Помещение отдела кадров требования

Безопасность информации в кадровой службе. Требования к помещениям и оборудованию

Обеспечение гарантий безопасности информации в кадровой службе предъявляет требования:

  • к помещениям и оборудованию кадровой службы;
  • к работе с документами;
  • к работе с посетителями.
  • Многие из этих условий не прописаны в НПА, но необходимость их выполнения продиктована многолетней практикой работы кадровых служб.

    Предлагаю вашему вниманию видео, из которого вы узнаете:

  • где должно располагаться помещение отдела кадров;
  • какие требования предъявляются к помещению отдела кадров для обеспечения безопасности кадровой информации;
  • как хранить кадровые документы в организации;
  • обязательно ли хранить трудовые книжки в сейфе;
  • что делать в чрезвычайных ситуациях для сохранения кадровых документов;
  • о чём нужно писать в локальном нормативном акте, регулирующем работу кадровой службы.
  • Данная информация будет полезна как специалистам кадровых служб, так и руководителям организаций.

  • О том, к чему может привести несоблюдение данных правил в чрезвычайных ситуациях, читайте в материале«Как я спасала трудовые книжки»
  • Как оборудовать рабочие места специалистов кадровой службы, можно почитать в материале«Требования к рабочим местам, оборудованным ПЭВМ»
  • Какие требования предъявляются к работе с кадровой документацией, читайте в материале«Безопасность информации в кадровой службе. Требования к работе с документами»
  • Какие требования предъявляются к работе с посетителями, читайте в материале«Безопасность информации в кадровой службе. Требования к работе с посетителями»
  • Имеются ли особые требования к кабинету отдела кадров?

    Вопрос-ответ по теме

    Вопрос

    Имеются ли требования к кабинету отдела кадров: наличие решеток на окнах, металлическая дверь и прочее?

    Ответ

    Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что, к сожалению, законодательство не содержит определенных требований к кабинету отдела кадров. При этом, трудовая деятельность работников отдела кадров, сводится к комплектованию и учету кадровых документов, в том числе персональных данных работников. В свою очередь, ответственность за сохранность кадровых документов несет руководитель организации и руководитель кадровой службы. Поэтому в его задачу входит не только правильная организация работы с документами, но и, прежде всего, создание условий, обеспечивающих их сохранность. Так как за утрату документов, а также за уничтожение бумаг ранее положенного срока действующим законодательством предусмотрена административная ответственность.

    Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

    Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

    Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

    Следовательно, в идеале кабинет кадровой службы должен иметь хотя бы три смежных помещения: комната для работников отдела, кабинет руководителя и помещение, где размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотеки.

    При этом, вход в отдел кадров должен быть один. Рекомендации к устройству помещений для хранения документов приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 http://budget.1kadry.ru/#/document/99/902025703/?step=431.

    Однако, коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19). Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс http://budget.1kadry.ru/#/document/99/901870252/?step=433). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

    Таким образом, можно сказать, что законодательство не содержит определенных требований к помещениям именно отдела кадров. Однако, если в организации отсутствует специальное помещение для хранения документов и все кадровые документы хранятся в отделе кадров, то следует выполнить хотя бы основные условия:

    Помещение кадровой службы должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией. Желательно, чтобы входная дверь кадровой службы была двойной металлической, а окна защищены металлическими решетками. Помещение должно быть достаточно просторным, чтобы, во-первых, обеспечивались условия для работы персонала службы, а во-вторых, имелось место для размещения шкафов и сейфов для текущего хранения документов. Также отметим, что работодатель отвечает не только за физическую сохранность кадровых документов, но и за защиту персональных данных работников (гл. 14 Трудового кодекса). Несоблюдение требований по защите персональных данных может повлечь не только административную, но и уголовную ответственность — вплоть до ареста на шесть месяцев согласно ст. 137 Уголовного кодекса.

    Подробности в материалах Системы Кадры:

    1.Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

    Документы обязательные для хранения

    Какие кадровые документы должна хранить организация

    Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

    В коммерческих организациях

    Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

  • документы по личному составу;
  • положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.
  • ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

    Популярные вопросы

    Условия хранения документов

    Где организация должна хранить кадровые документы

    Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

    Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

    Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей. Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

    С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде организация может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

    Совет: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.

    С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера. При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 или 50 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.). Это облегчит их подшивку в разные дела.

    Такой вывод следует из статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и пункта 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

    Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

    Какая ответственность предусмотрена за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

    За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

    Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).
  • © Материал из КСС «Система Кадры»
    Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru
    Дата копирования: 07.07.2016

    С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

    Организация рабочих мест кадровиков

    «Отдел кадров коммерческой организации», 2011, N 12

    ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ КАДРОВИКОВ

    Среди организационных мер, которые перечислены в ч. 3 ст. 68 ТК РФ, есть обязанность лиц, уполномоченных локальными нормативными актами, вести переговоры об условиях заключения трудового договора. Но до его подписания работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. К последним относятся те акты, действующие в данной организации, которые содержат информацию, необходимую гражданину, желающему заключить трудовой договор, чтобы осознанно принять решение. Какие именно — можно узнать из ч. 1 и 2 ст. 57 ТК РФ, где перечислены обязательные для включения в трудовой договор сведения и условия (например, о месте работы).

    При этом ч. 4 ст. 57 позволяет сторонам трудового договора вносить в него дополнительные условия (не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами), в частности, уточняющие место работы (указывается структурное подразделение и его местонахождение), рабочее место (например, кабинет N 21). Внесение в трудовой договор сведений о рабочем месте улучшает положение работника, поскольку ограничивает возможность работодателя произвольно изменять указанное условие в период действия трудовых отношений. В этом случае представители работодателя, ведущие предварительные переговоры с потенциальным работником об условиях, включаемых в трудовой договор, обязаны ознакомить его с рабочим местом.

    Что же представляет собой оборудованное рабочее место? Ответ на этот вопрос можно найти в ст. 163 ТК РФ, где сказано, что работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки — предоставить рабочее место, не только оснащенное всем необходимым для производительного труда, но и безопасное для здоровья работников. Хотя эта статья ТК РФ не имеет прямого отношения к кадровикам, но можно использовать условия, указанные в ней, по аналогии. К таким условиям, в частности, относятся:

    — исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;

    — своевременное обеспечение технической и иной необходимой для работы документацией;

    — надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;

    — обеспечение охраны труда и безопасности производства согласно требованиям законодательства.

    См., например, брошюры: Научная организация управленческого труда. М.: Прогресс, 1968; Труд руководителя. М.: Экономика (серия ежегодных тематических выпусков: 1975 — 1978); Типовой проект рабочего места начальника производства для легкой промышленности. М.: ИПК Минлегпрома СССР, 1970; Межотраслевые методические рекомендации по предупреждению переутомления работников физического и умственного труда. М.: НИИ труда, 1979.

    Трудовая деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, составленными в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее — Квалификационный справочник служащих). Организационные требования к трудовой деятельности по функции «комплектование и подготовка кадров» указаны в Типовом проекте организации труда служащих .

    Первоначально издавался как акт «Организация труда рабочих и служащих. Управление предприятием» (последний выпуск датирован 1990 г.). Он должен находиться в специализированных научно-технических библиотеках. За более подробной информацией можно обратиться к правопреемнику НИИ труда Минтруда специализированному ФГУП «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования» или в его структурное подразделение — Центральное отраслевое бюро научно-технической информации и пропаганды.

    В соответствии с типовыми требованиями отдел кадров, состоящий из руководителя (начальника или менеджера по персоналу) и нескольких подчиненных ему сотрудников, занятых кадровой работой, должен иметь кабинетную планировку. Рабочее место лица, занятого управленческим трудом, во всех нормативных актах и специальной литературе называется рабочим кабинетом .

    См., например, Методические рекомендации «Физиологическое обоснование организации типового режима труда и отдыха руководящих работников промышленных предприятий», утв. Приказом Минздрава СССР от 10.07.1980 N 2184-80.

    Микроклиматические условия (допустимая температура, кратность обмена воздуха и его относительная влажность) в кабинетах (помещениях) должны соответствовать ГОСТ 12.1.005-88 «ССБТ. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны». При проектировании или оборудовании кабинета необходимо строго соблюдать нормы освещенности рабочего места СП 52.13330.2011 «Естественное и искусственное освещение». Уровень шума в рабочей зоне не должен превышать допустимые нормы, предусмотренные ГОСТ 12.1.003-83 «ССБТ. Шум. Общие требования безопасности».

    Площадь помещений, в которых располагается отдел кадров, должна соответствовать требованиям СНиП 31-06-2009 «Общественные здания и сооружения». В них также предусмотрено рациональное размещение мебели и оргтехники. Уровень температуры в рабочих помещениях должен соответствовать требованиям, установленным санитарными нормами, — от 18 до 20 град. Цельсия.

