Порядок и требования к оформлению документов

Порядок подготовки и оформления документов

ПОРЯДОК
подготовки и оформления документов

1. Область применения

2. Состав реквизитов документов

3. Требования к оформлению реквизитов документов

4. Требования к бланкам документов и оформлению документов

5. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая средства электронно-вычислительной техники

6. Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации

Приложение 1 СХЕМЫ расположения реквизитов документов

Приложение 2 ОБРАЗЦЫ оформления служебных документов

Приложение 3 ОБРАЗЦЫ бланков некоторых видов служебных документов

1. Область применения

Порядок подготовки и оформления документов разработан в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий порядок распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее документы) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

— федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

— предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении служебных документов используются следующие реквизиты ( приложение 1):

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — отметка для автоматического поиска документа.

2.2. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов

2.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование автора документа (наличие бланка организации), название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и оформления служебных документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

Дополнительными реквизитами документа являются гриф утверждения (для заключений обязательно), адресат (для писем обязательно), отметка о заверении копии, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, индекс предприятия связи (почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона), место составления или издания, фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно), ссылка на индекс и дату входящего документа.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

3.4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

3.7. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адресов электронной почты и др.).

3.8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письмах наименование вида документа не указывается.

3.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Дату документа оформляют тремя парами цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 4 июля 1999 года следует оформлять: 04.07.99, дату 1 января 2000 года — 01.01.2000.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например 4 июля 2000 года.

3.10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка в тексте на какой-либо документ должна включать наименование, дату и регистрационный номер документа, а также наименование организации, например:

…постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.99 №124 предусмотрено… , при этом сначала указывается дата, затем номер.

При подготовке ответа конкретному адресату на конкретное обращение обязательна ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату документа адресата (проставляется в левом верхнем углу перед заголовком к тексту).

3.12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

3.14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Верховный Суд Российской Федерации

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Заместителю Министра экономики Российской Федерации

Старшему помощнику генерального прокурора Российской Федерации

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно в именительном падеже, например:

Территориальные органы государственной вневедомственной экспертизы субъектов Российской Федерации

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами, при этом сначала указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

614099, г. Пермь, ул. Т. Хасана, д.7а

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам. В этом случае применяются конверты с заранее оформленными адресами.

При направлении документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя. Например:

460002, г. Оренбург, ул. Постникова, д.32а

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают, например:

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, например:

Министерства и ведомства

3.15. Документ утверждаются должностным лицом (должностными лицами) или издаваемым документом.

Гриф утверждения располагают в верхнем правом углу документа. Гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточий), оформленного прописными буквами, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

личная подпись Ю.Б. Жуковский

При утверждении документа двумя должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (баз кавычек и двоеточий), оформленного прописными буквами, наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Приказ Главгосэкспертизы России

3.16. Резолюция — реквизит документа, оформляемый соответствующим должностным лицом и содержащий принятое решение по данному документу.

Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проект ответа.

Срок исполнения — 15.12.99.

Резолюция оформляется на бланке формата А6 (10,4 мм ? 14,5 мм) или оформляется от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.

3.17. 3аголовок к тексту документа — краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста.

Заголовок оформляется от левого поля и начинается с предлога «О» или «Об».

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

Например: приказ (о чем?)

Об архиве Главгосэкспертизы России

или: письмо (о чем?)

О проведении экспертизы проектно-

При этом краткое содержание может быть дополнено информацией, конкретизирующей наименование вида документа, входящий номер и дату, например:

О Порядке проведения государственной

экспертизы градостроительной и проектной

документации в Российской Федерации

Поручение Госстроя России от 02.03.99

Заголовок не составляется к тексту документов, оформленных на бланках формата А5.

3.18. Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.19. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Подготавливаемые служебные документы должны быть краткими, обоснованными, конкретными и логически последовательными. Текст должен излагаться простым и ясным языком, быть тщательно отредактирован. Содержание текста должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты, наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм (например, договор на выполнение экспертных работ).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В письмах необходимо использовать следующие формы изложения:

? от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

? от первого лица единственного числа («считаю необходимым», прошу командировать»);

Смотрите так же:  Кадастровый арбитражный суд

? от третьего лица единственного числа («Главгосэкспертиза России не возражает», «Главгосэкспертиза России считает возможным»).

