Требования госстандарта к оформлению документов

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

  • Янковая Валентина | ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации, член Гильдии управляющих документацией, канд. ист. наук, доцент
  • Н овый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступил в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года. Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в работе.

    Сфера применения

    1 июля 2018 г. был введен в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.

    Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года. Причиной переноса послужило упоминание в п. 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению. Авторское право на шрифты, первоначально названные в стандарте (Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.

    Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных 1 . Одновременно Правительством РФ был введен запрет 2 на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах 3 федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

    В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:

    «3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

    Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов №№ 12, 13, 14.

    При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».

    ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно 4 . Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

  • организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
  • никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.
  • Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

  • применение стандарта оправдано экономически;
  • позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
  • применение стандарта повышает культуру работы с документами.
  • Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

    Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

  • исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
  • руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
  • служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед организацией (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

Содержание стандарта

ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает разделы:

1. Область применения;

2. Нормативные ссылки;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Реквизиты документа;

5. Оформление реквизитов документов;

6. Бланки документов;

  • Приложения (справочные):
    • А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
    • Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
    • В «Образцы бланков документов».
    • В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.

      В разделе 2 «Нормативные ссылки» приводятся сведения о так называемых ссылочных стандартах 5 :

    • ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
    • ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
    • Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Основными положениями этого раздела являются следующие:

    • документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
    • вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
    • допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
    • абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
    • текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;
    • текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
    • допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
    • Новое приложение к стандарту (приложение А) определяет состав реквизитов титульного листа документа и порядок их расположения. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке таких документов, как программы, планы, отчеты и т.п.

      Состав реквизитов документов и правила их оформления

      По количеству реквизитов старый и новый ГОСТ не различаются, но изменения в их составе есть: отдельные реквизиты не включены в новый стандарт, есть новые и есть такие, которые претерпели редакционные изменения.

      К таковым относятся:

    • код организации (реквизит 04 по старому ГОСТ Р 6.30-2003);
    • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003);
    • идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (реквизит 06 по ГОСТ Р 6.30-2003);
    • идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003).
    • Первые три из перечисленных здесь реквизитов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, указывались в бланках писем. В новом стандарте они утратили статус самостоятельных реквизитов, но фактически остались в бланках писем, хотя уже в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации». Поэтому с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось. Смотрите:

      • ближайший (на следующей странице) фрагмент нового ГОСТ с образцом бланка письма с угловым расположением реквизитов, а также
      • Пример 1 с бланком письма коммерческой организации, который не потребуется корректировать в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.
      • Здесь мы пометили те самые реквизиты с их номерами из старого стандарта.

        ГОСТ Р 7.0.97-2016 вместо ГОСТ Р 6.30-2003. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов

        Николай Снегирев, аналитик DIRECTUM

        В 2003 году был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает требования к составу реквизитов организационно-распорядительных документов, оформлению реквизитов и бланкам документов.

        За время, прошедшее с 2003 года, практика документирования ушла далеко вперед: все активнее применяются информационные системы, появились новые реквизиты; были приняты Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»; получает широкое распространение межкорпоративный электронный документооборот. Все это привело к необходимости подготовки нового стандарта, устанавливающего современные требования к оформлению документов.

        В 2014 году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. Результатом пересмотра стал ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который начнет действовать с 1 июля 2017 года.

        Правила применения стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29.06.2015 №162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», который говорит о добровольности применения документов по стандартизации. При этом для госорганов, компаний с госучастием и многих других использование стандарта является обязательным по внутренним положениям.

        Что необходимо изменить, чтобы соответствовать новому ГОСТ

        Изменения реквизитов

        Продолжая оформлять документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, можно нарушить требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Необходимо обратить внимание на изменение реквизитов:

        ? код формы документа проставляется в правом верхнем углу рабочего поля документа и состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода;

        ? дата документа не допускает запись в последовательности: год, месяц, день месяца;

        ? в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» инициалы ставятся после фамилии;

        ? при согласовании документа коллегиальным органом, гриф согласования документа заполняется в последовательности: сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании;

        ? печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ;

        ? отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона;

        ? если копия документа выдается для предоставления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации;

        ? отметка о направлении документа в дело дополнительно должна содержать год дела, в которое направляется документ, должность лица, оформившего отметку.