    Чтобы представить себе, что такое типовое рабочее место кадровика (относящегося согласно Квалификационному справочнику служащих к категории служащих-специалистов), воспользуемся рекомендациями по созданию специализированных мест кадровиков, предложенными в свое время Главным управлением по труду и социальным вопросам Мосгорисполкома для упрощения аттестации рабочих мест в московских организациях. Учтем при этом, что рассмотренные акты, как и действующие сейчас рекомендации и нормативы, морально устарели и потому их можно использовать лишь как методическое пособие. Созданные на его основе локальные нормативные акты должны быть утверждены приказом руководителя организации.

    Но сначала ознакомимся с содержанием понятия «рабочее место», которое сформулировано экспертами по применению конвенций Международной организации труда (МОТ) в докладе Global Jobs Pact . Согласно этому документу из рабочих мест (рабочих зон) с прикрепленными к ним работниками формируется структурное подразделение (если это по численности не малое предприятие), а из ряда подразделений — организация в целом как типичная модель управления производственным процессом и трудовым коллективом. Следовательно, мировое сообщество считает, что рабочее место — это ограниченная территория работодателя, оборудованная для реализации конкретным работником своей трудовой функции. Аналогичное определение принято и в теории трудового права.

    Столкнувшись с перспективой длительного роста безработицы, бедности, неравенства и продолжения бедствий для предприятий, в июне 2009 г. Международная конференция труда, с участием правительств, работодателей и работников в лице делегатов 183 государств — членов МОТ, единогласно приняла Глобальный пакт о рабочих местах, призывающий членов ООН к соблюдению международных стандартов труда, которые обязывают правительства и работодателей создавать и сохранять рабочие места.

    Итак, эксперты МОТ рассматривают рабочее место как первичную единицу (изначальное звено) в системе элементов, определяющих структуру организации, то есть как часть территории предпринимателя, приспособленную им для выполнения трудящимся трудовой функции или группой трудящихся (в том числе бригадой) общего производственного задания. Иными словами, рабочее место — пространственная зона, оснащенная необходимыми средствами труда, в которой совершается трудовая деятельность работника или группы работников, совместно выполняющих производственное задание.

    Что же понимается под оборудованным рабочим местом сотрудника кадровой службы организаций г. Москвы? В специальной литературе сказано следующее: для кадровиков оно означает расположенный на определенном нормативами объеме площади, приходящейся на одного служащего, соответствующий комплект мебели и технических средств, необходимых для выполнения производственных функций — работы с людьми и работы с документами.

    В свою очередь, в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров (далее — Укрупненные нормативы) содержатся следующие разъяснения, что должны представлять собой оборудованные рабочие места инспектора по кадрам и табельщика.

    Так, рабочее место инспектора по кадрам оборудуется подъемно-поворотным стулом, однотумбовым столом с приставкой, обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола — хранение соответствующей документации и канцелярских принадлежностей.

    Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно укрепить на каждом ящике карточку с перечнем находящихся в нем папок. Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования их легко было вернуть на прежнее место. На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня.

    Для хранения специальной и справочной литературы, а также папок с отчетными и другими документами нужен шкаф или соответствующие ему по размерам полки и стеллажи, для хранения трудовых книжек и иных бланков строгой отчетности — несгораемый и водонепроницаемый шкаф или сейф.

    При расстановке мебели в рабочих помещениях следует учитывать удобство подхода к каждому рабочему месту и ориентироваться на рациональную схему движения документов с учетом специализации исполнителей.

    См., например, ГОСТ 12.2.032-78 «ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования» и ГОСТ 12.2.033-78 «ССБТ. Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие эргономические требования».

    При наличии в организации введенной в действие системы «АСУ-кадры» (входящей в систему сетевых устройств и программного обеспечения, с помощью которых осуществляется электронный документооборот) потребуется полный комплект технических средств, обеспечивающих ее действие. Руководителю отдела кадров следует ознакомиться со специальной литературой . Также потребуется соблюдать СанПиН «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» .

    Как альтернативу «АСУ-кадры» допустимо использовать подсистему «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 Базовая» (либо ее более полные аналоги «Профессиональная» или «Корпоративная»), входящую в систему программ «1С: Предприятие 8», которая включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.

    См. подробнее статью Т. Ю. Бляшко «Организуем работу в помещениях с персональными компьютерами», 2010, N 5, с. 59 — 66; также см. Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 N 118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» (в ред. от 03.09.2010). Первоначальный текст документа опубликован в «Российской газете» от 21.06.2003.

    Автоматизированное рабочее место кадровика

    Квалификационным справочником служащих установлены следующие квалификационные требования к должности начальника отдела кадров. В его обязанности входит: 1) внедрение современных методов управления кадрами с использованием подсистемы «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест (АМ) работников кадровых служб; 2) создание банка данных о персонале организации; 3) своевременное пополнение этого банка; 4) оперативное предоставление пользователям информации из банка данных и др. В свою очередь, в требованиях к его знаниям указано, что он должен знать порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия и возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб.

    Смотрите так же:  862 приказ мвд рк

    При действующей в организации подсистеме «АСУ-кадры» рабочее место кадровика должно трансформироваться в его автоматизированное рабочее место (АРМ) за счет добавления к имеющемуся комплекту мебели технических средств сетевого оборудования и программного обеспечения. Это создаст возможность осуществления электронного документооборота.

    На выбор конкретных технических средств, их функциональные, объемные и стоимостные показатели влияют такие факторы, как объем документооборота, способ эксплуатации технических средств, объем копируемых документов, технологические и эксплуатационные характеристики оборудования, фирма — производитель техники; стоимость эксплуатации. Как описаны в Интернете и специальной литературе типовые АРМ руководителя (начальника) кадровой службы и исполнителя кадровой работы (менеджера по управлению персоналом)? Они состоят из:

    — ПК, включающего в себя системный блок, дисплей (монитор), клавиатуру, мышь;

    — телефона и многофункционального устройства (МФУ), которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел), а при необходимости и настольный телефонный коммутатор;

    — факс-модема, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;

    — шредера — уничтожителя бумаги (на отдел).

    Такое АРМ обеспечит обмен сведениями в том числе между отделом кадров и бухгалтерией, а также снабжение иных подразделений открытой кадровой информацией. Кроме того, оно позволит создать банк данных о персонале организации, обеспечит возможность его своевременного пополнения и оперативного предоставления информации допущенным к ней пользователям. Организация АРМ для кадровиков позволяет оперативно решать текущие задачи кадрового учета и делопроизводства, автоматизировать процесс ведения кадрового резерва, создания и обработки опросных листов и т. п. Кроме того, с внедрением системы «АСУ-кадры» упрощаются условия взаимодействия таких важных для производственно-хозяйственной деятельности организации подразделений, как отдел кадров и бухгалтерия: они могут использовать канал сетевого сервера в локальной (внутренней) компьютерной сети.

    Отметим, что фирма «1С» выпускает специальную программу «1С: Зарплата и кадры». В фирме и у связанных с ней партнеров можно заказать создание нетипового или индивидуального программного продукта, учитывающего специфику конкретной организации. После внедрения новейшей технологии управления персоналом и проведения обучения правилам ее использования фирма и ее партнеры (либо представители) обеспечивают дальнейшую техническую поддержку и сопровождение.

    между рабочими местами кадровиков

    Введению в практику документообмена между работниками, представителями работодателя и подразделениями, электронного документооборота должен предшествовать приказ руководителя о назначении лиц, ответственных за его функционирование. В силу гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (см. ст. ст. 85 — 90) доступ лиц к архиву информации должен быть сокращен до минимума. Полный доступ должны иметь только начальник отдела кадров и специалист по кадрам, назначенный приказом по организации лицом, ответственным за хранение и использование персональных данных работников.

    Тем не менее к отдельным позициям персональных данных работников должны иметь доступ все сотрудники отдела кадров, занятые в реализации документооборота и допущенные к управлению кадрами с использованием системы «АСУ-кадры» и АРМ. Причем наше законодательство этот вид правоотношений между работником и работодателем в настоящее время не регулирует, поэтому права, обязанности и ответственность сторон должны быть регламентированы в локально-нормативных актах или в индивидуальных соглашениях.

    «Отдел кадров бюджетного учреждения», 2011, N 10

    Как известно, к каждому виду рабочих мест предъявляются свои эргономические, санитарно-технические, организационные и иные требования, содержащиеся в соответствующих рекомендательных, диспозитивных или императивных нормах, выполнение которых обеспечивает безопасные для здоровья условия труда. Все это обязывает работодателя знать типовые требования, которые предъявляются к рабочим местам, в частности, тех или иных категорий работников кадровой службы — инспектора по кадрам, табельщика, психолога, инженера по подготовке кадров и пр.

