Приказ о доплате за командировки

Приказ на доплату работнику

Условия оплаты труда работника в обязательным порядке должны быть раскрыты в трудовом договоре с ним (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Они включают в себя не только указание о размере тарифной ставки или оклада работника, но и, в частности, о различного рода доплатах. Различают доплаты компенсационного и стимулирующего характера. К первым относится, например, доплата за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Скажем, за работу во вредных или опасных условиях труда. К стимулирующим доплатам можно отнести, например, доплату до оклада к выплачиваемому пособию по временной нетрудоспособности. А как составить приказ на доплату сотруднику?

Составляем приказ на доплату

Закон не требует в обязательном порядке составлять приказ на доплату. В то же время, для начисления тех или иных выплат работнику должно быть основание. Поэтому если, например, в трудовом договоре с работником или в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о доплатах) указан порядок предоставления доплат работнику и приведен безусловный порядок определения их размера (например, доплата указана в абсолютной сумме), приказ о доплатах можно не составлять. Основанием для их начисления будет трудовой договор или соответствующее положение работодателя.

Если же доплаты предоставляются лишь при выполнении определенных условий, а размер таких доплат подлежит расчету, без приказа о доплатах не обойтись.

Независимо от вида доплат приказ составляется в произвольном виде. В нем указывается основание начисления доплат, в т.ч. со ссылкой на соответствующий пункт трудового договора, лица, которым такая доплата полагается, величина доплаты. С приказом о доплатах нужно ознакомить под роспись лиц, которым она полагается.

Если работодатель хочет учесть произведенные доплаты работникам при расчете налога на прибыль, необходимо, чтобы такие доплаты были предусмотрены трудовыми, коллективным договором, локальными нормативными актами работодателя (Письма Минфина от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20155 , от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 , от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164 ).

Приведем для приказа о доплате работнику образец его заполнения для случая, когда работнику производится доплата до оклада при нахождении такого работника в командировке.

Доплата за командировку

В каждой организации есть работники, которые уезжают в командировку после отработанного рабочего дня, или, возвращаясь утром из командировки. Расскажем о том, как учесть такие переработки в табеле учета рабочего времени и что впоследствии начислить

Сразу скажем: в российском законодательстве этот вопрос конкретно не рассмотрен, только в пункте 4 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном постановлением правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, говорится: «Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем».

Рассмотрим примеры оформления документов в организации «Аленушка» для расчета заработной платы сотрудникам, которые должны и могут, согласно ТК РФ, выехать в командировку по приказу директора, а также рассчитаем заработную плату за время командировки.

Дан приказ – ему на запад…

В приказе о направлении в командировку обязательно нужно проставить точные даты начала и окончания командировки, и они не должны отличаться от данных в командировочном удостоверении и табеле. Не забывайте о табеле – это главный документ для начисления зарплаты.

В организации «Аленушка» правильное оформление командировок и табелей обеспечивает опытный кадровик, но возникшая ситуация и его поставила в тупик. Четырнадцатого октября директор издал приказ о том, что:

– 15 сентября днем И.И. Иванов должен на рабочем месте подготовить договор с новым контрагентом «Иванушка»;

– 15 сентября вечером И.И. Иванов должен выехать в командировку для заключения этого договора;

– 17 сентября утром И.И. Иванов должен прибыть из командировки;

– 17 сентября утром И.И. Иванов должен явиться на работу и представить подписанный договор.

По всему видно, что сотрудник Иванов трудоголик, приказ он подписал и согласие на работу в дни командировки дал. Что же поставить в табеле Иванову, ведь он отработал полный рабочий день, а по приказу, отметке в командировочном удостоверении и проездному билету числится в командировке?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, при заполнении табеля методом сплошной регистрации в графе 4 формы № Т-13 «Табель учета рабочего времени» или в графах 4, 6 страницы 2 формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» отработанное время отражается как «продолжительность работы в дневное время» – буквенным кодом «Я» или цифровым – «01» (с указанием в графе под кодом продолжительность работы в дневное время), а день нахождения в командировке – «служебная командировка» с кодом «К» (или цифровым кодом «06»).

Если кадровик поставит Иванову в табеле «Я», это будет нарушением положений статьи 167 ТК РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки», которая гласит: «При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой».

Пока нет единых рекомендаций по отражению этого «двойного» дня, каждая организация должна в локальном акте закрепить заполнение табеля тем обозначением, которое считает для себя приемлемым. Таким обозначением может быть код «К» или «Я/К».

Поскольку в организации существует прецедент явки на работу в день выезда в командировку и в день приезда и законодательством это не запрещено (абз. 5 п. 4 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки»), то это правило можно установить в положении о командировках в организации.

