Служебная записка материалы

Служебная записка на списание материальных ценностей: образец

К товарно-материальным ценностям (ТМЦ) относятся сырье и материалы, готовая продукция, запчасти и полуфабрикаты и другие производственные запасы. Они являются оборотными активами. Срок эффективного использования их составляет один год. Мы расскажем, как правильно снять ТМЦ с балансового учета и оформить это документально. Отметим сразу, что служебная записка на списание товара или материала нужна не всегда.

Всегда ли нужна СЗ

Списание активов происходит в разных ситуациях, и набор документов для них неодинаков. В первую очередь, если они израсходованы в процессе производства. Как правило, это случается с сырьем или деталями, которые непосредственно участвуют в создании продукта.

Это обычный процесс, и запасы из производственного цикла никуда не уходят. В зависимости от конкретных условий, здесь понадобится требование-накладная, лимитно-заборная карта или накладная отпуска на сторону. Служебку же писать необходимости нет, поскольку форс-мажорные обстоятельства отсутствуют.

Когда писать СЗ необходимо

Но нас больше интересует вопрос, когда нужна служебная записка на списание ТМЦ: образец рассмотрим после того, как это выясним:

  1. Истек срок службы ТМЦ. Их дальнейшая эксплуатация может негативно повлиять на качество конечного продукта. К примеру, просроченные продукты нельзя использовать в пищевом производстве. Тут уже понадобится служебная записка на списание материалов, образец которой будет приведен ниже.
  2. ТМЦ внезапно сломались или потеряли качество до истечения срока службы. Например, работник порвал спецодежду или повредил инструмент. В этом случае нужна еще дефектная ведомость. Прежде чем списывать предмет, необходимо доказать, что он не подлежит ремонту или восстановлению.
  3. Ценности морально устарели. Например, старый компьютер непригоден для современных программ. И снова это придется подтверждать документально, привлекая экспертов.

Таким образом, если запасы не направляют в производство, а избавляются от них, об этом нужно предупредить при помощи СЗ.

Как ее составить

Поскольку это внутренний документ организации, писать можно в свободной форме. К первичной документации она не относится. Однако стоит осведомиться, нет ли внутреннего акта (например приказа или распоряжения), который утвердил форму служебки для этого конкретного предприятия.

Автором выступает сотрудник, на которого возложена материальная ответственность. Получателем может стать руководитель как подразделения, так и всего предприятия (в зависимости от масштабов). Содержание примерно такое:

  • название документа с указанием категории ТМЦ (например «Служебная записка на списание спецодежды»);
  • название активов, подлежащих изъятию, с указанием инвентарных номеров;
  • обоснование причины того, что они не могут использоваться дальше;
  • перечень дефектов (при наличии);
  • ссылки на дополнительные документы (дефектные ведомости, заключения экспертов).
  • Материально ответственному лицу следует должным образом доказать руководству, что пришло время списывать указанные запасы и делать новые приобретения. Однако слишком подробно это делать не стоит.

    Служебная записка. Образец написания

    Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

    Кто может писать служебную записку

    Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

    Для чего нужна служебная записка

    Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

    В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

    Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

    Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

    Основные правила написания служебной записки

    Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

    Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.
  • Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

    Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

    После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

    Инструкция по написанию служебной записки

    Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  • В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  • Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  • После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  • Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
  • Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Служебная записка от работника: цели и образец

    С какой целью она составляется

    Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

    • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
    • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
    • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
    • Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

      Виды записок

      Рассмотрим основные виды служебных писем:

    • о запросе информации;
    • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
    • о направлении в служебную поездку или командировку;
    • о премировании сотрудников.
    • Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

      В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

      Правила составления

      Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

      Пример служебной записки

      Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

    • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
    • далее указывается наименование документа;
    • вносится дата его составления и номер;
    • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
    • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
    • Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

      Как подавать в электронном виде

      На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

      Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

      Образец документа

      Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

      При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

      Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

      Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

      Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

      Образец объяснительной

      Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

      Как правильно написать служебную записку, образец

      Срок хранения

      Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

      Служебная записка на закупку

      Компании для нормального функционирования периодически приходится покупать тот или иной товар, используемый впоследствии для собственных нужд компании. Иногда основанием для покупки выступает служебная записка на приобретение товара. К примеру, основанием для приобретения компьютера или нового оборудования, необходимого для деятельности компании, может стать служебная записка на приобретение компьютера или служебная записка на покупку оборудования соответственно. В нашей консультации мы приведем образец служебной записки на приобретение канцтоваров.

