Материальная ответственность офис менеджера

Материальная ответственность сотрудников

Сотрудники ошибаются: бухгалтер вовремя не сдала отчет, и работодатель получил штраф на двести тысяч рублей, маркетолог запустил рекламу, и — штраф полмиллиона рублей от антимонопольщиков, а курьер потерял чужие айфоны.

У работодателя есть шанс получить с сотрудников деньги за ошибки, в этом помогает законодательство о материальной ответственности. Юрист Мария Никитина рассказывает, что это такое и как использовать.

Что такое материальная ответственность

Материальная ответственность — обязанность возместить ущерб. Ответственность может быть у сотрудника, директора, работодателя, поставщика, покупателя и кого угодно. Нас интересует сотрудник.

О правилах материальной ответственности для сотрудников рассказывает Трудовой кодекс. Формально так: если сотрудник что-то сломал или потерял, с него можно получить деньги в счет возмещения ущерба. Например, Иван сломал корпоративный ноутбук за сто тысяч рублей — у работодателя есть право на компенсацию ущерба. Ущерб можно получить при определенных условиях, мы о них поговорим.

На практике получать деньги трудно и долго. Как минимум, потребуются внутренние документы работодателя и доказательства вины сотрудника.

За что платят сотрудники

Если сотрудник ошибся и его ошибка привела к ущербу, работодатель вправе потребовать возмещение. Есть оговорка: сотрудник возмещает только фактический ущерб, он еще называется действительным или реальным. Ущерб описывает Трудовой кодекс:

В переводе это значит, что компания получает деньги:

  • за реальный убыток — стоимость испорченных товаров или штрафов, которые получил работодатель из-за сотрудника;
  • расходы, которые понадобятся для исправления ситуации. Менеджер закурил в офисе, сработал датчик и залил водой компьютер. Теперь придется покупать новый — и это убыток;
  • расходы на возмещение ущерба третьим лицам. Клиент сдает шубу в химчистку, приемщица нечаянно рвет карман в шубе. Стоимость работы швеи, которая зашьет дыру, — ущерб, за который должна платить химчистка.
  • Если компания недополучила выгоду из-за действий сотрудников, деньги взыскать нельзя.

    Упущенная выгода, нельзя взыскать
    Ущерб

    Один сотрудник сломал ноутбук, другой не смог на нем работать. Компания считает, что из-за этого она потеряла двести тысяч рублей

    Сотрудник сломал корпоративный ноутбук за сто тысяч рублей

    Продавец разбила три бутылки редкого вина. Владелец магазина уверен, что придут клиенты, увидят, что в магазине нет редкого вина, и больше никогда не вернутся. На таких клиентах магазин в будущем потеряет миллион рублей.

    Продавец разбила три бутылки вина на пятнадцать тысяч рублей

    Не каждый ущерб можно списать на сотрудника. Сотрудники возмещают ущерб, если нарушают закон, требования своей должностной инструкции или других внутренних нормативных документов компании. Главное условие — подпись сотрудника: он документы видел, ознакомился с ними. В законе это называется «в случае своего противоправного поведения». О должностных инструкциях мы еще поговорим, а пока примеры:

    маркетолог запустил рекламную акцию, и антимонопольная служба оштрафовала компанию из-за рекламы на миллион рублей. По нормативным документам маркетолог не проверяет рекламу на юридические ошибки, поэтому с него нельзя получить возмещение за штраф;

    кассир отвечает за деньги в кассе. Если продавцы разобьют ящик виски или за их смену украдут этот ящик, кассир не платит;

    кладовщик следит за ноутбуками на складе. Если курьеры не отвезут ноутбуки клиентам, а оставят себе, кладовщик за них не платит.

    Может быть такое: со склада пропали десять ящиков виски, а взять деньги с кладовщика нельзя. Исключения описывает 239-я статья Трудового кодекса:

  • причина ущерба — природная катастрофа или война. Например, из-за землетрясения разбились холодильники на складе;
  • причина не зависит от сотрудника, сотрудник не смог бы предотвратить ущерб. Салон красоты, сосед по торговому центру, затопил магазин одежды. Вся одежда промокла и испортилась. Продавец не влияет на работу салон и не знает, как починить трубу, чтобы от залива пострадало меньше одежды.
  • сотрудник защищал жизнь и здоровье. В магазин ворвались грабители, забрали ноутбуки. В это время продавец скрывался в подвале.
  • компания не предприняла достаточно усилий, чтобы избежать ущерба. В магазине нет склада, который закрывается на ключ. Когда поставщик привозит ноутбуки, они хранятся в комнате торгового зала. Любой может зайти в комнату и вынести ноутбук.
  • Если коротко, работодатель может получить деньги с сотрудников, но это не так просто.

    Аптека провела инвентаризацию и выяснила, что пропали 145 000 рублей.

    По результатам внутреннего расследования оказалось, что фармацевт нарушила должностную инструкцию: суммы больше двадцати тысяч рублей хранить в сейфе, пересчитывать деньги в специальной комнате. Вместо этого фармацевт пересчитывала деньги на рабочем месте в торговом зале, где, видимо, их украли посетители.

    Работодатель не сразу выиграл дело, пришлось доказывать, что аптека предприняла необходимые меры для сохранности денег. В итоге ей удалось получить с фармацевта все 145 000 рублей. Нижегородский областной суд, судебное дело N 33-14830/2017 .

    Сколько платит сотрудник

    В законодательстве нет точной суммы, на которую может рассчитывать работодатель. Сумма зависит от вида материальной ответственности, размера ущерба и зарплаты сотрудника.

    Трудовой кодекс о материальной ответственности:

    У материальной ответственности два вида: полная и ограниченная. Разница в том, сколько денег работодатель получает с сотрудника.