Если бы в приказе не было написано о выходе на работу в первый и последний дни командировки, работник имел бы право не выходить на работу, так как за эти дни согласно ТК РФ ему сохраняется место работы (должность).

И волки сыты, и овцы целы…

Теперь разберемся со следующим вопросом, возникающим в этой ситуации. Что же заплатить И.И. Иванову за 15 и 17 сентября: зарплату или суточные, а возможно, и то и другое?

В статье 166 Трудового кодекса и в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки» понятие служебной командировки определено так: «Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». При этом исходя из содержания статьи 167 ТК РФ за период командировки работнику не начисляется заработная плата в виде оклада, а сохраняется средний заработок.

Значит, Иванову за 15 и 17 сентября обязательно будут начислены средний заработок и суточные. А как быть, если за эти дни оплата по среднему заработку окажется меньше, чем оплата рабочего времени?

На практике очень часто выполнение служебного поручения тождественно трудовым функциям сотрудника на его рабочем месте, поэтому работники обычно не готовы к тому, что сумма среднего заработка оказывается меньше, чем сумма, которую он мог бы получить, не выезжая в командировку. Работник теряет в оплате, что не лучшим образом отражается на моральном климате в коллективе, да и в статье 2 ТК РФ утверждается, что «основными принципами правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений признаются: обеспечение права каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы…».

Работодателю надо с честью выйти из непростого положения и доплату работнику Иванову оформить так, чтобы организация не пострадала при налоговых проверках. Есть несколько вариантов решения этой задачи: начислить доплату к среднему заработку, или (по приказу) увеличить сумму суточных на время командировки, или же выплатить премию. Важно, чтобы принятый порядок был предусмотрен системой оплаты труда, действующей у работодателя.

Допустим, что работодатель решил начислить Иванову доплату.

Общее солидарное мнение о возможности доплаты к среднему заработку до заработной платы как за фактически отработанное время высказывается:

– в положениях ТК РФ, в частности статьи 57: «По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений»;

– представителями Минфина в письме ведомства от 26 сентября 2008 г. № 03-03-06/1/548, в письме от 18 октября 2008 г. № 03-03-06/1/638, в письме от 12 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/62. Так, в письме от 2 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/208 сказано: «…если доплаты до оклада сотрудникам, находившимся в командировке производственного характера, предусмотрены в локальном нормативном акте, то расходы по начислению подобных выплат могут учитываться в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций. Исходя из вышеизложенного напрашивается вывод: отнесение работодателем сумм вышеуказанных доплат к расходам при исчислении налогооблагаемой прибыли зависит от того, предусмотрены или нет такие доплаты локальными нормативными актами, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами согласно статье 255 НК РФ»;

– Минздравсоцразвития в лице начальника отдела трудовых отношений и оплаты труда Ковязиной: «Локальным нормативным актом об оплате труда работников могут предусматриваться доплаты к среднему заработку до заработной платы как за фактически отработанное время, ведь время командировки включается в рабочее время и работник не может отказаться от нее, иначе речь будет идти о нарушении трудовой дисциплины»;

– УФНС по г. Москве в письме от 29 января 2008 г. № 21-18/77: «доплата до оклада каждому сотруднику, находившемуся в командировке, носит производственный характер и имеет признаки оплаты труда, установленные в статье 255 НК РФ. В связи с этим данная выплата относится к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, и включается в налоговую базу по ЕСН».

Официально закрепить доплату возможно в коллективном договоре, Положении об оплате труда, Положении о командировках, трудовых договорах.

Приведем пример дополнительного соглашения к трудовому договору:

– «Стороны пришли к соглашению о внесении с 11 января 2010 г. в пункты 3.3.9, в пункты 3.3. раздела 3 трудового договора № 10 от 2 мая 2007 г. следующей формулировки: «с целью недопущения ухудшения материального положения Работника при его нахождении в командировке производить доплату Работнику за время нахождения в командировке до размера заработной платы, составляющей заработную плату работника при отсутствии командировок в расчетном месяце».

Антонина Фролова, заместитель главного бухгалтера АКК «Экфи»

Смотрите так же:  Приказ мо 80 2003

Доплата до оклада при командировках

Статьи по теме

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, за сотрудником, который находится в служебной командировке, сохраняется заработная плата в размере не ниже среднего месячного заработка. Этот факт касается всего периода командировки и времени, затраченного на дорогу. Однако бывают ситуации, когда общий среднемесячный заработок оказывается ниже установленного оклада командировочного. При таком положении работодатель имеет право компенсировать сотруднику недостающую разницу.