    Учет таких нюансов обязывает административно-хозяйственные службы работодателя осуществить организацию каждого рабочего места, то есть произвести его оснащение и планировку, с учетом профессиональной специфики работы каждой группы (отдельных) работников. Полное комплектное оснащение рабочего места, а также его рациональная планировка позволяют наилучшим образом организовать трудовой процесс и, как следствие, повысить его эффективность .

    См., например, ГОСТ 12.2.032-78: ССБТ «Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования» и ССБТ «Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие эргономические требования», введенные в действие Постановлением Госстандарта СССР от 26.04.1987 N 1102, а также СанПиН «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы». Электронные версии документов находятся в справочно-правовых поисковых системах и в Интернете.

    Типовое рабочее место специалистов по работе с кадрами

    Чтобы представить себе требования к типовому рабочему месту кадровика, относящегося согласно Квалификационному справочнику служащих к категории служащих-специалистов, воспользуемся рекомендациями по созданию специализированных мест кадровиков, предложенными в свое время главным управлением по труду и социальным вопросам Мосгорисполкома для упрощения аттестации рабочих мест в московских организациях.

    Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (действует в ред. от 14.03.2011).

    Что же понимается под рабочим местом сотрудника кадровой службы организаций г. Москвы? В специальной литературе сказано следующее: для кадровиков оно означает расположенный на определенном нормативами объеме площади, приходящейся на одного служащего, соответствующий комплект мебели и технических средств, необходимых для выполнения производственных функций — работы с людьми и работы с документами. При кабинетной планировке оно должно иметь рабочую зону, в которой размещаются шкаф-стенка, письменный стол с поворачивающейся приставкой для удобства перемещения нужных устройств и документов, кресло подъемно-поворотное. Кроме того, рабочее место должно иметь рабочую зону для приема посетителей и работников, в которой размещается стол и несколько кресел или стульев для удобства написания и оформления нужной документации лицами, прибывшими в кадровую службу. Такое рабочее место должно находиться в отдельном помещении, специально оборудованном для работы с посетителями (будущими работниками) и работниками организации.

    Оборудование рабочего места должно обеспечивать кадровику возможность своевременно получать качественную информацию и использовать ее при подготовке управленческих решений. В комплект оргтехники должны входить аппаратура связи (телефон, факс), средства малой оргтехники (калькуляторы и т.п.). При наличии в организации введенной в действие «АСУ-кадры» — полный комплект технических средств, обеспечивающих действие этой системы .

    См.: Словарь-справочник для работы кадровой службы. М.: Московский кадровый центр при главном управлении по труду и социальным вопросам Мосгорисполкома, 1989. Документ в настоящее время содержится в справочно-правовых поисковых системах и в Интернете.

    Типовые требования к рабочему месту руководителя кадрового подразделения

    В отличие от требований к структуре, санитарно-гигиеническим параметрам и уровню технической оснащенности рабочего места кадровика-специалиста, рабочее место лица, занятого управленческим трудом, во всех нормативных актах и специальной литературе, посвященных этой теме, называется рабочим кабинетом . Тем не менее все проанализированные акты и иные источники (содержащие, как правило, рекомендательные нормы по созданию типовых рабочих мест руководителей разных уровней управления) предполагают следующее. Как и у иных работников, на рабочем месте HR-менеджеров всех видов должна быть выделена рабочая зона, аттестованная на предмет ее безопасности для здоровья и соответствующая требованиям санитарии и гигиены противоэпидемиологических стандартов. Это требование содержится в п. 1 ст. 25 Федерального закона от 30.03.1999 N 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» (в ред. от 19.07.2011), где сказано, что условия труда, рабочее место и трудовой процесс не должны оказывать вредное воздействие на человека. Требования к обеспечению безопасных для человека условий труда устанавливаются санитарными правилами и иными нормативными правовыми актами РФ.

    См., например, брошюры: Научная организация управленческого труда. М.: Прогресс, 1968; Труд руководителя. М.: Экономика (серия ежегодных тематических выпусков: 1975, 1976, 1977, 1978); Типовой проект рабочего места начальника производства для легкой промышленности. М.: ИПК Минлегпрома СССР, 1970; Межотраслевые методические рекомендации по предупреждению переутомления работников физического и умственного труда. М.: НИИ труда, 1979.

    Из п. 2 ст. 25 этого Закона следует, что индивидуальные предприниматели и юридические лица обязаны осуществлять санитарно-противоэпидемические (профилактические) мероприятия по обеспечению безопасных для человека условий труда и выполнению требований санитарных правил и иных нормативных правовых актов РФ, предъявляемых к производственным процессам и технологическому оборудованию, организации рабочих мест, коллективным и индивидуальным средствам защиты работников, режиму труда, отдыха и бытовому обслуживанию работников в целях предупреждения травм, профессиональных заболеваний, инфекционных заболеваний и заболеваний (отравлений), связанных с условиями труда.

    В большинстве своем рекомендации являются типовыми и могут быть ориентиром при внедрении в организациях разных отраслей экономики определенного вида рабочих мест руководителей (рабочих кабинетов). Затем проекты рабочих мест корректируются в зависимости от специфики работы, уровня управления и с учетом последних достижений науки и техники. Отметим, что рабочие места должны проходить своевременную аттестацию (как правило, раз в пять лет) на предмет совершенствования условий труда и рационализации режимов труда и отдыха.

    Основными особенностями работы руководителей разных уровней и профессиональных групп являются, во-первых, осуществление многообразных функций по организации производственного или иного процесса и, во-вторых, контроль за деятельностью подчиненных. Эти функции складываются из решения множества вопросов перспективного и текущего характера, участия в проведении производственных и общественных мероприятий, то есть постоянно изменяется вид деятельности — от 30 до 100 раз за рабочий день. И чем выше уровень управления, тем более разнообразна и тем труднее формализуема деятельность руководителя.

    В работе руководителей всех уровней управления (от директора до мастера) есть общие виды профессиональной деятельности: личные контакты (совещания, беседы, посещения структурных подразделений с целью общения с работниками и др.), работа с текущей служебной и иной документацией, подготовка и организация своей работы, ознакомление с отчетами о проделанной работе и выполненных поручениях и т.д. Данные анализа хронометражных и самохронометражных анкет показывают, что доля рабочего времени, которая отводится на выполнение той или иной задачи, зависит как от уровня управления, так и от масштаба организации.

    Установлено, что много времени (в разных организациях показатель колеблется от одного до шести часов в рабочий день) требуется на проведение «летучек» — оперативных совещаний по поводу неожиданно изменившихся обстоятельств, связанных с рабочим процессом. Наиболее продолжительные совещания проводятся в начале и конце недели. Время, затрачиваемое на основные виды деятельности (совещания, работу с документацией, составление отчетов, подпись документов, прием посетителей и др.), в течение недели колеблется незначительно.

    При разнообразии умственной работы деятельность руководителей более высокого уровня управления нередко осуществляется на фоне нервно-психического напряжения (30 — 40% отмечали возникающую в результате конфликтов нервозность) и ограничения двигательной активности (60 — 65% времени проводят сидя, за рабочий день проходят менее 1 км). Руководители среднего уровня заняты сидячей работой 30 — 45% времени и за рабочий день суммарно проходят расстояние от 5 до 7 км.

    Все руководящие работники выполняют большую и ответственную общественную работу, на которую тратится до 10% бюджета рабочего времени. Обеденный перерыв у руководителей более высокого уровня управления продолжается от 20 до 50 минут, у руководителей среднего уровня от 40 до 60 минут.

    Исходя из специализированной литературы рабочий день руководителей низшего уровня управления составляет в среднем от 8 до 9 часов, среднего уровня — от 10 до 14 часов, высокого уровня — от 9 до 15. Чем крупнее организация, тем длительнее рабочий день руководителя.

    От 50 до 70% времени руководящие работники проводят в специально отведенных для них помещениях — отдельных кабинетах. Рабочее место, как его принято называть, «офис руководителя», например директора по кадрам или заместителя директора по управлению персоналом, как правило, состоит из трех функциональных зон: рабочей зоны, зоны совещаний и зоны отдыха.

    Рабочая зона (рабочий кабинет) должна изолироваться от иных помещений организации, кроме аварийного выхода (по правилам пожарной безопасности), чтобы обеспечивать возможность без помех работать с документацией различной степени сложности.

    Рабочая зона должна быть оснащена соответствующей мебелью и техническими устройствами, а также специализированным модулем подсистемы электронного документооборота, входящим в систему автоматизированного рабочего места. При выборе оборудования рабочей зоны должны быть учтены санитарно-гигиенические нормы и правила, нормативы площади для рабочих кабинетов руководителей.

    Обычно кабинет является смежным с комнатами помощников, способствующих профессиональной деятельности руководителя (секретарей, референтов и т.п.), и с совещательной зоной — помещением, где руководитель ведет прием и проводит совещания. Площадь этой зоны должна соответствовать предположительному числу посетителей, которые будут присутствовать там одновременно.