      Как правильно написать служебную записку на приобретение товара

      Служебная записка на приобретение товара не имеет унифицированной формы, поэтому она может быть составлена в произвольном виде. Цель такой записки – уведомить начальство о необходимости закупки тех или иных товаров с обоснованием причин покупки. Служебная записка на приобретение, как правило, формируется от имени лица, отвечающего за административно-хозяйственное обеспечение компании. Пишется служебная записка на закупку на имя руководителя организации. Если руководитель посчитает необходимость покупки обоснованной, то может быть издан приказ для выдачи денег на покупку подотчетнику, либо дано поручение бухгалтерии для оплаты покупки безналичным путем.

      Кстати, при принятии решения о целесообразности той или иной покупки работодателю нужно помнить о том, что в его обязанности входит обеспечение работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). И если работник не сможет из-за отсутствия чего-либо из вышеперечисленного работать, то возникнет простой по вине работодателя со всеми вытекающими из этого последствиями.

      Приведем образец такой служебной записки:

      Стоит отметить, что служебная записка на приобретение товара входит в комплект документов, подтверждающих обоснованность налоговых расходов. Поэтому имеет смысл хранить ее 5 лет. Ведь несмотря на то, что по НК документы, служащие основанием для исчисления налогов, нужно хранить 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), в соответствии с архивным перечнем такие документы подлежат хранению в течение 5 лет (п. 400 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

      Служебная записка на приобретение компьютера (образец)

      Служебную записку на покупку компьютера можно составить по аналогии с приведенным выше образцом.

      Также по аналогии можно написать:

    • служебную записку на приобретение материалов;
    • служебную записку на приобретение принтера;
    • служебную записку на приобретение спецодежды и т.д.
    • Служебная записка на списание ТМЦ

      Зачем списывать ТМЦ?

      Это необходимо, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. учета. Причины бывают разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т.д.

      Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием. Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.

      Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии.

      При обнаружении материально ответственным лицом испорченного имущества, необходимо провести инвентаризацию. Инициировать ее проведение можно, обратившись с письменной просьбой к руководителю. Для этого составляется служебная записка на списание ТМЦ.

      Образец бланка

      Как правильно оформить СЗ?

      Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике. Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

      Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.

      В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

    • наименование ТМЦ,
    • количество,
    • балансовая стоимость,
    • инвентарный номер.
    • После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации. После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

      Образцы служебной записки

      Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ.

      1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

      2. На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции. Если по каким-либо причинам материал невозможно использовать, оформляется служебная записка на списание материалов, образец:

      3. Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, согласно разработанным нормам выдачи. При износе рабочая одежда списывается, взамен работнику выдается новая. С этой целью заполняется служебная записка на списание спецодежды:

      4. При выполнении работ сотрудники используют основные средства компании, которые тоже устаревают и нуждаются в замене. Вследствие этого такое имущество следует списывать, а работников обеспечивать современным оборудованием. Ниже вы можете ознакомиться с тем, как выглядит служебная записка на списание основных средств, образец:

      Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

      Михаил Щеглов, специалист по внедрению DIRECTUM

      Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными (где возможна такая унификация и что она дает)? Каковы сроки хранения служебных записок и как они влияют на выбор носителя оригинала? Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов – что получится автоматизировать и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий.

      О замене объяснительных и докладных записок служебными

      Начнем с того, что в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термина «служебная записка» нет. В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» (ОКУД) как документ служебная записка не фигурирует. Зато там мы находим: докладную записку о нарушении трудовой дисциплины (код 0286041) и объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091).

      С другой стороны, «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации», разработанный ВНИИДАД в 2014 году (далее – Словарь), приводит термин «служебная записка» в следующей формулировке:

      ? служебная записка – информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.

      В Словаре есть еще 2 термина:

      ? докладная записка – служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения;

      ? объяснительная записка – служебная записка, объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному событию.

      Получается, что докладная и объяснительная записки – это подвиды служебных записок!

      Теперь давайте посмотрим на сроки хранения таких документов в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). В соответствии с ним, для служебных и докладных записок сроки хранения составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно, в зависимости от их содержания (но в большинстве своем это все-таки короткие сроки):

      Таблица 1. Сроки хранения служебных, докладных и объяснительных записок по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

      Содержание, назначение записки

      на выдачу, об утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

      о нарушении правил внутреннего распорядка

      о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

      о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исправления

      1 г. после снятия с контроля

      о соблюдении трудовой дисциплины

      об организации общей и противопожарной охраны

      по административной организационной деятельности

      по вопросам охраны объектов культурного наследия

      по вопросам пропускного режима организации

      по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

      5 л. ЭПК после урегулирования конфликта

      по расследованию чрезвычайных происшествий

      работников структурных подразделений

      к инициативным предложениям, внесенным в государственные органы РФ, государственные органы субъектов РФ, органы местного самоуправления

      к статистическим отчетам и сведениям по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации

      в зависимости от периода отчета срок хранения от 1 года (для месячных) до Пост. (для годовых и с большей периодичностью)

      к статистическим отчетам и сведениям по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации

      зависимости от периода отчета срок хранения от 1 года до 5 л.