  • Полная материальная ответственность означает, что работодатель вправе требовать полную сумму ущерба. Иван разбил ноутбук за сто тысяч рублей, Иван выплачивает сто тысяч рублей.
  • Ограниченная ответственность — сотрудник выплачивает часть ущерба.
  • Сумма ущерба — не любая сумма, которую захотела компания, в законодательстве есть правила для расчета. Если не уходить в детали, вот основные правила:

  • сумма ущерба считается из фактической стоимости испорченного имущества на день происшествия. Сотрудник потерял пять корпоративных ноутбуков. Работодатель купил ноутбуки за полмиллиона, но в день пропажи они стоят четыреста тысяч рублей. Значит, сотрудник возмещает 400 000 рублей;
  • стоимость имущества — не меньше стоимости по бухгалтерскому учету с учетом износа. По отчету работодатель заплатил за линолеум сто тысяч рублей. Сейчас этот линолеум стоит 10 000 рублей с учетом износа. Размер ущерба — десять тысяч;
  • стоимость имущества — та, что в регионе, где работает компания. Магазин работает в Рязани. В Рязани поставщики продают линолеум марки «Березка», метр стоит тысячу рублей, а в Москве такой же линолеум — три тысячи. Стоимость линолеума считается по ценам Рязани.
  • Даже если компания убедилась, что ущерб обходится в миллион рублей, не факт, что выйдет его получить. Если нет оснований для выплаты в рамках полной материальной ответственности, сотрудник выплачивает не больше среднемесячного заработка. Может быть такое: работодатель собрал доказательства ущерба и вины сотрудника, а суд снизил сумму выплаты. Это законно, если ссылаться на статью 250 Трудового кодекса. Одна из причин — много детей в семье.

    Водитель-экспедитор вез телевизоры. Когда приехал в место разгрузки, выяснилось, что не хватает 128 штук. Водитель объяснил, что он заснул, а машину оставил на неохраняемой стоянке, и, видимо, телевизоры украли. При этом он нарушил должностную инструкцию, например, не останавливаться на таких стоянках.

    Работодатель подписывал с водителем договор о полной материальной ответственности, поэтому был вправе получить вещь ущерб — 1 млн рублей. Нижегородский областной суд, судебное дело N 33-2697/2018 .

    Завод лишился новой термопары. Сливщик-разливщик 3-го разряда признал, что специально разрезал ее на части, потому что было интересно посмотреть ее изнутри. Правда, он думал, что заводу она больше не нужна. Завод взыскал с сотрудника стоимость новой термопары. Нижегородский областной суд, судебное дело N 33-11494/2015 .

    Кто платит за ущерб

    Получить возмещение ущерба можно с любого сотрудника, разница в сумме.

    Ограниченная материальная ответственность есть у всех сотрудников, что-то делать для ее оформления необязательно.

    Чтобы сотрудники знали, что они отвечают деньгами, советую рассказать об ответственности в трудовом договоре. Можно сделать раздел «Материальная ответственность» и внутри расписать, за что сотрудник отвечает, в каком размере и в каком случае придется платить.

    С полной ответственностью сложнее. Есть случаи, когда ущерб в полном объеме возмещает любой сотрудник, а есть — только те, у кого определенная должность и подписан договор о полной материальной ответственности.

    С любого сотрудника можно получить полное возмещение ущерба, даже если о ней не сказано в трудовом договоре:

  • если сотрудник совершил преступление. Например, залез в окно и украл ноутбуки, и суд вынес приговор о признании его виновным;
  • нанес ущерб в алкогольном или наркотическом опьянении. Охранник Иван напился, залез в кабинет директора, разгромил компьютер, стол и шкаф с виски;
  • раскрыл коммерческую тайну. О коммерческой тайне рассказываем в статье «Коммерческая тайна работодателя», в этой статье о ней говорить не будем.
  • Преступление и опьянение надо доказывать в суде. Гендиректор не решает, что Иван был пьян, разнес пол-офиса и теперь должен миллион. Решение принимают врачи, полиция, суд.

    Чтобы получить полное возмещение ущерба от сотрудников, которые не нарушали закон, должны сойтись условия:

  • сотруднику 18 лет и больше;
  • обязанности или должность сотрудника есть в перечне должностей Министерства труда, это постановление Минтруда N 85;
  • работодатель подписал с сотрудником договор о полной материальной ответственности или оформил разовый документ на передачу ценного имущества и прописал ответственность. Например, доверенность на доставку десяти айфонов.
  • В перечне Минтруда несколько десятков должностей и обязанностей, например:

  • кассир;
  • заведующий складом;
  • инкассатор;
  • эксперт подлинности купюр;
  • директор ресторана или гостиницы;
  • начальник строительного цеха;
  • старшая медицинская сестра;
  • заведующий библиотеки;
  • продавец автомобилей.
  • С полной ответственностью встречаются две ошибки. Первая — оформление договоров о полной материальной ответственности с сотрудниками, которых нет в перечне Министерства. Допустим, мастер ремонтирует часы с бриллиантами. И вроде бы он заплатит, если сломает часы. Перечень Министерства — закрытый. Это значит, если в нем нет мастера по ремонту часов, с мастера нельзя получить полный ущерб.

    Вторая ошибка — менять формулировку названия должности. Например, в перечне есть кастелянша. Если в трудовом договоре кадровик пишет не «кастелянша», а «главная по самому ценному в компании», не получится оформить полную ответственность. Формально кастелянша — уже не кастелянша.

    «Возрождение-1» потеряло часть зерна на 128 000 рублей. По итогам внутреннего расследования, руководители решили, что виноват главный агроном. Он неправильно складировал зерно, и оно испортилось.

