Приказ штатное расписание новая должность

Новая должность в штатном расписании

Кадровику нужно дополнить штатное расписание. Новая должность должна быть включена в штат уже в ближайшее время. Не секрет, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Общую информацию о «штатке» знает каждый, а как составить приказ на внесение изменений в штатное расписание и новую должность? Ответ и образец – в статье.

Нужный, хотя и не обязательный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Как быть, если в штатное расписание вводится новая должность?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Как оформить введение новой должности в штатное расписание?

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.
  • Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить

    Готовим приказ

    Понятно, что введение новой должности в штатное расписание (образец приказа см. в конце статьи) – это прерогатива руководителя организации. Именно директор принимает решение о новом сотруднике.

  • использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
  • применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

    Так как единой унифицированной формы приказа нет, он может быть составлен в произвольной форме. Специально для читателей наши специалисты разработали приказ о введение новой должности в штатное расписание. Скачать образец можно бесплатно по прямой ссылке на сайте.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Приказ об изменении штатного расписания

    Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

    Форма Т-3 для штатного расписания

    Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

    Утверждение штатного расписания

    Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

    Внесение изменений в штатное расписание

    Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

    Правки вносятся в следующих случаях:

  • при введении новой должности или нового структурного подразделения;
  • при изменении их наименования;
  • при изменении оклада или тарифной ставки;
  • при ликвидации вакантных позиций и отделов;
  • при сокращении штата или численности.
  • Введение новых штатных единиц

    Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

    Изменение названия должности или подразделения

    Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

    Коррекция размера окладов или тарифных ставок

    Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

    Вывод вакантных должностей и подразделений

    Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

    Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

    Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

    Приказ о введении новой должности в штатное расписание

    Приказ о введении новой должности в штатное расписание – обязательный для заполнения документ при введении новой рабочей единицы (или нескольких).

    ШР является одной из форм защиты прав работников от произвольного увольнения. Оно документально закрепляет структуру предприятия, определяет перечень должностей и окладов сотрудников. Зачастую в развивающемся коллективе возникает необходимость создания новой рабочей единицы, не предусмотренной штатными документами. Для этого руководителем выносится приказ о введении в устоявшийся кадровый состав нового рабочего места.

    Порядок вынесения приказа

    Необходимость внесения изменений в структуру компании может возникнуть:

  • в результате введения нового направления деятельности;
  • при привлечении новых специалистов из-за модернизации производства;
  • ввиду сокращения должностей;
  • в связи с повышением или понижением окладов и т.д.
  • Трудовое законодательство не устанавливает каких-либо специальных требований для срока и порядка внесения изменений в структуру компании. Поэтому данные вопросы отводятся на усмотрение руководителя. Если в организации необходимо создать новый отдел или иное структурное подразделение, то целесообразно поменять само штатное расписание. Если нужно добавить новую штатную единицу, вполне достаточно изменить кадровое расписание путем издания соответствующего документа.

    Приказ о введении новой должности может быть разработан по распоряжению руководителя организации:

    При разработке такого приказа необходимо:

  • Провести анализ общей информации:
    • о должностных обязанностях;
    • об оптимальных временных затратах;
    • о часовых нормах, предусмотренных для соответствующего типа труда.
    • Решить вопрос о допустимых часовых объемах работы (ставка, 0,5 или 0,25 ставки или менее) для нового сотрудника.
    • Разработать проект должностной инструкции.
    • Подготовить предложение на имя руководства об увеличении штата. Оно может быть направлено от имени:
      • начальника кадрового подразделения;
      • начальника отдела, в который предлагается новая единица.
      • Разработать форму приказа.
      • В служебной записке приводятся все данные статистики, которые удалось получить в обоснование оптимальности учреждения новых должностей.

        Если новая структурная единица вводится в отдел компании, служебную записку должен подписывать начальник соответствующего отдела.