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.п.), а также в документах, адресованных вышестоящей организации, изложение должно идти от первого лица единственного числа «приказываю», «предлагаю», «прошу».

3.20. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется от левого поля по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Заключение Главгосэкспертизы России от 01.01.99

№24-5-1/10-22 на 30 л. в 1 экз.

2. Проектно-сметная документация — 4 книги.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Администрации Воронежской области

от 18.02.99 №2-1/8 и приложение к нему,

В приложении к документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования документа, его регистрационного номера и даты, например:

к приказу Главгосэкспертизы

России от 03.07.99 №11.

3.21. В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Главгосэкспертизы России личная подпись Ю.Б. Жуковский

Начальник личная подпись Ю.Б. Жуковский

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывается. Например, при оформлении письма на бланке Председателя Госстроя России подпись оформляется так:

личная подпись А.Ш. Шамузафаров

При подписании документа (не на бланке) несколькими должностными лицами организации их подписи располагаются одна над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Главный бухгалтер личная подпись Т.И. Политова

При подписании документа на бланке организации наименование организации не указывается.

Начальник личная подпись Ю.Б. Жуковский

При подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают на одном уровне.

Заместитель Председателя Государственного комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу

Заместитель Министра экономики Российской Федерации

Глава 5 Требования к оформлению документов

Глава 5 Требования к оформлению документов

Под оформлением документа понимается выполненное в соответствии с установленными правилами расположение и заполнение на материальном носителе совокупности реквизитов [16] . Перечень реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р6.30-2003, [17] представлен ниже в этой главе, а общие требования к их расположению и заполнению – в приложении к настоящему пособию.

Состав реквизитов управленческих документов

1. Изображение Государственного герба РФ (01) [18] .

2. Изображение герба субъекта РФ (02).

3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).

4. Указание на код предприятия (04).

5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05).

6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06).

7. Указание на код формы документа (07).

8. Наименование предприятия (08).

9. Справочные данные о предприятии (09).

10. Наименование вида документа (10).

11. Дата документа (11).

12. Регистрационный номер документа (12).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).

14. Указание на место составления или издания документа (14).

15. Сведения об адресате (15).

16. Указание на гриф утверждения документа (16).

17. Резолюция (17).

18. Заголовок к тексту документа (18).

19. Отметка о постановке документа на контроль (19).

20. Текст документа (20).

21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).

22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).

23. Указание на гриф согласования документа (23).

24. Визы согласования документа (24).

25. Оттиск печати предприятия (25).

26. Отметка о заверении копии документа (26).

27. Отметка об исполнителе документа (27).

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29).

30. Идентификатор электронной копии документа (30).

Оформление документов компании производится на бланках [19] и листах писчей бумаги формата А4, А5 или А6. Уточним, что бланки компании применяются только для оформления первых экземпляров исходящих и внутренних документов, включенных в Альбом форм документов компании [20] . Порядок применения бланков определяется локальным нормативным актом компании. Примеры оформления наиболее востребованных документов на бланках компании представлены в последующих главах пособия.

Оформление документов компании производится на персональных компьютерах, технические характеристики которых поддерживают использование стандартных возможностей текстового редактора типа Word и программных средств многофункционального устройства (МФУ), обеспечивающего сканирование, печать и копирование (тиражирование) документов. Подчеркнем, что оформление одного и того же документа в традиционном и электронном видах должно быть идентичным. Для оформления документов компании рекомендуется применять гарнитуры шрифтов Times New Roman, Arial, Courier New. Оптимальное значение кегля (размера шрифта) для набора связного текста – от 11 до 14 пунктов, для текста в составе таблицы (анкеты) – от 9 до 10 пунктов. Использование при оформлении документов приемов верстки допускается в соответствии с правилами оформления, предусмотренными для соответствующих видов документов. Текст документа печатается черным цветом.

