Как написать приказ о замещении работника

Приказ о замещении временно отсутствующего работника

Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.

Причины для замещения

Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:

  • уход одного из сотрудников на больничный;
  • уход в декретный или плановый обычный отпуск;
  • отъезд в командировку и т.п.
  • Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.

    Обычно это требуется, когда отсутствие длится более трех рабочих дней или тогда, когда обязанности работника настолько значимы, что без них нормальная текущая деятельность фирмы невозможна.

    Кого можно назначить

    Для того, чтобы запустить процесс по замещению временно отсутствующего сотрудника, необходимо сначала подобрать правильную кандидатуру на замену.

    Это должен быть человек, обладающий достаточной квалификацией, уровнем образования и опытом.

    Он может трудиться на какой-либо должности внутри компании (в этом случае нужно будет заручиться еще и его письменным согласием) или принят «со стороны» на условиях совмещения.

    В некоторых ситуациях, для замещения длительно отсутствующего ценного «кадра», на работу принимается новый специалист – тогда с ним должен заключаться отдельный срочный трудовой договор с указанием конкретного ограниченного периода действия.

    Порядок замещения

    После того, как временный заместитель будет найдет, руководство издает приказ, в котором указывает необходимость замещения, а также условия, на которых оно будет происходить.

    Затем с работником заключается дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (если это кто-либо из специалистов компании) или же трудовой договор, и после этого человек может приступать к своим новым функциям.

    Кто формирует приказ

    Директора компаний почти никогда лично не занимаются созданием распорядительной документации. Чаще всего это делают руководители структурных подразделений, юрисконсульты или секретари – в зависимости от того, какое именно распоряжение нужно подготовить.

    Приказ о замещении временно отсутствующего работника обычно пишется по инициативе кадрового отдела и оформляется либо в самом отделе, либо секретарем.

    Что взять за основу для приказа

    Все разрабатываемые приказы должны на чем-то базироваться. В частности, у каждого подобного распоряжения должно быть документальное основание и обоснование.

    В качестве основания может быть указана либо статья закона, имеющего непосредственное отношение к сути приказа, либо внутренний документ компании (например, какой-то акт, Положение учетной политики, служебная или докладная записка). С обоснованием все проще – это реальная причина, в связи с которой издается распоряжение.

    Кто должен подписать приказ о замещении временно отсутствующего работника

    Приказ относится к тем документам, которые всегда исходят от высшего руководства предприятия.

    Поэтому данный документ должен быть подписан либо директором организации лично, либо сотрудником, который временно исполняет его обязанности. Также под приказом должны расписаться все лица, в отношении которых он издан и те, кто ответственен за его исполнение.

    Таким образом все вышеупомянутые работники засвидетельствуют то, что ознакомлены с распоряжением и готовы его выполнить.

    Оформление приказа

    Данный приказ можно писать в свободной форме – унифицированный его образен законодательно не установлен (за исключением государственных учреждений – там для всех распорядительных актов существуют свои стандарты).

    Однако некоторые руководители предприятий разрабатывают собственный шаблон приказа – если таковой в компании имеется, при составлении распоряжений необходимо ориентироваться именно на него.

    Формат документа

    Как и оформление приказа, его формат произволен – это значит, что его можно делать в печатном виде или в рукописном, для определения законного статуса документа это никакого значения не имеет. Только один нюанс нужно учесть – электронный бланк надо обязательно распечатать – для того, чтобы директор и все заинтересованные работники могли под ним расписаться.

    Что касается печати – она не обязательна (если только руководство не требует ее наличия).

    Регистрация приказа

    Все распорядительные бланки, подготовленные и подписанные, следует регистрировать в специальном учетном документе – журнале, который обычно находится у секретаря или другого работника, отвечающего за фиксацию начальственных распоряжений. В журнал достаточно внести название приказа, дату его составления и номер.

    Смотрите так же:  Приказ о направлении на егэ

    Как хранить

    Изданный приказ нужно в обязательном порядке сохранять определенный период времени – он определяется либо действующим законодательством, либо внутренними нормативными актами.

    После того, как срок хранения пройдет, бланк можно передать в архив или утилизировать (с соблюдением процедуры, также прописанной в законе).

    Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника

    Если вам поручено создать приказ о замещении временно отсутствующего работника, посмотрите приведенный ниже пример – на его основе вы с легкостью оформите нужное вам распоряжение.

    Вначале документа укажите:

  • название компании;
  • наименование приказа;
  • его номер, место и дату составления.
  • Затем, ниже дайте основание и обоснование для его формирования. Далее, после слова «Приказываю», впишите:

  • должность и ФИО работника, на которого возлагаются обязанности по замещению;
  • период, в течение которого данные функции должны исполняться;
  • условия замещения (перечень обязанностей и условия можно указать в отдельном приложении);
  • ответственного за выполнение данного приказа сотрудника.
  • По необходимости дополните приказ всей прочей нужной информацией, имеющей значение в вашем случае.

    В конце соберите подписи со всех заинтересованных лиц.

    Существуют несколько вариантов, как заменить отсутствующего сотрудника: перевод, совмещение или расширение зоны обслуживания и совместительство. Выбор зависит от конкретной ситуации с кадрами на предприятии, решения руководителя, так как от этого зависит оплата замещающего.

    Перевод

    Если работодатель считает, что для деятельности компании более важным является выполнение трудовых обязанностей сотрудника, который временно отсутствует, решением может стать перевод другого работника на место заболевшего. При переводе происходит изменение обязанностей или даже места работы замещающего. При этом он не исполняет свои обычные трудовые функции.

  • для устранения обстоятельств катастроф, в том числе замещение в такой период или в случае простоев на срок до 1 месяца ( ст. 72.2 ).
  • Нельзя переводить сотрудника, если у него есть противопоказания по здоровью.

    Совместительство

    Совмещение

    Это наиболее подходящий и часто используемый способ замены отсутствующего работника, так как замещающий будет выполнять и свои трудовые обязанности, и отсутствующего. Основные моменты для совмещения установлены в ст. 60.2 ТК РФ . Заключаются они в том, что сотруднику предлагается выполнять дополнительно к основной другую или аналогичную функцию. Совмещение может осуществляться только в течение рабочего дня (смены), установленного в данной организации, и за дополнительную плату.

  • срока, условий и основных требований к ее выполнению;
  • Пример согласия на замену

  • поручение ему работы на ином агрегате или механизме;
  • Следующий шаг — оформить приказ на замещение на время больничного или по иному основанию.

    Последний этап — оформление допсоглашения к трудовому договору в письменном виде с отражением в нем всех достигнутых сторонами условий по замещению.

    Оформить перевод можно только с согласия переводимого, кроме случаев, когда такое согласие не требуется:

  • перемещение работника с сохранением его трудовых обязанностей и в той же местности на другое рабочее место или структурное подразделение;
  • Данный вариант возможен, когда работник в свободное время выполняет другую работу за плату. Такой вариант оформляется трудовым договором, в котором обязательно указывается совместительство. Оно более применимо при совмещении основного места с работой у других работодателей. Совместителю предоставляются все гарантии и компенсации, как и для работающих в этой организации. Исключение — условия для работников в северных районах (Крайний Север и приравненные к ним местности). В таких районах все гарантии и компенсации предоставляются только по основному месту работу. Поэтому если оформляется совместительство для сотрудника на севере в организации, которая является для него и основным местом работы, получать компенсации и пользоваться гарантиями он будет только по основному месту.

    Осуществляться такой вариант может только с согласия работника и двумя способами:

    Срок и размер оплаты за допфункции должны быть согласованы сторонами в письменном виде. Важно договориться о таких условиях, так как законодательно ни длительность замены, ни количество должностей, которые можно одновременно замещать, ни порядок и размер определения доплаты не установлены.

    Никаких специальных требований ТК РФ не содержит, кроме оформления достигнутых сторонами определенных условий в письменной форме. Это может быть предложение о замене с указанием:

    Смотрите так же:  Утилизационная компенсация
  • объема и содержания предлагаемой работы;
  • Пример предложения о замещении

    Приказ о замещении на время больничного

  • сотрудник может совмещать свою и другую профессии или должности;
  • ему будет увеличен объем работ, расширены зоны обслуживания.
  • Алгоритм оформления совмещения

    • размера и порядка определения доплаты.
    • Если такое предложение сделано в письменной форме, работнику следует либо оформить свое согласие письменно, либо непосредственно отметкой на предложении, либо в виде отдельного заявления о согласии.