        Появились новые реквизиты:

        ? наименование структурного подразделения автора документа;

        ? наименование должности лица – автора документа.

        Был исключен реквизит «Идентификатор электронной копии документа». Это логичное действие, ранее реквизит предполагал указание наименования файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации. Указание пути к файлу – это анахронизм. Большинство систем для работы с электронными документами поддерживают поиск по разным параметрам – по реквизитам документа и тексту, а значит, документам не нужен специфический идентификатор.

        Общие требования к документам

        В изменениях общих требований к оформлению документов отразилось более экономное отношение к бумаге и понимание сложностей работы архивов:

        ? документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм;

        ? допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

        Оформление абзацев, строк, шрифтов

        Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права зарубежным компаниям.

        В новом ГОСТе указано:

        ? предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

        ? Times New Roman № 13, 14;

        ? Calibri № 14 и приближенные к ним;

        ? при составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

        ? абзацный отступ текста документа – 1,25 см;

        ? заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;

        ? заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк;

        ? многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;

        ? текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала;

        ? если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;

        ? интервал между буквами в словах – обычный;

        ? интервал между словами – один пробел;

        ? текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

        ? длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см;

        ? длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

        Требования к бланкам

        С одной стороны, использование бланков упрощает подготовку документов. С другой стороны, дает единство оформления документов, отражает имидж государства в лице ведомства и корпоративную культуру. Для поддержки высоких стандартов особенно удобно использовать электронные бланки и шаблоны. В новом стандарте они поставлены на один уровень с бумажными:

        ? бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;

        ? бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;

        ? электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений;

        ? виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются нормативными правовыми актами.

        Дополнительные изменения в оформлении документов

        Корпоративные и локальные стандарты

        Хотя стандарт и является добровольным, но является ориентиром для всех, в том числе коммерческого сектора экономики, поэтому радует, что есть положения, которые учитывают особенности этого направления.

        Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

        Появился новый реквизит, отражающий наличие в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

        Код формы документа может проставляться не только в соответствии с ОКУД, но и в соответствии с локальным классификатором.

        Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

        Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

        Электронные адреса и отправка электронных документов

        Реквизит «Справочные данные об организации» указывается в бланках писем и включает реквизиты из ГОСТ Р 6.30-2003:

        ? 04 – код организации (ОКПО);

        ? 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

        ? 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

        ? 09 – справочные данные об организации.

        Дополнительно может указываться адрес местонахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом.

        При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.

        Отметка об исполнителе содержит фамилию, имя и отчество исполнителя. Дополнительно в отметке об исполнителе может содержаться наименование должности, структурное подразделение и электронный адрес исполнителя. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

        Приложением может быть обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка будет выглядеть следующим образом: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

        К слову, возможно, скоро не нужно будет указывать не только почтовый, но и электронный адрес заказчика и не придется пользоваться «обособленными электронными носителями». Достаточно будет только некого общего идентификатора в системе обмена юридически значимыми документами. Компании уже начинают понимать преимущества такого обмена над электронной и тем более бумажной почтой.

        Нормы обращения и адресования

        При заполнении реквизита «Адресат» допускается перед фамилией должностного лица употреблять сокращение «г-ну»/«г-же». При этом повторим, что инициалы в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» теперь должны ставиться после фамилии.

        В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

        ? Уважаемый господин Председатель!

        ? Уважаемый господин Губернатор!

        ? Уважаемая госпожа Захарова!

        ? Уважаемый Николай Петрович!

        В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

        – заключительная этикетная фраза:

        Обращение «господин — господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это несвободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды», «господа беженцы», «господа безработные».