Набор (расположение) связного текста производится в пределах зоны, ограниченной полями (слева, сверху и снизу – шириной 20 мм, справа – шириной 10 мм), с выравниванием по ширине, полуторным интервалом и абзацным отступом 1,25 см. Набор текста в составе таблицы (анкеты) – с выравниванием по ширине (в ячейках таблицы – по центру), одинарным интервалом без абзацного отступа. Нумерация второй и последующих страниц документа производится арабскими цифрами без точки, рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 11. Номер целесообразно располагать с выравниванием по центру (без абзацного отступа) верхнего колонтитула лицевой стороны листа.

Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.

Документорование управленческой деятельности

Задания для практических занятий для специальностей 060800 «Экономика и управление на предприятиях (полиграфия)»; 060500 «Бухгалтерский учет и аудит»

Кублашвили О.В.
Документорование управленческой деятельности
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление
1.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге и других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источника информации.

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности до­кумента.

Формуляр имеет обязательный набор составных элементов документа (реквизитов), расположенных в определенной по­следовательности.

Как правило, документы оформляются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 установил три вида служебных бланков для орга­низационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк служебного письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов (кроме письма).

Некоторые организации имеют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки, проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) выпускают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Остальные бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств вычислительной техники непосредственно при оформлении документа.

Устанавливают два основных формата бланков документов — А4 и А5 и два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный. Предпочтение отдают пер­вому способу, т.к. угловой бланк позволяет экономно исполь­зовать площадь печатного листа.

Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа со­держит большое количество печатных знаков.

Документы, составляемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная сис­тема организационно-распорядительной документации» устанавливает состав рек­визитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административ­ных и организационных вопросов, вопросов управления орга­нов государственной власти, предприятий, организации, их объединений независимо от организационно-правовой фор­мы и вида деятельности.

ГОСТ предусматривает следующий состав реквизитов до­кументов:

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее — 20 мм, правое — 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют во­семь контрольных положений. Счет при этом ведется от границы левого поля листа.

0-е положение (граница левого поля)

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— место составления или издания документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— заголовок к тексту;

— текст (кроме начала абзацев);

— отметка о наличии приложения;

— наименование должности в реквизите «подпись»;

— гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

— отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

— отметка об исполнителе.

1-е положение (5 ударов от границы левого поля)

— начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение (16 ударов от границы левого поля)

— регистрационный номер документа;

— расшифровка подписи во втором грифе согласования.

3-е положение (24 удара от границы левого поля)

— используют при составлении таблиц.

4-е положение (32 удара от границы левого поля)

— адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдель­ной строке).

5-е положение (40 ударов от границы левого поля)

— гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

— гриф ограничения доступа к документу;

— второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение (48 ударов от границы левого поля)

— расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

— расшифровка подписи в грифе утверждения;

— расшифровка, подписи во втором грифе согласования.

7-е положение (56 ударов от границы левого поля)

— нумерационный заголовок в таблице;

— слово «копия» при снятии копий с документов;

— код формы документа.

При подготовке документов необходимо учитывать требо­вания, предъявляемые стандартом к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Содержание управленческих действий в документах пе­редается через текст, который является основной частью документа. Текст документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким (в сложных докумен­тах). Информация, изложенная в тексте, должна быть досто­верной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убеди­тельной и корректной форме.

Текст документов различных организаций составляется на русском или национальном языке в соответствии с зако­нодательством Российской Федерации и субъектов Россий­ской Федерации о государственных языках. Все документы, направляемые в Федеральные органы государственной вла­сти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объедине­ния, не находящиеся в ведении данного субъекта Россий­ской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, обязательно пишут на русском языке.

Тексты служебных документов могут оформляться в виде анкеты (например, унифицированные формы приказов), в виде таблицы (номенклатура дел), в виде связного текста (уставы, инструкции), в виде соединения этих структур (различные ви­ды актов, другие документы).

Анкета — унифицированный текст, в котором представле­на характеристика одного объекта по определенным признакам. Анкетные тексты можно применять в различных видах до­кументов.