        Служебная записка о необходимости введения нового рабочего места составляется начальником (или специалистом) отдела кадров:

      • если новое должностное лицо будет подчиняться руководителю;
      • если работник не будет иметь отношения ни к одному структурному подразделению.
      • К служебной записке в качестве приложения прикладывают приказ о введении новой штатной единице и подробную инструкцию с описанием обязанностей нового работника. После утверждения работодателем предложений, изложенных в докладной записке, им подписывается приказ о введении новой должности в штатное расписание.

        Структура приказа

        Трудовое законодательство не содержит утвержденной формы документа о введении в штат новой должности. На основании анализа требований к кадровой документации можно сделать вывод, что в приказе следует указать:

      • название организации (как в учредительных документах);
      • город составления, номер и дату составления;
      • наименование приказа (например: «Приказ о введении новой должности в штатное расписание», «Приказ о включении новой должности» и т.д.);
      • основание увеличения штата сотрудников (например, служебная записка, результаты статического анализа и т.д.);
      • наименование должности;
      • количество единиц, необходимых для выполнения имеющегося объема работы;
      • величину должностного оклада.
      • ответственных за выполнение приказа лиц (им могут быть бухгалтер или кадровый работник).
      • Документ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на то заместителем. Подписанный бланк передается в отдел кадров, а его копии – в бухгалтерскую службу и отделы, в которых будут работать данные специалисты.

        Возможные ошибки

        При утверждении приказа о введении новой должности работодатели не должны нарушать права действующих сотрудников или соискателей. Например, часто работодатель сначала «пробует» фактически ввести новую должность и возлагает обязанности по ней на кого-либо из сотрудников. Это нарушает право работника на выполнение только тех функций, которые прописаны трудовым договором и должностной инструкцией.

        Важно! Поэтому новая штатная единица должна быть введена до момента обнародования вакансии в средствах массовой информации и тем более до момента фактического допуска лиц на работу.

        Также кадровые работники зачастую избегают введения отдельных изменений в должностную структуру предприятия. В этом случае каждое новое повышение оклада, сокращение или введение рабочей единицы приводит к утверждению нового штатного расписания. Однако данный документ является основой всей кадровой структуры предприятия и не должен переиздаваться из-за незначительных корректировок. Менять штатное расписание целесообразно только в случае массовых кадровых перестановок.

        Сроки хранения приказа

        Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

        Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.

        Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.

        Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.

        Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.

        Приказ о внесении изменений в штатное расписание

        Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.

        Внесение изменений могут предложить не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка. На основании такой записки подготавливают приказ.

        Какое изменение придется зафиксировать в ШР:

      • появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
      • изменили название должности, переименовали отдел;
      • изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
      • ликвидируют отделы и вакантные позиции;
      • проводят сокращение штата, численности.
      • Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

        В штатное расписание вводятся новые штатные единицы

        Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.

        Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:

      • в шапке документа указывают наименование предприятия;
      • ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
      • слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
      • указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;
      • указывают предложения по решению описанных вопросов;
      • закрепляют ответственных за исполнение приказа;
      • при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
      • подпись составившего и ее расшифровка.
      • Когда в штат вводится новая единица, пример приказа об изменении штатного расписания будет выглядеть так:

        В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на образец приказа об изменении штатного расписания: дата введения должности не совпадает с датой издания распоряжения. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска приказа.

        Переименование должности

        Изменение названия должности должно быть обоснованным. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это можно сформулировать, как изменение условий труда. Если планируют переименовать должность продавца-кассира в менеджера торгового зала, потребуется внесение изменений в штатный акт.

        Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, поэтому директору нужно получить его согласие. Далее действуют, исходя из ситуации согласия или несогласия.

        Начинают оформление документов: подготавливают дополнительное соглашение к договору. Издают приказ о переименовании должности и соответствующем изменении в штатном расписании.

        На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится запись о переименовании специальности.

        Работник не согласен

        Работодатель предлагает другую работу.

        Если подходящей работы нет, если сотрудник не соглашается работать на другой подобранной для него должности и отказывается работать на имеющейся должности, трудовой договор с ним расторгается на основании ст. 74 ТК РФ , пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

        Приказ об изменении штатного расписания можно оформить так:

        Изменение оклада

        Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему придется внести изменение в штатное расписание.

        Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

        Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.

        Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность. Она должна соответствовать квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, контракт с ним прекращается согласно ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

        Вывод вакантных должностей

        Для исключения штатных единиц создают приказ, в котором указывают:

        • дату, с которой данное изменение вступает в силу;
        • название должностей, которые исключаются;
        • количество штатных единиц, которые исключают.
        • Вакантные позиции не заняты, поэтому убрать их можно без согласования с кем-либо.

          Приказ на исключение вакантных должностей, образец

          Сокращение штата

          Для проведение такой процедуры потребуется:

        • Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
        • Если в штатном расписании есть вакантные единицы, подготовить приказ об их исключении.
        • Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.
        • В приказе нужно обосновать необходимость сокращения. Это может быть из-за оптимизации расходов или затруднительного финансового положения. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение. Назначают человека, ответственного за процесс, и закрепляют это в приказе.

          Приказ на сокращение штата, образец

          Случаев, в которых потребуется составлять приказ о введении изменений в ШР, не так много. Основное их различие будет в тексте приказа. Оформление самого бланка, стилистика будут общими во всех вариантах.

          Делопроизводство

          Введение новой должности в штатное расписание организации

          При введении новой должности в штатное расписание вносятся соответствующие корректировки. Чаще всего это связано с производственной необходимостью (реорганизация, расширение сферы деятельности).

          Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

          +7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

          ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

          Это быстро и БЕСПЛАТНО!

          Новые должности также вводят для разгрузки работников: один сотрудник часто выполняет несколько функций, входящих в обязанности различных специалистов. Например, бухгалтер дополнительно выполняет работу кадрового инспектора или секретаря.

          Нормативная база

          Штатное расписание представляет собой нормативный документ организации, описывающий структуру, штат и число сотрудников с указанием размера зарплаты для каждой должности (письмо Роструда от 22 марта 2012 года№428-6-1).

          В Трудовом кодексе отсутствует точное определение документа, более того он вообще не требует его ведения.

          Основной нормативно-правовой акт, на который нужно ориентироваться при заполнении штатного расписания – Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 об утверждении форм первичных документов в кадровом делопроизводстве.

          Основания

          Корректировки в штатное расписание вносятся на основании приказа руководителя. Участие в подготовке проекта также принимают специалисты кадровой службы.

          Директор отдельным сотрудникам дает устное распоряжение, в соответствии с которым составляется приказ о введении должностей, после чего документ подтверждается его личной подписью.

          Необходимость изменения должностного состава может быть вызвана увеличением объема работ на предприятии, внедрением нового направления деятельности, мероприятиями по повышению эффективности структурного подразделения или всей организации и т. д.

          Как ввести новую должность в штатное расписание в 2020 году?

          Процедура введения новой должности заключается в нескольких этапах, объединяющих организационные мероприятия и документальное оформление.

          Порядок действий, этапы и правила

          Определение необходимости добавления штатной единицы

          Это самый ответственный и сложный момент во всей процедуре.

          Для увеличения штата должны быть веские аргументы, поэтому нужно проанализировать стандарт выполнения отдельных обязанностей с объемом работы будущей должности.

          Сначала нужно собрать статистическую информацию касаемо вводимой должности (виды работ, функции сотрудника, временные затраты и т. д.). Расчет проводится на основании норм выработки, предусмотренных для конкретной работы.

          Если в организации нет своей системы нормирования труда, можно воспользоваться стандартами Министерства труда.

          Пример:

          Ввиду расширения производственной деятельности фирме понадобился секретарь-делопроизводитель. В штате такой вакансии нет, и функции секретаря выполняют несколько работников.

          По подсчетам, за месяц в организации примерно обрабатывается:

        • 150 единиц входящих документов;
        • 160 единиц служебной корреспонденции;
        • 50 распоряжений руководства;
        • 60 обращений контрагентов;
        • дополнительно: 100 телефонных звонков.
        • Для определения трудозатрат на ведение документов и обработку звонков можно обратиться к Постановлению Министерства труда №23.