    Агроном подписал договор о полной материальной ответственности, поэтому компания ждала полную выплату ущерба. Агроном не стал платить всю сумму, поэтому все оказались в суде.

    Мнение суда: работодатель был не вправе подписать договор о полной материальной ответственности, потому что «должность главного агронома не входит в перечень должностей и работ, который утвердило постановление Минтруда». Саратовский областной суд, дело N 33-2273 .

    Как получить деньги с сотрудника

    Компания не может просто так забрать деньги у сотрудника, даже если гендиректор и десять свидетелей уверены, что курьер Иван разнес пол-офиса. Понадобится расследование, доказательства вины Ивана и гора документов.

    Если сотрудник готов платить, документы всё равно нужны. В понедельник Иван винится и платит за мебель, а в пятницу находит юриста, который подает в суд на работодателя. Если у работодателя нет документов, его ждет штраф и выплата компенсации Ивану.

    Расследование и сбор доказательств зависят от должности сотрудника и какая у него ответственность — полная или ограниченная. Я рассказываю об общих правилах, которые подходят для всех.

    Описание обязанностей сотрудника

    По Трудовому кодексу сотрудник платит, если нарушает нормативные документы компании. Например, положения, должностную инструкцию, правила. Главное, чтобы сотрудник расписался на них.

    Принцип такой: если компания считает, что у нее есть что-то ценное, за это ценное кто-то должен отвечать, причем по документам. Приведу пример с уборщицей.

    Елена мыла полы и залила системный блок, компьютер перестал работать. Вроде она виновата и должна заплатить за новый компьютер. Всё не так просто.

    Главный вопрос из нашего примера: почему системный блок стоит на полу и знает ли Елена, как делать уборку с системным блоком на полу. Какие могут быть варианты:

  • В должностной инструкции Елены может быть требование: если системный блок на полу, не мыть полы ближе, чем за тридцать сантиметров. Если выяснится, что Елена нарушила условие, требование о деньгах — законное.
  • Или в инструкции сотрудников есть требование убирать системный блок на специальную полку, чтобы уборщица его не намочила. Если кто-то из сотрудников нарушил требование, он платит за компьютер.
  • В общем, вариантов много, но если работодатель хочет с кого-то получить деньги за системный блок, за него кто-то должен отвечать по документам.

    Нет единого правила, как описывать обязанности сотрудников, чтобы получить деньги. Единственный принцип — описывать конкретно. Например: «уборщица не вправе вносить в кабинеты ведро с водой» или «сотрудники не вправе ставить системные блоки на пол».

    Договор о материальной ответственности

    Если работодатель планирует получить полный объем возмещения, он подписывает договор о полной материальной ответственности. Это можно сделать, только если сотрудники попадают под критерии такой ответственности.

    Есть индивидуальный и коллективный договор о материальной ответственности, и у каждого свои требования. Чем они отличаются и как их составлять — тема отдельной статьи.

    Акт о происшествии

    Разбирательство начинается с акта о происшествии. Это документ, где работодатель описывает, что случилось и почему. Акт может составить генеральный директор, кадровик, безопасник — любой штатный сотрудник. Строгой формы нет, описывайте ситуацию, как угодно.

    Смотрите так же:  Направления адвокатов

    Как проводить инвентаризацию, положение по ведению бухгалтерского учета

    Если речь о материальных ценностях, например, ящиках виски на складе, понадобится инвентаризация: сколько было ящиков и сколько осталось. Правила инвентаризации описывает положение о бухучете.

    Приказ о создании комиссии

    Следующий шаг разбирательства — создание комиссии для расследования, и для нее понадобится приказ. Приказ — не только формальность, а еще способ показать, что работодатель начинает расследование, будет проводить его скрупулезно и не бросаться обвинениями.

    В приказе должны быть пункты:

  • цель приказа — собрать комиссию и разобраться в случившемся;
  • краткое описание происшествия. Можно скопировать из акта;
  • суть приказа — провести такую-то проверку в таком-то составе к такому-то сроку;
  • члены комиссии;
  • название компании работодателя, реквизиты;
  • подписи членов комиссии.
  • Работодатель сам решает, кто будет в комиссии, в Трудовом кодексе нет требований. Мой совет — включать:

  • генерального директора;
  • представителей профсоюза, если он есть;
  • руководителя подразделения, где работает потенциальный виновник;
  • бухгалтера или финансиста. Он проверит стоимость имущества по отчетам;
  • юриста.

    Комиссия может собираться очно или списываться по почте, это неважно. Важно, чтобы такая комиссия была.

    Письменные объяснения виновника

    Комиссия не вправе сама решить: «Виноват Иван, с него сто тысяч рублей». Прежде чем делать выводы, она спрашивает сотрудника, а сотрудник объясняет, что случилось и почему, виноват он или кто-то еще.

    Устного объяснения сотрудника недостаточно, подходит только письменное, а с ним бывают проблемы. Сотрудник может проигнорировать просьбу, это его право. Тогда очередь за письменным отказом от объяснения: я, такой-то, отказываюсь объясняться.

    По опыту, сотрудники отказываются устно. Отсутствие письменного отказа — проблема для работодателя: суд может решить, что он не пытался узнать мнение сотрудника, а сразу обвинил. Такое обвинение — нарушение Трудового кодекса. Чтобы подстраховаться, советую письменно запросить объяснение и отправить запрос так, чтобы остались доказательства. Запрос отправляем на адрес регистрации сотрудника.

    Лучший способ отправки запроса — заказное письмо с описью вложения, телеграмма или отправка с курьером. После отправки сохраняйте квитанцию: ООО «Кактус» отправлял такое-то письму такому-то человеку в такой-то день.

    Если сотрудник откажется давать объяснение, составляете акт об отказе и описываете своими словами. В духе «компания отправила запрос, прошло три дня, сотрудник не ответил».

