные нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен раздел Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации», устанавливающий правовой режим документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

Вторая группа нормативных актов — ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер.

К ним относятся:

— Государственная система документационного обеспечения управления;
— Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
— государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»);
— общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
— правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ № 02-395 «О Положении Банка России «О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России», а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Третья группа нормативных актов — это различные типовые и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности российского государства требует решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по данному вопросу) в сфере регулирования управления документацией. Необходима разработка федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности».

Предложения о разработке закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности» вызваны тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные «бумажные» и «электронные» системы документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система контроля движения и исполнения документов.

В настоящее время ВНИИДАД совместно с рядом ведомств подготовил проект закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности».

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Цели и задачи службы ДОУ.
3. Функции службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Инструкция состоит из следующих разделов:

– общая часть (устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности);
– функции работника (определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций);
– обязанности работника (указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе);
– права работника (определяются права работника по реализации порученных ему функций);
– взаимоотношения (указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.);
– оценка работы (перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии – качество работы и своевременность ее выполнения).

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

Документы, регистры и формы бухгалтерского учета
Виды внешнеторговой документации
Первичное наблюдение, документация. Учётные регистры, инвентаризация

Законодательная база Российской Федерации

Бесплатная консультация
Навигация
Федеральное законодательство

Действия

  • Главная
  • «ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ И СЛУЖБАМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ» (утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88 N 33)
  • Наименование документ «ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ И СЛУЖБАМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ» (утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88 N 33)
    Вид документа приказ, требования
    Принявший орган главархив ссср
    Номер документа 33
    Дата принятия 01.01.1970
    Дата редакции 25.05.1988
    Дата регистрации в Минюсте 01.01.1970
    Статус действует
    Публикация
    • М., Главархив СССР, 1991
    Навигатор Примечания

    «ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ И СЛУЖБАМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ» (утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88 N 33)

    УТВЕРЖДЕНА
    Приказом Главархива СССР
    от 25 мая 1988 г. N 33

    ОДОБРЕНА
    коллегией Главархива СССР
    27.04.88

    1.1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях .

    В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются «организациями».

    ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

    1.2. Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

    1.3. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления:

    общесоюзные — Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам:

    отраслевые — министерствами и ведомствами СССР и союзных республик;

    республиканские — Советами Министров союзных республик.

    Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных им Законом СССР «О предприятиях в СССР» и другими законодательными актами.

    1.4. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

    1.5. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов .

    При работе с документами, подпадающими под действие специальных положений, должностные лица организаций должны руководствоваться этими положениями.

    1.6. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии .

    Документационное обеспечение деятельности организаций, действующих в соответствии со специальными положениями, а также порядок работы с секретными документами и документами «ДСП» устанавливаются специальными инструкциями.

    1.7. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

    Работа архива организации и формы его участия в документационном обеспечении управления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986).

    1.8. Общие требования разработаны в соответствии с законами СССР и союзных республик, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки информации с учетом опыта практического использования унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

    1.9. Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

    На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение управления.

    1.10. Учреждения государственной архивной службы СССР оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе документационного обеспечения, указанные в п. 1.5, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.

    2.1.1. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

    2.1.2. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ).

    УСД — комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

    УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

    Общесоюзные классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.

    Порядок утверждения, внедрения, ведения и регистрации УСД общесоюзного назначения, унифицированных форм документов других уровней управления и ОКТЭИ устанавливается Госстандартом СССР.

    2.1.3. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

    2.1.4. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

    Советы Министров СССР, союзных и автономных республик:

    постановления, распоряжения и дают поручения;

    Министерства ССР, союзных и автономных республик:

    Государственные комитеты, комитеты и комиссии:

    постановления, приказы, инструкции, указания;

    Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик:

    Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отделы:

    решения, распоряжения (исполкомы); приказы, инструкции, указания (правления и отделы);

    Администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций:

    приказы, инструкции, указания;

    Кооперативные организации — решения.

    Общественные организации — постановления, распоряжения.

    Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

    2.1.5. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).

    Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

    2.1.6. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.

    Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

    Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

    Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

    2.1.7. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

    Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

    Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кино-, фото- и фонодокументами.

    Основные правила работы государственных архивов с кино-, фото- и фонодокументами. — М.: Главархив СССР, 1980.

    2.1.8. В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.