Из этой статьи вы узнаете:

  • обязанности работодателя при служебных командировках;
  • порядок доплаты до оклада при командировке;
  • оформление доплаты до оклада при командировках.
  • Нередко сотрудники, которые регулярно ездят в служебные командировки, по итогам получают заработную плату с учетом командировочных ниже, чем установленный ежемесячный оклад. При расчете среднего заработка производится учет исключительно фактически отработанного времени (ч. 3 ст. 139 ТК РФ), поэтому из него выпадают некоторые суммы и отдельные периоды. Это приводит к тому, что средняя заработная плата оказывается ниже, чем фактический заработок или оклад сотрудника, находящегося в командировке. При таком положении работодатель может возместить потерянную разницу и оформить доплату до суммы оклада сотрудника.

    Обязанности работодателя при служебных командировках

    Служебная командировка по определению Трудового кодекса РФ (ст. 166 ТК РФ) означает поездку сотрудника по распоряжению руководства организации для выполнения какой-либо работы, связанной с его непосредственными обязанностями. Такие поездки имеют четко определенный срок, указанный в приказе о служебной командировке. Началом принято считать дату и время отъезда от расположения места работы, а окончанием день возвращения, согласно проездным документам или путевому листу.

    Права людей, направленных в служебную командировку, защищаются, статьями 167-169 Трудового кодекса РФ. Согласно этим нормативным актам, командировочный имеет право на:

    1. Сохранение рабочего места (должности) на время пребывания в служебной поездке (ст. 167, 169 ТК РФ);
    2. Сохранение средней заработной платы (ст. 167 ТК РФ);
    3. Возмещение расходов на проезд (ст. 167 ТК РФ);
    4. Возмещение расходов на проживание (наем жилья), проезд междугородний и по месту расположения командировки, траты, связанные с проживанием вне дома (суточные), и вызванные служебной (производственной) необходимостью (ст. 168 и 169 ТК РФ).

    Поскольку средний и фактический заработок – величины неравные и зависящие от многих факторов, организация может сделать доплату до ежемесячного оклада. Такой акт со стороны работодателя является одним из видов поощрений для сотрудников, которые выполняют свои рабочие функции, находясь в не очень комфортных условиях (вне дома, вдалеке от семьи).

    Порядок доплаты до оклада при командировке

    Работодатель (организация, компания, предприятие) может доплачивать сотрудникам, находящимся в командировке определенную сумму до уровня заработной платы, которую они получают ежемесячно. В трудовом законодательстве указано, что на все время командировки, включая нахождение в пути, работнику начисляется среднемесячный заработок с учетом тарифной ставки.

    В Письме Минфина РФ № 03-03-05/1/34 от 27 января 2009 года указано, что работникам, направленным в служебную командировку, можно производить доплату до суммы оклада в том случае, когда этот аспект установлен локальным нормативным актом. Таким образом, если заработок сотрудника, который начисляется ему в период командировки, оказывается ниже установленной заработной платы, предприятие имеет право компенсировать работнику разницу.

    Частично данный аспект регламентируется статьями 8 и 9 Трудового кодекса, в которых законодательно установлено, что работодатель не имеет права ухудшать положение работников. Улучшение положение сотрудников предприятия любого типа отдается на усмотрение работодателя. То есть, доплата до оклада при командировках является добровольным актом руководства (владельца) организации.

    Оформление доплаты до оклада при командировках

    Для правомерного оформления начисления доплаты до оклада при командировке, данный аспект должен быть закреплен отдельным локальным нормативным актом или установлен коллективным договором организации. Такой способ самый простой и оптимальный тип решения данного вопроса одновременно для всех работников предприятия.

    Кроме того, такой пункт можно внести в трудовой договор с сотрудником. Согласно статье 57 ТК РФ, в трудовой договор могут быть включены любые права и обязанности работника и работодателя, которые соответствуют утвержденным нормативно-правовым актам. Если сотрудник регулярно направляется в служебные командировки, но изначально доплата до оклада при командировке не была включена в трудовой договор, этот факт можно закрепить с помощью приложения.

    Еще один вариант для установления правомерности доплаты – создание локального нормативного акта. Это можно с делать с помощью «Приказа о доплате среднего заработка до оклада при нахождении работника в командировке». В документе необходимо отразить такие данные — ФИО, должность и место работы сотрудника, даты начала и окончания командировки, размер оклада по штатному расписанию и/или Трудовому договору под № … от … (дата утверждения). В основной части необходимо указать — на основании ст. 167 ТК РФ приказываю доплатить средний заработок до оклада по штатному расписанию при нахождении работника в командировке (количество дней, даты начала и окончания), включить доплату в расходы налогоплательщика для налогообложения прибыли по ст. 255 НК РФ.