          В соответствии с этим документом, нормы времени на работу с документами составляют:

          Выполняемая функция Число обрабатываемых за месяц единиц Нормы часов Всего затрачивается
          Входящие документы 150 0,065 9,8
          Служебные документы 160 0,065 10,4
          Распоряжения руководства 50 0,08 4
          Обращения контрагентов 60 0,083 5
          Звонки 100 0,2 20
          Всего 520 49,2

          Таким образом, при выполнении только перечисленных выше функций у работника за месяц будет уходить около 50 часов.

          Кадровики интересуются, можно ли ввести 0,25 ставки для таких сотрудников?

          Законодательством это не запрещено: в зависимости от объема предполагаемого объема работ можно установить 0,5 ставки, 0,75 или 0,25. Аналогично нужно рассчитать трудозатраты по категориям работ на вводимой вакансии.

          Если текущая нагрузка работника превышает число рабочих часов за месяц, введение должности вполне обосновано.

          Оформление новой должностной инструкции

          На основании расчета трудозатрат определяются и корректируются нормативы функций, которые будет выполнять новый работник.

          После этого осуществляется подготовка проекта должностной инструкции.

          Составление докладной записки на имя руководителя

          Новую должность вводят в конкретное структурное подразделение, следовательно, записку на имя директора пишет начальник этого отдела.

          В документе нужно подробно описать обоснование введения новой вакансии. Приложением к записке является проект должностной инструкции.

          Издание приказа

          В документе указывается отдел, для которого вводится должность, а также информация о размере зарплаты.

          Дата введения вакансии может не совпадать с датой приказа, поэтому изменения могут вводиться позже.

          Как сделать выписку из штатного расписания? Узнайте тут.

          Корректировка штатного расписания

          Ознакомление сотрудников под роспись с нововведениями не требуется.

          Для одной должности

          Порядок корректировки штатного расписания Трудовым кодексом не регламентирован. Если вводится только одна вакансия, можно воспользоваться инструкцией, представленной выше.

          Таким образом, действия работодателя сводятся к изданию приказа, составлению новой должностной инструкции, изменению штатного расписания и найму сотрудника.

          Для отдела

          Если изменения носят массовый характер, проще составить новое штатное расписание. Документ разрабатывается кадровой службой и утверждается руководством.

          Как выбрать названия?

          В соответствии с Трудовым кодексом, название новой вакансии должно соответствовать действующему квалификационному справочнику, утвержденному в установленном законом порядке (Постановление Правительства РФ №787).

          Если вводимая должность не связана с особыми ограничениями и гарантиями, руководитель может самостоятельно определить наименование специальности независимо от того, есть такое название в справочнике или нет.

          Об обязательности точного соответствия названия должности справочнику и профстандартам говорится в двух статьях ТК РФ:

        • ст. 57 (предоставление конкретным должностям дотаций и льгот, наличие ограничений);
        • ст. 195.3 (применение профстандартов).
        • Документальное оформление

          Процедура введения должности должна быть оформлена в установленном законом порядке.

          Для этого издается приказ об изменении штатного расписания, разрабатывается должностная инструкция, затем вносятся сами дополнения.

          Штатное расписание составляется по форме Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата №1). В случае необходимости работодатель может разработать собственную форму (Письмо Роструда №1487-6-1-ПГ от 14.02.2013 г.).

          Приказы

          Приказ о введении должности не имеет регламентированной формы, однако при его оформлении нужно руководствоваться требованиям Госстандарта Р 6.30-2003.

          Рекомендации по составлению:

        • в названии документа нужно указать, что корректировки в расписание вносятся по причине введения новой должности;
        • сверху прописывается полное название организации, номер и дата приказа;
        • последний абзац основного текста должен содержать ФИО лица, контролирующего исполнение приказа;
        • внизу расписывается директор или уполномоченное должностное лицо, согласующую роспись может поставить главбух или начальник кадровой службы.