    Заключение комиссии по итогам расследования

    После объяснения сотрудника комиссия изучает происшествие. Как изучать — дело работодателя. Может опрашивать свидетелей, смотреть записи с камер наблюдения, приглашать независимых экспертов. Подходят любые действия, если они показывают, что комиссия разбиралась в проблеме, а не просто свалила вину на сотрудника.

    По итогам расследования комиссия готовит акт. В акте — описание ситуации: что случилось, кто виноват, размер ущерба и документы, которые подтверждают ответственность сотрудника. Если в ущербе виноваты несколько сотрудников, комиссия определяет, кто в какой мере виноват и сколько платит.

    Акт — самое важное в расследовании, поэтому нельзя писать кратко или общими словами. Строгой формы нет, но задача — рассказать, почему комиссия пришла к такому выводу. Какие факты помогают доказать ответственность сотрудника, зависит от происшествия и сотрудника.

    Если курьер сломал холодильник из-за того, что врезался на машине в столб, доказательства — протокол полиции. Может, курьер был пьян или ехал на красный свет и неудачно затормозил.

    Менеджер разбил шкаф — видеозапись с происшествия, показания свидетелей — участников стихийной вечеринки, фото разбитого шкафа и должностная инструкция, которая запрещает сотрудникам пить на рабочем месте.

    Нет единого списка подходящих доказательств, но можно заранее продумать, как доказывать вину и в каком случае. Для этого советую поговорить с юристами, кадровиками и экспертами по теме возможного происшествия.

    Приказ о привлечении к ответственности

    Последний шаг — приказ о привлечении сотрудника к ответственности.

    У приказа есть срок: его надо составить не позже месяца со дня, когда «работодатель окончательно установил размер причиненного работником ущерба». На практике это день, когда комиссия составила акт по итогам проверки.

    Работодатель составляет приказ и передает сотруднику под роспись. Роспись показывает: «Я, Иван Иванов, знаю о решении комиссии».

    У сотрудника есть право не согласится с работодателем. Он может попросить внести в приказ несогласие с фактами или вовсе облажовать расследование в суде.

    Что дальше

    С момента приказа о привлечении сотрудника к ответственности работодатель вправе получить деньги. Сотрудник выплачивает наличными, переводом с личного счета или просит вычесть из ближайшей зарплаты.

    Если компания вычитает из зарплаты, понадобится приказ об этом, иначе непонятно, почему сотрудник в какой-то месяц получил меньше, чем надо. Разница в сумме всплывает при проверке налоговой или трудовой инспекции. Из одной зарплаты можно вычитать не больше двадцати процентов.

    Сотрудник вправе попросить рассрочку для выплаты. У работодателя нет обязанности соглашаться на нее, при этом запрета на рассрочку тоже нет. Если компанию устраивают условия, сотрудник может платить хоть по пятьсот рублей пять лет. Для рассрочки советую соглашение, где описываете, какую сумму сотрудник платит, почему и график платежей.

    Если сотрудник отказывается платить, а компания уверена в его вине, можно подать в суд. Вот минимальный список документов для суда:

  • трудовой договор сотрудника;
  • должностная инструкция;
  • договор о полной материальной ответственности, если он есть;
  • акт передачи материальных ценностей или другой документ, который показывает, что компания передала в ответственность сотрудника;
  • акт о происшествии;
  • приказ о создании комиссии;
  • объяснения сотрудника или отказ давать объяснения;
  • акт о заключении комиссии по итогам расследования;
  • доказательства вины сотрудника;
  • приказ о привлечении к ответственности с подписью сотрудника.
  • Это не всё, что можно рассказать о материальной ответственности. Если интересно узнать, как получить деньги от бухгалтера, водителя, курьера или другого сотрудника, пишите в редакцию, и мы расскажем.

    Короче

    С кого можно получить деньги

    Среднемесячный заработок — с любого сотрудника, это ограниченная материальная ответственность

    Полный размер ущерба — с сотрудника, который нарушил закон или нормативные документы компании и отвечает требованиям для полной материальной ответственности

    Минимальный список документов

    трудовой договор и должностная инструкция;

    договор о полной материальной ответственности, если он есть;

    акт о происшествии;

    приказ о создании комиссии;

    объяснения сотрудника или отказ давать объяснения;

    заключение комиссии по итогам расследования;

    приказ о привлечении к ответственности.

    можно вычесть за раз из одной зарплаты сотрудника

    Договор о материальной ответственности — образец 2020 — 2020

    Кому нужен договор о материальной ответственности

    Практически у любого работодателя имеется хотя бы один работник, который согласно своим должностным обязанностям отвечает за сохранность доверенного непосредственно ему имущества работодателя.

    Являясь лицом, в первую очередь заинтересованным в том, чтобы его имущество было цело, использовалось рационально и по назначению, работодатель инициирует оформление с таким работником (или работниками) соглашения (договора) о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Целью такого документа оказывается:

  • Повышение степени ответственности работника за не принадлежащее ему имущество.
  • Возможность получить от работника возмещение причиненного им ущерба в полной сумме.
  • Оформление такого соглашения — право работодателя. Законодательство его к этому не обязывает. Однако отсутствие этого документа даже при очевидной и доказанной вине работника не позволит работодателю взыскать с него в оплату причиненных убытков более чем одну среднемесячную зарплату (ст. 241 ТК РФ).