    Зона отдыха — индивидуальные помещения для отправления естественных надобностей и санитарной гигиены, а также комната психологической разгрузки.

    Микроклиматические условия (допустимая температура, кратность обмена воздуха и его относительная влажность) в кабинете руководителя должны соответствовать ССБТ «Воздух рабочей зоны. Общие санитарно-гигиенические требования» (ГОСТ 12.1.005-76). При проектировании или оборудовании кабинета руководителя любого ранга необходимо строго соблюдать санитарные нормы по освещенности рабочего места СНиП ПА 8-72 «Естественное освещение. Нормы проектирования», ПА 9-71 «Искусственное освещение. Нормы проектирования». Уровень шума в рабочей зоне не должен превышать допустимые нормы, предусмотренные ССБТ «Шум. Общие требования безопасности» (ГОСТ 12.1.003-76).

    Проблемы с созданием рабочих мест

    Рабочие места, несмотря на упоминание о них в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, в трудовых договорах подавляющего большинства работников не указываются. На наш взгляд, дело в том, что у работодателей, работников и контрольно-надзорных органов за соблюдением законодательства о труде нет единого понимания, что же должно представлять собой рабочее место, которое предлагается обозначить в трудовом договоре по соглашению сторон.

    Если обратиться непосредственно к ч. 4 ст. 57 ТК РФ, то возникает естественный вопрос: как же создать рабочую зону, где работник будет выполнять свою трудовую функцию, чтобы она могла считаться его рабочим местом? Иными словами, что включает в себя процесс создания рабочего места, с которым при устройстве на работу необходимо будет ознакомить претендента? Подавляющее число работодателей ответит на поставленный вопрос следующим образом: достаточно первоначально ввести в штатное расписание вакантную должность, профессию, специальность; затем выделить (иногда даже в не приспособленном для труда помещении) служащему стул и стол, а рабочему верстак или станок. Далее дать объявление в СМИ, что в организации есть вакантное рабочее место, или распространить об этом информацию иным образом, например через сотрудников работодателя. Но в этом случае введение вакансии происходит без создания рабочего места, оборудованного надлежащим образом для конкретной категории работников, и к тому же без его аттестации на предмет безопасности для здоровья.

    Напомним, что согласно Порядку проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, который утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 342н (далее — Порядок аттестации), аттестации подлежат все рабочие места — от руководителя организации до грузчиков и уборщиков производственных помещений. Аттестационная комиссия должна опираться на соответствующие типовые проекты рабочих мест и нормативы по охране труда работников.

    См., например, действующие Методические рекомендации (МР) «Физиологическое обоснование организации типового режима труда и отдыха руководящих работников промышленных предприятий», утв. Приказом Минздрава СССР от 10.07.1980 N 2184-80. Документ опубликован не был. Его электронная версия содержится в справочно-правовых поисковых системах и в Интернете.

    Количество аттестуемых рабочих мест определяется исходя из перечня штатных единиц в штатном расписании. Но при этом нужно учитывать число лиц, использующих посменно одно рабочее место в течение календарного дня, и видов работ, выполняемых конкретными категориями работников. Аттестация вновь организованных рабочих мест должна быть начата не позднее чем через 60 рабочих дней после ввода их в эксплуатацию (абз. 4 п. 8 Порядка аттестации). В соответствии с п. 12 Порядка аттестации аттестационная комиссия присваивает каждому рабочему месту уникальный порядковый номер (не более 8 знаков: от 1 до 99 999 999). Он отражается во всех документах об аттестации рабочих мест, то есть работодателю нетрудно при желании отразить этот номер в трудовом договоре, пояснив его значение будущему работнику. Обратите внимание, что в организациях, работающих в круглосуточном режиме, одно и то же рабочее место может быть отражено в трудовом договоре у всех работников, сменяющих друг друга.

    С точки зрения работников и представителей органов государства, осуществляющих контроль и надзор за соблюдением требований трудового законодательства, процесс создания работодателем рабочего места для потенциального сотрудника должен заключаться в следующем.

    Сначала происходит реальное создание оборудованного рабочего места для выполнения конкретной трудовой функции по типовым или индивидуальным проектам. Затем оно проходит аттестацию по условиям труда, которые могут быть либо безопасными для работы, либо содержащими вредные и (или) опасные производственные факторы. В таком случае все выявленные на рабочем месте патологические факторы, в том числе приводящие к микроклиматическому дискомфорту (превышающие нормы освещенности, шума и т.д. ), обязывают работодателя найти способы их снизить или нивелировать. При выявлении каких-либо отклонений от сантехнических и прочих нормативов работодатель должен принять меры для их устранения — либо определить способы индивидуальной защиты работника и выдать ему СИЗ, предписанные законом, либо переоснастить и переоборудовать опасное рабочее место. И только после этого работодатель может отразить в штатном расписании рабочее место как соответствующее требованиям специального законодательства по охране труда и дать объявление о поиске претендентов на данную вакансию.

    «МР 2.2.9.2311-07. 2.2.9. Состояние здоровья работающих в связи с состоянием производственной среды. Профилактика стрессового состояния работников при различных видах профессиональной деятельности. Методические рекомендации», утв. Главным государственным санитарным врачом РФ от 18.12.2007 вместе с Методикой психической саморегуляции. Документ опубликован не был. Его электронная версия содержится в справочно-правовых поисковых системах и в Интернете.

    Итак, субъекты, имеющие право оценивать завершенность процесса создания рабочего места как одного из дополнительных условий трудового договора, по-разному понимают то, надлежащим или же ненадлежащим образом оно создано и оформлено. Такая неопределенность по поводу фактического рабочего места нередко становится причиной разногласий между работником и работодателем, когда они уже вступили в трудовые правоотношения. А если бы данный момент был своевременно отражен в трудовом договоре, это позволило бы предотвратить трудовой спор.

    Но прежде чем разобраться с проблемами, препятствующими уточнению в трудовом договоре конкретного рабочего места при трудоустройстве, нужно понять, как определяется штатная численность кадровиков бюджетных учреждений. Это и станет предметом исследования в материале, который выйдет в одном из ближайших номеров нашего журнала.

    Организация работы отдела кадров

    Все права и обязанности начальника отдела кадров, и других работников предприятия, обязательно должны быть изложены в должностной инструкции и доведены под роспись штатных служащих отдела, инструкция утверждается руко- водителем предприятия. Право, началь- нику отдела кадров, на самостоятельное принятие решения по отдельным вопросам делегируется ему руководителем пред- приятия и отображается в разделе «Имеет право» , должностной инструкции началь- ника отдела кадров.

    Смотрите так же:  Ккт регистрация ип

    Безусловно, в первую очередь это касается руководства отделом кадров. Все реше- ния относительно работников отдела кадров начальник принимает самостоятельно. К таким решениям принадлежат, в частности:

    • распределение служебных обязанностей между работниками;
    • определение и закрепление за ними рабочих мест;
    • установление сроков выполнения служебных заданий, контроль со стороны должностных лиц за соблюдением качества и сроков исполнения работниками своих должностных обязанностей;

    Следует отметить, что принятие на работу и освобождение из работы работников отдела, а также направление их на учебу в высшие учебные заведения происходит по согласию или представлением начальника отдела кадров. Последний может также самостоятельно налаживать связки с центром занятости, кадровыми агентствами, учебными заведениями и другими предприятиями по вопросам отбора кадров (без права самостоятельного заключения любых соглашений), выдавать справки нынешним и прежним работникам предприятия о их работе на этом предприятии (если подпись руководителя на справке не является обязательной).

    Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно руководителю предприятия, а на больших предприятиях – заместителе руководителя по кадровым вопросам или директоре из персонала. Перечень полномочий начальника отдела кадров за письменным распоряжением руководителя предприятия может быть увеличен.