        Все приказы, имеющие отношение к штатному расписанию, являются общими по всей компании.

        Документу можно задать специальный индекс (например, «ШР»), чтобы ограничить доступ к личным сведениям сотрудников и хранить в отдельной папке.

        Пример содержания приказа:

        «С 5 ноября 2020 года ввести в штатное расписание должности:

      • Директор по продажам (оклад – 100000 рублей) – 1 штатная единица;
      • Тренер по продажам (оклад – 50000 рублей) – 1 штатная единица».
      • Пример документа:

        Изменение штатного расписания

        Штатное расписание – документ, состоящий из десяти граф и являющийся приложением к приказу, на основании которого он утвержден. Если изменения незначительные (например, введение одной-двух должностей), переделывать весь приказ не нужно.

        При значительных корректировках (открытие нового отдела или подразделения) лучше переработать всю форму сразу, т. е. составить новое расписание. Этот документ вступает в силу с конкретной даты, на основании приказа об утверждении расписания.

        Согласно форме, регламентированной Госкомстатом, в документе обязательно указываются:

      • названия отделов;
      • наименования всех должностей;
      • численность штата;
      • размер заработной платы, надбавок.
      • Должностные инструкции

        Должностная инструкция составляется и утверждается для каждой должности, т. е. для неопределенного круга работников без указания ФИО.

        Порядок написания инструкций нормативно-правовыми актами не установлен, следовательно, руководство самостоятельно решает, как их оформлять и корректировать.

        Основная задача при составлении документа – разработать инструкцию, полностью охватывающую весь перечень должностных обязанностей и полномочий сотрудников с максимально четкой и точной формулировкой.

        Разработка должностной инструкции осуществляется на основании:

      • ТК РФ;
      • Классификационного справочника должностей.
      • Документ оформляется на общем бланке компании.

        К основным реквизитам относятся:

      • название фирмы;
      • наименование документа;
      • дата с номером;
      • место, где составлялся;
      • заголовок;
      • текстовое содержание;
      • роспись руководителя;
      • гриф утверждения.
      • Структура должностной инструкции:

      • общие положения;
      • функции работника;
      • должностные обязанности;
      • права сотрудника;
      • ответственность;
      • взаимоотношения внутри компании.
      • При введении новой должности для нее формируется и новая должностная инструкция для специалиста.

        Что такое система управления охраной труда? Узнайте тут.

        Какова роль руководителя в мотивации персонала? Смотрите здесь.

        Трудовые договоры

        Уменьшение или увеличение оклада, переименование должности и другие корректировки штатного расписания приводят к изменению существенных условий трудового договора.

        После издания приказа об изменении штатного расписания с работником заключается дополнительное соглашение к основному договору.

        При трудоустройстве сотрудника на новую должность договор с ним заключается по общим правилам ТК РФ.

        Если имеет место переименование должности, работодатель вносит соответствующие записи в трудовую книжку.

        Текущих работников уведомляют о предстоящих изменениях как минимум за два месяца.

        Нужно ли уведомление центра занятости?

        После введения новой должности возможны два варианта:

      • поиск и найм на эту должность нового сотрудника;
      • перевод на нее уже устроенного работника по допсоглашению (при этом старая вакансия исключается).
      • Если строго следовать одному из указанных алгоритмов, уведомлять службу занятости не нужно.

        Сроки

        Решение о создании новой структурной единицы или введении должностей принимается уполномоченным органом юрлица.

        После того, как содержание решения будет доведено до всех заинтересованных должностных лиц, кадровым специалистам поручают подготовку документов для внесения корректировок в штатное расписание.

        Законодательство не устанавливает конкретных сроков для данной процедуры, поэтому решение остается за руководителем – именно он устанавливает срок, к которому необходимо подготовить документацию.

      • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
      • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
      • Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

      • Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
      • Позвоните на горячую линию:
        • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
        • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
        • Регионы — 8 (800) 222-69-48
        • Приказ о введении новой должности в штатное расписание: образец 2018

          Статьи по теме

          Приказ о введении новой должности в штатное расписание, образец которого представлен в материалах статьи, является основанием для внесения изменений в «штатку». Поэтому важно грамотно составить приказ и использовать правильные формулировки

          Читайте в нашей статье:

          Как ввести новую должность в штатное расписание в 2018 году

          Обязательное наличие штатного расписания Трудовым кодексом не предусматривается. Но при первой же проверке инспекторы потребуют предъявить этот документ, поскольку наименования должностей, указываемых в трудовых договорах, должны соответствовать тем, что перечислены в штатном расписании.

          Если условия труда по данной должности отнесены к вредным или опасным, ее наименование и в штатном расписании, и в трудовом договоре должно соответствовать наименованиям, фигурирующим в Единых квалификационных справочниках, Справочнике новых и перспективных профессий, востребованных на рынке труда, или профессиональных стандартах.

          До того, как ввести в штатное расписание новую должность, оно должно быть составлено. Составление штатного расписания — процесс достаточно долгий, требующий вдумчивого подхода. Он состоит из нескольких этапов:

        • Расчет необходимого количества штатных единиц с учетом наличия требований к численности, для которой в некоторых случаях установлены нормативы;
        • Формирование структурных подразделений;
        • Определение наименования и количества должностей;
        • Определение фонда оплаты труда и сведений по оплате труда для каждой должности;
        • Утверждение штатного расписания;
        • Издание приказа о введении в действие штатного расписания.
        • Скачайте документы из статьи:

          Понятно, что при составлении этого документа проводится тщательный и разносторонний анализ, ищется оптимальный вариант, позволяющий реализовать стоящие перед организацией стратегические задачи с минимумом затрат. Поэтому при введении новой должности в штатное расписание в 2018 году требуется не только доказать необходимость корректировки этого документа, но и соблюсти порядок внесения поправок.

          Обоснование введения новой должности в штатное расписание

          Штатное расписание, по сути, является локальным нормативным актом и работодатель вправе вносить в него изменения с установленной периодичностью или же по мере необходимости. Ввод новой должности производится по инициативе работодателя и не требует согласования с работниками, поскольку ответственность за производственную деятельность предприятия возложена именно на работодателя.

          Ввод новой должности в штатное расписание в 2018 году может быть обоснован также организационной или экономической необходимостью и быть связан с реорганизацией или расширением производства, изменением требований законодательства и пр.

          Процедура введения новой должности в штатное расписание действующим законодательством не регламентирована. Порядок внесения поправок в этот документ может быть установлен другими локальными актами работодателя.

          Как правило, корректировка штатного расписания осуществляется в том же порядке, который был соблюден при его составлении. Это означает, что завершится процедура должна после того, как будет издан приказ о введении новой должности в штатное расписание.

          Обоснование введение новой должности в штатное расписание в 2018 году необходимо, чтобы убедительно аргументировать необходимость неизбежных затрат на создание нового рабочего места и оплату труда нового работника. Такое обоснование может сделать только тот сотрудник, который досконально знаком со спецификой деятельности предприятия, ближайшими перспективами его развития.

          Как правило, инициатива по введению новой должности в штатное расписание принадлежит руководителям подразделений. Они могут самостоятельно проанализировать действующие стандарты и нормы, сопоставить их с теми задачами, которые предстоит решить подразделению, планируемыми объемами работ.

          К обоснованию введения должности необходимо приложить комплексный расчет, при составлении которого были в максимальной степени учтены все организационно-технические условия технологических и организационных процессов, характерных для подразделения. Такое обоснование можно оформить в виде служебной записки о вводе дополнительной штатной единицы.

          Образец приказа о введении новой должности в штатное расписание

          Приказ можно составить в произвольной форме, в соответствии с теми формами, которые используются в кадровом делопроизводстве.

          Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

          Служебная записка о вводе дополнительной штатной единицы

          Такая записка — обоснование введение новой должности в штатное расписание, может быть составлена руководителем одного из подразделений организации, в том числе руководителем финансово-экономической или юридической службы.