    Какой бывает материальная ответственность работника

    Материальная ответственность перед работодателем существует для всех работников. Но виды она может принимать разные:

  • Ограниченная (ст. 231, 238, 241 ТК РФ), при которой договор о материальной ответственности не заключают, у работодателя есть право самостоятельного взыскания с работника ущерба в ограниченном размере, а при превышении установленной законом суммы — только через обращение в суд (ст. 248 ТК РФ).
  • Полная индивидуальная (ст. 242, 243 ТК РФ), возникающая, когда объем имущества, за которое отвечает работник, легко конкретизируется, работнику обеспечены условия контроля за ним и на работника возложена соответствующая ответственность.
  • Полная коллективная (ст. 245 ТК РФ), отличающаяся от полной индивидуальной тем, что определенный объем имущества находится под контролем группы лиц, на которых одновременно и возлагается эта ответственность.
  • Оба вида полной материальной ответственности сопровождаются оформлением работодателем письменного (ст. 244, 245 ТК РФ) соглашения о материальной ответственности: в первом случае — с каждым материально ответственным лицом, во втором – со всеми членами группы. Материальные ценности им передают по описи и периодически подвергают инвентаризации.

    Полный перечень должностей и работ, при которых возникают либо один, либо другой вид ответственности, содержится в постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Примерами могут служить:

  • для индивидуальной — кассир, кладовщик, экспедитор, водитель;
  • для коллективной — коллектив продавцов, бригада строителей или кладовщиков.
  • Соглашение о материальной ответственности желательно оформлять либо одновременно с назначением работника на должность, предполагающую соответствующую ответственность, либо при начале выполнения работы с этой ответственностью. Лица моложе 18 лет к заключению таких договоров не допускаются (ст. 244 ТК РФ).

    Все нюансы взаимоотношений между работодателем и работниками в отношении материальной ответственности могут быть систематизированы во внутреннем нормативном акте.

    Сомневаетесь, как правильно провести ту или иную процедуру, связанную с ведением кадрового делопроизводства? На нашем форуме можно развеять любые сомнения. Так, здесь можно уточнить, с кем и в какой форме обязателен трудовой договор с материальной ответственностью.

    Где взять бланк соглашения о материальной ответственности

    Типовые бланки соглашений для обоих видов полной материальной ответственности присутствуют в постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 (приложения 2 и 4).

    Их можно брать за основу, составляя свои собственные договоры, в которых будут учтены требования, предъявляемые к конкретным должностям, работам, коллективам и ситуациям.

    О видах материальной ответственности, которая может иметь место у главного бухгалтера, читайте в материале «Какую материальную ответственность несет главбух?».

    Обязательной для такого документа будет информация:

  • О сторонах, его заключающих.
  • Их обязанностях. В частности, работодатель должен создать условия для того, чтобы работник смог обеспечить сохранность имущества.
  • Предмете ответственности работника.
  • Дате заключения.
  • На нашем сайте можно увидеть один из вариантов соглашения о полной индивидуальной материальной ответственности бухгалтера-кассира.

    Образец аналогичного документа, составленного для коллектива, смотрите здесь.

    Итоги

    Оформление соглашения о материальной ответственности с лицом, которому доверена работа с материальными ценностями, представляет собой вопрос, крайне важный для работодателя, заинтересованного в сохранности своего имущества. Составляя этот документ, необходимо придерживаться ряда правил, установленных действующим законодательством.

    Офис — менеджер

    Щур Д.Л.,
    Труханович Л.В.
    Опубликовано в номере: Кадры предприятия №3 / 2002

    Сфера работы

    Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

    В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».

    Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.

    Условно их можно разделить на пять групп:

    1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

    построение организационной структуры офиса;

    планирование работы офиса;

    руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);

    разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;

    разработку политики общения с клиентами.

    2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

    3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

    4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

    5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

    Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).

    Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.

    В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.

    Смотрите так же:  Залог при погружении сваи

    В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.

    Должностные обязанности

    Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:

    1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.

    2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.

    3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.

    4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).

    5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

    6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

    7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.

    8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.

    9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

    10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.

    11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

    12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.

    • встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
    • прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
    • материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
    • 14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).

      15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

      16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).

      17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

      18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

      19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.

      20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

      21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

      22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.

      23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.

      24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.

      25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.

      Требования

      Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.

      Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.

      Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.

      Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

      Образование

      Высшее, предпочтительно — экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.

      Правовые и социальные гарантии

      Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.

      Основной правовой документ

      Трудовой договор и должностная инструкция.

      Заработная плата

      Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия. В настоящее время желанный минимум составляет 9000 руб. (около 300 $), а предлагаемый — 7500 руб. (около 250 $).

      Научитесь составлять управленческую отчетность в нашем новом онлайн-курсе. Собственники готовы платить за управленческие отчеты больше, чем за налоговые. Дадим алгоритм настройки отчетов и покажем, как встроить их в ваш повседневный учет.

      Обучение дистанционно. Выдаем сертификат. Записывайтесь на курс «Все про управленческий учет: для бухгалтера, директора и ИП». Пока за 3500 вместо 6000 руб.

      Где можно найти документ о порядке заключения договора на материальную ответственность

      «Кадровик. Трудовое право для кадровика», 2007, N 1

      Вопрос: Где можно найти документ о порядке заключения договора на материальную ответственность? Я знаю, что такие договоры можно заключать с кассирами, а с бухгалтерами, монтажниками, офис-менеджерами нельзя. Между тем наш генеральный директор хочет это сделать. Каким образом закрепить материальную ответственность с данными лицами? Может быть, прописать это в должностной инструкции?

      Ответ: Постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85 ограничило произвол работодателя по введению полной материальной ответственности. Действительно, многие работодатели склонны считать материально ответственными лицами всех работников без исключения. Однако это не так. Полную материальную ответственность несут только материально ответственные лица, т.е. те работники, чья трудовая деятельность связана с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением материальных ценностей в процессе производства. Таким образом, договоры о полной материальной ответственности можно заключать в двух случаях:

      1. Работник занимает должность, указанную в ч. 1 указанного Постановления Минтруда.