    Рекомендуем материалы по теме:

    Продление командировки — как оформить, образец приказа

    Командировки являются рутинной составляющей рабочего процесса. Они оформляются в соответствии с трудовым законодательством. Работник должен своевременно вернуться из поездки и отчитаться о ней. Однако обстоятельства не всегда позволяют окончить командировку точно в срок. Причиной для этого может стать как инициатива руководства, так и форс-мажор. Для того чтобы увеличить ее срок необходим приказ о продлении командировки.

    Продление командировки

    Командировка сотрудника связана с выполнением служебных обязанностей в местности, удаленной от основного места работы. Для решения производственной задачи, которая служит целью командирования работника, дается определенное количество дней. Иногда обстоятельства складываются таким образом, что запланированного времени не хватает.

    Причиной для продления времени командировки может стать:

  • дополнительное поручение руководителя;
  • слишком короткий промежуток времени для выполнения основной задачи;
  • недостаточная компетентность сотрудника, которая привела к нехватке времени на исполнение командировочного поручения;
  • запрос от принимающей стороны о продлении командировки;
  • болезнь командированного сотрудника;
  • задержка транспорта или невозможность взять билеты;
  • длинные очереди в пункте пропуска на границе, не позволяющие вовремя выехать к месту командировки или вернуться на работу;
  • чрезвычайные происшествия природного или техногенного характера.
  • Например, сотрудник был направлен в дочернюю организацию для обучения персонала обращению с новым оборудованием. На проведение мероприятий ему была отведена неделя. Однако из-за урагана в городе, где он находился в командировке, отсутствовало электричество и своевременно обучить рабочих он не смог.

    Руководитель принимающей стороны пишет ходатайство о продлении срока командировки приглашенного сотрудника до выполнения всей программы обучения.

    Например, письмо может быть следующего содержания:

    «Уважаемый Мирослав Никанорович! Просим Вас продлить срок командирования главного механика ЗАО «Технотест» Никодимова Д. Г. в ООО «Министрим» на четыре дня до 07.05.2018. В связи с неблагоприятным природным явлением на предприятии сложилась чрезвычайная ситуация, выразившаяся в отключении электроэнергии на длительный срок. Из-за этого обстоятельства не было возможности провести запланированное обучение обращению с новым оборудованием всех сотрудников ООО «Министрим». Дополнительные дни проживания в нашем общежитии Никодимову Д. Г. будут предоставлены за счет нашей фирмы».

    После получения такого рода запроса, в организации, которая направила сотрудника, оформляют продление командировки.

    Если увеличение срока командирования сотрудника, связано с форс-мажорными обстоятельствами или недостаточностью времени на выполнение поручения, то он должен уведомить руководство, направившей его организации о случившемся и попросить дополнительные дни для завершения запланированного задания.

    Например, работник попал в больницу во время командировки. Об этом факте он ставит в известность свое непосредственное руководство, путем звонка по телефону. После прохождения лечения, решается вопрос об актуальности выполнения командировочного задания и необходимости увеличения командировки на пропущенные из-за болезни дни.

    В этом случае, основанием для принятия решения о продлении пребывания работника по месту командирования будет больничный лист и служебная записка непосредственного начальника, заболевшего сотрудника, об актуальности выполнения производственного задания в месте командирования.

    При этом следует учесть, что все необходимые документы оформляют по новой, а не вносят изменения в изданный ранее приказ о направлении работника в командировку.

    Продление командировки, как оформить

    Процедура состоит в составлении документов, обосновывающих необходимость увеличения командировочных дней, согласии руководства на продление, подготовки, подписания соответствующего приказа и доплате командировочных расходов сотрудника.

    Для начала увеличение командировки согласовывают с руководством компании. Для этого сам сотрудник или его непосредственный начальник оформляет докладную (служебную) записку на имя руководства, где указывает основание для дополнительных дней и предполагаемую дату окончания командировки.

    Например, текст документа может быть следующим:

    «Менеджер Капитонов А. Г. сообщил по телефону, что авиарейс Москва — Минск задерживается на неопределенное время, в связи с неблагоприятными погодными условиями в аэропорту вылета. Им принято решение возвращаться из командировки на железнодорожном транспорте. В связи со сложившимися обстоятельствами необходимо продлить время командировки на два дня до 02.05.2018. Начальник отдела снабжения Миронов М. Х.».

    Данную служебную записку рассматривает руководитель компании и проставляет резолюцию.