          Она составляется в произвольной форме на имя руководителя предприятия. Требования к оформлению этого внутреннего документа — стандартные. Бланк организации в этом случае не используется — записка пишется на стандартном листе формата А4.

          Образец служебной записки о вводе дополнительной штатной единицы

          Введение новой должности в штатное расписание

          Ведение производственной деятельности всегда связано с перепадами в темпах работы. По ряду причин (например, реорганизация, открытие дополнительных филиалов, переезд фирмы) нередко появляется необходимость во включении новой должности в штатное расписание компании. Подобное решение помогает снять с уже числящихся в расписании сотрудников излишние обязанности, равномерно распределяя рабочую силу.

          Причины введения новой должности в штатное расписание

          Под штатным расписанием понимается специализированный нормативный документ локального назначения, в котором содержится информация о структуре фирмы, а также количестве трудящихся субъектов с обозначением их заработной платы. Указанные сведения должны быть отражены в расписании на основании Письма Роструда № 428/6/1 от 22.03.2012г.

          Основным законодательным документом, на который следует ориентироваться по вопросам ведения и оформления штатного расписания, – это Постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г. «Об утверждении форм первичных документов».

          Законодательством России постановляется, что руководители компаний вправе самостоятельно определять, какое количество подчиненных им нужно для стабильного производственного процесса. Помимо этого, на основании распоряжения управленца также могут вводиться дополнительные должности, специальности и сотрудники, вноситься корректировки в штатное расписание, переименовываться имеющиеся вакансии. Однако для подобных действий должны обеспечиваться серьезные причины и их обоснование.

          В частности, включение новой должности в рассматриваемый нормативный документ происходит вследствие:

        • увеличения объемов исполняемых работ на предприятии;
        • внедрения нового технологического оборудования или отдельного направления деятельности;
        • занятость специалиста на вводимой должности приведет к повышению производительности всего подразделения или даже компании в целом.
        • Так, приведенный перечень не является исчерпывающим, у руководителя может появиться потребность в новом сотруднике и должности под влиянием различных внутренних факторов. Главным условием введения новой специальности в штатное расписание, тем не менее, является обоснованность причины.

          Порядок действий по введению новой должности в штатное расписание

          Включение в штатное расписание новой должности проходит по таким этапам:

          1. Появление и определение потребности в дополнительной штатной единице. Считается наиболее проблематичным этапом во всем процессе. Для этого необходимо провести анализ всех имеющихся вакансий для конкретного сектора работы с целью определения стандарта обязанностей вводимой должности. Так, руководителю потребуются статистические данные о новой вакансии (квалификационные требования, функции, возлагаемые на лицо, и т.п.). Если на предприятии нет системы нормирования работы, рекомендуется использовать стандарты Минтруда.
          2. Формирование должностной инструкции для вводимой должности. Исходя из исчисления трудозатрат, корректируются необходимые функции для исполнения новым подчиненным. Затем составляется проект инструкции.
          3. Оформление докладной записки. Подобную записку должен составлять начальник того отдела, в который вводится новая вакансия. В указанном документе должна отражаться информация, доказывающая потребность в новом сотруднике. Фактически, подобная записка является первичным обоснованием введения новой должности. К ней также необходимо приложить проект инструкции.
          4. Публикация распоряжения руководителя. В тексте документа должна находить место информация о подразделении, куда вводится новая должность, и объем заработной платы субъекта. При этом дата распоряжения может не соответствовать дате введения новой специальности.
          5. Для коммерческих организаций профстандарты по большей части носят рекомендательный характер, однако это не означает, что руководители коммерческих компаний не могут воспользоваться положениями стандартов для введения новой должности в своей компании.

            Приказ о внесении корректировок в штатное расписание

            Главным обоснованием введения новой должности в штатное расписание является приказ руководителя компании. Так, полным названием документа является «Приказ о внесении изменений в штатное расписание компании». Регламентированной формы для подобной бумаги законодатель не устанавливает. Таким образом, наниматель вправе самостоятельно разработать шаблон Приказа.