В основе унификации текстов лежит метод выделения по­стоянной и переменной информации. В анкете постоянной ин­формацией являются обобщенные наименования признаков, а переменной — их конкретные характеристики. Наименования признаков выражаются существительными в именитель­ном падеже. Наименование признаков характеризуемого объекта можно выражать и глаголом второго лица множественного числа на­стоящего или прошедшего времени.

Таблица — унифицированный текст, содержащий словес­ную или цифровую информацию, которая характеризует не­сколько объектов по ряду признаков.

Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным вопросам. Таблицы могут иметь нумерационный и текстовой заголо­вок. Нумерационный заголовок пишут в правом верхнем углу над таблицей (от 7-го положения). Текстовой заголовок, отражающий содержание таблицы, который, центруется относительно самой таблицы.

Текст таблицы делится на графы по горизонтали и на строки по вертикали. Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы формулируются в краткой форме и выражаются отдельным сло­вом в именительном падеже или словосочетанием с опорным словом в именительном падеже и единственном числе. Подзаго­ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают на нескольких страницах, то графы таблицы нумеруются, а на втором и последующих листах печата­ют только номера этих граф.

Табличные формы документов применяются в бухгалтер­ских, плановых, финансовых документах. Их используют и при оформлении организационно-распорядительной документации. Часто таблицы используются в соединении со связным текстом. Например, в акте — в заключительной части тек­ста, в приказах — в распорядительной части.

Связный текст — это последовательная, грамматически и логически согласованная, хорошо изложенная информация. Каждую законченную мысль текста выделяют в отдельный абзац. Абзацы (в том числе и нумерованные) печатают с крас­ной строки (1-е положение).

Тон связного текста служебных документов должен быть ней­тральным. Таким образом, оформляют тексты приказов, слу­жебных писем, инструкций и других организационно-распо­рядительных документов. Структура текста может быть самой разнообразной. Документ может состоять из одной или более частей. Наиболее часто встречается текст, состоящий из двух частей, когда в первой части излагаются факты и события, послужившие причиной для составления документа, а во вто­рой части излагаются выводы, просьбы, предложения, реше­ния и т.п. Но тексты документов могут содержать и одну часть: приказы — распорядительную без констатирующей части, пись­ма — просьбу без пояснения, докладные записки — констата­цию фактов без выводов и предложений.

При разработке структурной схемы сложных документов (ус­тавов, правил, инструкций и т.п.) текст следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеру­ются арабскими цифрами. Например:

1. — первый раздел.

1.1. — первый раздел, первый подраздел.

1.2.1. — первый раздел, второй подраздел, первый пункт.

1.2.2.2. — первый раздел, второй подраздел, второй пункт, второй подпункт.

Служебные документы, составленные на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них (название этого документа, наименование организации, издавшей документ, дату документа, его индекс и заголовок) или иметь приписку «основание» с указанием названия документа, даты номера и заголовка к тексту. Например:

Основание: Приказ генерального директора ЗАО «Кварт» от 12.12.2003. № 43

Слово «Основание» печатают от левого поля, а относящийся к нему текст через один меж­строчный интервал.

При выборе слов и терминов для текста служебного доку­мента следует руководствоваться следующими правилами:

1. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в котором оно употребляется в общелитературном языке.

2. Слова не должны иметь неопределенное, двоякое толко­вание или быть многозначными.

3. В тексте документов не употребляются архаизмы и канце­ляризмы. Следует избегать употребления неологизмов, терми­нов, профессионализмов, иностранных слов. При необходи­мости их употребления следует в скобках дать их объяснение.

4. В тексте служебных документов встречаются довольно боль­шое число сокращений, как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому необхо­димо употреблять общепринятые сокращения или дать в скобках их расшифровку.

При построении словосочетаний следует иметь в виду, что слова в деловой речи часто употребляются только с ограничен­ной группой слов, поэтому важно в тексте делового документа правильно подбирать слова. Приведем несколько примеров сочетаний слов в деловой речи:

ДОГОВОР — аннулировать, заключить, нарушать, подпи­сывать, продлевать, разрывать, расторгать, ратифицировать, соблюдать.