      к проектам правил, инструкций, рекомендаций

      к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам заседаний, совещаний / публичных слушаний / собраний

      5 л. ЭПК для оперативных совещаний и собраний структурных подразделений, остальные – Пост.

      не вошедшие в состав личных дел

      о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходования фонда заработной платы

      о нарушении правил внутреннего распорядка, пропускного режима

      о подготовке, переподготовке работников, повышении квалификации

      о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требования к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

      Вера Иритикова , профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

      Служебная записка – очень интересный и важный справочно-информационный документ. В подсистеме справочно-информационных документов (или информационно-справочных), которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Именно в этот период реальная автоматизация делопроизводства и проекты внедрения СЭД активно влияли на процессы унификации документов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации[1]. Из самого назначения служебной записки следует, что:

      ? ее автором является сотрудник организации (потому информацию он документирует по установленным в ней правилам и в рамках своей трудовой функции);

      ? адресует ее получателю внутри организации, а не во внешнюю среду;

      ? за достоверность информации сотрудник несет ответственность, и его служебная записка выполняет функцию доказательства.

      На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры[2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы. Все различие видов заключается в содержании документов, в вопросе, в тексте, в которых отражается цель их создания:

      ? информационная справка – просто фиксирует и сообщает, передает информацию;

      ? докладная записка – предлагает решение вопроса;

      ? объяснительная (пояснительная) записка – уточняет и поясняет содержание какого-то основного документа или объясняет причины каких-либо действий / бездействия или решений;

      ? заявление – отражает трудовые отношения с организацией-работодателем.

      Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), в которой были даны определения видов управленческих документов:

      ? докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (отразилась цель создания – предложить проект решения, а не просто информировать, поэтому речевой оборот «Довожу до Вашего сведения. » в докладных записках считается недопустимым канцеляризмом и «маркируется» как признак непрофессионализма автора документа; докладная записка получила свой статус в конце XVIII века как письменный доклад / запись доклада секретаря, подготовившего проект решения на рассмотрение заседания присутствия);

      ? справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (это универсальное определение цели создания можно отнести и к информационной справке, и к справке по личному составу);

      ? объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

      Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы?

      Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов (т.е. нужно оптимизировать их состав). И в современных организациях обычно разрабатывают правила ведения регламентированной внутренней переписки как локальный нормативный акт (ЛНА), где устанавливается, по каким вопросам коммуникации должны быть в форме служебных записок, а по каким – в форме сообщений по электронной почте. С таким ЛНА знакомят всех сотрудников, поступающих на работу.

      Однако заметим, что в настоящее время:

      ? пояснительные записки к концепциям, планам, положениям, регламентам и т.п. включаются в их состав, в структуру многостраничных документов;

      ? а объяснительные записки и заявления нашли свою нишу в управлении персоналом и кадровом делопроизводстве.

      Далее в статье будем говорить об автоматизации работы организации только со служебными записками (не рассматривая объяснительные записки и заявления, которые применяются в трудовых отношениях и в силу трудового законодательства используются в бумажном виде).

      Особенности автоматизации работы со служебными записками

      Со стороны законодательной базы нет жестких требований к написанию служебных записок и их адресации. Организация сама в праве регулировать процесс работы со служебными записками, соблюдая только установленные для них сроки хранения, которые не зависят от носителя документа и одинаковы для электронных и бумажных «служебок».

      «Электронный» срок хранения

      Каких-либо законодательных препятствий для перевода служебных записок в электронный вид нет. Сложности начинаются скорее технического характера, потому что возникает много вопросов по организации хранения электронных оригиналов документов с длительным и постоянным сроками хранения. И решения для них уже есть. Но это отдельная тема долгосрочных электронных архивов, у которых программные и технические возможности позволяют поддерживать юридическую силу, миграцию, читаемость хранящихся в системе электронных оригиналов документов.

      Наиболее актуальным перевод в электронный вид является для внутренних документов, каким является служебная записка, со сроком хранения до 10 лет. Поэтому поступаем следующим образом:

      ? если служебная записка по определенному вопросу имеет срок хранения ниже или равный 10 годам, то весь ее жизненный цикл может проходить в электронном виде;

      ? если же – выше этого рубежа, то создавать и согласовывать документ можно в электронном виде, но потом он должен подписываться и храниться как оригинал на бумаге (либо использовать специальные системы, поддерживающие длительную юридическую значимость).

