Командировка на личном автомобиле 2020 приказ

Командировка на личном автомобиле

Рассказываем, как правильно оформить командировку на личном транспорте и возместить сотруднику расходы.

Документы до отъезда

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке ( абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.

Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании ( ст. 188 ТК РФ ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.

В соглашении пропишите:

  • название, дату, номер
  • название компании и ФИО сотрудника
  • номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
  • характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
  • порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы )
  • сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
  • дату вступления соглашения в силу
  • название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника
  • Расчет затрат на проезд

    Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в статье.

    Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.

    Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.

    Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.

    Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.

    Модель автомобиля Число и расположение цилиндров Мощность двигателя, л.с. Рабочий объем, л КПП Базовая норма расхода топлива, л/100 км
    LADA KALINA (ВАЗ 11186) 4L 87 1,596 8,6

    Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).

    Закрывающие документы

    Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:

  • авансовый отчет
  • служебную записку
  • путевой лист (заполняет командированный сотрудник)
  • чеки, квитанции, счета за ГСМ.
  • Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.

    Форму путевого листа смотрите в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  • название и номер,
  • срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
  • собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
  • сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
  • данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).
  • В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.

    Резюмируем

    Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:

  • заключить соглашение об использовании личного авто в интересах компании. Получить у сотрудника ПТС или регистрационное свидетельство на авто (заверенные копии)
  • в приказе о командировке прописать, что сотрудник поедет на личном авто
  • после командировки составить служебную записку и путевой лист. Это делает сам сотрудник
  • после командировки к авансовому отчету приложить служебную записку, путевой лист, подтверждающие документы (чеки АЗС, счета проезда по платной дороге).
  • Оформление командировки на личном транспорте

    С принятием поправок в ТК РФ и ряд подзаконных актов перечень документов, необходимых для оформления командировки на личном автотранспорте, существенно сократился. Основанием для направления работника в поездку считается приказ работодателя по форме Т-9 или Т-9А. Бланк Т-9А применяется при командировке нескольких сотрудников.

    Особенности поездки

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    +7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    Для компенсаций затрат на ГСМ, ремонт, амортизацию автомобиля необходимо, чтобы командировка на личном автомобиле была согласована с работодателем.

    Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.

    Организации вправе принимать локальные акты, регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре.

    Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля. Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.

    Что говорит закон?

    Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами.

    В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок.

    Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие Постановлением Правительства РФ № 749 от 29.07.2008 г.

    В качестве разъясняющих документов в 2020 году введен Приказ Минфина РФ № 33н. Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики).

    Командировка на личном транспорте

    Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.

    Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.

    Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:

  • наименование автомобиля;
  • информацию о времени действия путевого листа;
  • информация о собственнике машины;
  • сведения о водителе.
  • В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка.

    В бюджетной организации

    Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется приказом руководителя организации.

    В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте.

    Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы.

    Несколько сотрудников

    Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.

    Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).

    Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем.

    Директора

    Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях.

    Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.

    При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.

    На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт. Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.

    Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

    В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.

    Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

    Если потребовался ремонт

    Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.

    Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника. Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке.

    Использование в поездке услуг такси

    Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат.

    Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.

    Как написать служебную записку на командировку? Образец тут.

    Порядок оформления

    Командировка оформляется письменным распоряжением работодателя. Подготовкой документов занимается отдел кадров.

    Продолжительность отъезда сотрудника также определяет руководитель организации.

    Какие документы нужны?

    Для оформления командировки необходимы:

  • приказ работодателя;
  • авансовый отчет;
  • служебная записка.
  • Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. Отчет сотрудника необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.

    Приказ

    Приказ оформляется по распоряжению работодателя.

    Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки.

    Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись. В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки.

    Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 тут,

    образец написания приказа о направлении в командировку тут.

    Командировочное удостоверение

    Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя. Удостоверение носит уполномочивающий характер.

    По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.

    Бланк командировочного удостоверения формы Т-10 тут,

    образец написания командировочного удостоверения тут.

    Путевой лист

    Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия.

    В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.

    Служебная записка

    Служебная записка оформляется на имя работодателя. В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов.

    Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.

    Образец служебной записки здесь.

    Компенсация расходов

    Сотруднику компенсируются:

    Подсчетом расходом занимается бухгалтерия. Она же определяет обоснованность затрат сотрудником личных средств на использование автомобиля в рабочих целях. Окончательно сумму компенсации определяет работодатель.

