Приказ о ведении личных дел работников образец

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

  1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
  2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
  3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
  4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
  5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
  6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

  • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
  • Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
  • Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
  • Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
  • Правила ведения и оформления

    В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

    Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

    Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

    По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

    Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

  • оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
  • собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
  • увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).
  • Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

    Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

    Личное дело сотрудника: образец оформления 2020 года

    Внутренняя опись

    Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

    Сколько хранить и где

    В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

    Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

    Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

    Личное дело работника

    Личное дело работника

    Похожие публикации

    Подписание трудового контракта обязывает гражданина предоставить в компанию работодателя определенный набор документации, который объединяется в личное дело сотрудника.

    Для значительной части фирм непосредственного указания ведения личных дел работников организации в нормах законодательства не содержится. Данное правило не распространяется на госслужащих, для которых личное дело должно быть обязательно (закон №79-ФЗ от 27.07.04 г.).

    Тем не менее, в большей части негосударственных компаний ведение личных дел сотрудников это обычная практика, в связи с тем, что позволяет систематизировать все данные по каждому отдельному работнику и обеспечить доступ к информации в короткие сроки.

    Личное дело работника: что собой представляет и из чего формируется

    Личное дело сотрудника – это один или группа документов, формируемых в отношении одного работника компании, и помещенные в отдельную папку.

    Поступление документов граждан осуществляется в течение всего периода сотрудничества между фирмой и физлицом. Рассмотрим, какие документы следует включить в личное дело работника (образец представлен ниже).

    В период трудоустройства гражданина в организации в личное дело работника включаются такие документы, как:

  • копии базовых документов гражданина, таких как ИНН, российский паспорт, документ пенсионного страхования, военный билет, документы, подтверждающие полученное образование;
  • медсправка;
  • заявление гражданина о приеме на работу;
  • личная карточка сотрудника;
  • трудовой контракт;
  • копия приказа руководителя о приеме на работу и иные аналогичные документы.
  • Во время действия контракта в личное дело на сотрудника (образец смотрите ниже) могут быть включены документы:

  • подписанная физлицом должностная инструкция;
  • допсоглашения к действующему договору;
  • документы о регистрации брака;
  • документ о неразглашении коммерческой тайны.
  • Расторжение трудового контракта также является основанием для включения в личное дело работника (образец содержится ниже) определенных документов. К ним в частности относят:

    Соответственно, подготовка личного дела каждого гражданина осуществляется на всех этапах взаимодействия между компанией и наемным персоналом.

    Правила ведения личных дел работников

    Что касается утвержденных на уровне государства правил ведения личных дел, в отечественной практике таковых не предусмотрено. Стандартизации подвергаются только личные дела некоторых категорий трудящихся.

    Несмотря на это, сложившаяся из года в год практика, раскрывает базовые аспекты подготовки личных дел сотрудников негосударственных компаний.

    За оформление личного дела чаще всего в ответе работник отдела кадров фирмы. Если же данная должность в организации отсутствует, обязанность подготовки документа обычно передается бухгалтеру.

    При подготовке личного дела гражданина целесообразно составлять опись. Делается это, в первую очередь, для того, чтобы в наглядной форме представить в хронологической последовательности все имеющиеся в отношении гражданина документы в личном деле, что значительно облегчит процесс поиска нужных сведений при необходимости.

    Заполнение титульного листа личных дел персонала компании

    Титульный лист личного дела работника должен предоставлять максимум информации, вследствие чего содержит такие сведения, как:

  • название фирмы-работодателя (при наличии подразделений необходимо указать то, в котором трудится гражданин);
  • порядковый номер личного дела работника;
  • ФИО работника;
  • дата открытия личного дела (совпадает с датой приема в компанию работника);
  • дата закрытия (совпадает с датой приказа об увольнении);
  • фактическое количество листов документа (заполняется непосредственно перед передачей документа в архив фирмы).
  • Титульный лист личного дела работникаобразец:

    Титульный лист личного дела работника – образец

    С целью закрепления на уровне фирмы методики ведения личных дел руководством может быть издано положение о личном деле работника. Этот документ чаще всего составляется в госорганизациях и содержит в себе информацию о том, какие документы физлицо предоставляет при трудоустройстве, какие документы следует оформить работодателю, а также иные аспекты, в той или иной степени касающиеся ведения личных дел персонала фирмы.