      2. Работник выполняет работу, указанную в ч. 2 Постановления.

      Допустим, должность кассира включена в ч. 1 этого Постановления. Значит, каждый гражданин, кто занимает должность кассира, признается материально ответственным лицом.

      В то же время, чтобы сделать материально ответственным лицом, например, офис-менеджера, надо включить, к примеру, в его должностные обязанности работы по изготовлению и хранению талонов на питание сотрудников (см. ч. 2 Постановления).

      При введении полной материальной ответственности работодателю следует иметь в виду один немаловажный момент: работнику должны быть созданы условия для надлежащей работы с товарно-материальными ценностями. Если, к примеру, офис-менеджеру не выделили сейф для хранения талонов на питание, то работник не может быть привлечен к материальной ответственности.

      С материально ответственными лицами заключается письменный договор. Типовую форму этого договора можно посмотреть все в том же Постановлении Минтруда России. Именно заключенный договор является основанием для привлечения работника к полной материальной ответственности (п. 2 ст. 243 Трудового кодекса РФ). Поэтому указания в должностной инструкции на то, что лицо несет полную материальную ответственность, недостаточно.

      Ответственность секретаря в компании

      Статьи по теме

      В одних компаниях секретарь ни за что не отвечает, в других же на него ложится не только груз должностных обязанностей, но и материальная, дисциплинарная ответственность, при этом руководство постоянно намекает на то, что любое неверное движение может привести если не к расстрелу, то как минимум к увольнению.

      Ни одна, ни вторая позиция руководства не являются правильными, поэтому очень важно рассмотреть вопрос ответственности, документального закрепления видов ответственности и дать некоторые рекомендации.

      Материальная ответственность

      Бывают случаи, когда за все, что бы ни произошло в компании: пропал телефонный аппарат, работник потерял мобильный, неправильно оформлены документы на командировку работника, — подчиненные отвечают собственной заработной платой. Рублем могут наказать секретаря и за опоздание на работу, несмотря на пробки или перебои работы общественного транспорта, и за обед в неположенное время. Однако такие штрафные санкции являются незаконными, поскольку не предусмотрены Трудовым кодексом. С этим, конечно, может не согласиться работодатель, апеллируя к тому, что штрафы предусмотрены в локальном акте. Однако согласно ст. 8 Трудового Кодекса Российской Федерации (ТК РФ) от 30.12.2001 № 197-ФЗ нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, не подлежат применению. То есть по закону работодатель не должен устанавливать штрафные санкции, не предусмотренные законом, так как это нарушает права работников.

      А вот если секретарь нанес ущерб, например, взял под отчет денежные средства и не вернул их или испортил намеренно оргтехнику, то в этом случае размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

      Обязательным условием удержания ущерба является согласие работника. Срок для осуществления операций по удержанию неограничен. Законом (ст. 248 ТК РФ) разрешается добровольное возмещение ущерба, причиненного работником, полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается также возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

      Согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не должен превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. Если работник не согласен с удержаниями из заработной платы, то работодателю придется доказывать ущерб от конкретного сотрудника в судебном порядке.

      Кроме того, работодатель не может возложить полную ответственность на секретаря за любую провинность других сотрудников. Дело в том, что полная материальная ответственность наступает только в случаях, установленных ст. 243 ТК РФ. К ним относятся:

    • причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
    • причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения и в иных случаях.
    • Также материальная ответственность в полном размере может быть установлена трудовым договором с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером (ч. 2 ст. 243 ТК РФ), но никак не с секретарем организации.

      Поэтому следует отметить, что ни включать дополнительные штрафы, ни пугать материальной ответственностью работодатель не может. Такая ответственность может быть наложена, если секретарь нанес лично ущерб компании и согласен с возмещением данного ущерба. В других случаях работодателю придется доказывать факт ущерба в судебном порядке.

      Дисциплинарная ответственность

      Как любой сотрудник, секретарь может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

      В ст. 192 ТК РФ предусмотрено, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

    • замечание;
    • выговор;
    • увольнение по соответствующим основаниям.
    • При этом не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.

      Однако дисциплинарное взыскание должно быть соразмерно совершаемому проступку. Если руководитель постоянно обещает уволить секретаря по поводу и без, то такое увольнение, скорее всего, будет либо невыполнимым, либо незаконным. В законодательстве четко определены основания увольнения работника, которые считаются дисциплинарным взысканием. К таким основаниям относятся:

      Неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он уже имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

      Однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) вследствие:

    • прогула (отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от ее продолжительности, а также более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены));
    • появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
    • разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной).
    Смотрите так же:  Агентский договор в 8.2

    Например, увольнение работника за единичное опоздание на работу на непродолжительное время может быть признано судом незаконным, поскольку наказание не является соразмерным проступку.

    Так, в п. 53 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» указано следующее: при рассмотрении спора в суде работодателю необходимо представить доказательства того, что работник совершил дисциплинарный проступок и что при наложении взыскания учитывались тяжесть этого проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, а также предшествующее поведение работника, его отношение к труду. И если суд придет к выводу, что проступок действительно имел место, однако увольнение произведено без учета указанных выше обстоятельств, иск о восстановлении на работе может быть удовлетворен.

    Основание увольнения должно четко соответствовать трудовому законодательству. Так, если секретаря уволили, например, в связи с утратой доверия, то такое решение руководства легко оспорить в суде.

    В качестве примера можно назвать решение Кировского районного суда Санкт-Петербурга от 19.03.2012, апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 23.05.2012 № 33-6668/12. Суд признал, что отсутствие со стороны работника виновных действий, послуживших основанием для утраты доверия к работнику, вылилось в неправомерное применение основания увольнения, предусмотренного п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

    За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание (ч. 5 ст. 193 ТК РФ).