    Документы, представляемые на подпись руководству предприятия

    В разделе «Задание и обязанности» Должностной инструкции начальника отдела кадров отмечаются виды работ, которые он должен выполнять. Отсюда и выплывает перечень документов, которые он сам или с привлечением подчиненных готовит для представления на рассмотрение или на подпись руководству предприятия а именно:

  • проекты приказов (распоряжений) о принятии на работу, перевод, освобождение из работы, предоставления отпусков, поощрения за успехи в работе и наложения дисциплинарных взысканий на работников предприятия;
  • проекты перспективных и годовых планов комплектования предприятия персоналом;
  • проекты высвобождения или перевода работников с учетом планов экономического и социального развития предприятия, а также их последующего трудоустройства (если руководителем группы из исследования этого вопроса является начальник отдела кадров);
  • списки работников предприятия: общие списки, списки женщин, молодежи, практикантов, работников, которые учатся в разных учебных заведениях, военнообязанных, работающих пенсионеров, льготников, списки для аттестации персонала и ін.;
  • докладные записки (представление) относительно деловых качеств работников, возможности их перемещения или последующего использования на предприятии, нарушений ими трудовой дисциплины или правил внутреннего трудового распорядка предприятия;
  • аналитические записки и выводы на основании проведенных исследований из персонала (например, относительно кадровой политики предприятия, изменения режима работы для групп или отдельных работников, причин текучести кадров);
  • предложения относительно улучшения работы с персоналом и устранения негативных явлений;
  • акты и протоколы (в частности, акты о опоздании или отсутствии работников на работе, протоколы заседания разных комиссий, руководителем или секретарем которых является начальник отдела кадров);
  • документы статистической и другой государственной отчетности;
  • справки, ответу на запросы посторонних организаций и другие исходные документы, исполнителем которых является начальник отдела кадров, но на которых, кроме его подписи, должна стоять подпись руководителя предприятия.
  • Заметим, что достаточно часто руководители предприятий или их заместители, главные бухгалтера, руководители других подразделов требуют от начальника отдела кадров подготовки и составления проектов приказов производственного характера. Это недопустимо, поскольку такие приказы готовит тот отдел, который инициирует или является исполнителем конкретных действий (мероприятий). Отдел кадров готовит лишь проекты приказов из персонала на основании Положения о отделе кадров или должностной инструкции начальника (инспектора) отдела кадров. Чтобы не возникали вопросы, кто должен готовить тот или другой приказ, в должностных инструкциях руководителей отделов или ответственных лиц должен быть отображено, какие именно документы готовит отдел или конкретное должностное лицо.

    Оборудование помещения отдела кадров

    В первую очередь отметим, что помещение отдела кадров должно быть изолированное от других помещений, оборудованное сигнализацией на окнах и дверях, а также стальной решеткой на окнах, если оно расположено на нижних этажах или рядом есть балконы или карнизы на стенах. Желательно также, чтобы отдел кадров был доступным для посетителей, то есть содержался поза проходной (если такая есть на предприятии). Двери помещения должны быть огнеупорными (лучше всего – металлическими) с надежными замками.

    Помещение отдела кадров, обычно, состоит из общей комнаты работников отдела и отдельно выделенной или отделенной комнаты (кабинету) начальника отдела. При этом комната работников отдела обязательно должна быть перегорожена барьером на служебную зону, в которую имеют право заходить лишь работники отдела кадров, и зону для посетителей. Последнюю оборудуют небольшим письменным столом, стульями, письменным приладдям. В ней должны быть размещении образцы написания разных документов (заявлений, обращений, докладных записок и тому подобное), а также Правила внутреннего трудового распорядка предприятия, Правила военного учета для военнообязанных граждан, сжатое описание пропускного режима предприятия (если такой применяется) и образцы пропусков.

    Помещения отдела кадров оснащають средствами вентиляции или кондиционирования для поддержания постоянной температуры воздуха в пределах 18 –20 °C, аптечкой и средствами пожаротушение. Кроме того, определяя размеры помещения, его расположения и нужное оборудование, следует помнить и учитывать рекомендации, правила и нормы эргономики, производственной санитарии, охраны труда и противопожарной безопасности. Рабочие места работников должны быть оборудованы удобными письменными столами, креслами, телефонами с выходом на городскую сеть, а в кабинете начальника отдела – с выходом на междугородную сеть. Каждое рабочее место оборудуют также компьютером с современным программным обеспечением – офисными и кадровыми программами. Освещение рабочих мест должно быть качественным.

    Требования к рабочему месту кадровика

    Организация рабочих мест кадровиков

    «Отдел кадров коммерческой организации», 2011, N 12

    Среди организационных мер, которые перечислены в ч. 3 ст. 68 ТК РФ, есть обязанность лиц, уполномоченных локальными нормативными актами, вести переговоры об условиях заключения трудового договора. Но до его подписания работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. К последним относятся те акты, действующие в данной организации, которые содержат информацию, необходимую гражданину, желающему заключить трудовой договор, чтобы осознанно принять решение. Какие именно — можно узнать из ч. 1 и 2 ст. 57 ТК РФ, где перечислены обязательные для включения в трудовой договор сведения и условия (например, о месте работы).

    Что же представляет собой оборудованное рабочее место? Ответ на этот вопрос можно найти в ст. 163 ТК РФ, где сказано, что работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки — предоставить рабочее место, не только оснащенное всем необходимым для производительного труда, но и безопасное для здоровья работников. Хотя эта статья ТК РФ не имеет прямого отношения к кадровикам, но можно использовать условия, указанные в ней, по аналогии. К таким условиям, в частности, относятся:

    — исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;

    — своевременное обеспечение технической и иной необходимой для работы документацией;

    — надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;

    — обеспечение охраны труда и безопасности производства согласно требованиям законодательства.

    Какие же специфические условия работодатель должен создать для эффективной работы, например, инспектору по кадрам? Каким должно быть типовое рабочее место сотрудника отдела кадров и из каких помещений должен состоять отдел кадров? Сразу отметим, что современных специальных норм или рекомендаций, принятых на федеральном уровне, в отношении норм и нормативов, определяющих требования к рабочим местам и помещениям отдела кадров, мы не обнаружили. Поэтому обратимся к подзаконным актам и специальной литературе , посвященной исследуемому вопросу. Примеры из них будут предложены вашему вниманию .

    См., например, брошюры: Научная организация управленческого труда. М.: Прогресс, 1968; Труд руководителя. М.: Экономика (серия ежегодных тематических выпусков: 1975 — 1978); Типовой проект рабочего места начальника производства для легкой промышленности. М.: ИПК Минлегпрома СССР, 1970; Межотраслевые методические рекомендации по предупреждению переутомления работников физического и умственного труда. М.: НИИ труда, 1979.

    Словарь-справочник для работы кадровой службы. М.: Московский кадровый центр при главном управлении по труду и социальным вопросам Мосгорисполкома, 1989. 102 с.

    Рабочие помещения отдела кадров

    Трудовая деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, составленными в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее — Квалификационный справочник служащих). Организационные требования к трудовой деятельности по функции «комплектование и подготовка кадров» указаны в Типовом проекте организации труда служащих .

    Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (действует в ред. от 14.03.2011).

    Первоначально издавался как акт «Организация труда рабочих и служащих. Управление предприятием» (последний выпуск датирован 1990 г.). Он должен находиться в специализированных научно-технических библиотеках. За более подробной информацией можно обратиться к правопреемнику НИИ труда Минтруда специализированному ФГУП «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования» или в его структурное подразделение — Центральное отраслевое бюро научно-технической информации и пропаганды.

    См., например, Методические рекомендации «Физиологическое обоснование организации типового режима труда и отдыха руководящих работников промышленных предприятий», утв. Приказом Минздрава СССР от 10.07.1980 N 2184-80.

    В помещении отдела кадров кроме кабинета его руководителя должны быть кабинеты сотрудников и рабочая зона (помещение) для приема посетителей и работников. Это отдельное помещение специально оборудуется для работы с сотрудниками организации и кандидатами. В нем для удобства оформления документации лицами, прибывшими в кадровую службу, размещаются стол и несколько кресел или стульев.

    Микроклиматические условия (допустимая температура, кратность обмена воздуха и его относительная влажность) в кабинетах (помещениях) должны соответствовать ГОСТ 12.1.005-88 «ССБТ. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны». При проектировании или оборудовании кабинета необходимо строго соблюдать нормы освещенности рабочего места СП 52.13330.2011 «Естественное и искусственное освещение». Уровень шума в рабочей зоне не должен превышать допустимые нормы, предусмотренные ГОСТ 12.1.003-83 «ССБТ. Шум. Общие требования безопасности».

    Площадь помещений, в которых располагается отдел кадров, должна соответствовать требованиям СНиП 31-06-2009 «Общественные здания и сооружения». В них также предусмотрено рациональное размещение мебели и оргтехники. Уровень температуры в рабочих помещениях должен соответствовать требованиям, установленным санитарными нормами, — от 18 до 20 град. Цельсия.

    Рабочее место кадровика

    Но сначала ознакомимся с содержанием понятия «рабочее место», которое сформулировано экспертами по применению конвенций Международной организации труда (МОТ) в докладе Global Jobs Pact . Согласно этому документу из рабочих мест (рабочих зон) с прикрепленными к ним работниками формируется структурное подразделение (если это по численности не малое предприятие), а из ряда подразделений — организация в целом как типичная модель управления производственным процессом и трудовым коллективом. Следовательно, мировое сообщество считает, что рабочее место — это ограниченная территория работодателя, оборудованная для реализации конкретным работником своей трудовой функции. Аналогичное определение принято и в теории трудового права.