    Хранение личных дел граждан, которые на текущий момент трудятся в компании работодателя, осуществляется в отделе кадров (при его отсутствии у бухгалтера). После того как договор расторгнут личное дело должно быть подшито и передано на хранение в архив организации.

    Бланк личного дела является важным документом, который, несмотря на необязательность применения, успешно используется отечественными фирмами.

    Опись на личное дело на сотрудника – образец:

    Состав личного дела работника

    Личные дела (ЛД), в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

    Понятие ЛД

    Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

  • какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.
  • Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

    Какие документы входят в состав ЛД

    Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

    • формируемые в момент устройства человека на работу;
    • возникающие в процессе работы в фирме;
    • документы об увольнении из конкретной компании.
    • В первую группу могут войти:

    • резюме, составленное для вакансии соискателем;
    • анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
    • заявление о приеме на работу;
    • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
    • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
    • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
    • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
    • трудовой договор (оригинал работодателя);
    • приказ о приеме на работу.
    • Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

    • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
    • объяснительные записки,
    • служебные записки,
    • различные акты и уведомления.
    • Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

      На что очень важно обратить внимание

      Есть несколько ключевых моментов.

      Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

      В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

      Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций – уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

      Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

      Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в личных делах.

      Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

      Правила ведения и сроки хранения

      В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. При этом кадровики должны ориентироваться на Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы нужно хранить длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не может быть меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 № 125 (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

      Порядок ведения ЛД, как уже было сказано, определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, пока ЛД находится в работе. Бланк описи можно разработать самостоятельно, а можно использовать образец для государственных учреждений.

      Титульный лист личного дела работника: образец

      Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа содержится в Приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его можно разработать самостоятельно.

      На титульном листе нужно написать название компании, а также Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

      Все заведенные личные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале (это не дань графоманству, это удобно для поиска). Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно. Журнал должен быть прошит и пронумерован, а в его графы нужно занести все номера ЛД, даты их заведения, заголовки, а также даты закрытия.

      Формирование личного дела работника

      Чем предусмотрено ведение личных дел

      Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

      Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

      Порядок формирования личного дела

      На вопрос, что такое дело, отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2020) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Она должна охватывать:

    • процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
    • период работы (приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
    • процедуру увольнения (заявление и приказ).
    • Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

      Формирование дела при приеме на работу

      Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (Решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

    • название юридического лица;
    • структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
    • номер;
    • фамилия, имя, отчество работника;
    • дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
    • дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
    • количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
    • срок хранения.
    • Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.

      Формирование в процессе трудовой деятельности

      На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержатся в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

    • поступление новых бумаг;
    • изъятие листов;
    • замена подлинников копиями.
    • В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так:

      Порядок формирования личного дела работника после увольнения

      Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

    • проверить наличие всех документов;
    • проверить хронологию бумаг в папке;
    • сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).
    • Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

      Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

      Хранение ЛД: порядок и сроки

      Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:

    • для ЛД, созданных с 01.01.2003, — 50 лет;
    • для ЛД, созданных до 2003 года, — 75 лет.
    • Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц. Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее чем через три года после закрытия папки должны быть переданы в архив.

      Ведение личных дел работников: формирование, правила ведения

      Личное дело, как правило, включает специальную документацию, отражающую информацию о сотруднике и его трудовой деятельности на протяжении конкретного периода времени, или о студенте и его обучении в том или ином высшем учебном заведении. Обычно формирование и ведение личных дел работников осуществляется на протяжении длительного временного периода. Они, так или иначе, включаются в число документов по личному составу. Каков порядок данного мероприятия на сегодняшний день? Какую информацию содержит образец ведения личного дела работника? Почему? На эти и иные не менее серьезные вопросы можно отыскать ответы в процессе прочтения данной статьи.

      Общие вопросы

      Для начала все-таки следует заметить, что ведение личных дел работников – не обязательный процесс в отношении абсолютно всех категорий нанимателей. В соответствии с российским законодательством личные дела необходимо вести только на граждан, которые замещают должности госслужбы. Необходимо дополнить, что соответствующий порядок регламентируется Указом Президента «По поводу порядка в отношении ведения дел лиц, которые замещают государственные должности России в порядке назначения, а также госдолжности относительно федеральной службы» от 01.06.1998 года.