            Утверждение распоряжения о внесении корректировок в штатное расписание осуществляется непосредственно директором фирмы или уполномоченным доверенным лицом. Изменения, попадающие под обязательное утверждение руководителем и требующие публикации соответствующего приказа, могут затрагивать следующие позиции штатного расписания:

            • ликвидация одной или нескольких вакансий, а также целых отделов по причине крупных организационных изменений (переезд компании или корректировка направлений деятельности фирмы);
            • введение новых должностей по причине расширения деятельности или существенного повышения производительности компании;
            • штатное сокращение в учреждении;
            • корректировки в объеме заработных выплатах сотрудникам;
            • смена названий конкретных должностей или отделов.
            • Рассматриваемый приказ необходимо оформлять в соответствии с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003 от 03.03.2003г. В частности:

              1. Вверху бумаги должна указываться следующая информация: полное наименование предприятия, номер и дата распоряжения.
              2. При составлении приказа по причине ввода новой должности, в названии документа должна отражаться соответствующая информация.
              3. В самом начале основного текста должны содержаться сведения о лице, ответственном за исполнение приказа. В частности, указывается ФИО ответственного субъекта и его должность.
              4. В основном тексте отражаются причины внедряемых изменений, также указывается номер и дата соответствующей служебной записки. Затем прописывается подразделение, куда будет введена новая вакансия. Важной информацией является название должности. В бюджетных учреждениях наименования должны совпадать с приведенным перечнем профессий в профстандартах. Для коммерческих организаций подобная необходимости носит рекомендательный характер, если конкретная должность не будет связана с получением льгот от государства или наличием ограничений. Также прописывается объем заработной платы субъекта и, при наличии, надбавок.
              5. В заключении распоряжения его визирует руководитель компании или уполномоченное им лицо. Практика показывает, что зачастую доверенным лицом становится главный бухгалтер или начальник кадрового подразделения. В частности, ставится подпись и печать.
              6. Служебная записка о введении новой должности в штатное расписание организации

                Прошение начальника определенного подразделения о внедрении новой должности в практическую деятельность выражается в составлении служебной записки на имя работодателя. При этом такая записка содержит не только соответствующее прошение, но также служит обосновывающей базой для подобного решения.

                Обоснование необходимо для подтверждения расходов компании, так как ввод новой должности неизбежно связан с затратами. Поэтому начальник подразделения должен описать все причины подобного действия, в частности, привести расчет, который будет доказывать, что все понесенные расходы на введение новой должности окупятся, а также принесут в ближайшем будущем прибыль.

                Помимо служебной записки также должны быть составлены приложения к ней:

              7. расчет объемов уже имеющихся суммарных обязанностей, как доказательство превышения производственных требований над количеством трудящихся;
              8. обозначение норм трудозатрат для конкретной профессии;
              9. расчет, доказывающий приход дополнительных экономических выгод от внедрения нового сотрудника.
              10. Практика показывает, что одной из наиболее часто встречаемых формулировок экономических выгод является разгрузка уже трудящихся специалистов, что впоследствии позволит повысить выработку, а также предоставит дополнительное время сотрудникам для разработки идей по совершенствованию производственной деятельности.

                Порядок внесения изменений в штатное расписание

                Ведение новой должности в штатное расписание признается незначительной корректировкой.

                Так, в первую очередь руководитель должен опубликовать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В тексте документа должна указываться причина. В частности, введение новой вакансии. При незначительных изменениях расписание штата остается в прежнем виде. Затем осуществляется непосредственное внедрение корректировок в документ.

                В случае значительных корректировок, например, изменений объема заработной платы всего отдела, рекомендуется новая публикация штатного расписания.

                Таким образом, внедрение новой должности в штатное расписание признается незначительной корректировкой. Основной сложностью в данном вопросе является аргументация введения новой вакансии. Для этого руководителю рекомендуется тщательно проводить анализ имеющихся обязанностей сотрудников и объема необходимых работ.

                Смотрите так же:  Возврат товара поставщику срок
  • Оставьте комментарий