    Столкнувшись с перспективой длительного роста безработицы, бедности, неравенства и продолжения бедствий для предприятий, в июне 2009 г. Международная конференция труда, с участием правительств, работодателей и работников в лице делегатов 183 государств — членов МОТ, единогласно приняла Глобальный пакт о рабочих местах, призывающий членов ООН к соблюдению международных стандартов труда, которые обязывают правительства и работодателей создавать и сохранять рабочие места.

    Итак, эксперты МОТ рассматривают рабочее место как первичную единицу (изначальное звено) в системе элементов, определяющих структуру организации, то есть как часть территории предпринимателя, приспособленную им для выполнения трудящимся трудовой функции или группой трудящихся (в том числе бригадой) общего производственного задания. Иными словами, рабочее место — пространственная зона, оснащенная необходимыми средствами труда, в которой совершается трудовая деятельность работника или группы работников, совместно выполняющих производственное задание.

    Что же понимается под оборудованным рабочим местом сотрудника кадровой службы организаций г. Москвы? В специальной литературе сказано следующее: для кадровиков оно означает расположенный на определенном нормативами объеме площади, приходящейся на одного служащего, соответствующий комплект мебели и технических средств, необходимых для выполнения производственных функций — работы с людьми и работы с документами.

    При кабинетной планировке оно должно иметь рабочую зону, в которой размещаются шкаф-стенка, письменный стол с поворачивающейся приставкой для удобства перемещения нужных устройств (телефона, принтера и т. п.) и документов, кресло подъемно-поворотное. Оборудование рабочего места должно обеспечивать кадровику возможность своевременно получать качественную информацию и использовать ее при подготовке управленческих решений. В комплект оргтехники должны входить аппаратура связи (телефон, факс), средства малой оргтехники (калькуляторы и т. п.).

    В свою очередь, в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров (далее — Укрупненные нормативы) содержатся следующие разъяснения, что должны представлять собой оборудованные рабочие места инспектора по кадрам и табельщика.

    Утверждены Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78.

    Так, рабочее место инспектора по кадрам оборудуется подъемно-поворотным стулом, однотумбовым столом с приставкой, обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола — хранение соответствующей документации и канцелярских принадлежностей.

    Для хранения специальной и справочной литературы, а также папок с отчетными и другими документами нужен шкаф или соответствующие ему по размерам полки и стеллажи, для хранения трудовых книжек и иных бланков строгой отчетности — несгораемый и водонепроницаемый шкаф или сейф.

    Рабочее место табельщика оснащается однотумбовым столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения бланков ежедневной отчетности о наличии кадрового состава, листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих отсутствие работников на работе по уважительным причинам.

    В Укрупненных нормативах приведены рекомендуемые схемы организации рабочих мест инспектора по кадрам, табельщика.

    Кроме того, должны быть созданы безопасные условия труда и комплекс организационно-технических условий, которые обеспечивают возможность нормальной работы сотрудников отдела кадров в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими нормами и стандартами .

    См., например, ГОСТ 12.2.032-78 «ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования» и ГОСТ 12.2.033-78 «ССБТ. Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие эргономические требования».

    При наличии в организации введенной в действие системы «АСУ-кадры» (входящей в систему сетевых устройств и программного обеспечения, с помощью которых осуществляется электронный документооборот) потребуется полный комплект технических средств, обеспечивающих ее действие. Руководителю отдела кадров следует ознакомиться со специальной литературой . Также потребуется соблюдать СанПиН «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» .

    Как альтернативу «АСУ-кадры» допустимо использовать подсистему «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 Базовая» (либо ее более полные аналоги «Профессиональная» или «Корпоративная»), входящую в систему программ «1С: Предприятие 8», которая включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.

    См., например: Аппак М. А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.: Радио и связь, 1989. 176 с.; Винокуров М. А. Компьютерные технологии в кадровых службах / М. А. Винокуров, Р. Д. Гутгарц, В. А. Пархомов. И.: Издательство ИГЭА, 1997. 198 с.; Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. Изд. 2-е, доп. М.: Strix, 1999. 224 с.; Кантарь И. Л. Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата. 1990. 304 с.

    См. подробнее статью Т. Ю. Бляшко «Организуем работу в помещениях с персональными компьютерами», 2010, N 5, с. 59 — 66; также см. Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 N 118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» (в ред. от 03.09.2010). Первоначальный текст документа опубликован в «Российской газете» от 21.06.2003.

    Квалификационным справочником служащих установлены следующие квалификационные требования к должности начальника отдела кадров. В его обязанности входит: 1) внедрение современных методов управления кадрами с использованием подсистемы «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест (АМ) работников кадровых служб; 2) создание банка данных о персонале организации; 3) своевременное пополнение этого банка; 4) оперативное предоставление пользователям информации из банка данных и др. В свою очередь, в требованиях к его знаниям указано, что он должен знать порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия и возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб.

    При действующей в организации подсистеме «АСУ-кадры» рабочее место кадровика должно трансформироваться в его автоматизированное рабочее место (АРМ) за счет добавления к имеющемуся комплекту мебели технических средств сетевого оборудования и программного обеспечения. Это создаст возможность осуществления электронного документооборота.

    На выбор конкретных технических средств, их функциональные, объемные и стоимостные показатели влияют такие факторы, как объем документооборота, способ эксплуатации технических средств, объем копируемых документов, технологические и эксплуатационные характеристики оборудования, фирма — производитель техники; стоимость эксплуатации. Как описаны в Интернете и специальной литературе типовые АРМ руководителя (начальника) кадровой службы и исполнителя кадровой работы (менеджера по управлению персоналом)? Они состоят из:

    — ПК, включающего в себя системный блок, дисплей (монитор), клавиатуру, мышь;

    — телефона и многофункционального устройства (МФУ), которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел), а при необходимости и настольный телефонный коммутатор;

    — факс-модема, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;

    — шредера — уничтожителя бумаги (на отдел).

    Такое АРМ обеспечит обмен сведениями в том числе между отделом кадров и бухгалтерией, а также снабжение иных подразделений открытой кадровой информацией. Кроме того, оно позволит создать банк данных о персонале организации, обеспечит возможность его своевременного пополнения и оперативного предоставления информации допущенным к ней пользователям. Организация АРМ для кадровиков позволяет оперативно решать текущие задачи кадрового учета и делопроизводства, автоматизировать процесс ведения кадрового резерва, создания и обработки опросных листов и т. п. Кроме того, с внедрением системы «АСУ-кадры» упрощаются условия взаимодействия таких важных для производственно-хозяйственной деятельности организации подразделений, как отдел кадров и бухгалтерия: они могут использовать канал сетевого сервера в локальной (внутренней) компьютерной сети.

    Отметим, что фирма «1С» выпускает специальную программу «1С: Зарплата и кадры». В фирме и у связанных с ней партнеров можно заказать создание нетипового или индивидуального программного продукта, учитывающего специфику конкретной организации. После внедрения новейшей технологии управления персоналом и проведения обучения правилам ее использования фирма и ее партнеры (либо представители) обеспечивают дальнейшую техническую поддержку и сопровождение.

    Правовые требования к документообмену

    и иных пользователей информацией о персонале

    Введению в практику документообмена между работниками, представителями работодателя и подразделениями, электронного документооборота должен предшествовать приказ руководителя о назначении лиц, ответственных за его функционирование. В силу гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (см. ст. ст. 85 — 90) доступ лиц к архиву информации должен быть сокращен до минимума. Полный доступ должны иметь только начальник отдела кадров и специалист по кадрам, назначенный приказом по организации лицом, ответственным за хранение и использование персональных данных работников.

    Тем не менее к отдельным позициям персональных данных работников должны иметь доступ все сотрудники отдела кадров, занятые в реализации документооборота и допущенные к управлению кадрами с использованием системы «АСУ-кадры» и АРМ. Причем наше законодательство этот вид правоотношений между работником и работодателем в настоящее время не регулирует, поэтому права, обязанности и ответственность сторон должны быть регламентированы в локально-нормативных актах или в индивидуальных соглашениях.

    При этом нужно знать, что в сфере кадрового документооборота кадровики не вправе подменять документы на бумажном носителе, подписанные правомочным лицом, их электронными копиями в памяти ПК (ЭВМ). В случае трудового спора действующее законодательство не позволяет рассматривать как доказательство, например, факта увольнения работника приказ об этом в виде распечатки оригинала, находящегося на жестком диске ПК. Такая ситуация сложилась из-за того, что ни контрольно-надзорные органы, ни КТС, ни суд не имеют надлежащего оборудования, позволяющего убедиться в волеизъявлении руководителя учреждения, если документ не имеет факсимильную или электронно-цифровую подпись (ЭЦП).

    Есть ли какие-то законодательные документы, содержащие требования к оборудованию помещений отдела кадров?

    Добрый день. Вопрос: Есть ли какие-то законодательные документы , содержащие требования к оборудованию помещений отдела кадров? Заранее благодарю.