      Обязанность, включающая формирование и ведение личных дел работников, может возлагаться на работодателя – государственное предприятие (организацию) также посредством отраслевого нормативного акта. К примеру: приказ Российского потребительского надзора от 16.03.2005 года, которым утверждается Регламент Федеральной госслужбы, относящийся к надзору в области защиты потребительских прав и человеческого благополучия (по пункту 7.7 этой бумаги ведение личных дел возложено именно на управление делами), а также постановление «По поводу Федеральной таможенной службы» от 21.08.2004 года, посредством которого утверждается Положение о ФТС. На основании данного документа сформировано и введено в оборот Положение о ГУК (главное управление кадров). В соответствии с пунктом пятнадцатым Положения, на ГУК ФТС возлагается ведение личных дел всех сотрудников службы.

      Кроме того, процедура ведения личных дел сотрудников может быть предписана управляющей компанией (иными словами, вышестоящей организацией). На остальных же предприятиях и в организациях руководство наделено правом принятия решения по поводу необходимости исполнения рассматриваемого процесса, а также (в случае решения в положительную сторону) – на какие категории сотрудников целесообразно вести дела личного характера. Положение о ведении личных дел работников предписывает, что анализируемая процедура, как правило, касается следующих категорий граждан:

    • Сотрудников, осуществляющих трудовую деятельность на руководящих должностях (непосредственный руководитель структуры, его помощники (заместители), руководство в отношении структурных подразделений и так далее).
    • Сотрудников компании, на которых по действующему российскому законодательству устанавливается материальная ответственность (например, главный бухгалтер, его заместители, кассир и так далее).
    • Правила ведения личных дел работников, как выяснилось, не подразумевают некоторой обязательности. Однако многие частные компании предусматривают ведение дел личного характера в отношении абсолютно всех своих сотрудников. Это не зависит от статуса и ранга, а также от выполняемой рабочей деятельности (кстати, именно поэтому сюда включается даже технический персонал). Почему? Дело в том, что ведение личных дел работников – весьма удобный источник получения информации. Кроме того, данное положение касается абсолютно каждого работника. В единой папке собраны важнейшие копии приказов по сотруднику, его личная документация, а также иные необходимые бумаги. Важно отметить, что именно инструкция по ведению личных дел работников, носящих личную природу, служит инструментом закрепления сведений.

      Создание личного дела

      Сегодня создание дел личностной природы осуществляется для организованной группировки документированных данных по поводу работника, переданных им нанимателю при переводе или приеме на ту или иную должность. Инструкция о порядке ведения личных дел работников предполагает, что все соответствующие операции, так или иначе, возлагаются на специально уполномоченного специалиста или на кадровый орган, несущий индивидуальную ответственность за организацию добросовестного обращения с подобной документацией.

      Создание дел личностного характера осуществляется сразу же после приема или перевода сотрудника на руководящую должность или должность, в соответствии с которой по законодательству обеспечивается установка материальной ответственности. Порядок ведения личных дел работников не исключает и другую должность тогда, когда это предписано посредством инструкции по поводу порядка произведения тех или иных операций над личными делами работников.

      По методическим рекомендациям Московского городского архива, а также ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела, так или иначе, входит документация, представленная сотрудниками при трудоустройстве, а также формирующаяся в процессе их последующей профессиональной деятельности на определенном предприятии или в организации. Так, сюда относятся следующие бумаги:

      • Личный лист в соответствии с учетом кадров или же соответствующая анкета.
      • Дополнение к анкете или личному листу.
      • Автобиография сотрудника.
      • Копии документации об образовании.
      • Второй экземпляр трудового договора.
      • Договор по поводу материальной ответственности.
      • Рекомендательные письма с прошлых мест работы (характеристики).
      • Заявление по поводу приема на работу (перевода на соответствующую должность).
      • Копии приказов или выписки из них, соответствующие приему на работу или перемещению на иную должность.
      • Выписки из документации (или же копии бумаг) по поводу награждения или привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.
      • Копии (выписки) документации об аттестации (аттестационные листы, отзывы и так далее).
      • Сохранность личного дела

        Положение о ведении личных дел работников предполагает, что с целью организации абсолютной их сохранности и удобства обращения с ними в процессе формирования бумаги помещаются (а именно, подшиваются посредством нитки и иглы на четыре прокола) в обособленную папку.

        Важно отметить, что кроме перечисленной выше документации в личных делах могут размещаться и некоторые иные бумаги (к примеру, документы по поводу прохождения работником конкурса, относящегося к замещению вакантной должности; копии бумаг по поводу награждения сотрудника, присвоения ему званий почета и так далее). Помимо этого, в личные дела помещаются заверенные фотографии справки работника, однако они не подшиваются.