        ЭДО и новый ГОСТ

        ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в системе электронного документооборота.

        Документ на бумажном и электронном носителях должны выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

        Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований:

        ? место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

        ? элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

        ? элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

        ? элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

        Нумерация и названия реквизитов

        Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:

        ГОСТ Р 7.0.97-2016

        Государственный герб Российской Федерации

        Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

        Герб субъекта Российской Федерации

        Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

        Товарный знак (знак обслуживания)

        Код формы документа

        Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

        Наименование организации – автора документа

        Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

        Наименование структурного подразделения – автора документа

        Наименование должности лица – автора документа

        Справочные данные об организации

        Наименование вида документа

        Регистрационный номер документа

        Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

        Ссылка на регистрационный номер и дату документа

        Место составления (издания) документа

        Место составления или издания документа

        Гриф ограничения доступа к документу

        Гриф утверждения документа

        Заголовок к тексту

        Отметка о приложении

        Гриф согласования документа

        Отметка о наличии приложения

        Отметка об электронной подписи

        Визы согласования документа

        Отметка об исполнителе

        Отметка о заверении копии

        Отметка о поступлении документа

        Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

        Отметка о поступлении документа в организацию

        Отметка о контроле

        Идентификатор электронной копии документа

        Отметка о направлении документа в дело

        Для соответствия новым требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 организациям наши эксперты рекомендуют:

        1. Провести аудит локальных нормативных документов, регулирующих делопроизводство, например, инструкцию по делопроизводству. Исправить несоответствия.

        2. Разработать и утвердить новые бланки документов. Новые бланки заказать в типографии и актуализировать электронные шаблоны.

        3. Если в организации есть документы только в электронной форме, подписанные электронной подписью, то необходимо обеспечить размещение информации об электронной подписи при печати такого документа. Для этого возможно потребуются доработки системы электронного документооборота (СЭД).

        Законодательная база Российской Федерации

        Бесплатная консультация
        Навигация
        Федеральное законодательство

        Действия

      • Главная
      • «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО — РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-97» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.97 N 273)
      • Наименование документ «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО — РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-97» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.97 N 273)
        Вид документа постановление, правила, стандарт
        Принявший орган госстандарт рф
        Номер документа ГОСТ Р 6.30-97
        Дата принятия 01.01.1970
        Дата редакции 31.07.1997
        Дата регистрации в Минюсте 01.01.1970
        Статус отменен/утратил силу
        Публикация
        • На момент включения в базу документ опубликован не был
        Навигатор Примечания

        «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО — РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-97» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.97 N 273)

        1. Разработан Всероссийским научно — исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

        Представлен Федеральной архивной службой России.

        Внесен Научно — техническим управлением Госстандарта России.

        2. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. N 273.

        3. Введен впервые.

        Дата введения 01.07.98

        Настоящий стандарт распространяется на организационно — распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно — распорядительной документации (УСОРД) (далее — документы) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

        — федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

        — предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно — правовой формы и вида деятельности.

        Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

        Схемы расположения реквизитов приведены в Приложении А; образцы бланков документов — в Приложении Б.

        2.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

        01 — Государственный герб Российской Федерации;

        02 — герб субъекта Российской Федерации;

        03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

        04 — код организации;

        05 — код формы документа;

        06 — наименование организации;

        07 — справочные данные об организации;

        08 — наименование вида документа;

        09 — дата документа;

        10 — регистрационный номер документа;

        11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

        12 — место составления или издания документа;

        13 — гриф ограничения доступа к документу;

        15 — гриф утверждения документа;

        17 — заголовок к тексту;

        18 — отметка о контроле;

        19 — текст документа;

        20 — отметка о наличии приложения;

        22 — гриф согласования документа;

        23 — визы согласования документа;

        25 — отметка о заверении копии;

        26 — отметка об исполнителе;

        27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

        28 — отметка о поступлении документа в организацию;

        29 — отметка для автоматического поиска документа.

        2.2. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.