    Например, «Не возражаю, департаменту кадровой политики подготовить приказ о продлении срока командировки, в связи с задержкой рейса. Службе бухгалтерского учета произвести расчет с Капитоновым А. Г. за дополнительные дни и оплатить разницу в билетах».

    На основании служебной записки и распоряжения руководства кадровая служба готовит приказ о продлении срока командировки.

    Приказ о продлении срока командировки

    Общеустановленной формы этого документа нет. Его оформляют либо в свободной форме с соблюдением правил делового документооборота, либо по установленному в организации образцу.

    В названии этого документа указывают слово «приказ» и пишут, о чем он.

    Например, «приказ о продлении срока командировки, в связи с производственной необходимостью».

    В самом тексте указывают основание, например, «На основании служебной записки начальника транспортного цеха Селифонтова П. Л. о необходимости выполнения дополнительных ремонтных работ на автомобиле Volkswagen гос. номер 11111, в сервисном центре г. Самары и задержки из-за этих обстоятельств выезда водителя Симиновича Н. И., приказываю».

    Далее в документе прописывают, на сколько дней продляется командировка, и дают поручение бухгалтерам сделать доплату.

    Например, «1. продлить командировку водителя Симиновича Н. И. в г. Самару на два дня до 03.06.2018.

    2.Поручить главному бухгалтеру Макромовой З. П., произвести перерасчет и перечисление аванса на командировочные расходы, и оплату проживания с учетом двух дополнительных дней командировки».

    После подписания приказа руководителем компании, он регистрируется и передается командированному сотруднику для ознакомления.

    Сделать это можно путем передачи оформленного приказа по факсу или сканированного документа по электронной почте.

    Подтверждением ознакомления может служить также переданное по факсу или через интернет сообщение в свободной форме с подписью сотрудника. Например, «с текстом приказа о продлении срока командирования ознакомлен. Дата и подпись работника с расшифровкой».

    Согласие на продление командировки

    Однако в трудовом законодательстве сделано исключение для некоторых категорий сотрудников. Кроме ознакомления с текстом приказа, требуется их информированное согласие на увеличение срока командирования. Это те же категории, чье согласие требуется для направления в командировку (ТК РФ, ст. 259):

    Смотрите так же:  Регистрация ооо 2020 заявление у нотариуса

    • женщины, у которых есть дети младше трех лет;
    • одинокие родители, имеющие детей до пяти лет;
    • лица, воспитывающие ребенка с установленной медицинскими документами инвалидностью;
    • сотрудники, ухаживающие за больными родственниками.
    • Помимо письменного согласия с продлением командировки, эти категории работников также уведомляются об установленной законодательством возможности отказа от увеличения срока командирования без объяснения причин.

      В таком случае дополнительно потребуется оформить и передать с ознакомлением и согласие либо отказ от продления командировки.

      Например, по факсу или в электронном виде кадровая служба передает такому работнику приказ о продлении срока командирования и дополнительно оформленное уведомление о возможности отказа от увеличения дней пребывания в пункте командировки.

      Это может быть, как отдельный документ, так и запись в конце приказа.

      Например, «С приказом ознакомлен менеджер Макаров Ю. С., о возможности отказаться от продления командировки, по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством уведомлен».

      Взамен тем же путем сотрудник передает свое согласие или отказ.

      Например, «С приказом о продлении командировки ознакомлена. На увеличение дней пребывания в ней согласна. Дата и подпись с расшифровкой».

      Или «С приказом о продлении командировки ознакомлен. В соответствии со ст. 259 Трудового кодекса, как одинокий родитель ребенка-инвалида, отказываюсь от дальнейшего нахождения в ней, сверх времени, установленного первоначальным приказом. Дата и подпись».

      Оплата дополнительных расходов, в связи с продлением командировки

      Перед отбытием в командировку работник получает авансом деньги на расходы, связанные с поездкой.

      В них могут входить:

    • суточные, в установленном законодательством размере;
    • оплата проживания;
    • стоимость проезда к месту командировки и обратно;
    • деньги, необходимые для оплаты дополнительных расходов, связанных с целью поездки (представительские нужды).
    • При продлении командировки, сотруднику должны в обязательном порядке перечислить суточные. Остальные расходы могут быть также оформлены как аванс, либо перечислены после прибытия к месту работы, на основании отчета работника о командировке.

      Кроме того, при продлении командировки из-за болезни сотрудника, он может передать по почте больничный лист, который должен быть оплачен сразу после получения.

      Еще одним из дополнительных расходов, которые связаны с увеличением срока пребывания в командировке, может быть разница в стоимости первоначально заказанного проездного документа и цены вновь приобретенного билета. Эти деньги возмещаются сотруднику после прибытия к месту работы и заполнения отчета о поездке.