    При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

    2.1.9. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др., перечень которых содержится в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД) и отраслевых табелях применяемых форм документов.

    2.1.10. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

    Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

    Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

    с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

    с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, в которой имеет отношение содержание документа;

    с общественными организациями — в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов;

    с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

    с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.

    Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

    Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

    Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

    Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

    Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

    Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

    Протокол подписывает председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

    Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

    2.1.11. Документы — приложения могут быть трех видов:

    — утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);

    — поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

    — направляемые с письмом в другие организации.

    На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

    Приложение к решению исполкома
    Свердловского областного
    Совета народных депутатов
    . . . . . . . . N . . . . . .

    При наличии нескольких приложений они нумеруются.

    При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера (см. п. 2.3.2.4).

    Состав реквизитов и порядок оформления документов — приложений должен соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ — приложение.

    2.1.12. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства.

    Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

    Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.

    Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

    Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

    Автоматизация работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых и других систем сбора, обработки и анализа информации, а также решения отдельных задач документационного обеспечения управления с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест.

    Средства механизации и автоматизации работы с документами должны быть совместимыми и предусматривать возможность их объединения в единую систему.

    Состав комплектов применяемых средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами, а именно: от организационной структуры аппарата управления, его размещения, условий труда работников; от количества и содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной информации; от степени централизации работ с документами. Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор и передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод информации в ЭВМ, решение задач и вывод результатов обработки в форме машинограмм или видеограмм, а также совместимости с другими автоматизированными информационными системами.

    При внедрении новых технологий работы с документами необходимо руководствоваться социальной экономической целесообразностью их внедрения, учитывать возможность приобретения технических средств в определенные сроки, наличие пригодных помещений, возможность привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и т.п.

    5.1. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации (Приложение 12).

    5.2. Основными задачами службы документационного обеспечения управления являются внедрение единого порядка работы с документами в организации и ее системе (в том числе с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники) в соответствии с ГСДОУ и действующими нормативами; совершенствование форм и методов работы с документами с учетом механизации и автоматизации документационных процессов.

    5.3. Деятельность работников службы документационного обеспечения управления регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации.

    5.4. Службы документационного обеспечения управления должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим или средним специальным образованием.

    Наименования должностей работников службы документационного обеспечения управления должны соответствовать «Общесоюзному классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов».

    5.5. Наименование труда работников службы документационного обеспечения управления производится в соответствии с нормами времени, межотраслевыми и отраслевыми нормативными материалами для нормирования труда, утвержденными в централизованном порядке.