ПЛАН — выполнять, корректировать, намечать, осу­ществлять, перевыполнять, принимать, разрабатывать, составлять, сры­вать.

ПРИКАЗ — вносить изменения в, выполнять, давать, до­водить до сведения, издавать, исполнять, на­рушать, объявлять, отдавать, отменять, получать, разъяснять, требовать исполнения, уточнять.

При построении словосочетаний и выборе устойчивых обо­ротов необходимо учитывать особенности фразеологии, сло­жившейся в деловой речи, для которой характерно широкое употребление отглагольных существительных («внедрение», «развитие»), глагольно-именных сочетаний («оказать поддерж­ку»), отыменных предлогов («на основании», «в соответствии», «в целях»), сложных союзов («в связи с тем, что»).

При построении предложений следует учитывать характер­ные черты синтаксиса управленческой документации. Наибо­лее распространенными являются односоставные предложе­ния со сказуемым в качестве главного члена предложения, с которого, как правило, предложение начинается. Например. «Просим оказать помощь. ». В двусоставном предложении пре­обладает прямой порядок слов, т.е. подлежащее предшествует сказуемому («Комиссия считает возможным. »). Для текстов документов характерно также преобладание пассивных конструкций над активными. Например: «УМО разработаны программы. », а не «УМО раз­работало программы. ». Форма изложения текстов в служебных документам может быть разнообразной.

Управленческие ситуации часто повторяются, поэтому тексты для некоторых видов органи­зационно-распорядительной документации унифицированы. Трафаретные, типовые тексты — это информационно емкие, ясные и убеди­тельные тексты, которые получают широкое распространение в современном делопроизводстве.

Трафаретные тексты — это тексты, содержащие постоян­ную информацию, и пробелы, необходимые для заполнения их конкретной информацией. Как правило, их печатают типографским пу­тем (например, справки, доверенности). При­менение трафаретных текстов значительно сокращает время на подготовку документов.

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки: оригинальность, подлинность, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеет строгое ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома и т.п.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов можно грамотно оформить любой документ.

1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.

2. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

3. Определите, в чем заключается общие требования к унификации документов.

4. Проанализируйте бланки служебных документов из ГОСТ Р 6.30-2003. Определить реквизиты, входящие в состав различных бланков.

5. Составить бланк служебного письма ООО «Детский мир», расположенного по адресу: 129128, Моск­ва, ул. Ростокинская, д. 7. Телефон 187-06-09. Вышестоящая орга­низация — Северо-Восточное окружное управление Москов­ского департамента образования.

6. Составить бланк служебного письма туристической фирмы «Трэвел», расположенной по адресу: 129219, Москва, ул. Митинская, д. 38, корп. 2, тел/факс: 572 38 90, 572 73 43.

1. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, ис­пользования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспро­изведением Государственного герба Российской Федерации».

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 1991.

3. ГОСТ Р 6.30 — 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. Унификация текстов управленческих документов: Методи­ческие рекомендации. — М.: ВНИИДАД, 1998. — 243с.

5. Андреева В. И. Делопроизводство. — 6-е изд., перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000. — 187 с.

6. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управ­ления): Учебное пособие. — 2-е изд. испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. — 328 с.

© Центр дистанционного образования МГУП

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный тер­мин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называет­ся «обязательный элемент оформления официального документа».*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. — это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризую­щих документы, определяется целями создания документа, его назна­чением, требованиями к содержанию и форме данного документа, спо­собом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, под­линность и подложность, физическое состояние документа, формат бу­маги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служеб­ном документе делает документ недействительным. Для ряда докумен­тов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодатель­ных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» предписано, что «Первичные учётные докумен­ты принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащей­ся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хо­зяйственной операции и правильность её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц».*

* Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», ст. 9.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуля­ром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизи­тов.* Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы.

* ОСТ 2479-2481 — Деловые письма ОСТ 1780 — телефонограммы ОСТ 1781 — протоколы заседаний ОСТ 1782 — извещения о заседаниях.