      Командирование сотрудников для выполнения служебных обязанностей в другом населенном пункте является обычной практикой в деятельности любой организации. Иногда обстоятельства складываются таким образом, что выполнить поручения руководства в срок или вовремя вернуться из поездки работник не может. В этом случае, на основании докладной записки работника или его непосредственного начальства может быть увеличен срок пребывания в командировке. Процедура оформления дополнительных дней аналогична отправке сотрудника в деловую поездку, при этом необходимо заново издать приказ о продлении срока командировки и доплате работнику за увеличение срока пребывания в ней. В некоторых случаях, кроме ознакомления с приказом о продлении, необходимо также взять согласие у сотрудника на увеличение срока командирования.

      Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера

      Бухгалтеру довольно часто приходиться рассчитывать командировочные. Чтобы облегчить эту задачу, мы приготовили удобную шпаргалку. В ней вы найдете информацию о порядке расчета командировочных и о таких нюансах, как доплата до оклада, оплата командировки в выходные, расчет суточных.

      1. Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней

      Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.

      Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

      Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

      Пример:

      Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
      Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
      Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.

      Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.

      Заполняйте и сдавайте РСВ через Экстерн: импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 за один клик, используйте фильтры и массовые операции. Бесплатно 3 месяца.

      2. Определяем заработок за расчетный период

      В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.

      Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

      Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей ? 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.

      3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

      Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

      (438 086,96 / 225) ? 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.

      Доплата до оклада

      Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

      Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).

      Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

      Командировка в выходные

      Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).

      При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

      Готовьте и сдавайте нулевой расчет по страховым взносам через Экстерн. 3 месяца бесплатно.

      Расчет суточных

      За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

      По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).

      Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.

      Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.

      Оплата по среднему заработку — командировка

      Трудовой кодекс: командировки, оплата

      Как оплачиваются командировочные дни работника: из среднего заработка или просто выдается зарплата? Как гласит ст. 167 ТК РФ , при направлении сотрудника в поездку ему гарантируется сохранение рабочего места и среднего заработка (п. 9 Положения № 749 от 13.10.2008), а также возмещение расходов. Поэтому за время нахождения в командировке ему следует выплатить такой заработок.

      Оплата командировки, как правило, производится в день зарплаты. Бухгалтерия рассчитывает среднюю сумму, которую сотрудник мог бы получить на своем трудовом месте, а затем выдает ее вместе с авансом или оплатой за месяц.

      Что такое средний заработок

      Средний заработок (СЗ) — это средняя сумма выплаченных работодателем в пользу работника в расчетном периоде заработной платы, иных выплат и вознаграждений.

      Порядок расчета СЗ обозначен ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. При любом режиме труда расчет такой заработной платы сотруднику производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за трудящимся сохраняется средняя зарплата. Средний дневной заработок определяется по формуле:

      Средняя зарплата для командировки рассчитывается с помощью простой формулы: средняя дневная заработная плата умножается на количество дней работы вне основного места:

      Пример расчета

      Приведем пример: инженер Петров Семен Николаевич ежемесячно получает заработную плату в размере 30 000 рублей. Его годовой доход составляет 360 000. Среднее количество рабочих дней составляет 191 день в год. Командировка длилась 4 рабочих дня. Среднедневной доход работника в этом случае: 360 000 / 191 = 1884 руб. За поездку Семен Николаевич получит 1884 ? 4 = 7536 руб.

      Так как все дни были трудовыми, он ничего не потеряет в доходе.

      Также, помимо рабочего времени, руководитель предприятия должен оплатить расходы трудящегося во время деловой поездки (например, затраты на проездные билеты, аренду гостиничного номера, питание). Оплата командировочных производится только в том случае, если у работника есть на руках оправдательные документы, подтверждающие расходы.

      Период работы для расчета

      Какой период работы следует учесть для расчета СЗ при командировке?

      Расчет выполняется исходя из 12 предшествующих месяцев и зарплаты, выплаченной в этот период. Важно помнить, что учитываются исключительно рабочие дни, а не календарные.

      Если трудящийся направляется на задание в первый месяц работы на предприятии, то для него СЗ рассчитается за период с первого рабочего дня в фирме до первого дня поездки (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

      В подсчет включаются выплаты, предусмотренные действующей системой оплаты труда.

      Исключенные дни

      В период расчета рабочих дней для определения СЗ не входят:

    • дни отпуска;
    • дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности;
    • выходные и праздничные дни;
    • время отпуска по уходу за ребенком;
    • время простоя по вине нанимателя;
    • отпуск «за свой счет»;
    • время прошлых командировок;
    • дополнительные оплачиваемые дни по уходу за детьми с инвалидностью.
    • Расчет СЗ без учета вышеперечисленных периодов называется с исключенными днями.