    Наименование системы документации Министерство (ведомство) — разработчик системы
    Унифицированная система плановой документации Госплан СССР
    Унифицированная система отчетно-статистической документации Госкомстат СССР
    Унифицированная система первичной учетной документации Госкомстат СССР
    Унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций Минфин СССР
    Унифицированная система расчетно-денежной документации Госбанк СССР
    Унифицированная система организационно — распорядительной документации Главархив СССР
    Унифицированная система документации по ценообразованию Госкомцен СССР
    Унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту Госснаб СССР
    Унифицированная система документации по торговле Минторг СССР
    Унифицированная система документации по внешней торговле Министерство внешних экономических связей СССР
    Унифицированная система проектной документации для строительства Госстрой СССР
    Унифицированная система документации по изобретениям и открытиям Госкомизобретений
    Унифицированная система документации по социальному обеспечению Госкомтруд СССР
    Унифицированная система документации по труду и социальным вопросам (в части трудовых ресурсов) Госкомтруд СССР
    Унифицированная система документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла Минморфлот СССР
    Унифицированная система документации по бытовому обслуживанию населения Минбыт РСФСР
    ГОСТ 1.0-85 Государственная система стандартизации. Основные положения
    ГОСТ 1.2-85 Государственная система стандартизации. Порядок разработки стандартов
    ГОСТ 1.3-85 Государственная система стандартизации. Порядок согласования, утверждения и государственной регистрации технических условий
    ГОСТ 1.4-85 Государственная система стандартизации. Порядок разработки и оформления стандартов предприятий
    ГОСТ 1.5-85 Государственная система стандартизации. Построение, изложение, оформление и содержание стандартов
    ГОСТ 1.15-85 Государственная система стандартизации. Порядок проверки, пересмотра, изменения и отмены стандартов
    ГОСТ 1.18-85 Государственная система стандартизации. Содержание и оформление дел отраслевых и республиканских стандартов
    ГОСТ 1.20-85 Государственная система стандартизации. Порядок внедрения стандартов
    ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения
    ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения
    ГОСТ 6.10.3-83 УСД. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.
    ГОСТ 6.10.4-84 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
    Гост 6.10.5-87 УСД. Требования к построению формуляра — образца
    ГОСТ 6.10.6-87
    (СТ СЭВ 5559-86)
    Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр — образец
    ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
    ГОСТ 7.27-80 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Научно-информационная деятельность. Термины и определения
    ГОСТ 7.32-81 СИБИД. Отчет о научно-исследовательской работе.
    (1.VI.87) Общие требования и правила оформления
    ГОСТ 7.50-84 СИБИД. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации. Общие требования
    ГОСТ 13.0.002-84 (1.I-89) Репрография. Термины и определения
    ГОСТ 19.004-80 Единая система программной документации. Термины и определения
    ГОСТ 24.202-80 Система технической документации на АСУ.
    (1.XI-85) Требования к содержанию документа
    (2.II-88) «Технико-экономическое обоснование создания АСУ»
    ГОСТ 24.203-80 Система технической документации на АСУ.
    (3.II-88) Требования к содержанию общесистемных документов
    ГОСТ 24.204-80 Система технической документации на АСУ.
    (2.II-88) Требования к содержанию документа «Описание постановки задачи»
    ГОСТ 24.205-80 Система технической документации на АСУ.
    (2.II-88) Требования к содержанию документов по информационному обеспечению
    ГОСТ 24.206-80 Система технической документации на АСУ.
    (2.II-88) Требования к содержанию документов по техническому обеспечению
    ГОСТ 24.207-80 Система технической документации на АСУ.
    (2.II-88) Требования к содержанию документов по программному обеспечению
    ГОСТ 24.208-80 Система технической документации на АСУ.
    (1.II-88) Требования к содержанию документов стадии «Ввод в действие»
    ГОСТ 24.209-80 Система технической документации на АСУ.
    (1.II-88) Требования к содержанию документов по организационному обеспечению
    ГОСТ 24.210-82 Система технической документации на АСУ.
    (1.II-88) Требования к содержанию документов по функциональной части
    ГОСТ 24.211-82 Система технической документации на АСУ.
    (2.II-88) Требования к содержанию документа «Описание алгоритма»
    ГОСТ 24.301-80 (2.II-88) Система технической документации на АСУ. Общие требования к текстовым документам
    ГОСТ 24.302-80 (3.II-88) Система технической документации на АСУ. Общие требования к выполнению схем
    ГОСТ 24.303-80 Система технической документации на АСУ. Обозначения условные графические технических средств
    ГОСТ 24.304-82 Система технической документации на АСУ.
    (1.II-88) Требования к выполнению чертежей
    ГОСТ 24.401-80 Система технической документации на АСУ.
    (2.II-88) Внесение изменений
    ГОСТ 24.402-80 (2.II-88) Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение
    ГОСТ 24.104-85 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Автоматизированные системы управления. Общие требования
    ГОСТ 24.501-82 Автоматизированные системы управления дорожным движением. Общие требования
    ГОСТ 24.601-86 Единая система стандартов АСУ. Автоматизированные системы. Стадии создания
    ГОСТ 24.602-86 Единая система стандартов АСУ. Автоматизированные системы управления. Состав и содержание работ по стадиям создания
    ГОСТ 24.701-86 Единая система стандартов АСУ. Надежность автоматизированных систем управления. Основные положения
    ГОСТ 30.001-83 Система стандартов экономики и технической эстетики. Основные положения
    ГОСТ 16347-76 Знаки корректурные
    ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
    ГОСТ 19605-74 Организация труда. Основные понятия. Термины и определения
    ГОСТ 19781-83 Программное обеспечение систем обработки данных. Термины и определения
    ГОСТ 23501.001-8 Система автоматизированного проектирования. Классификация и обозначение стандартов
    ГОСТ 25868-83 Устройство ввода, вывода и подготовки данных вычислительных машин. Термины и определения
    ГОСТ 27833-88 Средства отображения информации. Термины и определения
    РД 50-12-85 Методические указания. Построение наименований объектов в общесоюзных классификаторах технико-экономической информации
    РД 50-164-88 Методические указания. Порядок разработки государственных и отраслевых стандартов на основе стандартов ИСО и МЭК
    РД 50-602-86 Методические указания. Порядок применения стандартов ЕСКД
    РД 50-613-86 Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
    РД 50-655-87 Методические указания. Порядок, регистрация и ведение унифицированных форм документов
    РД 50-682-89 Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Общие положения
    РД 50-683-89 Методические указания. Порядок разработки классификаторов технико-экономической информации
    РД 50-684-89 Положение о ведении общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.
    Типовые положения об экспертно-проверочных и экспертных комиссиях архивных учреждений и ведомств. М., 1988
    Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. — М., 1988
    Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Выпуск 1. Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих. — М., 1989
    Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов. — М., 1986
    Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров. — М., 1987 Нормативы численности работников юридической службы. — М., 1982
    Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. — М., 1982
    Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. — М., 1988
    Методические рекомендации по составлению и оформлению унифицированных документов по обеспечению кадрами органов государственного управления. — М., 1985
    1 73 002 Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов (СОАТО)
    1 74 003 Общесоюзный классификатор работ и услуг в торговле (ОКРУТорг)
    1 74 004 Общесоюзный классификатор работ и услуг в промышленности (кроме машиностроения) (ОКРУП)
    1 74 006 Общесоюзный классификатор работ и услуг в сельском хозяйстве (ОКРУСХ)
    1 74 007 Общесоюзный классификатор работ и услуг на транспорте (ОКРУТ)
    1 74 010 Система обозначений единиц измерений, используемых в автоматизированных системах управления (СОЕИ)
    1 75 008 Общесоюзный классификатор работ и услуг в машиностроении (ОКРУМ)
    1 75 009 Общесоюзный классификатор полезных ископаемых и подземных вод (ОКПИиПВ)
    1 75 012 Общесоюзный классификатор работ и услуг в строительстве (ОКРУС)
    1 86 016 Общесоюзный классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)
    Общесоюзный классификатор подсистем и комплексов задач АСУ (ОКПКЗ)
    1 75 017 Общесоюзный классификатор строительной продукции (ОКСП)
    1 75 018 Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ)
    1 75 044 Классификационная часть Общесоюзного классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции (К-ОКП) (Издана под заголовком «Общесоюзный классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции. Высшие классификационные группировки». — М.: Статистика, 1977.) Ассортиментная часть Общесоюзного классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции (А-ОКП) (Издается в составе отдельных ассортиментных частей названного классификатора.)
    1 76 083 Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
    1 78 092 Общесоюзный классификатор стран мира и территорий (ОКСМТ)
    1 78 093 Общесоюзный классификатор информации по кадрам (ОКИК)
    1 78 094 Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО)
    1 79 095 Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ)
    1 79 099 Общесоюзный классификатор бытовых услуг населению (ОКБУН)
    1 79 096 Общесоюзный классификатор работ и услуг в материально-техническом снабжении (ОКРУМТС)
    1 79 100 Классификатор единой системы конструкторской документации (Классификатор ЕСКД)
    1 79 102 Общесоюзный классификатор технико-экономических и социальных показателей (ОКТЭСП)
    1 79 103 Общесоюзный классификатор платежного оборота (ОКПЛО)
    1 80 011 Общесоюзный классификатор стандартов и технических условий (ОКСТУ)

    Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

    Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);

    Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

    Инструкции (правила) — (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

    Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

    Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

    Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

    Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

    Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

    Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

    Расценки на производство работ;

    Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

    Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

    Структура и штатная численность;

    Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.);

    Формы унифицированных документов;

    Штатные расписания и изменения к ним.

    Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

    Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

    Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

    Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

    Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

    Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

    Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;

    Нормы расхода на драгоценные металлы;

    Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

    Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Советского Союза; премиями ВДНХ и т.д.);

    Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

    Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, Госбанк, Промстройбанк СССР); на получение инвалюты со счета во Внешэкономбанке СССР; перевод валюты Внешэкономбанку СССР; на импорт и т.д.);

    Положения о министерствах (ведомствах);

    Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.);

    Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в Госбанк и Промстройбанк СССР);

    Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

    Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

    Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

    Реквизиты Пояснения по заполнению
    Название вида документа Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
    Автор (корреспондент) При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) — автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) — корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации
    Дата документа Дата, присвоенная документу организацией — автором, переносится на РКФ: число, месяц, год — тремя парами арабских цифр
    Индекс документа Индекс, присвоенный документу организацией — автором, переносится на РКФ: с поступившего или отправляемого документа
    Дата поступления Дата поступления документа в организацию переносится на РКФ с регистрационного штампа тремя парами арабских цифр
    Индекс поступления Индекс, присвоенный документу организацией — получателем, переносится при регистрации поступления на РКФ из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами
    Заголовок документа или краткое содержание Переносится заголовок, сформулированный на документе. При отсутствии заголовка на документе он формулируется в соответствии с положениями ГСДОУ
    Резолюция Переносится на РКФ с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель
    Срок исполнения Проставляется число, месяц, год — тремя парами арабских цифр. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
    Отметка об исполнении Краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа
    Дело N Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел

    _________________ N _____

    на __________ год

    Название раздела
    Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню Примечание
    Наименование должности руководителя структурного подразделения (общественной организации) подпись инициалы,
    фамилия
    СОГЛАСОВАНО
    Протокол ЭК структурного
    подразделения
    СОГЛАСОВАНО
    Заведующий архивом
    (лицо, ответственное за архив)
    ___________ N __________ подпись инициалы, дата фамилия

    При наличии ЭК структурного подразделения

    Формат А4 (210 х 297)
    Форма номенклатуры дел структурного
    подразделения (общественной организации)
    организации

    Итоговая запись о категориях и количестве дел,
    заведенных в _______ году в структурном подразделении
    (общественной организации)

    По срокам хранения Всего В том числе
    переходящих с отметкой «ЭПК»
    постоянного
    временного (свыше 10 лет)
    временного (до 10 лет включительно)
    Итого:
    Наименование должности ответственного за документацию подпись инициалы,
    фамилия
    дата
    Итоговые сведения переданы в службу документации организации
    Наименование должности, передавшего сведения подпись инициалы,
    фамилия
    дата
    Наименование
    организации
    УТВЕРЖДАЮ
    Наименование должности
    руководителя организации
    подпись инициалы, фамилия
    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
    __________________ N ________
    место составления
    на _______________ год
    дата
    Название раздела
    Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню Примечание
    1 2 3 4 5
    Наименование должности руководителя службы документационного обеспечения подпись инициалы,
    фамилия
    Виза зав. ведомственным архивом
    (лица, ответственного за архив)
    СОГЛАСОВАНО
    Протокол ЦЭК (ЭК)
    ___________ N __________
    СОГЛАСОВАНО
    Протокол ЭПК
    архивного учреждения
    ___________ N __________

    Наименование структурного подразделения (общественной организации), для организаций, не имеющих структурного деления — направления деятельности.

    Название Перечня с указанием сроков хранения документов и его выходные данные.

    Формат А4 (210 х 297)
    Форма номенклатуры дел организации

    Итоговая запись о категориях и количестве дел,
    заведенных в _______ году в организации

    По срокам хранения Всего В том числе
    переходящих с отметкой «ЭПК»
    1 2 3 4
    постоянного
    временного (свыше 10 лет)
    временного (до 10 лет включительно)
    Итого:
    Наименование должности руководителя службы документационного обеспечения подпись инициалы,
    фамилия
    дата
    Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
    Наименование должности, передавшего сведения подпись инициалы,
    фамилия
    дата

    Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1988

    Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973

    Перечень научно-технической документации, подлежащий приему в государственные архивы СССР. М., 1969

    Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. М., 1987

    Тематический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение. М., 1980

    Организация документов на вычислительных центрах: Методическое пособие. М., 1981

    Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции; акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции;

    Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных — 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора — в 10-дневный срок после получения предложения.

    Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления;

    Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения;

    Заявка покупателя — не позднее трех дней после ее получения;

    Заявления и жалобы граждан — в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, не позднее 15 дней;

    Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах Союза ССР и в республиканских органах — в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях — безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления;

    Запрос депутата Верховного Совета СССР — не более чем в 3-дневный срок на сессии Верховного Совета.

    Консультация письменная по вопросам использования машин — не позднее чем через 10 дней по получении запроса;

    Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов;

    Опросный лист на продукцию: представление — в 20-дневный срок с момента получения наряда;

    Отзыв на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин — в 10-дневный срок;

    Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения;

    Письма — поручения и письма — запросы вышестоящих учреждений и организаций — к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

    Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций — 10 дней;

    Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров;

    Предложение об уточнении ассортимента — не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменении договора — не позднее 10 дней после получения предложения;

    Предложения граждан — в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения;

    Предложения и заявления депутатов Верховного Совета СССР — в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно;

    Предложения и замечания депутатов на сессии городского, районного в городе Совета народных депутатов: рассмотрение в 10-дневный срок;

    Предложения краевого, областного Совета народных депутатов: сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок;

    городского, районного в городе Совета народных депутатов — не позднее чем в 10-дневный срок;

    Приказы и указания министров во исполнение документов Советов Министров — согласно указанному сроку;

    Протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок;

    Рекомендации постоянных комиссий краевого, областного, окружного Совета народных депутатов: сообщение результатов рассмотрения не более чем в месячный срок либо в срок, установленный комиссиями;

    Решения краевого, областного Совета народных депутатов: доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок;

    городского, районного в городе Совета народных депутатов — не позднее чем в 7-дневный срок;

    Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с момента получения;

    Спецификация на товары годовая: согласование не позднее 45 дней до начала года; квартальная: направление за 45 дней до наступления квартала; рассмотрение и подписание не позднее 10 дней после получения;

    Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления;

    Телеграммы, требующие срочного решения — до двух дней; остальные в течение 10 дней.

    1.1. Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

    1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

    В дальнейшем именуются «организации».

    1.3. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

    1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:

    в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик — управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

    на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

    в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

    в совместных предприятиях (организациях) — правлением;

    в акционерных обществах — учредительной конференцией;

    в кооперативах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

    в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управлениях общественных организаций — общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

    в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

    1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени, утверждаемыми Госкомтрудом СССР .

    Перечень нормативно-методических документов, регламентирующих и обеспечивающих деятельность службы ДОУ, дан в Приложении 1.

    1.6. Организация рабочего места и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда СССР, Госстроя СССР, государственными и отраслевыми стандартами.

    1.7. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

    1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

    Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура текста должностной инструкции работников службы ДОУ дана в Приложении 2.

    1.9. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления СССР и союзной республики, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.

    1.10. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

    1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

    2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

    2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;

    2.1.2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ЕГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;

    2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

    2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

    3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

    3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

    3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

    3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

    3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

    3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

    3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

    3.1.7. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

    3.1.8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

    3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

    3.1.10. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

    3.1.11. организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;

    3.1.12. повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

    3.1.13. организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ.

    4.1. Служба ДОУ имеет право:

    4.1.1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

    4.1.2. контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

    4.1.3. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

    4.1.4. проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

    4.1.5. привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

    4.1.6. возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

    4.1.7. совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

    4.1.8. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

    4.1.9. разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

    4.1.10. вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

    4.1.11. участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

    4.1.12. вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

    4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

    4.2.1. обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

    4.2.2. выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

    Служба ДОУ взаимодействует:

    5.1. со структурными подразделениями организации — по вопросам документационного обеспечения управления;

    5.2. с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

    5.3. со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

    5.4. со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы;

    5.5. с вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и стандартов.

    Приложение 1
    к Приложению 12

    Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. — М.: Экономика, 1988; Типовые нормы времени на стенографические работы. — М.: НИИтруда, 1977; Типовые нормы времени на работу по копированию и размножению документов. — М.: Экономика, 1986; Единые нормы времени и расценки на проектные работы. Ч. 23. Подсобно-производственные работы. — М.: НИИтруда, 1979; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. — М.: Экономика, 1988; Методические указания по выпуску министерствами, комитетами, ведомствами и организациями печатной продукции. — М.: Госкомиздат СССР, 1981; Единые нормы времени и выработки на работы, выполняемые на перфорационных, клавишных вычислительных машинах и устройствах подготовки данных на машинных носителях. — М.: НИИтруда, 1985; Нормы времени на работы по проектированию и внедрению автоматизированной обработки информации бухгалтерского учета с применением ЭВМ. — М.: ЦСУ СССР, 1985.

    Типовые межотраслевые нормативы численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных объединений (комбинатов) и предприятий. — М.: НИИтруда, 1980. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (вып. 1 Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих. — М.: Экономика, 1989).