      Правильный выбор основного документа для согласования

      Бывает, что при внедрении СЭД мы сталкиваемся с подобной ситуацией. Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. При этом специалисты заказчика считают, что они согласовывают служебную записку с приложениями (проектными документами), тогда как на самом деле нужно согласовывать проектную документацию, а служебная записка является просто сопроводительным документом. Маршрут согласования в этом случае должен диктоваться проектной документацией. Аналогичная история встречается при согласовании закупочной документации, планов и т.д.

      При автоматизации процессов, нужно четко определять, какой документ отправляется на согласование и по какому маршруту. Это должно быть понятно реализовано в интерфейсе СЭД.

      Когда на бумажной форме документа настаивают некоторые пользователи

      В силу разных обстоятельств предприятия бывают не готовы перейти на электронные служебные записки полностью. Некоторые их виды с рукописными подписями согласующих лиц нужны в бумажном виде, например, бухгалтерии (бывает, что это еще и зафиксировано во внутренних регламентах). Такая ситуация может помешать автоматизации процесса – будут автоматизированы не все разновидности служебных записок.

      Еще хуже, если подобные «служебки» будут выявлены уже на стадии опытной эксплуатации СЭД. Это может привести к негативу у пользователей, когда они согласуют документы в системе, а потом всплывет вопрос о живых подписях, тогда согласование придется продублировать в бумажном виде. Это наглядно продемонстрирует всю тщетность усилий на предыдущем этапе.

      Если при проведении исследования перед внедрением СЭД выявляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации. Вариантов может быть несколько:

      1. Не автоматизировать;

      2. Автоматизировать согласование, но в конце собирать живые подписи. Это плохой вариант, т.к. увеличивает нагрузку на пользователей;

      3. Автоматизировать полностью (без перевода в бумагу) – хороший вариант. Но нужно изменять внутренний порядок работы, договориться с бухгалтерией (или иным подразделением) о принятии служебных записок, согласованных в СЭД. Вариантов реализации здесь может быть несколько:

      ? либо сотрудники такого подразделения будут включены в автоматизацию (и сами «все будут видеть» в СЭД);

      ? либо будут работать с распечатками из СЭД, отражающими факт согласования (ниже подробнее рассмотрим способы выполнения этой задачи).

      При выборе варианта 3 может потребоваться корректировка внутренних регламентов или, в крайнем случае, в приложении к приказу на проведение опытной эксплуатации СЭД нужно четко обозначить алгоритм работы с такими служебными записками.

      Как удостоверять бумажные распечатки из СЭД и что можно визуализировать

      Наименее трудоемким вариантом удостоверения факта полного прохождения документом в СЭД назначенной ему процедуры согласования будет использование штампа (см. «!» в Примере 1). С этим штампом документ визуализируется на экране и может быть распечатан на бумагу. Чтобы штамп стал «роднее» бухгалтерам, напомните им об отметке исполнения на платежном поручении в системе «клиент-банк», где реализуется аналогичная технология.

      В случае применения электронных подписей в их визуализацию может быть включена информация о сертификате ключа подписи (см. Пример 2). Данный подход соответствует рекомендациям Минкомсвязи для государственных организаций и п. 5.23 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

      Итак, есть несколько инструментов, которыми мы можем пользоваться как по отдельности, так и в совокупности:

      1. Электронные подписи в СЭД и их визуализация на документе в реквизитах подписи, в визе согласования, в резолюции (см. отметки «1» в Примере 2). При этом визуализировать визы согласования можно как на самой служебной записке, так и на отдельном листе согласования (если их много);

      2. Заверение распечатанной из СЭД служебной записки / листа согласования ответственным сотрудником (отметка «2» в Примере 2);

      3. Заверение служебной записки штампом СЭД после ее автоматического преобразования в нередактируемый формат (в Примере 1 штамп говорит о прохождении документом процедуры согласования, а далее такая распечатка может подписываться живой подписью автора документа и на нее наносится рукописная резолюция – изготовленный таким образом бумажный подлинник подлежит длительному или постоянному хранению).

      Пример 1. Визуализация штампа согласования на служебной записке

      Пример 2. Визуализация на служебной записке электронных подписей, использованных при ее согласовании и подписании в СЭД до вынесения резолюции (с добавлением заверительной надписи при распечатке)

      Шаблоны служебных записок

      Полностью безбумажные служебные записки – уже реальность. И те, кто это реализовал, хотя бы для части своих служебных записок, уже ощутили эффективность данного процесса.

      Шаблоны служебных записок с настроенными к ним маршрутами движения существенно экономят силы пользователей СЭД. В качестве иллюстрации приведем опыт Корпорации «ВСМПО-Ависма». В Примере 3 представлена служебная записка конкретного узкого назначения, для которой в СЭД многое заранее определено и потому делается автоматически, экономя силы пользователя. А в Примере 4 – у пользователя больше свободы действий, потому ему больше самому надо выбирать и заполнять.