      Пример расчета для исключенных дней

      В данном примере рассмотрен расчет командировочных с исключенными днями, которыми послужили дни ежегодного очередного отпуска.

      Командировка длится с 1 по 3 июля 2020 года, рабочих дней — 3. Для расчета надо взять сумму выплат с 01.07.2018 по 30.06.2020. Ежемесячная заработная плата составляет 15 000 рублей:

    • за период с 01.07.2018 по 31.03.2020 сотруднику начислено 135 000 рублей;
    • с 1 по 30 апреля сотрудник был в отпуске, отпускные составили 15 358 руб. 36 коп.;
    • с 1 мая по 30 июня он получил 30 000 рублей;
    • итого сумма выплат за 12 месяцев составит 180 358 руб. 36 коп.
    • Фактически полученная заработная плата:

      180 358 руб. 36 коп. – 15 358 руб. 36 коп. = 165 000 рублей.

      Так как время отпуска в расчет не входит. За период с 01.07.2018 по 30.06.2020 по производственному календарю 247 рабочих дней. 22 из них пришлись на время отпуска. Их в расчет брать не нужно. Все остальные дни сотрудником отработаны полностью. СЗ будет исчислен следующим образом:

    • 165 000 / 225 рабочих дней = 733,33;
    • 733,33 ? 3 рабочих дня командировки = 2199,99 рублей.
    • Оплата командировки в выходной день

      Средний заработок во время командировки выплачивается за рабочие дни, согласно графику организации. Если даже командировка длительная, то за выходной выплачиваются только суточные. Средний заработок в этом случае не положен. Ведь работник не работает в выходные дни, а отдыхает (пункт 9 Положения о командировках).

      Из этого правила есть исключение. Если сотрудник все-таки в выходной или праздничный день находясь в командировке работал или был в пути, то за это время нужно произвести оплату как за работу в выходной день. ТК РФ предусматривает два порядка оплаты за работу в выходные и праздничные дни:

    • в одинарном размере тарифной ставки, если работник берет дополнительный выходной (отгул);
    • в двойном размере, если работник отгул брать не будет.
    • Как производится оплата, если сотрудник в командировке заболел

      Оплата больничного листа не зависит от того, был в командировке сотрудник или нет. Оплатить нужно все дни нетрудоспособности. При этом нужно учесть, что:

    • суточные и расходы по найму жилья нужно оплатить за все дни командировки. Стоимость жилья не оплачивается, только если сотрудник находился в стационаре;
    • за время нетрудоспособности средний заработок не выплачивается, но за остальные дни по число начала нетрудоспособности его нужно оплатить.
    • Доплата до среднего заработка

      Случается, что СЗ, рассчитанный по представленному выше алгоритму, ниже фактической зарплаты, которую бы получил сотрудник, если бы не был направлен в поездку. Организация имеет право установить иные способы оплаты труда сотрудника в командировке. Например, можно установить, что в случае если рассчитанный средний заработок оказался меньше оклада, то работнику производится доплата до обычного уровня оплаты труда. Этот порядок нужно отразить в локальном нормативном акте. Тогда расходы на доплату до оклада можно будет учесть в составе расходов предприятия.

      При установлении иного порядка исчисления оплаты времени нахождения в командировке нужно помнить, что ТК РФ запрещает нанимателям ухудшать положение работника ( ст. 8 и 9 ТК РФ ). Бухгалтеру после расчета оплаты труда по командировке предстоит сравнить полученный результат с величиной СЗ, исчисленного по правилам, установленным в ТК РФ. Ведь может сложиться ситуация, когда сумма, рассчитанная по внутреннему порядку, окажется меньше СЗ, определенного по вышеописанным правилам.

      В таком случае сотруднику следует компенсировать разницу между средним заработком, полагающимся в период командировки по правилам ТК РФ, и оплатой труда, определенной в соответствии с внутренним порядком оплаты командировочного времени. Необходимо прописать этот пункт в трудовом (коллективном) договоре или другом локальном акте, например в Положении об оплате труда сотрудников организации.

      Какие еще командировочные выплаты положены сотруднику

      Кроме среднего заработка, работодатель должен возместить расходы сотрудника на проезд и проживание в месте командировки. Возмещение расходов производится на основании предоставленных подтверждающих документов:

      • авиа и ж/д билетов;
      • квитанций такси (при проезде от аэропорта до места назначения, например);
      • чеков на покупку ГСМ (если сотрудник по согласованию с работодателем едет на личном транспорте);
      • счета гостиниц;
      • договоры аренды иных видов жилья.
      • Также за каждый день командировки работодатель обязан выплачивать суточные. Размер суточных устанавливает коммерческая организация самостоятельно. Их размер нужно утвердить в локальном-нормативном акте (приказе руководителя, положении о командировках).