      Приказ о замещении на время больничного (образец)

      Выбор способа замены происходит исключительно от текущих потребностей организации.

      Замещение на время больничного

      Если сотрудник заболел, а его работа не терпит простоя, то работодателю имеет смысл привлечь к этой работе другого сотрудника. Тогда может быть оформлено (ст. 60.2, 72.2 ТК РФ):

    • либо замещение (временный перевод);
    • либо совмещение.
    • Замещение заболевшего сотрудника

      В этом случае сотрудник, замещающий больного, на время забывает о своих трудовых обязанностях и выполняет исключительно работу заболевшего коллеги. Зарплата «заместителю» выплачивается в соответствии с выполняемой работой.

      Важно знать, что нельзя заставить сотрудника работать за кого-то, если он не хочет. Т.е. замещение оформляется только с согласия работника. Для этого заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

      Никакие записи в трудовую книжку при этом не вносятся.

      Приказ о замещении на время больничного: образец

      Вы вправе разработать собственную форму приказа о замещении, но можете воспользоваться уже существующими унифицированными формами: Т-5 или Т-5а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

      Образец заполнения унифицированной формы Т-5 при замещении на время больничного можно посмотреть здесь.

      Когда не нужно оформлять приказ на замещение

      Это не надо делать, если в трудовом договоре работника прямо прописано, что на время отсутствия другого работника (допустим, из-за болезни) он его замещает. Например, если у руководителя есть заместитель, то при болезни первого приказ о возложении обязанностей руководителя на его зама не оформляется.

      Выбираем вместо замещения совмещение

      Совмещение предполагает, что сотрудник помимо своей работы в течение рабочего дня исполняет еще и обязанности сотрудника, находящегося на больничном. За совмещение работнику к его основной зарплате доплачивается сумма, размер которой определяется на основании соглашения между работником и работодателем.

      Так же, как и при замещении, с работником заключается допсоглашение к трудовому договору, а в трудовой книжке ничего не отмечается.

      Приказ о совмещении на время больничного: образец

      Приказ о совмещении может выглядеть следующим образом:

      Доплата за совмещение должностей на время отпуска

      Уход работника в отпуск не должен влиять на работу организации. Поэтому, когда не удается распределить обязанности отпускника между оставшимися сотрудниками без увеличения трудовой нагрузки на них, оформляется совмещение или замещение.

      Совмещение на время отпуска

      Совмещение заключается в том, что выбранный работодателем работник выполняет одновременно и свою работу, и работу ушедшего в отпуск коллеги (ст. 60.2 ТК РФ).

      Совмещение на время отпуска возможно только с согласия работника, которому планируется поручить исполнение трудовых обязанностей отпускника.

      Оплата за совмещение на время отпуска

      Работнику, совмещающему свою работу и работу отпускника, помимо собственной зарплаты, полагается доплата за совмещение. Размер данной доплаты определяется исходя из объема и специфики выполняемой дополнительной работы. Доплата устанавливается по соглашению между работником-заместителем и работодателем (ст. 155 ТК РФ). Она может быть установлена как в твердой сумме, так и, к примеру, в процентах от оклада сотрудника, ушедшего в отпуск.

      Соглашение о совмещении

      Дополнительное соглашение к трудовому договору при совмещении должностей на время отпуска сотрудника может быть оформлено так:

      Дополнительное соглашение

      к трудовому договору от 22.12.2011 № 21-ТД

      г. Москва 10.05.2016

      Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шелкопрядова Г.С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сметанина Людмила Константиновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

      1. В связи с нахождением в ежегодном основном оплачиваемом отпуске старшего кассира Золотаревой Е.М. Работнику в период с 16.05.2016 по 29.05.2016 включительно наряду с работой, определенной трудовым договором, поручается исполнение трудовых обязанностей Золотаревой Е.М. в соответствии с ее должностной инструкцией, с которой Работник ознакомлен до подписания настоящего соглашения.

      2. Работнику устанавливается доплата за совмещение должностей на время отпуска Золотаревой Е.М. в размере 10000 рублей.

      3. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а Работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не позднее чем за 3 (три) рабочих дня.

      4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.