        Порядок ведения личных дел работников подразумевает и первичное их оформление. Таким образом:

      • Каждому личному делу присваивается индивидуальный учетный номер.
      • Осуществляется заполнение соответствующих позиций на корешке личного дела и лицевой обложке.
      • В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись.
      • Ведение трудовых книжек и личных дел работников

        Нужно отметить, что ведение дела личностного характера не прекращается на протяжении всего периода работы каждого из сотрудников той или иной структуры тогда, когда ее правила не противоречат этому. Таким образом, ведение личного дела в любом случае предусматривает следующие пункты:

      • Ведение записей в необходимых разделах дела.
      • Помещение документации, которая подлежит хранению в составе личного дела.
      • Изъятие документации, надобность в которой миновала.
      • Периодическая проверка состояния личного дела в соответствии с предметом сохранности включенных в него бумаг.
      • Ведение личного дела работника в организации предполагает, что внесение записей в документацию личного дела производится на основании определенных документов или же их заверенных копий. Важно дополнить, что необходимые нюансы по исполнению процедуры уполномоченное должностное лицо может уточнять до внесения конкретных записей при личной беседе с работником. Абсолютно все записи, которые уместны в отношении документации при ведении личного дела, производятся шариковой или перьевой ручкой синего, черного или фиолетового цвета от руки. Положение о порядке ведения личных дел работников подразумевает исключение в документации исправлений, а также уместность разборчивого почерка. Тогда, когда возникает действительная необходимость, данные записи заверяются посредством подписи уполномоченного должностного лица из службы управления персоналом. Помимо этого, ставится печать предприятия.

        Дополнительные сведения

        Предполагающее приказ, ведение личного дела работника обеспечивается по следующему правилу: тогда, когда документация накапливается, она подлежит обязательному распределению в личном деле в соответствии с разделами. Кроме того, внутри разделов бумаги располагаются в последовательности хронологии. Важно отметить, что отдельные документы, подшитые в личное дело, так или иначе, подлежат нумерации. Информацию о данных бумагах (с учетом нумерации страниц), в границах которых она располагается в личном деле, в любом случае отражает внутренняя опись.

        Стандартная инструкция о ведении личных дел работников РБ говорит, что сотрудники обязуются своевременным образом предоставить сведения в кадровую службу. Данная информация, как правило, трактует изменения в индивидуальных данных, которые включены в состав личного дела. Обычно оформляется это в письменном виде как заявление. Помимо того, документация, подтверждающая изменения, служит приложением. Несколько позже, когда все записи внесены в личное дело, документация, так или иначе, возвращается работнику. Кстати, в случае необходимости с данных документов сначала делаются и заверяются копии, которые впоследствии приобщаются к личному делу.

        Хранение и учет личных дел

        После того как ведение личных дел работников в полной мере изучено, целесообразно рассмотреть вопрос хранения и учета. Так, данные процедуры организуются для безошибочного и быстрого поиска дел личного характера, обеспечения их абсолютной сохранности, а также конфиденциальности информации, которая содержится в документации, от несанкционированного доступа.

        Важно отметить, что личные дела работников той или иной компании включены в номенклатуру дел подразделения кадров в соответствии с общим названием «Личные дела». Помимо этого, там указываются и сроки их хранения. Как правило, период хранения бумаг достигает семидесяти пяти лет.

        Постановление о ведении личных дел работников предписывает, что документация хранится в кадровой службе (обычно именно для подобных целей там обустраивается помещение) отдельно от иных бумаг. Необходимо дополнить, что кадровая служба хранит лишь личные дела актуальных сотрудников. Дела же уволенных работников передаются в соответствии с установленным законодательством порядком на хранение в архив структуры или же в территориальный архив.

        Необходимо отметить, что условия хранения, так или иначе, должны обеспечивать абсолютную сохранность непосредственно личных дел, а также помещенной в них документации (информации) от разглашения или хищения. Именно поэтому сегодня рекомендуется обеспечивать хранение личных дел посредством сейфов (шкафов), располагая их в вертикальном положении на полках (корешками наружу).

        Что же еще?

        Кстати, внутри шкафа или сейфа на дверце могут размещаться сводные описи в отношении хранящихся личных дел. Важно то, что доступ к информации имеют исключительно уполномоченные должностные лица, а также их руководители. Тогда, когда количество личных дел превышает допустимое, они учитываются в специализированном реестре или журнале. Систематизация дел осуществляется одним из следующих методов:

      • В соответствии с порядком номеров.
      • В соответствии с прямым алфавитным порядком.
      • В соответствии с разделами по наименованиям подразделений структуры согласно штатному расписанию, внутри же разделов – в алфавитном порядке прямого счета или по порядку номеров.