    Чем подтвердить?

    Расходы можно подтвердить любыми документами. Главное, чтобы затраты соответствовали целям поездки.

    В качестве документов могут быть использованы квитанции, чеки и другие платежные сведения.

    Списание ГСМ

    Затраты на оплату ГСМ определяются с учетом расстояния поездки, стоимости горючего. Работнику компенсируются фактически понесенные расходы на заправку машины.

    Выплаты также могут зависеть от объема двигателя машины и расхода горючего, указанного в руководстве к эксплуатации ТС.

    Как осуществляется оплата?

    Подсчет выплат возможен только с учетом путевого листа, служебной записки и представленных подтверждений расходов.

    Оплата может осуществляться наличными или зачислением компенсации на карту работника. Предусмотрена возможность выплат денег сотруднику еще до начала поездки.

    Вопросы налогообложения

    Расходы на командировку на сумму свыше 1500 рублей включаются в налоговую базу.

    Если поездка на машине необходима для командировки за границу, налогами облагаются расходы свыше 2500 рублей.

    Смотрите так же:  Договор перевозки пассажиров 2020

    Информация о затратах на командировку сотрудников должна быть указана в ежегодной декларации.

    Как оплачивается командировка в выходные дни? Информация здесь.

    Как составить авансовый отчет по командировке? Подробности в этой статье.

    Судебная практика

    В 2020 году единообразия судебной практики по вопросам компенсаций работникам за командировку не наблюдается. Основные вопросы связаны с обоснованностью использования личного авто в рабочих целях.

    Возможны ситуации, когда работодатель на словах согласен компенсировать расходы на поездку, но позже отказывается выполнять свои обязательства.

    Подобные споры требуют помощи квалифицированного специалиста и рассматриваются судом с учетом представленной сторонами доказательственной базы.

    На видео о выплате суточных

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
    • Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    • Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    • Позвоните на горячую линию:
      • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
      • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
      • Регионы — 8 (800) 222-69-48
      • Командировка на личном автомобиле — оформление 2018

        Отправляете сотрудника в командировку? Он может решить поехать на своем транспортном средстве. Директор вправе согласиться, ведь иногда это выгодное решение в отличие от поездки на общественном транспорте.

        Как оформить и оплатить командировку на личном автомобиле?

        Если работодатель отправляет работника в служебную поездку, он обязан возместить все связанные с поездкой расходы, в том числе проезд до места назначения и обратно. Размер расходов, как правило, компания может установить самостоятельно. Что касается общественного транспорта, то может быть ряд ограничений — при перелете на самолете можно пользоваться категорией не выше эконом-класса, а воспользовавшись поездом — не выше купе. Следует отметить, что ограничения на личный автомобиль не действуют. В этом случае вам нужно указать примерный расход топлива вашего транспортного средства до места назначения.

        Как оформить командировку на личном автомобиле в 2018 году?

        Условия об отправлении сотрудника в командировку на личном автомобиле необходимо закрепить в нормативном акте. Статья 168 ТК РФ подробно это расписывает. У законодателя нет уточнения, каким именно ТС должен пользоваться работник во время поездки. Именно поэтому он может взять собственный автомобиль, предварительно согласовав это с руководством компании. Для того чтобы правильно оформить авансовый отчет, требуются все необходимые документы, которые подтвердят затраты личного ТС.

        Список документов для авансового отчета

        После прибытия из командировки сотрудник в течение 3 дней обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет на все осуществленные расходы. Дополнительно следует приложить:

      • Удостоверение о командировке со всеми примечаниями;
      • Документ о служебном задании и прилагаемом отчете выполнения;
      • Квитанции с автозаправочных станций, документы и счета гостиницы, которые подтверждают осуществленные расходы.
      • Если с предоставленными документами все в порядке, то авансовый отчет в последующем предоставляется на подпись директору компании. После утверждения работодателем, все расходы компенсируются. Однако до поездки в командировку, нужно согласовать, какая сумма за проезд будет учитываться: согласно предоставленным чекам из АЗС или фиксированная.

        Образец приказа командировки на личном автомобиле

        Приказ на служебную поездку оформляется в унифицированном варианте по форме Т-9. Работодатель может самостоятельно составить документ и утвердить его или воспользоваться готовой.