В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требова­ния к отдельным системам документации, применяемым в сфере управ­ления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядитель­ной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название «формуляров-об­разцов».

Формуляр-образец — это совокупность расположенных в опреде­ленной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектирует­ся формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей пара­метрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бу­маги А4 (210х297мм.). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помо­гает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, при­менить метод однократной записи.

Правила составления и оформления служебных документов изло­жены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД. Требования к оформлению документов. Он «распространяется на организационно-рас­порядительные документы, предусмотренные Унифицированной систе­мой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее — документы) — постановления, распоряжения, приказы, решения, прото­колы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административ­ных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаи­модействия, обеспечения и регулирования деятельности:

— федеральных органов государственной власти, органов государ­ственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

— предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы и вида деятельности».

Таким образом стандарт распространяется на любые, как государ­ственные, так и негосударственные организации.

В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. ГОСТ указывает следующие реквизиты, кото­рые могут быть использованы при создании документа:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 Герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации-автора документа;

05 код формы документа;

06 наименование организации — автора документа;

07 справочные данные об организации — авторе документа;

08 название вида документа;

09 дата документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

15 гриф утверждения документа;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии приложения;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

25 отметка о заверении копии;

26 отметка об исполнителе;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа в организацию;

29 отметка для автоматического поиска документа.

Таким образом в стандарте перечислено 29 реквизитов. Но все рек­визиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них вза­имоисключающие, например, «название вида документа» и «справочные данные об организации»; «гриф утверждения документа» и «адресат». Кон­кретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подго­товки и работы с ним.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управ­ленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных час­тей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих рек­визитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.

Правила оформления документов в делопроизводстве

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на вступление в силу с 01.07.2018 нового ГОСТа «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Данный нормативный акт содержит в себе ряд дополнений, которых не было в ГОСТе Р 6.30-2003.

Основные изменения, вошедшие в новый стандарт

Для создания документации можно использовать только шрифты:

  • Arial № 12, 13;
  • Calibri № 14.
  • Меньший размер шрифтов новый ГОСТ разрешает использовать только в таблицах.

    С 01.07.2018 документация может содержать герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования. Теперь нормативно закреплено и место расположения данного реквизита. Он размещается в середине верхнего поля бланка над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

    Кроме того, ранее обязательные реквизиты ОРГН, ИНН, КПП, код ОКВЭД теперь располагаются в реквизите «Справочные данные об организации».

    Появился «Гриф об ограничении доступа к документу». Он проставляется в правом верхнем углу первого листа.

    При указании адресата разрешается использовать сокращения «г-ну» (господину) и «г-же» (госпоже) перед фамилией должностного лица, а также указывать электронный адрес в случае, если письмо отправляется по факсу или электронной почте.

    Также ГОСТ содержит указание на недопустимость проставления косой черты (слэша) или надписи «за», когда бумаги подписывает лицо, замещающее руководителя. Изменения в таком случае вносятся от руки или с использованием штампа.

    В споре, как же правильно ставить печать, можно ли закрывать часть подписи печатью, поставлена точка. В новом ГОСТе указано, что печать организации проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

    Вопросы ведения электронного документооборота также освещены в ГОСТе.

    Классификация документов в делопроизводстве

    Все бумаги в делопроизводстве классифицируются в зависимости от их назначения:

  • организационно-распорядительные (уставы, решения, приказы по основной деятельности);
  • справочно-информационные (справки, телеграммы);
  • по личному составу (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления).
  • Отдельное внимание следует уделить регистрации входящих документов в делопроизводстве.

    Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема. Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017». Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем. Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх. № 152 от 29.05.2017») и другая документация.

    Регистрация входящих документов в делопроизводстве позволяет быстро найти в журнале (или электронной таблице) нужный документ и определить ответственное за его исполнение лицо.

    Сроки исполнения документов в делопроизводстве

    Стандартный срок исполнения документа составляет 30 календарных дней, которые отсчитываются с даты принятия входящего либо с даты подписания исходящего документа.