    Специальных требований к оборудованию помещения отдела кадров закон не предъявляет. Помещение должно соответствовать стандартным минимальным требованиям, предъявляемым к любым офисным помещениям, пожарной безопасности. При этом согласно ст. 212 Трудового кодекса РФ все работодатели обязаны обеспечивать безопасные условия и охрану труда, в том числе соответствующие требованиям охраны труда условия труда на каждом рабочем месте, а также санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников в соответствии с требованиями охраны труда.

    Соответственно, помещение должно быть исправно. Условие характеризуется нормальным состоянием оборудования, уровнем освещения, вентиляции, отопления и других внешних факторов на рабочем месте, которые влияют на самочувствие и работоспособность работников. При этом условия труда должны соответствовать требованиям охраны труда и безопасности производства.

    Кроме того, работодателю нужно обеспечить надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику. Например, исходя из того, что книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом, а она, в свою очередь, должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, скреплена сургучной печатью или опломбирована, то руководителю нужно обеспечить работника соответствующими материалами, с помощью которых можно выполнить обязательное требования закона.

    Так, условия труда, рабочее место и трудовой процесс не должны оказывать вредное воздействие на человека. Требования к обеспечению безопасных для человека условий труда устанавливаются санитарными правилами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (п. 1 ст. 25 Федерального закона от 30.03.1999 N 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

    Санитарно-эпидемиологические и гигиенические требования к помещениям устанавливаются как Законом № 52-ФЗ, так и Федеральным законом от 30.12.2009 N 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений». В частности, Закон N 384-ФЗ содержит требования для создания благоприятных санитарно-гигиенических условий в помещениях, зданиях и сооружениях, начиная с их проектирования, в том числе о необходимости соблюдать параметры микроклимата помещения.

    Микроклимат помещения — климатические условия внутренней среды помещения, которые определяются действующими на организм человека сочетаниями температуры, влажности и скорости движения воздуха (ст. 2 Закона N 384-ФЗ).

    Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений, включая и допустимые величины температуры воздуха на рабочих местах, регламентируются в СанПиН 2.2.4.548-96 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы», утвержденных Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 01.10.1996 № 21.

    Производственными помещениями признаются замкнутые пространства в специально предназначенных зданиях и сооружениях, в которых постоянно (по сменам) или периодически (в течение рабочего дня) осуществляется трудовая деятельность людей (п. 3.1 СанПиН 2.2.4.548-96). То есть это любые помещения, в которых работают люди (офис, производство, учреждение и т.д.).

    Так, согласно СанПиН 2.2.4.548-96 для офисных работников, осуществляющих работу сидя, с незначительным физическим напряжением, температура воздуха в помещении в холодный период времени должна составлять 22 — 24°C, а в теплый период 23 — 25°C, при относительной влажности воздуха 40 — 60%.

    Отметим, что этим же документом нужно руководствоваться при определении оптимальных параметров микроклимата, который должен быть обеспечен в производственных помещениях, в которых основной является работа с использованием компьютеров (п. 4.2 Гигиенических требований к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03), утвержденных Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 N 11).

    Работу в условиях микроклимата с температурой воздуха на рабочих местах выше допустимых величин следует рассматривать как работу во вредных условиях труда. (п. 6.10 СанПиН 2.2.4.548-96).

    Пунктом 3.4. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 установлено, что площадь на одно рабочее место пользователей ПЭВМ с ВДТ на базе электронно-лучевой трубки (ЭЛТ) должна составлять не менее 6 м2, в помещениях культурно-развлекательных учреждений и с ВДТ на базе плоских дискретных экранов (жидкокристаллические, плазменные) — 4,5 м2.

    При использовании ПВЭМ с ВДТ на базе ЭЛТ (без вспомогательных устройств — принтер, сканер и др.), отвечающих требованиям международных стандартов безопасности компьютеров, с продолжительностью работы менее 4-х часов в день допускается минимальная площадь 4,5 м2 на одно рабочее место пользователя.

    Оргтехника должна соответствовать требованиям, предъявляемым к ней по качеству, по месту расположения в офисе, по уровню шума и концентрации веществ, которые она производит и выделяет в воздух во время работы. Так, рабочего стола — 600 мм/500 мм/450 мм (в/ш/г). Рабочее место должно быть оборудовано подставкой для ног. Естественный свет должен падать преимущественно слева, для искусственного освещения рекомендовано использовать люминесцентные лампы. Уровни шума и вибрации не должны превышать допустимых значений, установленных для данного вида работ. Шумящее оборудование (например, принтеры и серверы), уровень шума которого превышает нормативы, должно находиться в отдельном помещении.

    Дополнительно отметим, что вредных условия труда могут быть выявлены в ходе аттестации рабочих мест (подробнее об этом в ответе № 1).

    Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек работников и чистых бланков трудовых книжек . Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность. Это следует из совокупности нормативных актов : п. 42 и 43 Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках». Данный документ приравнивает бланки трудовых книжек к бланкам строгой отчетности. Порядок же хранения этих документов урегулирован Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105. В соответствии с п. 6.2. названного Положения такие документы должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

    Подробности в материалах Системы:

    Ответ: Как провести аттестацию рабочих мест

    Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

    Необходимость проведения аттестации

    Организация обязана обеспечить сотрудникам безопасные условия труда. С этой целью на мероприятия по улучшению условий и охраны труда работодатель (за исключением федеральных учреждений) должен тратить не менее 0,2 процента от суммы затрат на производство продукции (работ, услуг) ( ч. 3 ст. 226 ТК РФ ). Перечень мероприятий утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н . К ним, в частности, относится и проведениеаттестации рабочих мест. Об этом говорится в статье 212 Трудового кодекса РФ и пункте 1 перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н .

    Аттестацию рабочих мест обязаны проводить все работодатели. По общему правилу ее проводят совместно с независимой аттестующей организацией на основании договора гражданско-правового характера. При необходимости работодатель вправе привлечь к аттестации рабочих мест сразу несколько аттестующих организаций. Основные требования к таким организациям:

    независимость по отношению к работодателю;

    наличие аккредитации на проведение аттестации.

    Внимание: если в ходе проверки будет установлено, что аттестация рабочих мест проведена организацией, не имеющей аккредитации, то инспекция по труду выдаст работодателю предписание с требованием повторного проведения работ по аттестации в соответствии с установленным порядком ( п.11 Порядка, утвержденного приказом Роструда от 31 августа 2011 г. № 193 ).
    Начало аттестации

    Аттестацию назначают по решению руководителя организации. Для этого издают приказ , в котором фиксируют:

    состав аттестационной комиссии и ее председателя;

    сроки и графики проведения аттестации рабочих мест;

    факт привлечения к аттестации специализированной организации.

    В состав аттестационной комиссии, как правило, входят:

    представители работодателя. Это могут быть руководители структурных подразделений, кадровые специалисты, медицинские работники;

    представители аттестующей организации (один или несколько);

    специалист по охране труда.

    Аттестационная комиссия определяет перечень рабочих мест , условия труда на которых будут оценивать приаттестации.

    Места, которые подлежат аттестации

    По общему правилу первичной аттестации подлежат все рабочие места работодателя, в том числе рабочие места надомников , совместителей . Исключение составляют:

    рабочие места, на которых сотрудники заняты только на компьютерах , периодически эксплуатируют аппараты копировально-множительной техники настольного типа или стационарные копировально-множительные аппараты для нужд самой организации, другую офисную технику, а также бытовую технику, не используемую в технологическом процессе производства ( п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н );

    Список рабочих мест, которые аттестационная комиссия выделила для проверки, формируют в отдельном перечне .

    Подробнее о правилах проведения вторичной аттестации см. Периодичность проведения аттестации .

    Ситуация: Нужно ли аттестовать рабочие места, оборудованные компьютерами. Сотрудник проводит за компьютером более 50 процентов рабочего времени

    По общему правилу работодатель вправе не проводить аттестацию по условиям труда на рабочих местах, где сотрудники работают исключительно на компьютерах ( п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н ).

    В то же время установленный порядок аттестации требует проводить повторную аттестацию рабочих мест, при выполнении работы на которых обязательно проведение предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) ( п. 8 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н ). Сотрудники, которые заняты на компьютерах более половины рабочего времени, подлежат обязательному медицинскому осмотру ( п. 3.2.2.4 перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н ). Отсюда можно сделать вывод, что рабочие места таких сотрудников все же могут быть аттестованы. Аналогичные разъяснения дают и специалисты Минтруда России в письме от 1 марта 2013 г. № 15-1/3012126-117 . Правомерность такой позиции подтверждает и судебная практика (см., например, апелляционное определение Саратовского областного суда от 22 августа 2013 г. № 33-5043 ).