        Если вы отправляетесь в командировку на личном транспортном средстве, в приказе нужно упомянуть следующую информацию:

      • Наименование организации;
      • Название документа и дата составления;
      • ФИО сотрудника, его должность и название работы;
      • Место прибытия и срок нахождения в командировке;
      • Цели рабочей поездки и фирма, которая понесет все затраты.
      • Этот приказ подписывается руководителем компании.

        Оплата проезда в командировку на личном автомобиле

        Если сотрудник согласился использовать личное транспортное средство, ему полагается выплата компенсации за вовлечение в процесс этого имущества. Помимо этого, возмещаются все понесенные расходы за использование. Размер возмещения расходов определяется согласно трудовому договору, который выражен в письменном варианте.

        В результате вы обязаны выплатить сотруднику, который владеет транспортным средством, компенсацию. Она должна возместить стоимость топлива и иные затраты, которые касаются эксплуатации ТС в период поездки. Окончательный размер определяется в документе о соглашении.

        Но если рассчитать налоги на прибыль, подобные выплаты можно учесть только в пределах нормы. Эти расходы согласно налоговой базе относятся к прочей категории, которая связана с реализацией и производством. Размер их относительно мал. Если объем двигателя транспортного средства меньше двух литров, норма по возмещению расходов — 1200 рублей в месяц. Если больше, то 1500 в месяц. Как говорят чиновники, в нормативных актах, которые были установлены Правительством РФ, учитывается возмещение расходов, которые возникают в период эксплуатации транспортного средства — ремонт, износ и топливо. Следовательно, цена бензина, которая компенсируется государством, не может быть больше указанных в законе норм.

        Похожее

        Каждая молодая семья сталкивается с моментом, когда появляется ребенок. Часто возникает вопрос — кто будет…

        Законодателем РФ в последнее время было внесено ряд изменений, которые имеют отношения к командировкам сотрудников.…

        Если принимающая сотрудника в командировку компания полностью берет на себя оплату за аренду помещения, поездки,…

        У многих компаний сегодня возникает необходимость в командированном сотруднике. Это нужно не только для решения…

        Приказ о направлении сотрудника в командировку может быть составлен по форме Т-9. Для этого существуют…

        Иногда в нерабочий день сотрудник может отправиться в служебную поездку или вернуться из нее. В теории все понятно,…

        Командировка на личном автомобиле в 2020 — 2020 годах (особенности)

        Командировка на личном транспорте. Законодательная база

        Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

      • гарантии работнику при направлении его в командировку;
      • порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.
      • Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий.

        ВНИМАНИЕ! Работодатель должен прописать порядок оформления и оплаты командировки в локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. О нюансах оформления документа читайте в материале «Как составить положение о командировках на 2020 — 2020 годы».

        Нужно ли заключать соглашение об аренде автомобиля

        На вопрос «Заключать ли с сотрудником соглашение об аренде личного автомобиля» есть 2 ответа:

      • Безопаснее заключить договор и прописать сумму компенсации. Размер компенсации за ГСМ может быть любым, но в расходах можно учесть лишь нормативные показатели:
        • 1 200 руб. в месяц — если объем двигателя менее 2000 см 3;
        • 1 500 руб. в месяц — в случае превышения 2 000 см 3.
        • ВАЖНО! Обязательно возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).

          2. Если договор не заключать, то работнику оплачиваются вся сумма за бензин по авансовому отчету. Эта же сумма учитывается в налоговых расходах. В данном случае возможны споры с налоговиками, т.к. они рекомендуют и в этом случае оплачивать ГСМ по нормативам.

          В любом случае оформите путевой лист. Документ послужит доказательством реальных затрат на бензин, т.к. в нем указывается пробег, маршрут следования и т.д.

          Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

          Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

          Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

          К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):

        • название и номер путевого листа;
        • данные о сроке действия документа;
        • данные о владельце автомобиля;
        • информация о транспортном средстве;
        • информация о водителе.
        • Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. здесь.

          Как оформляется выезд в командировку?