        2.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

        3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

        3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

        3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

        Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

        3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

        3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

        3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

        Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

        Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

        Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

        Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

        Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

        Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

        3.7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

        3.8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

        В письме наименование вида документа не указывают.

        3.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

        Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять 05.01.98.

        Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

        При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно — цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.

        3.10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

        Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

        3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

        3.12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно — территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

        3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

        3.14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

        Управление систематизации
        законодательства

        Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

        АОЗТ «Болшевский текстиль»
        Бухгалтерия

        Старшему экономисту
        Николаеву А.С.

        Президенту АОЗТ
        «Ломоносовский фарфоровый завод»
        Петрову В.И.

        Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

        Администрации районов
        Московской области

        В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

        Всероссийский научно — исследовательский
        институт документоведения и архивного
        дела

        101000, Москва, Центр,
        Милютинский пер., д. 7а

        При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

        301264, Тульская обл.,
        Киреевский р-н, г. Липки,
        ул. Садовая, д. 5, кв. 12

        3.15. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

        Генеральный директор
        АОЗТ «Болшевский текстиль»

        Личная подпись И.В.Сергеев
        12.09.97

        При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

        При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

        При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

        протокол общего
        собрания акционеров
        от 15.08.97 N 14

        Приказ Председателя
        Правления банка
        от 30.09.97 N 82

        Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 3.16. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

        Зайцевой А.В.
        Никитину П.С.
        Прошу подготовить проект
        генерального соглашения
        с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.97

        Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

        3.17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

        Заголовок может отвечать на вопросы:

        о чем (о ком), например:

        Приказ о создании аттестационной комиссии;

        чего (кого), например:

        Должностная инструкция секретаря — референта.

        К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

        3.18. Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

        3.19. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

        Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

        — в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

        — на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

        Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

        При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

        Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

        Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

        В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

        Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

        В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

        В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

        В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

        Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

        В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

        В письмах используют следующие формы изложения:

        — от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

        — от первого лица единственного числа («считаю необходимым», прошу выделить»);

        — от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

        3.20. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

        Приложение: на 5 л. в 2 экз.

        Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

        Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

        2. Правила подготовки и оформления документов

        Управления регионального кредитования на 7 л.

        в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

        В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

        Приложение 2
        к приказу директора Института
        от 15.06.97 N 319

        Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

        Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. 3.21. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

        Исполнительный директор Личная Н.А. Федоров
        АОЗТ «Партнер» подпись
        или:
        Исполнительный директор Личная Н.А. Федоров
        подпись

        При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

        Генеральный директор Личная М.А. Медведев
        подпись
        Главный бухгалтер Личная Н.И. Логинова
        подпись

        При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

        В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

        Заместитель Министра Заместитель Министра
        юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации
        Личная В.М. Степанов Личная А.П. Миронов
        подпись подпись
        Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Куликов
        Члены комиссии Личная подпись К.М. Артемьева
        Личная подпись С.П. Матвеев
        Личная подпись В.А. Филатов

        Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. 3.22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

        Ректор Финансовой академии

        при Правительстве Российской Федерации

        Личная подпись А.Г. Грязнова

        Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

        Письмо Российской академии

        от 30.10.97 N 451-805

        3.23. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего, например:

        Начальник юридического отдела

        Личная подпись В.А.Сидоров

        При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

        Личная подпись А.С. Орлов

        Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

        3.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

        Документы заверяют печатью организации.

        3.25. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

        Подпись
        Верно
        Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Колосков
        07.06.97

        Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

        3.26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

        Петров или Петров Иван Васильевич
        924 45 67 924 45 67

        3.27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

        Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

        3.28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

        Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

        3.29. Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

        4.1. Документы изготавливают на бланках.

        Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

        Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

        4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

        Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 5.

        4.3. Бланки документов проектируют в соответствии с Приложением А. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром — переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

        4.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.

        4.5. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

        Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

        — центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

        — флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

        4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

        — бланк конкретного вида документа, кроме письма.

        Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

        Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

        4.7. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

        Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.

        Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

        4.8. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

        4.9. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

        Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

        4.10. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

        Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

        4.11. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

        5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

        5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно — граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

        5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее — организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

        5.4. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно — учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

        при поступлении бланков:

        — наименование вида гербового бланка;

        — номер сопроводительного документа;

        — наименование организации — поставщика гербовых бланков;

        — серия и номера гербовых бланков;

        при выдаче бланков:

        — наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;

        — расписка в получении;

        — примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

        5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

        5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно — регистрационной форме.

        5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

        5.8. Регистрационно — учетные формы и включают в номенклатуру дел организации.

        5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно — регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

        5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

        Рисунок А.1 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

        3
        v
        ^ ^ 01 02 03 13 ^
        17
        51 v
        06 07 14 15
        04 05
        v 08
        ^
        22 09 10
        v 11 12
        ^
        18 18 17 16
        v
        30
        ^ 19
        120 297
        v
        ^ 20 21 24
        20
        v
        ^ 22 23 25
        40 26
        ^ 16
        v 27 28 29 v
        ^ 10
        v v

        Рисунок А.2 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

        3
        v
        ^ ^ 01 02 03 13 ^
        17
        v
        71 ^ ^
        20 06 07 04 05 08 30
        v 08
        09 10 11 12 v
        14 15
        v
        ^
        18 18 17 16
        v
        30
        ^ 19
        120 297
        v
        ^ 20 21 24
        20
        v
        ^ 22 23 25
        40 26
        ^ 16
        v 27 28 29 v
        ^ 10
        v v

        Рисунок Б.1 Образец общего бланка организации

        ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
        Всероссийский научно-исследовательский институт
        документоведения и архивного дела
        ВНИИДАД

        Рисунок Б.2 Образец углового бланка письма организации

        ФЕДЕРАЛЬНАЯ
        АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
        Всероссийский
        научно-исследовательский институт
        документоведения и архивного дела
        ВНИИДАД
        101000, Москва, Центр,
        Милютинский пер., д. 7а
        Тел. 923-00-54, факс: 923-23-60
        ОКПО 02842708
        N
        На N от

        Рисунок Б.3 Образец продольного бланка письма организации

        ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
        Всероссийский научно-исследовательский институт
        документоведения и архивного дела
        ВНИИДАД
        101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7а
        Тел. 923-00-54, факс: 923-23-60
        ОКПО 02842708
        N
        На N от

        Рисунок Б.4 Образец продольного бланка письма структурного подразделения организации

        ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
        Всероссийский научно-исследовательский институт
        документоведения и архивного дела
        ВНИИДАД
        Отдел документационного обеспечения управления
        101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7а
        Тел. 923-43-13
        N
        На N от

        Рисунок Б.5 Образец продольного бланка письма должностного лица

        ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
        Всероссийский научно-исследовательский институт
        документоведения и архивного дела
        ВНИИДАД
        ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА
        101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7а
        Тел. 925-55-14, факс: 923-23-60;
        ОКПО 02842708
        N
        На N от

        Рисунок Б.6 Образец бланка конкретного вида документа организации

        На сайте «Zakonbase» представлен «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО — РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-97» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.97 N 273) в самой последней редакции. Соблюдать все требования законодательства просто, если ознакомиться с соответствующими разделами, главами и статьями этого документа за 2014 год. Для поиска нужных законодательных актов на интересующую тему стоит воспользоваться удобной навигацией или расширенным поиском.

        На сайте «Zakonbase» вы найдете «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО — РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-97» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.97 N 273) в свежей и полной версии, в которой внесены все изменения и поправки. Это гарантирует актуальность и достоверность информации.

        При этом скачать «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО — РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-97» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.97 N 273) можно совершенно бесплатно, как полностью, так и отдельными главами.

        Смотрите так же:  Бухгалтерская отчетность коды

        Оставьте комментарий

        ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
        Всероссийский научно-исследовательский институт
        документоведения и архивного дела
        ВНИИДАД
        ОКУД
        ПРИКАЗ
        N
        Москва