    Общесоюзный классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. — М.: Госстандарт, 1986; Единая номенклатура должностей служащих. — В кн.: Квалификационный справочник должностей служащих. — М.: НИИтруда, 1981; Количественные оценки эффективности труда служащих производственных объединений, предприятий. Методические рекомендации. — М.: НИИтруда, 1980.

    СНиП П-84-78. Здания управлений. — М.: Стройиздат, 1978;

    СНиП П-83-78. Здания конструкторских и проектных организаций. — М.: Стройиздат, 1978;

    СН 245-71. Санитарные нормы проектирования промышленных предприятий;

    СН 495-77. Инструкция по проектированию зданий научно-исследовательских учреждений;

    СН 181-70. Указания по проектированию цветовой отделки интерьеров производственных зданий промышленных предприятий;

    ГОСТ 19605-74. Организация труда. Основные понятия. Термины и определения.

    ГОСТ 12.2.032-78 ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования;

    ГОСТ 12.2.034-78 ССБТ. Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие эргономические требования;

    Определение нормативов времени на отдых и личные надобности.

    Межотраслевые методические рекомендации. — М.: НИИтруда, 1982;

    Типовые внутрисменные режимы труда и отдыха. — М.: НИИтруда, 1977;

    СН 512-78. Инструкция по проектированию зданий и помещений для электронно-вычислительных машин.

    Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1988;

    Типовые положения об экспертно-проверочных и экспертных комиссиях архивных учреждений и ведомств. М., 1988;

    Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1988; Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М. 1969; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. М., 1987; Технический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение, М., 1980; Организация документов на вычислительных центрах. Методическое пособие. М., 1981.

    ГОСТ 6.10.5-87 «УСД. Требования к построению формуляра — образца»;

    ГОСТ 6.10.1-88 «УСД. Основные положения»;

    ГОСТ 6.38-90 «УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

    ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

    ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемой средствами вычислительной техники. Основные положения»;

    ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».

    Унифицированная система плановой документации; Унифицированная система отчетно-статистической документации; Унифицированная система первичной учетной документации; Унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; Унифицированная система расчетно-денежной документации; Унифицированная система организационно-распорядительной документации; Унифицированная система документации по ценообразованию; Унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту; Унифицированная система документации по торговле; Унифицированная система документации по внешней торговле; Унифицированная система проектной документации для строительства; Унифицированная система документации по изобретениям и открытиям; Унифицированная система документации по социальному обеспечению; Унифицированная система документации по труду и социальным вопросам (в части трудовых ресурсов); Унифицированная система документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла; Унифицированная система документации по бытовому обслуживанию населения.

    Приложение 2
    к Приложению 12

    Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

    В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника, например:

    основная задача делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;

    порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

    профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

    основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

    В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация документов может слагаться из таких работ — заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.

    В разделе «Обязанности работника» указываются особенности:

    связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

    предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);

    требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

    порядок исполнения поручений;

    этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

    В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

    В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

    В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции.

    На сайте «Zakonbase» представлен «ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ И СЛУЖБАМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ» (утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88 N 33) в самой последней редакции. Соблюдать все требования законодательства просто, если ознакомиться с соответствующими разделами, главами и статьями этого документа за 2014 год. Для поиска нужных законодательных актов на интересующую тему стоит воспользоваться удобной навигацией или расширенным поиском.

    На сайте «Zakonbase» вы найдете «ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ И СЛУЖБАМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ» (утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88 N 33) в свежей и полной версии, в которой внесены все изменения и поправки. Это гарантирует актуальность и достоверность информации.

    При этом скачать «ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ И СЛУЖБАМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ» (утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88 N 33) можно совершенно бесплатно, как полностью, так и отдельными главами.

    Смотрите так же:  Роды пособия для безработного

    Оставьте комментарий

    ^ ^
    Код госархива ______
    20 код учреждения _____
    v
    ^
    Ф. N ______
    30 Оп. N ______
    Д. N _______
    v
    ^ (наименование государственного архива)
    5
    v
    ^
    50
    v (наименование учреждения и структурного подразделения)
    ^
    35
    v __________________ ДЕЛО N ________ том N ______
    ^
    15
    520
    v
    ^
    70
    v
    ^ (заголовок дела)
    25
    v
    ^ (дата)
    20
    v
    ^ Ф. N _______
    30 Оп. N ______
    v Д. N _______
    ^
    20
    20 60
    v v