      Для того чтобы сократить общее количество учетных единиц, хранить личные дела можно в составе так именуемых нарядов – групп алфавита для хранения. Таким образом, абсолютно каждому личному делу, которое включено в наряд, предшествует лист бумаги с ФИО сотрудника. Необходимо дополнить, что личные дела, состоящие в наряде, также группируются в соответствии с алфавитным порядком. В начале же наряда располагается сводная опись личных дел, включенных в него.

      Выдача личного дела на время

      Выдача дел личной природы сотрудникам той или иной структуры во временное пользование для того, чтобы они могли ознакомиться со сведениями, внесенными туда, производится, как правило, исключительно в случае разрешения руководства кадровой службы. Ознакомление сотрудника с собственным личным делом под расписку обычно осуществляется непосредственно в присутствии должностного сотрудника, который несет ответственность за обращение с документацией такого плана.

      Необходимо отметить, что ознакомление работников с личными делами происходит не реже одного раза на протяжении года, а также в соответствии с просьбой указанных лиц в других случаях, установленных российским законодательством. При ознакомлении с собственными личными делами сотрудников той или иной организации строго запрещается:

    • Осуществлять какие-либо исправления в уже произведенных записях личных дел.
    • Вносить в личные дела новые записи.
    • Извлекать из личных дел имеющуюся там документацию или помещать в них новую.
    • Задерживать личные дела сверх предоставленного уполномоченными лицами периода времени.
    • Важные нюансы

      В случае выявления в записях неточностей или обнаружения устаревшей документации в составе дела личного характера работник наделен правом заявления по данному поводу в кадровую службу структуры. Необходимо дополнить, что к заявлению следует приложить бумаги, в соответствии с которыми целесообразным будет внесение определенных изменений в ранее осуществленные записи, или же копии отдельных единиц документации для того, чтобы совершить замену.

      Важно знать, что выдача дела личного характера на временное пользование производится именно по тому периоду времени, который необходим для исполнения нужных операций, согласно перечню лиц, наделенных правом на получение личных дел, который утвержден руководством структуры. Кстати, факт выдачи дела личной природы, так или иначе, фиксируется в контрольной карточке (журнале).

      Важно знать, что ознакомление (работа) с личным делом осуществляется в специально предназначенном для данных целей помещении. Кроме того, время ознакомления (работы), так или иначе, ограничивается рамками рабочего дня. Так, в конце рабочего дня сотрудник, ответственный за обращение с личными делами, обязан убедиться в факте возвращения всех личных дел, которые были выданы на временное пользование, на места хранения. В случае необходимости должностное лицо обязуется принять соответствующие меры по возвращению или розыску документации.

      Передача личных дел или же отдельных бумаг в их составе на временное пользование иным учреждениям (организациям, предприятиям) осуществляется исключительно в случае разрешения руководства структуры на основании надлежаще оформленного запроса.

      Важно знать, что по поводу выдачи личного дела формируется акт, один экземпляр которого, так или иначе, передается вместе с личным делом или отдельным документом уполномоченному лицу запрашивающей стороны. Второй же экземпляр хранится в делах структуры непосредственно до возвращения личного дела или отдельного документа на первоначальное место хранения.

      Изъятие бумаг из личного дела

      Важно отметить, что изъятие отдельных единиц документации из личного дела осуществляется исключительно после разрешения руководства при условии оформления соответствующей записи, размещенной в графе «Примечание» внутренней описи. В случае временного изъятия бумаги на ее место (а именно, между листами соседних бумаг) по правилам вкладывается карта-заместитель (иными словами, справка-заместитель), где указывается дата и причина изъятия с подписью лица, которое выдало документ, а также подписью того сотрудника, который получил его в соответствии с актуальными для структуры правилами временного пользования.

      Для того чтобы обеспечить абсолютный контроль за сохранностью личных дел в том или ином учреждении (организации, предприятии) ежегодным образом (а именно, не позднее первого квартала, который следует за отчетным) осуществляется проверка их состояния и наличия. Необходимо знать, что выявленные в процессе контрольного мероприятия недочеты и недостатки в любом случае фиксируются в акте, который сразу же после утверждения председателем комиссии предоставляется руководству организации для рассмотрения и последующего принятия решений относительно утерянной или недостоверной документации.

      Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

      Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя

      Какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника

      семейного положения работника;

      паспортных данных, например, смену фамилии;

      Обратите внимание! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

      приказы о переводе или изменении должности, должностного оклада, стажировке и пр;

      Обратите внимание! С 1 июля 2017 года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.

      Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:

    • заявления на отпуск или предоставление отгула;
    • материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.
    • Порядок ведения личного дела в 2018 году

      Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников. Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий:

      лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.

      В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории. Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

      Согласно сложившейся практике и рекомендациям, приведенным в «Основных правилах работы архивных организаций», документы в папку с личным делом подшиваются по мере их оформления, то есть, в хронологическом порядке.

      Обратите внимание! Любые изменения документов в личном деле сотрудника вносятся только на основании подтверждающих документов, а не со слов работника.

      Обратите внимание! Ежегодно на предприятии должна проводиться инвентаризация личных дел сотрудников, по результатам которой составляется акт.

      Заголовок личного дела в данном случае — это имя, отчество и фамилия сотрудника, которые должны быть указаны в именительном падеже. Если в документах дела фигурируют дополнительные варианты написания фамилии или имени и отчества, их также необходимо будет указать в заголовке, заключив в скобки, например: Иванова (Петрова) Ирина Николаевна.

      Обратите внимание! Все записи, вносимые в папку, делают чернилами синего или черного цвета, зачеркивая прямой чертой неверные сведения и сверху них вписывая новую информацию.

      Поскольку многие документы, подшитые в папке с личным делом, имеют особую важность, необходимо составить их внутреннюю опись. Такая опись служит не только подтверждением наличия в папке того или иного документа, но и существенно облегчает их поиск. Оформление внутренней описи личного дела сотрудника образец, представлен ниже.

      Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится — в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года. Но когда речь идет о государственной службе, оформление личного дела в архив допускается в соответствии с нормативами только через 10 лет. Это обусловлено тем, что при переводе чиновника в другое ведомство его личное дело должно быть передано по новому месту работы.

      Созданные до 2003 года

      50 лет со дня поступления

      50 лет с даты создания

      Личные дела руководителей

      Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела. Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.

      К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. . Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе «Примечание» внутренней описи нужно сделать об этом запись. На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.

      В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.

      Порядок ведения личных дел в 2018 году

      Статьи по теме

      Из статьи вы узнаете:

      Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников

      В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Установить такую обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

      Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела, являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

      Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел. Такое дело может быть заведено, как только будут подписаны трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов, в числе первых в папку подшиваются копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.

      Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение:

      уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.

      Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них подшиваются:

      дополнительные соглашения, заключенные с работником;

      должностные инструкции, собственноручно подписанные работником;

      документы, подтверждающие результаты аттестации, тестовых испытаний при приеме на работу;

      копии документов о награждении, взысканиях или поощрениях.

      Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.

      Какие документы не подшиваются при оформлении личного дела работника

      1. приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
      2. медицинские справки о состоянии здоровья;
      3. справки с места жительства;
      4. Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.

        Личное дело: правила оформления

        Как правило, оформление личного дела начинается сразу после того, как издан приказ о приеме на работу. В качестве обложки дела используется обычная папка-скоросшиватель. Можно, конечно, при первоначальном оформлении ограничиться тем, что на лицевой стороне обложки указать разборчивым почерком сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, дате приказа о приеме на работу и номере личного дела. Но, когда рано или поздно будет производиться оформление личного дела в архив, обложку его потребуется оформить в соответствии с установленными правилами, по форме, утвержденной для дел постоянного хранения. Обложка личного дела сотрудника, образец оформления 2018 представлен ниже.

        В качестве крайних дат, которые указаны на образце оформления титульного листа личного дела следует указать дату приказа о приеме на работу и приказа об увольнении сотрудника.

        Следует помнить, что все листы документов, подшитых в дело, необходимо пронумеровать. При этом внутренняя опись имеет собственную нумерацию, количество ее листов при передаче папки с делом на архивное хранение указывается в листе-заверителе.

        Хранение личных дел

        Документы по личному составу

        Созданные после 2003 года

        Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов

        Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности

        75 лет со дня поступления

        Сформированные в иных организациях

        75 лет с даты создания

        Смотрите так же:  Что означает мировое соглашение

    Оставьте комментарий