    Чаще всего секретари совершают незначительные проступки. К таким проступкам можно отнести следующие:

  • утеря документов;
  • неправильная регистрация документа;
  • неправильная комплектация документов, подаваемых на конкурс;
  • отсутствие номенклатуры дел;
  • неисполнение поручений руководства и т.п.
  • За такие провинности руководство иногда спешит наложить выговор.

    Однако данное наказание также может быть оспорено в суде. В качестве примера можно привести решение Хасынского районного суда Магаданской области от 09.02.2010 по делу № 2-28/2010. Суд признал приказ об объявлении выговора работнику незаконным по основанию отсутствия доказательств относительно соответствия примененной меры наказания (выговора) тяжести проступка и по основанию отсутствия учета предшествующего поведения работника. Работником предприятия был утерян регистрационный документ, на восстановление которого требуется и время, и деньги (стоимость государственной пошлины и сборов). Работник добровольно признал свою вину и обязался возместить расходы по восстановлению документа. Тем не менее, для административного органа, занимающегося повторной выдачей утраченных документов данного вида, работодателем был издан приказ об объявлении беспечному работнику выговора, с чем не согласился сам работник. Суд пришел к выводу, что выговор является чересчур жестким наказанием за случайную утрату документа.

    Таким образом, следует отметить, что уволить секретаря возможно только в случае существенных нарушений, например, прогула, в порядке, установленном законодательством. А само дисциплинарное взыскание должно быть соразмерно вине работника.

    Часто работодатель пугает работника, что в связи с неоднократными нарушениями работник может быть уволен, или пытается уволить работника без выплат соответствующих компенсаций в случае сокращения штата. Но существует практика оспаривания подобных действий работодателя в суде.

    В качестве примера можно назвать решение Медвежьегорского районного суда Республики Карелия от 28.12.2010 по делу № 2-957/2010. Ситуация заключалась в следующем: работодатель уволил секретаря по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ при отсутствии неоднократности дисциплинарных проступков со стороны уволенной. Суд пришел к выводу, что привлечение истицы к дисциплинарной ответственности по приказу является незаконным. И, как следствие, незаконно и увольнение истицы по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, так как судом установлено и подтверждено ответчиком, что ранее истица к дисциплинарной ответственности не привлекалась.

    Таким образом, следует отметить, что привлечение к дисциплинарной ответственности четко регламентировано трудовым законодательством. При этом в случае неправомерных действий работодателя незаконные действия часто оспариваются в судебном порядке. Поэтому при возникновении спорной ситуации всегда лучше сесть за стол переговоров.

    Административная ответственность

    Чаще всего к административной ответственности привлекается не секретарь компании, а юридическое лицо, т.е. организация.

    Например, секретарю переданы для бухгалтерии документы: акты выполненных работ, договоры, которые она должна была зарегистрировать и передать в бухгалтерию. Однако секретарь потеряла вышеуказанные документы. За утрату или непредставление документов, первичных документов организация может быть привлечена к ответственности в виде штрафных санкций, установленных НК РФ (например, 200 руб. за каждый непредставленный документ в ходе налоговой проверки (п. 1 ст. 126 НК РФ) или 10000 руб. при утрате документации за один налоговый период и т.д.).

    Но в некоторых случаях административная ответственность может все-таки быть возложена на конкретного работника. Приведем пример.

    Секретарь послала паспортные данные генерального директора своей подруге, а подруга использовала эти данные в коммерческих целях. Дело в том, что паспортные данные относятся к персональным данным, а персональные данные относятся к сведениям, которые охраняются федеральным законом. Неправомерное разглашение персональных данных лицом, в чьи обязанности входит соблюдение правил хранения, обработки и использования такой информации, также является основанием для привлечения этого лица к дисциплинарной ответственности (ст. 90 ТК РФ).

    Такое нарушение подпадает под ответственность, предусмотренную Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (КоАП РФ).

    На основании ст. 2, 3, 5 и 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» персональные данные относятся к информации, доступ к которой ограничен. В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение подобной информации (за исключением случаев, если такое разглашение влечет уголовную ответственность) лицом, получившим доступ к ней в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа в размере:

  • на граждан — от 500 до 1000 руб.;
  • на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.
  • Следовательно, если будет установлено, что разглашение персональных данных произошло по вине работника, ответственного за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, то его могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа.

    Если секретарь является иностранным гражданином и действует без соответствующего разрешения, то в этом случае он также может быть привлечен к административной ответственности.

    За такое правонарушение для него предусмотрен штраф в размере от 2000 до 5000 руб. с административным выдворением за пределы Российской Федерации или без такового (ст. 18.10 КоАП РФ).

    Работодатель, осуществляющий деятельность на территории РФ, не имеет права принимать на работу иностранных граждан или лиц без гражданства, у которых отсутствует разрешение на работу

    Если же работодатель примет на работу такого сотрудника, он будет оштрафован. Размер штрафа составит (п. 1 ст. 18.15 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — от 25 000 до 50 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 250 000 до 800 000 руб. Вместо штрафа возможно наложение административного взыскания в виде приостановления деятельности на срок до 90 суток.
  • Документальное закрепление ответственности секретаря

    Все права и обязанности секретаря прописываются в трудовом договоре, также обязанности и порядок привлечения к ответственности могут содержаться в должностных инструкциях.

    При этом работодателю необходимо соблюсти следующие условия:

    1. Трудовые обязанности работника должны быть документально закреплены.

    2. Работник должен знать о своих трудовых обязанностях, то есть должен быть ознакомлен с ними под роспись.