      Пример 3. Шаблон формирования служебной записки на подключение к информационным системам

      Механизм шаблонов позволяет автоматизировать отправку некоторых типов служебных записок буквально до нескольких кликов. Это касается и служебной записки на подключение к информационным системам. В этом случае требуется запустить соответствующий сценарий, в предложенном шаблоне [3] заполнить параметры: отметить галочками нужные системы и выбрать работника, которого следует подключить. Далее нажать на кнопку «Создать и зарегистрировать документ» и задача будет отправлена на согласование. Шаблон самостоятельно подготовит заголовок, текст, список рассылки и список согласующих, а все остальные реквизиты заполнятся автоматически или их значения будут повторены с предыдущего раза.

      В результате описанных действий в СЭД сформируется документ, открываемый в программе MS Word, который можно распечатать на бланке соответствующего подразделения:

      Пример 4. Формирование служебной записки, для которой заранее шаблон текста и маршрут движения не заложен – это определяет пользователь

      Диалоговое окно программы визуально разделено на 2 части (оно показано далее):

      ? левая часть диалога отвечает за заполнение реквизитов карточки РКК, выбора шаблона служебной записки и заполнения ее текста, а также иных реквизитов и метаданных документа;

      ? правая часть содержит табличные части, в которых указываются участники задач: с кем согласовать, кому отправить на ознакомление, кто является адресатом. В дальнейшем работники, выбранные в табличной части «Адресаты (в документе)» (сразу выдаются здесь в дательном падеже) отразятся в соответствующем реквизите на созданном по данному шаблону документе.

      Сформированный для Word шаблон служебной записки пользователь обязательно нужно «дозаполнить» конкретным текстом и только потом его можно сохранять и регистрировать.

      В Корпорации «ВСМПО-Ависма» уровень автоматизации, корпоративной культуры и доверия к электронным подписям позволил внедрить новое решение и оптимизировать процесс, который ранее был частично электронным. Теперь удалось избежать распечатки служебной записки перед подписанием и ее сканирования после него, стало возможным регистрировать служебную записку без участия секретаря и формировать служебные записки на основе шаблонов документов.

      Внедрение электронных служебных записок

      Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

      Для реальной автоматизации внутренних управленческих коммуникаций компании необходимо их проанализировать прежде всего с организационных позиций и ответить на следующие вопросы:

      1. Будет ли в организации служебная записка существовать в качестве универсального вида справочно-информационного документа?

      Если да, то в проекте СЭД следует сосредоточиться на разработке электронного бланка (электронного шаблона), который необходимо будет поддерживать: – классификаторами вопросов (заголовков), адресатов, типовых резолюций, типовых сроков исполнения; – счетчиками для регистрации (или нет, т.к. не все служебные записки подлежат обязательной регистрации); – метаданными о локализации электронного оригинала, сроке хранения, разрешении изготавливать бумажную или электронную копии, передаче (или нет) на архивное хранение в связи с другими документами, необходимости конвертации в архивный формат (или нет) и другими метаданными, которые отражают процессы управления документами в СЭД.

      2. Все ли сотрудники организации имеют право составлять и оформлять служебные записки по всем вопросам своей деятельности?

      Система управления правами доступа, выбор вида и типа электронной подписи в СЭД строятся с учетом системы взаимоотношений и связей по должности, которые закрепляются в должностных инструкциях сотрудников и в целом в системе делегирования полномочий. Эти две системы составляют организационную основу внутренних управленческих коммуникаций, которые потом просто отражаются в СЭД, в т.ч. путем настройки соответствующих прав автора служебной записки (author или originator, т.е. составитель документа в статусе оригинала).

      3. Каковы маршруты движения (конкретные документопотоки) служебных записок в зависимости от вопроса и управленческой ситуации?

      Как правило, конечным адресатом, принимающим решение по вопросу, является не первый руководитель организации, а его заместитель, в чьей зоне ответственности данный вопрос находится. Если служебные записки подлежат согласованию (зависит от содержащихся в ней вопросов), то обязательной инстанцией является непосредственный руководитель автора служебной записки, который может внести изменения в текст, вернуть документ на доработку или принять решение, что данная служебная записка будет «исходить» от имени всего подразделения, и ее автором будет сам руководитель (тогда руководитель будет подписывать документ, в том числе и ЭП, а подчиненный сотрудник «перейдет» в статус исполнителя, что отразится в системе метаданных документа в СЭД).

      В схеме согласования служебной записки по определению не может быть много обязательных инстанций, но руководитель «родного» структурного подразделения такой инстанцией является всегда. Исключением становятся только регламентированные ситуации внутренней переписки, установленные в соответствующем ЛНА.