        Особенности оплаты однодневной командировки

        Сотрудник может быть направлен в командировку на один день. Такая командировка имеет одну особенность. За ее время не производится оплата суточных по территории России. При заграничной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % установленной в организации нормы.

        Все остальные выплаты производятся в аналогичном порядке: выплачивается средний заработок, а также возмещаются расходы на проезд и найм жилья.

        Бухучет командировочных выплат

        Учет расчетов с командированными сотрудниками ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (План счетов бухучета, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н). Документально подтвержденные командировочные расходы учитываются в составе расходов текущего периода на затратных счетах.

        Проводки по отражению командировочных расходов

        Содержание операции Дебет Кредит
        Выдан аванс на командировку 71 50, 51
        Расходы на командировку отражены в составе затрат 25, 26, 44 71
        Возвращены неизрасходованные подотчетные суммы 50, 51 71

        Какие налоги нужно заплатить с оплаты командировки

        Средний заработок, выплачиваемый за время командировки, облагается НДФЛ и страховыми взносами аналогично обычной заработной плате. А вот с возмещаемых расходов за проезд и проживание ни НДФЛ, ни страховые взносы не платят.

        Особый порядок обложения установлен для суточных. Так, суточные в пределах нормативов не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Нормативы установлены пунктом 3 статьи 217 НК РФ:

      • 700 рублей — за каждый день командировки на территории России;
      • 2500 рублей — за каждый день командировки за границу.

      Суммы суточных сверх нормативов облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

      Чтобы признать оплату командировочных в составе расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены. Если у вас есть все подтверждающие оплату проезда и проживания документы, а размеры суточных установлены в ЛНА, то препятствий к признанию в налоговых расходах нет.

      Как оформить доплату до оклада при командировке?

      Ответ: Условие о доплате до оклада при командировке необходимо предусмотреть коллективным договором либо локальным нормативным актом об оплате труда работников и трудовым договором. В качестве локального нормативного акта может расцениваться приказ по организации об установлении доплаты.

      Обоснование: При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).

      Порядок исчисления средней заработной платы установлен ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение).

      Средний заработок при командировке

      При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно) (ч. 3 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения).

      В соответствии с указанными нормами для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации, независимо от источников этих выплат. Перечень выплат, определенный в названном Положении, является открытым (п. 2 Положения).

      Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате. Средний дневной заработок при командировке исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с п. 15 Положения, на количество фактически отработанных в этот период дней (п. 9 Положения).

      Доплата до оклада при командировке

      С учетом особенностей исчисления среднего заработка возможна ситуация, когда средняя заработная плата, подлежащая выплате командированному работнику, окажется меньше установленного ему оклада или его части, полагающейся за соответствующий период. Работодатель вправе предусмотреть иной порядок оплаты времени нахождения в командировке, если только такой порядок улучшает положение работника. То есть оплата с учетом доплаты до фактического заработка за период нахождения в командировке должна превышать средний заработок работника за этот же период.

      Условие о доплате к среднему заработку до должностного оклада необходимо предусмотреть коллективным договором либо локальным нормативным актом об оплате труда работников и трудовым договором (ст. ст. 57, 135 ТК РФ). В качестве локального нормативного акта может расцениваться приказ по организации об установлении доплаты (ст. 8 ТК РФ). Оформление приказов о назначении доплаты по каждой конкретной командировке не является обязательным.

      При определении размера выплаты работнику необходимо рассчитать сумму выплаты не только исходя из фактического заработка, предусмотренного Положением, но и исходя из среднего заработка, рассчитанного в соответствии со ст. 139 ТК РФ, после чего определить наибольшую величину, которая и должна быть выплачена работнику.

      Таким образом, если в организации документально закреплено такое условие, то за дни нахождения работника в служебной командировке ему следует выплачивать:

      1) средний заработок, определяемый в установленном порядке;

      2) доплату к среднему заработку за дни нахождения работника в командировке до оклада.

      Задать вопрос или заказать пособие можно тут

      С уважением к вашему бизнесу,

      Уже в продаже электронное методическое пособие «Все об уточненной налоговой декларации» автора Сушонковой Елены

      Уже в продаже электронное методическое пособие «Все о счетах-фактурах» автора Сушонковой Елены

      Подписывайтесь на нас:

      Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

      Смотрите так же:  Адвокат маслова магнитогорск

    Оставьте комментарий