    Деловые бумаги могут иметь и индивидуальный срок исполнения. В таком случае на бланке стоит отметка с указанием конкретной даты или же он может быть указан в самом тексте.

    Существуют и сроки, устанавливаемые нормативно-правовыми актами.

    Если срок исполнения соблюсти не удается, необходимо написать служебную записку руководителю с просьбой о продлении сроков исполнения для внутренней документации или ходатайство с той же просьбой в организацию контрагента с изложением причин задержки сроков.

    Не так сложно наладить в организации делопроизводство, образцы документов в этом помогут. Главное — соблюдать соответствие документации принятым стандартам, а также оперативно следить за изменениями в законодательстве РФ.

    Порядок и требования к оформлению документов

    Какой документ сейчас нормирует порядок оформления копий документов? Во всех документах раньше указывался ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п.5.26).

    1. Первоначально установленный срок вступления в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» — 01.06.2017г., приказом Росстандарта от 25 мая 2017 № 435-ст перенесён на 01.07.2018г.

    До этой даты применяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и основная масса стандартов, будет применяться на добровольной основе, и по решению руководства организации он может использоваться и до официального вступления в силу.

    2. В пункте 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дано следующее определение термину «копия документа»:

    «копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа».

    В «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.06.2009 № 477 приведено несколько другое определение понятия «копия документа»:

    «копия документа» — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;».

    3. Определения термину «заверенная копия документа», содержащиеся в пункте 3.1.25 ГОСТ Р 7.0.8-2013 и термину «заверенная копия», приведённое в пункте 3.2 Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 в исполнение Постановления Правительства РФ от 16.06.2009 № 477), практически идентичны:

  • «заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость»;
  • «заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу».
  • 4. Юридическую силу в судопроизводстве имеют «надлежащим образом заверенные копии» (см. пункт 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ).

    «Надлежащим образом заверенной копией» могут быть признаны документы:

    а) копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований нормативно — правовых актов и стандартов;

    б) нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате»;

    в) копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ);

    г) копии, заверенные должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ)».

    5. Кроме Постановления Правительства РФ от 16.06.2009 № 477, действующим нормативно-правовым актом по пункту «а)», регламентирующим порядок заверения и выдачи предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, является Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

    В абзаце 4 пункта 1 Указа № 9779-Х установлено, что верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью, а на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

    6. В отличие от пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, положения пункта 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 соответствуют вышеуказанным нормативно-правовым актам, поэтому представляется целесообразным использовать эти положения при оформлении копий документов.

    С обзором судебной практики, свидетельствующей о важности юридически правильного оформления копий документов, можно ознакомиться в статье гл. редактора издательства ООО «Бизнес-Арсенал» М.Смольяниновой «Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?».

    Новый ГОСТ по оформлению документов 2018: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий

    С 1 июля 2018 года введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым устанавливаются новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 №2004-ст). Помимо прочего, ГОСТ меняет порядок заверения копий документов. Главное изменение — на копии нужно прописывать, где хранится подлинник.

    Какие документы оформлять по новым правилам

    Новый ГОСТ называется «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Требования стандарта являются рекомендуемыми.

    Заверение копий документов по новым правилам

    Общий порядок оформления копий документов установлен пунктом 5.26 Государственного стандарта. Согласно этому пункту, если копия нужна для того, чтобы представить ее в другую организацию (например, работнику нужна копия трудовой книжки для получения кредита), то на документе нужно сделать надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Например, указать: «Подлинник документа находится в ООО «Радуга» в деле № 25/17 за 2017 год».

    В остальном порядок заверения копии не изменился. Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа).

    Скорректирован состав реквизитов документа

    Кроме этого, состав документа дополнен следующими реквизитами:

  • наименование структурного подразделения, создавшего документа (оно указывается под наименованием организации);
  • гриф ограничения доступа к документу (надпись «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др. проставляется в правом верхнем углу первого листа);
  • отметка об электронной подписи.
  • Также оговорено, что в организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме.

    Общие требования к созданию документов

    Также в новом ГОСТе подробно описано, как создавать документ. Например, уточняется, что предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: