Приказ о внесении изменений в инструкцию по делопроизводству

Оглавление:

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы вправе любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  • Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
  • Подготовка текста.
  • Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
  • Утверждение.
  • Ввод в действие.
  • Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

    Форма приказа

    Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководители составляют самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В него включают:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.
  • В распорядительный акт включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, и сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия и слово «приказываю».

    Текст основной части обычно включает несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.

    После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Персонал расписывается под текстом акта, подтвердив тем самым, что с приказом ознакомлен. Если исполнителей много, составляют лист ознакомления или используют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

    Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

    Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством распоряжения руководителя. Общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

    Приказ о внесении изменений в инструкцию по делопроизводству

    МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    от 22 сентября 2016 года N 2175

    2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра культуры Российской Федерации С.Г.Обрывалина.

    Изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации

    УТВЕРЖДЕНЫ
    приказом Министерства культуры
    Российской Федерации
    от 22 сентября 2016 года N 2175

    1. Абзац третий пункта 2.6.2 изложить в следующей редакции:

    «- должностные бланки Министра (Приложение N 7), статс-секретаря — заместителя Министра (Приложение N 8), первого заместителя Министра (Приложение N 8.1), заместителя Министра (Приложение N 8.2);».

    2. Пункт 3.3.2 дополнить абзацем седьмым следующего содержания:

    «При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота Министерства подлинник документа может оставаться в Департаменте управления делами.».

    3. Пункт 6.1.1 дополнить абзацем третьим следующего содержания:

    «Номенклатура дел является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Минкультуры России.».

    4. Абзац третий пункта 6.1.13 исключить.

    5.1. В абзаце втором после слов «название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой» дополнить словами «при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела дописываются наименование структурного подразделения — правопреемника, а прежнее заключается в скобки;»;

    5.2. Абзац пятнадцатый изложить в следующей редакции:

    «На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела.».

    6. Абзац первый пункта 7.1.1 после слов «Архивного фонда Российской Федерации» дополнить словами «и выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.».

    7. Пункт 7.1.2 после слов «при составлении номенклатуры дел» дополнить словами «, при подготовке дел к передаче в архив».

    8. Пункт 7.1.7 изложить в следующей редакции:

    «7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Минкультуры России.».

    9. Пункт 7.1.12 изложить в следующей редакции:

    «7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 18) и представляются ответственному за архивное хранение документов Минкультуры России не позднее, чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

    Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.».

    10. Пункт 7.1.18 изложить в следующей редакции:

    «7.1.18. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение N 19).

    На основе предложений структурных подразделений Департамент управления делами составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 19).

    Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен этот акт.

    Дела с пометкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

    Остальные дела с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

    Описи дел постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. По итогам рассмотрения ЦЭК согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

    Согласованные ЦЭК Минкультуры России описи дел (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК соответствующего федерального архива.

    После утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются Министром, после чего дела, выделенные к уничтожению, могут быть уничтожены.».

    11. Пункт 7.2.2 изложить в следующей редакции:

    «7.2.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Минкультуры России не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве.».

    12. Раздел VIII изложить в следующей редакции:

    «VIII. Особенности работы с электронными документами

    Работа с электронными документами в Министерстве регламентируется Федеральным законом от 04.06.2011* N 63-ФЗ «Об электронной подписи», от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» и другими нормативными актами.
    ________________
    * Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать «от 06.04.2011». — Примечание изготовителя базы данных.

    В Министерстве создаются и используются:

    электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;

    электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов.

    Состав электронных документов, создаваемых в Министерстве, установлен Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утвержденным приказом Минкультуры России от 28.07.2011 N 824.

    Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправку электронных документов осуществляет Департамент управления делами.

    Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

    При приеме электронных документов, подписанных электронной подписью, осуществляется проверка действительности электронной подписи.

    Электронные документы создаются, регистрируются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства.

    Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

    Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела или в графе «Примечание» включается указание «Электронные документы».

    Например:

    Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

    Электронные документы после их исполнения или отправки хранятся в установленном порядке в информационной системе Министерства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

    После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.

    Электронные документы передаются из структурных подразделений Министерства на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.».

    13. Приложения N 6 к п.2.6.2, N 7 к п.2.6.2, N 8 к п.2.6.2, N 9 к п.2.6.2 к п.2.10, N 10 к п.2.6.2 к п.2.10 изложить в новой редакции согласно приложениям N 1-5 к настоящим изменениям.

    14. Дополнить приложениями N 8.1 к п.2.6.2, N 8.2 к п.2.6.2 согласно приложениям N 6, 7 к настоящим изменениям.

    15. По тексту Инструкции слова «Административный департамент» в соответствующем падеже заменить словами «Департамент управления делами» в соответствующем падеже.

    Приложение N 1 к изменениям

    Приложение N 6
    к п.2.6.2

    Образец оформления бланка письма Министерства культуры Российской Федерации

    Как ввести в действие новую Инструкцию по делопроизводству?

    Действительно, лет 10 назад считалось, что сначала необходимо утвердить Инструкцию по делопроизводству (первый пункт соответствующего приказа), а потом в том же приказе перечислить мероприятия по ее введению в действие с указанием сроков и ответственных за исполнение. А иногда в подобном приказе Инструкция по делопроизводству утверждалась одновременно с утверждением плана мероприятий по ее внедрению.

    Например, в приказе фиксировались следующие действия:

  • утвердить Инструкцию по делопроизводству (подобная формулировка приказа фактически означает, что Инструкция считается утвержденной с даты приказа);
  • организовать ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной Инструкцией (эту работу должна была выполнять служба делопроизводства);
  • обеспечить методическую помощь структурным подразделениям в процессе внедрения Инструкции по делопроизводству (обычно назначался ответственным руководитель службы делопроизводства);
  • организовать обучение сотрудников правилам составления и оформления документов, контроля исполнения и формирования дел в соответствии с требованиями утвержденной Инструкции (служба делопроизводства и отдел кадров назначались ответственными);
  • изготовить бланки и штампы, необходимые для составления документов и ведения делопроизводства в соответствии с утвержденными требованиями (ответственные – служба делопроизводства и хозяйственный отдел);
  • обеспечить настройки соответствующего программного обеспечения (шаблонов и классификаторов в СЭД) для работы с документами (ответственный – ИТ-отдел);
  • ознакомить сотрудников организации с требованиями утвержденной Инструкции по делопроизводству под подпись (этим занимались отдел кадров и служба делопроизводства).
  • И такой порядок означал, что с момента своего утверждения Инструкция по делопроизводству фактически не вступала в силу, не начинала применяться. Ведь обучение не было проведено, настройки в СЭД не сделаны, необходимые бланки не заказаны и т.п.

    В настоящее время все функции службы делопроизводства должны планироваться (по месячным, квартальным и годовым планам) и согласовываться с планами иных подразделений. Разработку новой Инструкции по делопроизводству или внесение изменений в действующую служба делопроизводства осуществляет в рамках закрепленных за ней функций и в плановом порядке. И все подготовительные мероприятия, необходимые для обеспечения работы с документами в соответствии с новой Инструкцией, заранее готовятся и поэтапно осуществляются. Например, совместно с отделом кадров и ИТ-подразделением служба делопроизводства:

  • проводит обучение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. В тестовом режиме эти сотрудники работают в заранее настроенных шаблонах, карточках, базах данных и представлениях СЭД в соответствии с правами доступа.
    В должностные инструкции ответственных в подразделениях могут вноситься изменения в части обязанностей, прав и ответственности по отношению к требованиям Инструкции по делопроизводству. С новыми версиями должностных инструкций сотрудники знакомятся под подпись после утверждения и введения в действие Инструкции по делопроизводству (день в день или через 1-2 дня);
  • обучение руководителей структурных подразделений, которые отвечают за документальные и архивные фонды своих подразделений и должны передавать дела и документы возглавляемых ими подразделений по акту приема-передачи в случае своего увольнения или долговременного отсутствия (более 30 дней). Руководителей обучают применению простых и усиленных квалифицированных электронных подписей, процедурам согласования в информационной системе и т.п.
    В их должностные инструкции / положения о должности вносятся соответствующие пункты, с которыми руководителей тоже знакомят под подпись.
  • Таким образом, для введения в действие новой Инструкции по делопроизводству (или соответствующего ей комплекса конкретных регламентов, правил, порядков и т.п. локальных нормативных актов) заранее осуществляются все необходимые мероприятия:

  • готовятся бланки, штампы, электронные шаблоны, настраиваются программно-аппаратное обеспечение и права доступа в информационных системах;
  • проводится обучение сотрудников работе по новым правилам;
  • вносятся необходимые изменения в должностные инструкции и регламентные документы по делопроизводству.
  • И в этом случае приказ (по основной деятельности с постоянным сроком хранения) фактически будет распорядительным документом, в котором утверждается Инструкция по делопроизводству, и с даты, установленной приказом, она реально вступит в силу, т.е. будет фактически действующим документом. Кроме того, в подобном приказе рекомендуется отразить уровни управленческого контроля за соблюдением ее требований (см. пункт 4 приказа из Примера 1).

    Приказ об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству

    Если же вы вносите изменения, то рекомендуем поддерживать версионность документа, т.е. в заголовке приказа можно отразить: «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству (версия 1.1)».

    Если СЭД для публикации и трансляции документов не применяется, то можно использовать какую-то из следующих формулировок:

  • «Опубликовать утвержденную Инструкцию на внутреннем корпоративном портале Общества Intraweb. » или
  • «Довести утвержденную Инструкцию до сведения всех сотрудников Общества по электронной почте. ».
  • Полистать демо-версию печатного журнала

    Инструкция по делопроизводству

    Лекторы

    • КОЖАНОВА Евгения

    В рамках вебинара мы обсудим:

    Инструкция по делопроизводству

  • Инструкция по делопроизводству как ЛНА
  • Практическое использование инструкции
  • Формат и доступность инструкции для работников
  • Разработка инструкции

  • Содержание инструкции по делопроизводству
  • Источники для разработки
  • Что можно взять за образец
  • Разделы инструкции

  • Общие положения. Термины и определения
  • Требования к оформлению документов
  • Организация работы с документами
  • Прием и обработка входящих документов
  • Оформление и отправка исходящих документов
  • Правила оформления отдельных видов документов
  • Электронные документы и система электронного документооборота
  • Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

  • Приказ о внесении изменений
  • Редакции инструкции по делопроизводству и их хранение
  • Начало вебинара: 11:00 по московскому времени
    Длительность вебинара: 1,5 час

    Специально для Вас мы подготовили подборку из курсов Высшей Школы Секретаря

    Обязателен ли ГОСТ по делопроизводству. Что изменилось в оформлении документов. Как внедрить новый ГОСТ в организации. Как заверить копию трудовой книжки. Как оформить письмо. Какие бланки ввел ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    Требования к реквизитам документов. Обязательные реквизиты любого документа. Унифицированные формы. Порядок, в котором утверждают собственные формы кадровых документов.

    Порядок обмена документами между кадровой службой и другими подразделениями. Централизованный и децентрализованный кадровый учет. Полномочия руководителя обособленного подразделения. Перевод сотрудника из филиала. Хранение документов в обособленном подразделении. Прекращение деятельности обособленного подразделения.

    Приказ по делопроизводству

    Статьи по теме

    Расскажем, как правильно составить приказ и ввести в действие Положение или инструкцию по делопроизводству. В статье — образцы документов от эксперта.

    Скачайте документы, которые могут пригодиться в работе:

    Для чего составляют приказ по делопроизводству

    Приказом по делопроизводству утверждают локальный нормативный акт — Инструкцию или Положение. Они регламентируют ведение делопроизводства в организации.

    Инструкция по делопроизводству не является обязательным нормативным актом, но работодатель может принять его, чтобы установить единые требования:

  • к ведению делопроизводства;
  • к оформлению документов и форм учетной документации;
  • к порядку обработки всех видов документов в организации.
  • Внимание! Порядок оформления и утверждения локального нормативного акта единый, независимо от того, является ли акт обязательным или необязательным.

    При поступлении на работу нового сотрудника под подпись знакомят со всеми локальными регламентами, которыми они обязаны будут руководствоваться в своей работе. Несоблюдение требований локальных актов, в том числе инструкции по делопроизводству утвержденной приказом, чревато для работника дисциплинарным взысканием. Неоднократное нарушение дисциплины может повлечь за собой увольнение. Поэтому важно, чтобы локальный регламент имел юридическую значимость, то есть, был оформлен и утвержден надлежащим образом.

    О том, как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству и ввести ее в действие , расскажет эксперт «Системы Кадры» Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости.

    Порядок утверждения локальных нормативных актов

    Принимать локальные нормативные акты, разработанные на предприятии, работодатель может двумя способами:

  • заполнив гриф «Утверждаю», который в этом случае является обязательным реквизитом акта;
  • издав приказ об утверждении локального регламента.
  • Приказ по делопроизводству на предприятии можно составить по типовой форме, утвержденной в учетной политике как приложение к той же Инструкции по делопроизводству. Делает это секретарь или любой другой сотрудник, назначенный ответственным. Когда типовой формы такого приказа на предприятии нет, документ составляет специалист-делопроизводитель или кадровик, в чьи обязанности это входит.

    Как составить и оформить приказ по делопроизводству

    Чтобы приказ имел юридическую силу, в нем должны быть заполнены все обязательные реквизиты, перечень которых установлен ГОСТ Р 7.0.97-2016. В их число входит:

  • полное и краткое наименование организации в соответствии с уставными документами;
  • регистрационный номер приказа в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел;
  • наименование документа — «Приказ»;
  • дата издания;
  • заголовок приказа — его краткое содержание;
  • текстовая часть;
  • подписи руководителя и лиц, упомянутых в тексте приказа с указанием дат подписания.
  • Текстовая часть состоит из вступления и поручительной части. Во вступлении формулируется цель, поясняющая необходимость разработки и утверждения локального нормативного акта, например: «В целях организации работы по соблюдению единых требований ведения делопроизводства, оформлению, регистрации и обработке документов…». После этой фразы необходимо указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

    Образец приказа по делопроизводству (фрагмент)

    В поручительной части приказа по делопроизводству нужно указать дату, с которой Инструкция по делопроизводству будет введена в действие. В основном тексте документа также должно содержаться указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки этой процедуры, фамилии и должности лиц, на которых возлагается контроль над выполнением приказа.

    Чтобы установить последовательность действий по введению локального акта в действие и разграничить зоны ответственности, текст поручительной части целесообразно разбить на пункты:

    • Первый пункт содержит указание об утверждении Инструкции по делопроизводству;
    • Второй – о сроках введения Инструкции в действие;
    • Третий – о необходимости ознакомления с Инструкцией всех заинтересованных сотрудников, в том числе тех, кто принимается на работу;
    • Четвертым пунктом назначают лицо, ответственное за контроль исполнения приказа по делопроизводству. Это может быть как руководитель предприятия, так и начальник службы делопроизводства или кадровой.
    • Инструкция по делопроизводству также упоминается в приказе в качестве приложения с указанием количества страниц. В дальнейшем и приказ о делопроизводстве, и сама инструкция по делопроизводству утвержденная приказом, хранятся и подшиваются в дело вместе.

      Чтобы избежать ошибок при оформлении и составлении приказа по делопроизводству, включите его образец в альбом бланков и форм, прилагаемых к инструкции по делопроизводству.

      Как составить инструкцию по делопроизводству?

      На сегодняшний день делопроизводство – это деятельность по управлению документами: административными, кадровыми, финансовыми и т.д. Для регламентации данного процесса необходимо создать инструкцию по делопроизводству. А для того, чтобы начать работу по составлению инструкции по делопроизводству, нужно понять, с какой целью составляется этот документ и какие позиции он должен включать. На эти вопросы дает ответ Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

      Инструкция по делопроизводству как нормативный документ

      ЕГСД установила, что «инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики его деятельности.

      К инструкции по делопроизводству прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т. п.), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.). Из данного определения необходимо уяснить, что инструкция по делопроизводству:

    • это нормативный документ или локальный нормативный акт, обязательный для применения всеми работниками фирмы;
    • устанавливает правила документирования (состав документов и правила их оформления);
    • устанавливает правила организации работы с документами (документооборот, регистрацию, контроль за сроками исполнения, составление и ведение номенклатуры дел, организацию текущего хранения документов, экспертизу ценности документов и передачу документов в архив организации);
    • должна составляться с учетом специфики деятельности конкретной фирмы;
    • должна содержать приложения (образцы бланков, организационно-распорядительных документов, регистрационных форм, перечень нерегистрируемых документов, формы номенклатуры дел, описи, акт о выделении дел к уничтожению и др.).
    • Приложения нужны, прежде всего, для того, чтобы работники фирмы могли самостоятельно готовить проекты документов, не отрывая секретаря от работы вопросами, на которые есть ответ в инструкции по делопроизводству.

      Из сказанного можно дать современное определение инструкции по делопроизводству.

      Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной локальный нормативный акт, регламентирующий документирование и организацию работы с документами в конкретной организации c учетом ее специфики. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

      Цель инструкции – отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

      Основанием для разработки инструкции по делопроизводству служит приказ руководителя организации. Например:

      В рамке заверстать!

      Открытое акционерное общество «Лагуна»

      14.01 2013 № 12

      О разработке инструкции по делопроизводству

      В связи с производственной необходимостью

    • Секретарю Ромашиной А.Л. разработать инструкцию по делопроизводству к 01.03.2013.
    • Контроль за исполнением приказа возложить на зам. генерального директора Мартынова Л.Р.
    • Зам. генерального директора

      Мартынов Л. Р. Мартынов

      С приказом ознакомлены:

      Нормативная база

      В работе по составлению инструкции секретарь должен использовать основные нормативно-методические документы, устанавливающие правила и дающие рекомендации по ведению делопроизводства в организациях Российской Федерации, среди которых необходимо выделить следующие:

    • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (одобр. коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33);
    • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
    • Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
    • ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст);
    • ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28);
    • ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия» (введен в действие постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17.07.1972 № 1411);
    • Примерное положение о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2);
    • Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением ГКНТ СССР, Госстандарта и Главархива СССР от 30.10.1981 № 463/162/298).
    • Помимо нормативно-методических документов, секретарь должен изучить организационные документы своей организации: ее устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников фирмы, номенклатуру дел.

      Однако следует отметить: обычно, если секретарю приходится разрабатывать инструкцию по делопроизводству, кроме устава никаких организационных документов не имеется.

      Структура инструкции

      После ознакомления с вышеперечисленными документами секретарь приступает к составлению текста инструкции по делопроизводству. Он должен знать, что структура текста инструкции не регламентирована. Она состоит из разделов. По сложившейся практике текст инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

      Раздел 1 «Общие положения» устанавливает:

    • сферу распространения инструкции, например:
    • «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на организационно-распорядительные документы», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.;

    • наименование структурного подразделения или должность работника, отвечающего за ведение делопроизводства в организации;
    • правовую базу:
    • здесь перечисляются правовые акты, нормативно-методические, организационные документы фирмы, послужившие основанием для разработки инструкции.

      Далее надо поместить тематические разделы, в которых прописываются правила ведения делопроизводства в конкретной организации. Тематическими они названы условно и начинаются обычно со второго раздела.

      Раздел 2 «Документирование деятельности организации» (или «Состав и правила составления и оформления служебных документов»). В этом разделе прописывают:

    • виды и разновидности документов, используемых для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
    • общие правила подготовки и оформления документов;
    • правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
    • порядок изготовления и размножения документов;
    • правила оформления и заверения копий и приложений;
    • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
    • порядок работы исполнителей с документами.
    • Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

      Раздел 3 «Документооборот» включает в себя:

    • порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
    • правила их транспортировки и передачи из одного структурного
      подразделения в другое;
    • основные инстанции движения документов;
    • порядок подготовки и отправки исходящих документов;
    • порядок учета объема документооборота.
    • В разделе 3 «Регистрация документов» устанавливается:

      • порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
      • формы и методы регистрации;
      • правила индексации документов.
      • Раздел 4 «Организация справочной работы» включает:

      • принципы построения информационно-справочной работы в организации;
      • описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
      • порядок систематизации и классификации справочной информации;
      • технологию информационно-поисковой работы.
      • В разделе 5 «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

      • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
      • порядок их постановки на контроль;
      • технологии контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
      • обязанности исполнителей;
      • типовые сроки исполнения;
      • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
      • порядок информирования руководителей об исполнительской
        дисциплине.
      • Раздел 6 «Оперативное хранение документов» устанавливает ответственность определенных должностных лиц
        за сохранность документов, а также содержит:

      • правила хранения документов в службе делопроизводства и в
        структурных подразделениях организации;
      • правила формирования в дела отдельных категорий документов;
      • порядок разработки и использования номенклатуры дел;
      • порядок систематизации и индексации дел.

      В раздел 7 «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

    • порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);
    • правила подготовки дел к хранению;
    • требования к описанию и оформлению дел;
    • порядок передачи дел в архив.
    • Состав тематических разделов может изменяться и дополняться
      в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы, посвященные работе с обращениями граждан и документами с ограниченной сферой распространения, техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

      К инструкции обязательно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложении помещают образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, оттиски печатей и штампов, схемы документопотоков, регистрационные формы, формы номенклатуры дел и др.

      Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. Например:

      (ОАО «Лагуна)

      02.03 2013 № 37

      Об утверждении инструкции

      В связи с приказом генерального директора от 14.01.2013 № 12 «О разработке инструкции по делопроизводству

      1. Утвердить и ввести в действие инструкцию по делопроизводству с 06.03.2013.
      2. Секретарю Ромашиной А.Л. ознакомить с инструкцией по делопроизводству всех работников ОАО «Лагуна» под роспись до 04.03.2013.
      3. Приложение: инструкция по делопроизводству на 75 л. в 1 экз.

        Генеральный директор Сухов Т.К. Сухов

        Зам. генерального директора Мартынов Л. Р. Мартынов

        Секретарь Ромашина А.Л. Ромашина

        8 (499) 354 33 52

        В федеральных органах исполнительной власти инструкция по делопроизводству составляется на основании Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Секретари негосударственных организаций (акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью и др.) могут использовать этот документ в качестве методического пособия.

        В инструкцию можно вносить изменения и дополнения. В этом случае издается приказ «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству». Например:

        ПРИКАЗ

        25.05 2013 № 37

        Москва

        О внесении изменений в инструкцию

        В связи с приказом генерального директора от 20.05.2013 № 35 «Об уточнении сроков хранения документов по личному составу»

        1. Секретарю Ромашиной А.Л. внести изменения в инструкцию по делопроизводству в раздел 7 «Подготовка документов к сдаче в архив».

        Приложение: изменения к инструкции по делопроизводству на 2 л. в 1 экз.

        Инструкция является обязательным документом для всех работников фирмы. Наличие инструкции играет значительную роль при всевозможных проверках: аудиторских, прокурорских, налоговых органов и др. Если проверяющая инстанция делает замечания по ведению делопроизводства и фиксирует их в акте, например, замечания, связанные с оформлением документов, то надо обратиться к инструкции. Так как это локальный нормативный акт организации, он будет тем критерием, в соответствии с которым примут решение о замечаниях в акте проверки.

        Л.М. Вялова, канд. ист. наук, доц. РГГУ

        Приказ 536 Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

        О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

        В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305) приказываю:

        1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

        2. Приказ Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», зарегистрированный в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г., регистрационный N 2508, признать утратившим силу.

        3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Д.М. Амунца.

        Министр А.С. Соколов

        Зарегистрировано в Минюсте РФ 27 января 2006 г.

        Регистрационный N 7418

        Типовая инструкция
        по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

        I. Общие положения

        II. Правила подготовки и оформления документов

        2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

        2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

        2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

        2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

        2.5. Бланки документов

        2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

        2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

        2.7.1. Приказ, распоряжение

        2.7.2. Положение, правила, инструкция

        2.7.4. Служебные письма

        III. Организация документооборота и исполнения документов

        3.1. Организация документооборота

        3.2. Организация доставки документов

        3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

        3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

        3.5. Порядок прохождения внутренних документов

        3.6. Учет количества документов

        3.7. Работа исполнителей с документами

        IV. Поисковая система по документам

        4.1. Регистрация документов

        4.2. Организация поисковой системы по документам

        V. Контроль исполнения документов

        VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

        6.1. Составление номенклатур дел

        6.2. Формирование и оформление дел

        6.3. Организация оперативного хранения документов

        VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

        7.1. Экспертиза ценности документов

        7.2. Подготовка и передача документов в архив

        Приложение N 1 Образец оформления законопроекта

        Приложение N 2 Образец оформления проекта Указа Президента Российской Федерации

        Приложение N 3 Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

        Приложение N 4 Образец оформления постановления федеральной службы

        Приложение N 5 Образец оформления приказа министерства

        Приложение N 6 Образец оформления приказа федерального агентства

        Приложение N 7 Образец оформления распоряжения министерства

        Приложение N 8 Образец оформления положения

        Приложение N 9 Образец оформления полного протокола

        Приложение N 10 Образец оформления краткого протокола

        Приложение N 11 Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства

        Приложение N 12 Образец оформления общего углового бланка федерального агентства

        Приложение N 13 Образец оформления углового бланка письма министерства

        Приложение N 14 Образец оформления углового бланка письма федерального агентства

        Приложение N 15 Образец оформления продольного бланка письма министерства

        Приложение N 16 Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства

        Приложение N 17 Образец оформления бланка должностного лица министерства

        Приложение N 18 Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства

        Приложение N 19 Форма справки о документообороте

        Приложение N 20 Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти

        Приложение N 21 Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти

        Приложение N 22 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

        Приложение N 23 Форма листа-заверителя дела

        Приложение N 24 Форма внутренней описи документов дела

        Приложение N 25 Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

        Приложение N 26 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

        I. Общие положения

        1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

        1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется — Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти — министерствах, службах, агентствах.

        1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции.

        Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.

        1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

        Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

        1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

        1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется — служба ДОУ) федерального органа исполнительной власти.

        II. Правила подготовки и оформления документов

        2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

        2.1.1. Федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывают проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.

        2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

        На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

        На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

        2.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

        Наименование государства — Российская Федерация — печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

        Наименование вида акта — Федеральный Конституционный закон или Федеральный закон — отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

        Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

        В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

        О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

        О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

        Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

        Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

        Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

        Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

        Раздел I
        Право собственности и другие вещные права

        Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

        Подраздел I. Общие положения об обязательствах

        Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

        Глава 5. Права, обязанности и ответственность

        Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

        § 1. Хозяйственные товарищества и общества

        Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

        Статья 33. Сертификация

        В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.