      Например, бухгалтер (как рядовой сотрудник организации) для доставки налоговой отчетности в ИФНС направляет подписанную им служебную записку о выделении автомашины (а лучше – унифицированную заявку в электронной форме) сразу начальнику транспортного отдела или диспетчеру, а не главному бухгалтеру (как своему непосредственному руководителю). Но если бухгалтер в какой-то уникальной управленческой ситуации и в рамках своих полномочий обращается к первому руководителю, то главный бухгалтер станет инстанцией обязательного согласования и первым прочтет данную служебную записку.

      Имеет значение и корпоративная культура: минуя руководителя своего структурного подразделения рядовой сотрудник, как правило, не имеет права обращаться к вышестоящим руководителям, перепрыгивая один или два управленческих уровня. Согласование проектов служебных записок на одном и том же управленческом уровне со взаимодействующими подразделениями обычно выделяют в самостоятельные схемы маршрутизации в СЭД.

      Служебная записка всегда адресуется руководителю (организации, бизнес-направления, структурного подразделения, филиала и т.п.), он ее рассматривает и принимает решения, которые оформляет резолюцией. В схемах движения эти действия руководителей должны обязательно отражаться как действия участников процесса с соответствующими правами доступа.

      В проектах разработки СЭД необходимо заранее закладывать в функциональность типовые схемы маршрутизации служебных записок в зависимости от вопросов и управленческих ситуаций с обязательным учетом уровней управления (типовые схемы документопотоков), одной единственной схемой процесса в техническом задании обойтись не удастся. Рекомендуем также в техническом задании (ТЗ) всегда отказываться от формулировок «запуск сценария» и «старт задачи», а использовать управленческую терминологию, более понятную руководителям и сотрудникам организаций.

      4. Будет ли обеспечен в СЭД реальный электронный документооборот? В процессах управления документами срок хранения является основополагающим признаком, который определяет выбор носителя оригинала документа – бумажный или электронный.

      Срок хранения документа, который в любом случае должен выполнять функцию доказательства, устанавливается в процессе экспертизы его ценности. Она предполагает не только обращение к перечню документов с нормативно установленными сроками хранения, а реальное выявление значимости документа для деятельности организации с учетом принципа его взаимосвязи с другими документами по вопросу или процессу.

      Поэтому с бухгалтерией нельзя просто «решать вопросы» о работе с документами только в электронной форме, так как она очень часто должна хранить документы не просто 5 лет, что может и СЭД, а 5 лет после последнего использования в бухгалтерском или налоговом учете организации, что лучше обеспечивает бумажная форма представления служебной записки, которая может использоваться в качестве доказательства изменений в предмете договора, условий и сроков его оплаты и т.п. ситуациях.

      Однако отметим, что права к банковской информационной системе «банк-клиент» (в отличие от СЭД) предоставляются на основании договоров, в которых стороны признают достоверность и юридическую силу электронных документов при условии применения электронных подписей (банк их генерирует и предоставляет, действуя как удостоверяющий центр), соглашаются с условиями обмена, обмениваются информацией о лицах, уполномоченных подписывать электронные документы, и замещающих их сотрудниках и т.п.

      Общий алгоритм управления служебными записками в СЭД обычно такой:

      – проект документа составляется в системе на основе электронного шаблона («входной» формы, в которой заранее предусмотрены поля-реквизиты и поля-метаданные) и подписывается простой электронной подписью сотрудника – автора служебной записки;

      – служебная записка направляется на рассмотрение или обязательное согласование руководителю структурного подразделения, в котором работает сотрудник;

      – в зависимости от вопроса, изложенного в служебной записке, непосредственный руководитель:

      – проставляет резолюцию (т.е. решает вопрос окончательно и по существу) и направляет ее по рассылке (на основе классификатора вопросов и участков деятельности) в заинтересованные структурные подразделения на имя их руководителей (по классификатору руководителей структурных подразделений) и самому сотруднику, который должен знать о результатах рассмотрения его служебной записки (например, служебная записка об изменении графика рабочего времени сотрудника с положительной резолюцией направляется в отдел кадров для издания приказа и самому сотруднику);

      – возвращает на простую доработку и уточнение, если решение вопроса находится в его компетенции;

      – возвращает сотруднику с уточнениями и рекомендациями для переработки и подготовки документа за подписью руководителя (может быть подготовлен новый проект);

      – возвращает записку сотруднику с отрицательной резолюцией;

      – если срок хранения служебной записки в зависимости от ее содержания (текста) свыше 10 лет или даже постоянный, то полностью подготовленный и согласованный в СЭД электронный проект распечатывается и в бумажной форме подписывается как оригинал и направляется на рассмотрение вышестоящему руководителю-адресату. После подписания бумажного оригинала электронный проект удостоверяется в СЭД как электронная копия, которая может обрабатываться, исполняться и храниться как копия, а потом может поступить в архив в фонд пользования вместе с бумажным оригиналом служебной записки и основными документами (которые она сопровождает).