    С учетом неоднозначности существующих норм законодательства и разъяснения Минтруда России принимать решение о необходимости аттестации конкретного рабочего места, оборудованного компьютером, за которым сотрудник проводит более половины рабочего времени, должна аттестационнаякомиссия по каждому случаю в отдельности с учетом фактических условий труда сотрудника.

    Периодичность проведения аттестации

    Периодичность проведения аттестации каждый работодатель устанавливает самостоятельно исходя из изменений условий и характера труда и с учетом рекомендаций аттестационной комиссии. При этом на рабочих местах с опасными или вредными условиями труда, а также на рабочих местах с наличием производственных факторов и работ, при выполнении которых обязательно проведение предварительных и периодических медосмотров, повторную аттестациюпроводят не реже одного раза в пять лет. На местах с оптимальными (допустимыми) условиями труда, которые были установлены в ходе первичной аттестации, повторную аттестацию проводить не нужно. Исключение составляют случаи, когда проводят внеплановую аттестацию . Такие правила установлены пунктом 8 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н .

    Кроме того, в ходе дальнейшей деятельности организации обязательную аттестацию рабочих мест нужно проводить:

    при вводе в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест (их нужно аттестовать в течение года после ввода в эксплуатацию);

    по результатам государственной экспертизы условий труда, проведенной в целях оценки качества аттестации;

    при выполнении мероприятий по приведению условий труда в соответствие с государственными нормативными требованиями и улучшению условий труда;

    в случае замены производственного оборудования;

    при изменении технологического процесса;

    в случае изменения средств коллективной защиты;

    в случае обращения к работодателю сотрудника, представителя профсоюза или иного представительного органа с заявлением о проведении аттестации на соответствующем рабочем месте;

    в соответствии с предписанием, выданным работодателю Рострудом или его территориальными органами.

    Такие правила установлены пунктами 47 и 48 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н .

    Порядок проведения аттестации

    В ходе аттестации рабочих мест специалисты проводят оценку следующих параметров:

    Такие параметры оценки установлены пунктом 13 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н . Перечень нормативных документов, которые содержат требования к рабочим местам, и параметры, измеряемые при аттестации, приведены в таблице .

    Следует добавить, что в процессе аттестации комиссия составляет перечень рабочих мест, подлежащих аттестации, с выделением аналогичных рабочих мест. Аналогичными признаются рабочие места, которые одновременно имеют следующие признаки:

    профессии или должности одного наименования;

    выполнение одних и тех же профессиональных обязанностей при ведении однотипного технологического процесса в одинаковом режиме работы;

    использование однотипного производственного оборудования, инструментов, приспособлений, материалов и сырья;

    работа в одном или нескольких однотипных помещениях либо на открытом воздухе;

    использование однотипных систем вентиляции, кондиционирования воздуха, отопления и освещения;

    одинаковое расположение объектов (производственного оборудования, транспортных средств и т. п.) на рабочем месте;

    одинаковый набор вредных (опасных) производственных факторов одного класса и степени;

    одинаковая обеспеченность средствами индивидуальной защиты.

    При наличии аналогичных рабочих мест проводить оценку факторов по всем рабочим местам необязательно – достаточно провести ее по 20 процентам рабочих мест (но не менее двух) и распространить на все остальные ( п. 40 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н ).

    По результатам оценки параметров , проведенной в ходе аттестации, на каждое рабочее место составляют:

    карту аттестации рабочего места по условиям труда. Правила заполнения этого документа установлены в приложении 3 к Порядку, утвержденному приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н ;

    протокол оценки травмоопасности рабочего места;

    протокол оценки обеспеченности сотрудника средствами индивидуальной защиты.

    Затем с учетом индивидуальных оценок по рабочим местам результаты обобщают и формируют итоговые отчеты:

    отчет об аттестации (в произвольной форме)

    приказ о завершении аттестации рабочих мест и утверждении ее результатов ( в произвольной форме ).

    Извещение инспекции и ФСС России

    После завершения аттестации направьте в трудовую инспекцию:

    Сделать это нужно в течение десяти календарных дней с даты издания приказа о завершении аттестации и утвержденияее результатов.

    Указанные документы необходимо направить вместе с сопроводительным письмом, оформленным на бланке работодателя. Документы по аттестации рабочих мест и сопроводительное письмо регистрируются в специальном журнале должностным лицом трудовой инспекции в течение трех дней с момента их поступления. В случае направления неправильно оформленных документов или неполного их пакета трудовая инспекция сообщит организации об этом и укажет конкретный срок для устранения недостатков. Это следует из положений пунктов 4 , 5 Порядка, утвержденного приказом Роструда от 31 августа 2011 г. № 193 .

    При этом если по результатам аттестации рабочие места отнесены к 3 (вредному) или 4 (опасному) классу условий труда, то трудовая инспекция проведет внеплановую проверку работодателя. Такое требование установлено пунктом 27 Порядка, утвержденного приказом Роструда от 31 августа 2011 г. № 193 .

    Помимо трудовой инспекции, сведения о результатах аттестации рабочих мест нужно сообщить в ФСС России ( подп. 18 п. 2 ст. 17 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ ). С учетом этих данных ведомство устанавливает организациям скидку или надбавку к тарифу взносов на обязательное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Сведения обаттестации отражают в соответствующем разделе отчета по форме-4 ФСС, который ежеквартально сдают сотрудники бухгалтерии в территориальное отделение ФСС России по месту регистрации организации.

    Хранение документов об аттестации

    Отчетность о проведении аттестации храните в установленные законодательством сроки , при этом место и порядок хранения определяет сам работодатель ( абз. 2 п. 46 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н ).

    Применение результатов аттестации

    Результаты аттестации рабочих мест можно использовать, в частности, в целях:

    планирования и проведения мероприятий по охране и условиям труда;

    решения вопроса о проведении обязательных медосмотров;

    обоснования предоставления льгот и компенсаций сотрудникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и опасными условиями труда (например, установление повышенных ставок (тарифов, окладов));

    решения вопроса о связи заболевания с профессией при подозрении на профессиональное заболевание, установлении диагноза профзаболевания;

    составления статистической отчетности ( форма № 1-Т (условия труда) ) о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу с вредными и опасными условиями труда;

    применения мер воздействия к виновным должностным лицам в связи с нарушением законодательства об охране труда.

    Кроме того, после проведения аттестации рабочих мест по условиям труда работодатель обязан пройти сертификацию организации работ по охране труда. Сделать это можно в действующих в настоящее время системах сертификации в сфере охраны труда, зарегистрированных в России в установленном порядке, например:

    в системе Добровольной сертификации в области охраны труда (ДС СОТ), зарегистрированной в Ростехрегулировании 8 августа 2008 года, регистрационный номер РОСС В516.04ЛГ00;

    в системе Добровольной сертификации организаций, специалистов, продукции и технологических процессов в области охраны труда (СД СОТ), зарегистрированной в Ростехрегулировании 4 апреля 2008 года, регистрационный номер РОСС RU.И49304ЕЛ00.

    Непроведение сертификации организации работ по охране труда может повлечь для работодателя административную ответственность ( ст. 5.27 КоАП РФ ).

    Такие выводы следуют из совокупности положений статей 209 , 212 Трудового кодекса РФ и подтверждаются письмом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 22-3-2866 .

    Расходы на аттестацию

    Затраты на проведение аттестации можно оплатить:

    за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний ( ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ );

    за счет средств организации ( ч. 2 ст. 212 ТК РФ ).

    Ответственность за непроведение аттестации

    Непроведение обязательной аттестации (переаттестации) рабочих мест является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Кроме того, сотрудник, рабочее место которого не прошло аттестацию в надлежащем порядке и может представлять угрозу жизни и здоровью, вправе отказаться от выполнения работы на своем рабочем месте.

    Правовая база: «СанПиН 2.2.4.548-96. 2.2.4. Физические факторы производственной среды. Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы» (утв. Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 01.10.1996 N 21)

    от 1 октября 1996 г. N 21

    Дата введения — с момента утверждения

    2.2.4. ФИЗИЧЕСКИЕ ФАКТОРЫ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СРЕДЫ

    К МИКРОКЛИМАТУ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ПОМЕЩЕНИЙ

    САНИТАРНЫЕ ПРАВИЛА И НОРМЫ

    1. Разработаны: НИИ медицины труда РАМН (Афанасьева Р.Ф., Репин Г.Н., Михайлова Н.С., Бессонова Н.А., Бурмистрова О.В., Лосик Т.К.); Московский НИИ гигиены им. Ф.Ф. Эрисмана (Устюшин Б.В.); при участии Санкт-Петербургского НИИ гигиены труда и профзаболеваний (Синицина Е.В., Чащин В.П.); Госкомсанэпиднадзор России (Лыткин Б.Г., Кучеренко А.И.).

    2. Утверждены и введены в действие Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 1 октября 1996 г. N 21.

    Смотрите так же:  Агентский договор продажа квартиры

    Оставьте комментарий