      Приказ о совмещении на время отпуска

      Совмещение оформляется соответствующим приказом, в котором желательно отразить:

    • причину, по которой работник будет совмещать свою и чужую работу. В данном случае причиной является отпуск другого сотрудника;
    • время, на которое работнику предстоит совмещать свою работу и работу отпускника;
    • обязанности, которые будет исполнять работник в связи с совмещением;
    • размер доплаты за совмещение.
    • Приказ о совмещении на время отпуска: образец

      Данный приказ может выглядеть следующим образом:

      ООО «Шелковый путь»

      Приказ о совмещении должностей

      В соответствии со ст. 60.2 Трудового кодекса РФ приказываю:

      1. В связи с отпуском старшего кассира Золотаревой Е.М. с 16.05.2016 по 29.05.2016 возложить обязанности старшего кассира согласно должностной инструкции в порядке совмещения должностей на бухгалтера Сметанину Л.К.

      2. Установить Сметаниной Л.К. за данный период времени доплату в размере 10000 (Десять тысяч) руб.

      Генеральный директор Г.С. Шелкопрядов

      С приказом ознакомлена:

      Бухгалтер Л.К. Сметанина

      должностей не возражаю Л.К. Сметанина

      Доплата за совмещение и НДФЛ

      Сумма доплаты, причитающаяся работнику-совместителю, облагается НДФЛ, а также страховыми взносами в общеустановленном порядке.

      Совмещение должностей и кадровые документы

      Информация о том, что работник совмещал свою работу и работу сотрудника, находящегося в отпуске, не отражается ни в его трудовой книжке, ни в личной карточке, ни в табеле учета рабочего времени.

      Замещение на время отпуска

      Замещение на время отпуска представляет собой перевод какого-либо работника на место отпускника (ст. 72.2 ТК РФ). Т.е. работник на время замещения отпускника свои трудовые обязанности не исполняет, а только выполняет работу сотрудника, ушедшего в отпуск.

      Временный перевод работника оформляется письменным соглашением между работником и работодателем. Такое соглашение можно сделать по аналогии с соглашением о совмещении, заменив в нем информацию на сведения, подходящие для конкретной ситуации (например, указав размер оклада на период замещения, а также информацию о том, что в период замещения работник выполняет только работу отпускника).

      Замещение сотрудника на время отпуска: оплата

      Работник, замещающий коллегу на время его отпуска, получает зарплату в соответствии с выполняемой работой.

      Заявление на замещение на время отпуска: образец

      При замещении заявление не оформляется. Однако нужно составить приказ о замещении. Для его составления вы можете воспользоваться одной из унифицированных форм ( Т-5 или Т-5а, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

      ). К примеру, приказ о замещении по форме Т-5 будет выглядеть так:

      Код
      Форма по ОКУД 0301004
      ООО «Шелковый путь» по ОКПО 45617843
      наименование организации
      Номер документа Дата составления
      Приказ
      (распоряжение)
      о переводе работника на другую работу
      33 10.05.2016
      Дата
      Перевести на другую работу с 16.05.2016
      по 29.05.2016
      Табельный номер
      Сметанину Людмилу Константиновну
      фамилия, имя, отчество
      145
      временно
      вид перевода (постоянно, временно)
      Прежнее место работы Бухгалтерия
      структурное подразделение
      Бухгалтер
      должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
      ежегодный основной оплачиваемый отпуск старшего кассира Золотаревой Е.М.
      причина перевода
      Новое место работы Бухгалтерия
      структурное подразделение
      Старший кассир
      должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
      Тарифная ставка (оклад) 45000 руб. 00 коп.
      цифрами
      Надбавка — руб. — коп.
      цифрами
      Основание:
      изменение к трудовому договору от «10» мая 2016 г. № 21-ТД; или другой документ _____________________________________________________________________
      документ (заявление, медицинское заключение и пр.)
      Руководитель организации Генеральный директор ______________ Г.С. Шелкопрядов
      должность личная подпись расшифровка подписи
      С приказом (распоряжением)
      работник ознакомлен ___________________ «10» мая 2016 г.
      личная подпись

      Оплата при замещении и НДФЛ

      Так же, как и при совмещении, деньги, полученные работником за замещение отпускника, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.

      Смотрите так же:  Налоговый вычет по частям

    Оставьте комментарий