      На основе данного общего алгоритма в техническое задание СЭД включаются все необходимые конкретные схемы и типовые маршруты движения служебных записок, которых в ТЗ должно быть много, т.к. они должны отражать конкретные участки деятельности организации.

      Обратите внимание, что обычно согласование и подписание внутренних документов проводится в СЭД с использованием той простой электронной подписи, которую эта СЭД поддерживает. А усиленная квалифицированная электронная подпись с сертификатом, как правило, применяется для документов, выходящих во внешнюю среду организации.

      Реальная эффективность СЭД уже давно определяется не по сокращению времени движения или расхода бумаги, а по: сокращению рабочего времени сотрудников, затрачиваемому на составление и оформление документов и обеспечению или даже оптимизации реальных управленческих процессов.

      [1] Лучшие практики показали, что независимо от уровней управления, целей создания, подчиненности, вопросов и в целом управленческих ситуаций, все внутренние управленческие связи удобно оформлять документом, в наименовании вида которого отражаются прежде всего ситуация делового общения и полномочия.

      [2] Формуляр документа – это совокупность реквизитов, из которых состоит документ, расположенных определенным образом.

      [3] При визуализации данного шаблона в журнале специально были сделаны нечитаемыми персональные данные.

      Служебная записка: образец 2020

      Статьи по теме

      Служебная записка — образец того, как бумажный документ может сохранять важность и популярность даже в эпоху электронных коммуникаций. И это несмотря на то, что в законе ничего не сказано о том, как надо оформлять служебную записку, и даже самого этого понятия нет. В этой статье разберемся, зачем нужны служебные записки, кто может их писать и как сделать это правильно.

      В каких случаях требуется написание служебной записки

      В Трудовом Кодексе нет четкого описания ситуаций, когда необходимо писать служебную записку, ее составление продиктовано, как правило, внутренними нуждами каждой конкретной компании. Но именно здесь и кроется секрет популярности этого документа — он служит почти универсальным способом корпоративной коммуникации между подразделениями или сотрудниками.

      Цель служебной записки — сообщить сотрудникам о внештатной ситуации или корпоративном событии, скоординировать действия внутри команд или между подразделениями, внести предложения об оптимизации работ, обосновать те или иные рабочие мероприятия.

      Скачайте документы из статьи

      Нет единого списка случаев, где нужны служебные записки, ведь ситуации, когда сотрудникам компании надо обменяться информацией, в каждой компании разные. Приведем лишь несколько примеров, когда без служебной записки не обойтись:

    • На каком-то этапе выполнения работ произошел сбой, и работник хочет не просто проинформировать об этом своего руководителя, а еще и предложить способ решения проблемы.
    • Внутри коллектива возникли разногласия, и работник хочет привлечь к этому внимание руководства, чтобы погасить конфликт.
    • Отделу требуется новое оборудование, и руководитель получает служебную записку с обоснованием предстоящих расходов.
    • Сотрудник предлагает новый вид рекламы и приводит обоснование затрат. Преобразования в одном подразделении затрагивают смежный отдел, и руководитель согласовывает действия со своим коллегой.
    • Коллектив недоволен условиями труда, сообщает об этом и вносит конкретные предложения по их улучшению.
    • В процессе выполнения масштабной задачи выясняется, что срок конечной реализации может измениться. Тогда ответственный исполнитель пишет тимлиду записку с отчетом о ходе работ и обоснованием переноса дедлайна.
    • Для выполнения внеплановой или срочной работы нужно, чтобы сотрудник пришел на работу в неурочное время. Руководитель этого сотрудника пишет соответствующую записку в отдел кадров или вышестоящему начальству.
    • Кто и кому может написать служебную записку? Каждый сотрудник любому коллеге своего ранга или непосредственному руководителю.

      Как работать с документами в 2020-м: популярные советы, которым НЕЛЬЗЯ верить

      Как правильно написать служебную записку

      Поскольку в трудовом законодательстве нет строгих указаний, как написать служебную записку, образцы этого документа могут немного отличаться. Жестких требований, на которые могут обратить внимание при проверке, нет. Можно писать на от руки или распечатать, но лучше, если все служебные записки в компании будут оформлены одинаково.

      Служебная записка — это разновидность внутренней справочно-информационной документации компании. Она содержит вспомогательные сведения и напрямую не выполняет указательной функции. Но, несмотря на это, влияние на управленческие решения она все же оказывает. Следовательно, этот документ нужно должным образом оформить.

      Оптимальным решением будет принятие локального нормативного акта, где будут определены случаи и стандарты оформления служебных записок и другой организационно-информационной документации. Их можно закрепить, например, в Инструкции по делопроизводству.

      В этой инструкции желательно указать:

    • какие виды служебных записок могут использоваться при коммуникации внутри компании (объяснительные, аналитические, докладные и другие);
    • в каком виде (бумажном или электронном) следует создавать записки, если в бумажном, то как: написанными вручную или отпечатанными;
    • принятую в компании структуру документов с обозначением обязательных элементов и общими рекомендациями по написанию текста;
    • порядок подачи и регистрации записок;
    • сроки хранения.
    • В основе общепринятых норм — ГОСТ Р7.097–2016. С 1 июля 2018 года он заменил своего предшественника, ГОСТ Р6.30–2003. Вот примерная структура типовой служебной записки:

    • «Шапка», расположенная сверху листа. В левой части шапки — название подразделения отправителя, справа сообщается кому и от кого записка, с указанием ФИО и должностей.
    • Название документа, размещенное по центру. В нашем примере — служебная записка. Под названием слева — дата составления и номер. Номер нужен на случай регистрации записки в общем реестре документации.
    • Заголовок, который может быть слева или по центру. Он содержит точное обозначение предмета обращения. Например, «О переносе конечного срока выполнения работ».
    • Текстовый блок. Содержит описание сложившейся ситуации и конкретные предложения действий.
    • «Подвал» с указанием должности и ФИО составителя, а также его подписи.
    Смотрите так же:  Заявление по форме номер 19

    Отдельного внимания заслуживает текстовый блок. Здесь все должно быть четко и по делу. Лучше всего разделить текст на небольшие абзацы, в которых:

  • кратко, без вводных слов и других канцеляризмов описать ситуацию или проблему;
  • изложить свое предложение или просьбу;
  • указать тех, кто присоединяется к этой записке, если отправители — группа сотрудников.
  • Приведем примеры, как это может выглядеть на практике:

    Об увеличении заработной платы дизайнеру Никите Игнатьеву.

    Никита Игнатьев работает в компании с января 2018 года. За это время он разработал фирменный стиль организации, сделал и передал в разработку сайт, создал множество рекламных материалов.

    Используя эту визуальную рекламу, мы успешно провели три выставки и расширили клиентскую базу. В целом объем заказов нашей продукции вырос за 2018 года на 15%.

    В связи с вышеизложенным, предлагаю увеличить должностной оклад Игнатьева Н.И до 80000 рублей, начиная с марта 2020 года.

    Руководитель контент-группы, Броскин А.Н.

    Или другой пример, из информационных реалий:

    Об оптимизации SEO-задач.

    Отдел SEO выдает рекомендации по наполнению текстов ключами в виде таблиц, где указан только список ключевых фраз, без количества вхождений. В результате авторы часто перенасыщают тексты ключами, что плохо влияет на качество изложения и влечет за собой трудоемкие правки.

    В связи с этим предлагаю изменить форму технических заданий от SEO: указывать в таблицах минимальное и максимальное число вхождений для каждой ключевой фразы.

    Копирайтер, Соловьева Екатерина.

    Вот выдержки из ГОСТа, которые могут пригодиться при оформлении распечатанных служебных записок:

  • Предпочтительные шрифты: Arial, Calibri, Verdana, Times New Roman с кеглем (размером букв) от 12 до 14.
  • Отступ для начала абзаца — 1,25 см.
  • Межстрочный интервал — одинарный или полуторный.
  • Рекомендуемые поля — верхнее и нижнее не меньше 2 см; левое 2,5–3,5 см, чтобы было пространство для подшивки; правое до 2,5 см, но не меньше 1,25 см. Если предполагается двусторонняя печать, левое и правое поля должны быть равны.
  • Выравнивание — по ширине. Длина строк в угловых элементах не должна превышать 7,5 см.
  • Нумерация страниц — справа вверху, арабскими цифрами (буквенное обозначение «стр.» не нужно). Лучше всего умещать всю информацию записки на одном листе, но если сведений много или есть документы, которые служат приложением к записке, листы надо пронумеровать.
  • Смотрите так же:  Приказ казначейства 24н

    Обычно СЗ составляется в одном экземпляре. Но есть ситуации, когда составителю нужно иметь какие-то гарантии на будущее (например, если речь идет о жалобе или описании экстренной ситуации). В этом случае лучше сделать 2 экземпляра и оба зарегистрировать в секретариате.

    Частый вопрос — обязательно ли писать служебную записку на фирменном бланке? Нет, не обязательно, ведь это внутренний документ. Но иногда этого требует внутренний регламент компании. В некоторых организациях даже есть специальные бланки для внутреннего документооборота.

    Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

    Документационное обеспечение работы с персоналом

    Оставьте комментарий