    Порядок ознакомления работника со своими трудовыми обязанностями специальными нормативными документами не регламентируется. Возможен один из вариантов:

  • журнал ознакомления;
  • лист ознакомления (отдельный на каждого работника);
  • роспись работника на соответствующем локально-нормативном акте.
  • Кроме того, многие компании разрабатывают собственные локальные акты о наложении ответственности.

    Что касается материальной ответственности, то такая ответственность обычно устанавливается в отдельном договоре или прописывается в трудовом договоре с секретарем. Вместе с тем, порядок несения материальной ответственности может быть закреплен и в положении о материальной ответственности.

    Так, может быть закреплено, что все работники предприятия несут материальную ответственность за нанесение прямого материального ущерба, под которым понимается: утрата, ухудшение или понижение ценности имущества, необходимость для предприятия произвести затраты на восстановление, приобретение имущества или иных ценностей либо произвести излишние выплаты.

    В локальных актах, таких как положение о дисциплинарной ответственности, регулируется порядок наложения дисциплинарной ответственности и виды нарушений. С таким актом работник также должен быть ознакомлен под роспись.

    В соответствии с данным положением на работника налагаются взыскания. Поскольку это внутренний документ, то положение регламентирует только внутренние меры наказания работника, такие как дисциплинарные взыскания.

    Рассмотрим подробнее порядок их наложения.

    Порядок привлечения к материальной ответственности

    Прежде чем требовать с секретаря возместить ущерб, работодатель должен выполнить определенную законом процедуру — доказать факты возникновения ущерба и их причинно-следственную связь с неправомерными действиями работника. Работодатель также может провести служебное расследование. Для этого создается комиссия, к участию в которой привлекаются компетентные специалисты. Сотрудник вправе знакомиться со всеми материалами, связанными с работой комиссии, и обжаловать их. В ходе процедуры необходимо истребовать у подозреваемого работника письменное объяснение (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Срок законом не установлен, поэтому работодатель имеет право запросить объяснительную записку с момента обнаружения ущерба. Если сотрудник отказывается дать объяснение, следует оформить соответствующий акт и ознакомить с ним работника под роспись.

    Если секретарь подтверждает факт нанесения ущерба компании, то для внесения денежных средств в кассу или списания их из заработной платы секретарь должен написать соответствующее заявление. Без такого заявления взыскать деньги нельзя.

    Например, секретарь потеряла денежные средства, которые взяла под отчет для приобретения канцтоваров. Поскольку секретарь не возражает против возврата денежных средств, то даже без проведения соответствующего расследования пишет следующее заявление (пример заявления можно посмотреть во вложенных к данной статье документах).

    Если работник не согласен с привлечением к материальной ответственности, то работодатель может привлечь его к ответственности только через суд.

    При этом никаких отметок в трудовом договоре или трудовой книжке о привлечении к материальной ответственности не делается.

    Порядок наложения дисциплинарных взысканий

    Следует отметить, что работодатель должен соблюдать порядок наложения дисциплинарных взысканий, в противном случае наложение взыскания неправомерно.

    Днем обнаружения проступка считается день, когда об этом проступке стало известно непосредственному руководителю работника. Это очень важно, поскольку приказ о наложении дисциплинарного взыскания должен быть издан в строго определенные сроки. Издать приказ о применении дисциплинарного взыскания можно только если со дня совершения проступка прошло не более шести месяцев, а со дня его обнаружения — не более одного (ст. 193 ТК РФ).

    Если допущены нарушения, то такие нарушения фиксируются:

  • докладной запиской (например, при невыполнении работником поставленной задачи или при использовании ресурсов работодателя (Интернета, копировального аппарата и т.п.) в личных целях);
  • актом (например, при отсутствии на рабочем месте или при отказе от прохождения медицинского обследования);
  • решением комиссии (по результатам расследования факта нанесения ущерба работодателю или факта разглашения конфиденциальной информации).
  • После этого работодатель должен затребовать объяснения. Трудовой кодекс Российской Федерации отводит работнику на представление объяснений два рабочих дня, которые считаются с даты, следующей за днем предъявления требования. Если работодатель не выждет эти 2 дня, а наложит дисциплинарное взыскание, то в этом случае возможно оспорить его действия в суде.

    В качестве примера можно назвать определение от 06.07.2010 по делу № 33-19977. Суд указал, что поскольку объяснение было запрошено 18.11.2009, срок его представления истекал 20.11.2009 (несмотря на то что в день затребования объяснения работник отказался его представить), поэтому работодатель неправомерно применил дисциплинарное взыскание в виде увольнения 19.11.2009.

    Если секретарь отказывается дать объяснения, то составляется соответствующий акт об отказе.

    После получения объяснительной записки или составления акта о том, что по прошествии двух рабочих дней работник объяснение не представил, можно оформлять приказ о применении выговора или замечания.

    Унифицированная форма такого приказа отсутствует.

    (Пример приказа можно посмотреть во вложенных к данной статье документах).

    Секретарь должен быть ознакомлен с таким приказом под роспись. Если секретарь отказался ознакомиться с приказом, то работодатель также фиксирует это в акте.

    Запись в трудовую книжку о дисциплинарном взыскании (кроме увольнения по соответствующей статье) не вносится.

    При этом нужно иметь в виду, что административный штраф налагает соответствующий орган путем вынесения решения о привлечении к административной ответственности или суд.

    В заключение следует отметить, что, конечно, ситуации, когда на секретаря налагается ответственность, являются очень неприятными, но вместе с тем они все же встречаются в жизни. Ведь, как говорится, не делает ошибок тот, кто не работает. И секретарь – не исключение. Однако в любой неприятной ситуации важно выйти из нее достойно: изучить документы, проанализировать действия работодателя и свои шансы в случае судебного спора. При этом нельзя забывать, что даже отрицательный опыт является неоценимым опытом.

    Е.В. Шестакова, канд. юрид. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

    Оставьте комментарий