        В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

        Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

        Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

        Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

        Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 1.

        2.1.4. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

        Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

        Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

        Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

        В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

        К проекту федерального закона «О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»

        Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

        Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

        2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

        2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (Указов и Распоряжений) Президента Российской Федерации производится федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Типовой инструкцией.

        2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210?297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

        2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

        Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

        Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

        Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт *.

        Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

        Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

        Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается в разрядку.

        Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

        Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

        Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

        При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

        Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

        Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

        Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

        Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

        На распоряжениях место издания не печатается.

        Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

        Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.

        К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

        Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

        Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

        Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

        Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

        к Указу Президента

        ________ N ________

        Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.

        При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

        ________ N _________

        Слова Утверждено и Утвержден в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — Утверждено, программа — Утверждена, мероприятия — Утверждены.

        Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (Положение, Перечень, Список и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

        Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.

        При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

        Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

        Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

        Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

        При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

        На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

        В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

        Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

        На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

        Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в приложении N 2.

        2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

        2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (Постановлений и Распоряжений) Правительства Российской Федерации производится федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

        2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

        Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

        Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

        Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N » и порядкового номера документа, например, N 143.

        К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, N 153-р.

        Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

        Заголовок — порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

        Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается шрифтом размером N 14 с интервалом 18 пт.

        Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

        Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

        Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

        Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

        Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

        Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

        При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

        Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

        Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

        Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

        Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

        Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

        Образец оформления постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении N 3.

        2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)».

        Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

        Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

        2.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

        2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

        2.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

        Наименование вида документа — печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

        Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

        В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

        Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

        Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

        В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

        Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

        Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

        Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

        При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

        Подписи отделяются одна от другой 1-2 пустыми строками.

        2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

        2.4.1. Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции в соответствии с положениями о них в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

        2.4.2. Издание нормативных правовых актов в федеральных органах исполнительной власти в виде писем и телеграмм не допускается.

        2.4.3. Порядок подготовки и оформления федеральными органами исполнительной власти нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), регламентами федеральных министерств, федеральных служб и федеральных агентств, разрабатываемых на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305) и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233) и утверждаемых руководителем соответствующего федерального органа исполнительной власти.

        2.4.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

        2.5. Бланки документов

        2.5.1. Документы федерального органа исполнительной власти должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

        Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210?297 мм), А5 (148?210 мм).

        Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

        2.5.2. В федеральных органах исполнительной власти применяются следующие бланки:

        бланк конкретного вида документа.

        В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

        Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

        Состав видов и формы бланков, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, утверждаются его руководителем по представлению службы ДОУ.

        2.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти.

        2.5.4. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

        2.5.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

        2.5.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя федерального органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

        Образцы бланков приведены в приложениях N 11 — 18.

        2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

        При подготовке организационно-распорядительных документов работники федеральных органов исполнительной власти оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» **.

        2.6.1. Государственный герб Российской Федерации.

        Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, (ч. I), ст. 5021).

        2.6.2. Код федерального органа исполнительной власти ***.

        Код федерального органа исполнительной власти проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

        2.6.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица ***.

        Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) федерального органа исполнительной власти проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

        2.6.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ***.

        Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

        2.6.5. Наименование федерального органа исполнительной власти.

        Наименование федерального органа исполнительной власти должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом федеральном органе исполнительной власти.

        При наличии сокращенного наименования федерального органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.

        Над наименованием федеральной службы или федерального агентства, находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого они находятся.

        2.6.6. Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти.

        Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению федерального органа исполнительной власти (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).

        2.6.7. Наименование вида документа.

        Наименование вида документа, создаваемого федеральным органом исполнительной власти, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

        2.6.8. Код формы документа ***.

        Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.

        2.6.9. Дата документа.

        Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.

        Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

        Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

        Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.

        Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

        Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г.

        2.6.10. Регистрационный номер документа.

        Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

        Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

        2.6.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

        Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

        2.6.12. Место составления или издания документа.

        Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

        Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

        При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

        Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

        и массовых коммуникаций

        При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

        Министерство образования и науки

        Департамент управления делами

        При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

        В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

        При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

        и архивного дела

        Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

        При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

        Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32

        При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.

        2.6.14. Утверждение документа.

        На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

        Гриф утверждения оформляется следующим образом:

        При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов Утверждено (Утверждена, Утверждены или Утвержден), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «Утверждено» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

        от 16.03.2005 N 1505

        В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

        В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

        Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

        На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

        Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

        2.6.16. Заголовок к тексту документа.

        Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

        Заголовок должен отвечать на вопросы:

        «о чем?» («о ком?»), например:

        Приказ
        Об изменении штатного расписания

        «чего?» («кого?»), например:

        Должностная инструкция
        главного бухгалтера

        Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

        К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

        2.6.17. Отметка о контроле.

        Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

        2.6.18. Текст документа.

        Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

        При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

        Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

        Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

        Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

        В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

        В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

        В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

        Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

        В письмах используют следующие формы изложения:

        от первого лица множественного числа («просим предоставить. «, «направляем в Ваш адрес»);

        от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»;

        от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

        2.6.19. Отметка о наличии приложений.

        Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

        Приложение: 1. Справка о. на 3 л. в 2 экз.

        2. Проект. на 8 л. в 3 экз.

        Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

        Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

        Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к

        нему, всего на 3 л.

        Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

        Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

        В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

        к приказу Росархива

        от 16.03.2005 N 261

        Допускается выражение «Приложение N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

        к приказу Минкультуры России от

        Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем федерального органа или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

        Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

        В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

        Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

        При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

        При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

        2.6.21. Согласование проекта документа.

        Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

        Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы.

        Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

        Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

        Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта федерального органа исполнительной власти. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

        Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

        Начальник юридического отдела

        Личная подпись А.С. Иванов

        Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

        Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются — внешнее согласование.

        Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово Согласовано, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

        Заместитель министра юстиции

        (личная подпись) (инициалы, фамилия)

        Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа.

        Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

        Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

        с должностными лицами федеральных органов исполнительной власти;

        с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

        с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

        при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

        с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

        2.6.22. Оттиск печати.

        Федеральный орган исполнительной власти имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в положении о данном федеральном органе.

        Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

        2.6.23. Отметка о заверении копии.

        Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

        Инспектор службы кадров Личная подпись А.П. Петрова

        Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати федерального органа исполнительной власти.

        2.6.24. Отметка об исполнителе.

        Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

        Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

        На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

        2.6.25. Отметка об исполнении документа.

        Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

        2.6.26. Отметка о поступлении документа.

        Отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

        2.6.27. Идентификатор электронной копии документа.

        Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в федеральном органе исполнительной власти.

        2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

        2.7.1. Приказ, распоряжение

        2.7.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти.

        Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителя, либо в инициативном порядке.

        Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

        Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

        Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ.

        2.7.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

        Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

        Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

        2.7.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

        Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

        2.7.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

        2.7.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

        Герб Российской Федерации.

        Наименование федерального органа исполнительной власти.

        Наименование вида документа — приказ.

        Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа.

        Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

        Об утверждении временной Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы

        Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

        Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

        Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

        Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

        В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

        Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

        Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

        Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу. «.

        В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. «. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

        Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.

        Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

        Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.

        Приказы (распоряжения) подписывает руководитель федерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

        Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

        2.7.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210?297 мм).

        При оформлении совместного приказа:

        наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

        наименование вида документа — приказ — располагается центрованно;

        дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;

        регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

        подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

        Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в Приложениях N 5 — 7.

        2.7.2. Положение, правила, инструкция

        2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.

        В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

        В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

        Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении федерального органа исполнительной власти.

        2.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

        2.7.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке федерального органа исполнительной власти. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

        Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

        Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).

        Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

        Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

        Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

        Образец оформления положения приведен в приложении N 8.

        2.7.3. Протокол

        2.7.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

        2.7.3.2. В федеральных органах исполнительной власти протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

        2.7.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

        Во вводной части указываются:

        Председатель или Председательствующий

        Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

        Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.

        Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

        Слушали — Выступили — Постановили (Решили).

        Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

        Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

        2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

        Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

        Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации

        заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

        Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

        Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

        Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

        Затем указывается принятое по вопросу решение.

        2.7.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

        Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

        Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

        К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

        2.7.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

        Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

        2.7.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

        Наименование документа — слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

        Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

        Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.

        Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.

        Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

        Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

        Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

        Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

        Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 9.

        Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 10.

        2.7.3.8. При решении правовых нормативных вопросов федеральные органы исполнительной власти в пределах своей компетенции издают постановления, как самостоятельные документы.

        Оформление реквизитов постановления аналогично п. 2.7.1.6 данной типовой инструкции ( Приложение N 4).

        2.7.4. Служебные письма

        2.7.4.1. Служебные письма федеральных органов исполнительной власти готовятся как:

        ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

        ответы федеральных агентств и федеральных служб на поручения министерств;

        исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;

        сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

        ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

        2.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

        Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

        2.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

        Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

        При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

        Служебное письмо федеральных органов исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

        2.7.4.4. Текст письма излагается от 3 лица единственного числа.

        «Министерство считает. «, «Федеральное агентство рассмотрело. «

        Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1 лица единственного числа: «прошу. «, «направляю. «.

        Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

        2.7.4.5. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

        Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

        III. Организация документооборота и исполнения документов

        3.1. Организация документооборота

        3.1.1. Движение документов в федеральном органе исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

        3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в федеральном органе исполнительной власти, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

        3.1.3. При применении в федеральных органах исполнительной власти электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов.

        3.2. Организация доставки документов

        3.2.1. Доставка документов в федеральный орган исполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

        С помощью почтовой связи в федеральный орган исполнительной власти доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

        3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

        3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

        3.3.1. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

        Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.

        Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

        Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее именуется — РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти, дату и регистрационный номер.

        3.3.2. Документы, адресованные руководству федерального органа исполнительной власти, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

        Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

        Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

        Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

        Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

        Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

        3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

        3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

        3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

        объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

        документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

        ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

        факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

        запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

        подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

        поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;

        поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

        факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

        Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

        3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

        Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес федерального органа исполнительной власти, осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением по разрешению руководителя федерального органа исполнительной власти.

        Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяется инструкцией по делопроизводству федерального органа исполнительной власти с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти технических и программных средств.

        3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

        Документы, отправляемые федеральным органом исполнительной власти, передаются почтовой и электрической связью.

        Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ федерального органа исполнительной власти в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

        С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

        Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству федерального органа исполнительной власти с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти технических и программных средств.

        Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса,номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.

        Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

        Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

        3.5. Порядок прохождения внутренних документов

        3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

        3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

        Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

        3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

        3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

        3.6. Учет количества документов

        3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

        Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.

        3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

        Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в федеральном органе исполнительной власти системы учета документов.

        Учет количества документов может проводиться по федеральному органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям.

        Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

        Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме ( приложение N 19 — примерное). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

        3.7. Работа исполнителей с документами

        3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством федерального органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

        Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

        3.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

        Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

        IV. Поисковая система по документам

        4.1. Регистрация документов

        4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

        4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

        Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

        Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

        4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

        4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

        4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя федерального органа исполнительной власти, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.

        Документы, создаваемые по направлениям деятельности федерального органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

        Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

        4.1.6. Документы регистрируются в РКФ — традиционных или электронных карточках, журналах.

        4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей федерального органа исполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

        4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

        наименование организации (автора или корреспондента);

        наименование вида документа;

        дата и регистрационный номер документа;

        дата и индекс поступления;

        заголовок к тексту (краткое содержание документа);

        резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

        срок исполнения документа;

        отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

        Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

        гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

        внутренняя переадресация документов по исполнителям;

        код по тематическому классификатору;

        количество листов документа;

        должностное лицо, поставившее документ на контроль;

        промежуточные сроки исполнения;

        перенос сроков исполнения;

        срок хранения документа;

        статус документа (проект, версия);

        вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

        4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

        4.2. Организация поисковой системы по документам

        4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в федеральных органах исполнительной власти создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.

        4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

        4.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

        4.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

        классификатора вопросов деятельности федерального органа исполнительной власти;

        классификатора видов документов;

        классификатора результатов исполнения документов;

        Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

        4.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

        Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

        4.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

        V. Контроль исполнения документов

        5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в федеральных органах исполнительной власти определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305) и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233).

        5.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

        5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти.

        При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

        5.4. Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте федерального органа исполнительной власти структурным подразделением.

        5.5. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю федерального органа исполнительной власти, заместителям руководителя федерального органа исполнительной власти и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной власти.

        В федеральных министерствах структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, в те же сроки представляет аналогичную информацию руководителям федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении федерального министерства.

        5.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

        Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

        VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

        Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив федерального органа исполнительной власти (далее именуется — архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.

        6.1. Составление номенклатур дел

        6.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в федеральных органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

        Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

        6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о федеральном органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

        6.1.3. В федеральных органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений ( приложение N 20) и сводная номенклатура дел федерального органа исполнительной власти ( приложение N 21).

        6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

        Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ федерального органа исполнительной власти.

        6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива федерального органа исполнительной власти.

        6.1.6. Сводная номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется — ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем федерального органа исполнительной власти. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре федерального органа исполнительной власти.

        6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения федерального органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

        6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве федерального органа исполнительной власти. Четвертый — в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

        6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

        6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры федерального органа исполнительной власти.

        6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти.

        6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы федерального органа исполнительной власти.

        В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

        6.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

        В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

        В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

        В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

        Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

        Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

        Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

        В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

        Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)

        В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

        В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

        Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

        В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

        Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

        В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

        Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров

        При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

        Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

        Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

        Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

        В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

        Годовые планы финансовых мероприятий

        Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

        Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

        Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

        Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

        Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

        Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

        В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

        В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

        6.1.14. Если в течение года в федеральном органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

        6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

        6.2. Формирование и оформление дел

        6.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

        6.2.2. Дела формируются в федеральном органе исполнительной власти, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

        6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

        6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

        6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

        6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

        Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

        В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

        Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

        Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

        Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

        Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

        Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

        Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

        Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

        Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

        Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

        Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

        6.2.7. Дела федерального органа исполнительной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти.

        6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме ( приложение N 22); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела ( приложение N 23); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела ( приложение N 24); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

        6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа исполнительной власти (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

        Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование федерального органа исполнительной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

        В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

        Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

        Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.

        Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

        Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

        Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

        Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

        После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

        Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

        Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.

        На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

        Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве федерального органа исполнительной власти черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

        На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

        По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

        Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

        6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

        Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

        Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

        Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

        6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

        Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

        6.3. Организация оперативного хранения документов

        6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.

        Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

        В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

        На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

        Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.

        6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

        Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

        Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

        Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

        VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

        Документы федерального органа исполнительной власти являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив, как часть Архивного фонда Российской Федерации.

        Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение федеральный орган исполнительной власти образует архив.

        Подготовка документов к передаче на хранение в архив федерального органа исполнительной власти включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

        7.1. Экспертиза ценности документов

        7.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

        7.1.2. Экспертиза ценности документов в федеральном органе исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив федерального органа исполнительной власти.

        7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется — ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется — ЭК) в структурных подразделениях.

        7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

        7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.

        7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

        7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК федерального органа исполнительной власти.

        7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

        7.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

        7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

        7.1.11. В федеральном органе исполнительной власти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива федерального органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив федерального органа.

        Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел федерального органа исполнительной власти, которую готовит архив федерального органа и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

        7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме ( приложение N 25) и представляются в архив федерального органа исполнительной власти не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

        7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

        7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

        7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

        7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

        При наличии в структурном подразделении федерального органа ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

        7.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив федерального органа исполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

        7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению ( приложение N 26) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) федерального органа исполнительной власти одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) федерального органа исполнительной власти акты утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

        7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего федерального органа исполнительной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

        7.2. Подготовка и передача документов в архив

        7.2.1. В архив федерального органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

        7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

        7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

        7.2.4. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

        7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив федерального органа исполнительной власти сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

        7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела.

        Вместе с делами в архив федерального органа исполнительной власти передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

        7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

        * Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

        ** По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД).

        *** Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.

        Смотрите так же:  Гражданство россии для граждан из приднестровья

    Оставьте комментарий