          С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

        • служебное задание;
        • командировочное удостоверение;
        • отчет о командировке.
        • Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

          Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

          Бланк формы Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

          В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 №402-ФЗ):

        • наименование организации;
        • дату составления и номер распорядительного документа;
        • данные сотрудника, наименование его должности;
        • данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
        • длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
        • цель командировки;
        • подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
        • сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.
        • Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

          Образец заполнения приказа по форме Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

          Возмещение командировочных расходов

          Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

        • на проезд в обе стороны;
        • на съем жилья;
        • суточные;
        • прочие расходы, определяемые работодателем.
        • Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

          Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

        • документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
        • чеки на ГСМ;
        • путевой лист;
        • служебную записку.

        Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

        Пример оформления служебки:

        Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

        Судебная практика по командировкам на личном транспорте

        Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

        Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

        Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.

        Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

        Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

        Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

        Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

        Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

        Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников. Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

        Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

      • амортизация транспортного средства;
      • затраты на ГСМ;
      • текущее техническое обслуживание;
      • возможный внеплановый ремонт.
      • Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2020 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandirovki-komandirovki-v-vyhodnye-dni

        Оформление путевого листа

        Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года .

        Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

      • реквизиты документа: название и номер;
      • срок действия;
      • данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
        1. фамилию, имя, отчество,
        2. паспортные данные;
        3. сведения об используемом транспортном средстве:
          1. государственный номер,
          2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)
          3. Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

            Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

          4. заполненного путевого листа;
          5. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
          6. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
          7. авансового отчета;
          8. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

          При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

          Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года .

          Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

          Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника. При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606 ).

          Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель. Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е. компания, отправляющая сотрудника в командировку.

          Использование в командировке услуг такси

          Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

          Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

        4. реквизиты квитанции: серию, номер;
        5. наименование перевозчика, его ИНН;
        6. сумму проезда;
        7. дату выдачи квитанции;
        8. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.
        9. Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль. Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли. Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

          Добрый день! Работодатель отправляет на обучение 4 человека на моем автотранспорте по маршруту Ростов-Таганрог ежедневно на 5 дней. Какие мне нужны документы для оформления командировки и возмещения расходов?

          Наталья Гущина Автор

          Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

          После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места). Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы. Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

          Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочног о удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

          Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

          Условия проезда в вашем случае решаются исключительно с вашим работодателем, в любом случае сохраняйте чеки с заправок и фиксируйте расход топлива на служебные поездки.

          Оформление командировки в 2020 году: изменения и образцы

          Статьи по теме

          Мы подготовили инструкцию, как оформить однодневную, заграничную поездку и командировку в 2020 году на личном или служебном автомобиле. Вы сможете скачать бланки и заполнить документы с нашими подсказками.

          Как оформить командировку в 2020 году

          Разберемся, какой порядок оформления действует в 2020 году, какие изменения, и какие образцы документов актуальны на данный момент.

          Командировка в 2020 году – инструкция для бухгалтера

          Работодатели часто практикуют командировки – кратковременные поездки работников по делам компании. Основной документ, которым должен руководствоваться бухгалтер – Постановление Правительства №749 от 13.10.2008г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

          Мы подготовили инструкцию для бухгалтера, как отправить сотрудника в командировку.

          Основанием является письменное распоряжение руководителя предприятия. Чаще всего оно оформляется в виде приказа, реже – в виде распоряжения. В приказе указывают:

        10. Должность и ФИО сотрудника, направленного в командировку,
        11. Место назначения: страна, город, предприятие. Если конкретное предприятие не определено, например, сотрудник едет для поиска клиентов в каком-то городе, то указывают только страну и наименование населенного пункта,
        12. Даты начала и окончания поездки, количество календарных дней,
        13. Цель поездки.
        14. Сотрудник под роспись знакомится с распоряжением руководства компании.

          Дату начала и окончания командировки определяют по проездным документам, например, авиабилетам. Но это возможно не всегда:

        15. Если сотрудник ездил на личном автомобиле, период поездки он указывает в служебной записке,
        16. Период поездки на служебном автомобиле указывается в путевом листе,
        17. Срок поездки за границу определяется штампами в заграничном паспорте,
        18. Если работник ездил в страну, с которой межправительственными соглашениями отменены штампы в загран.паспорте, то даты определяются проездными документами по территории России или служебной запиской.
        19. Компания делает 3 вида выплат командированному работнику:

          1. На время поездки по делам фирмы за сотрудником сохраняется средний заработок,
          2. Суточные – компенсационные выплаты, связанные с пребыванием сотрудника вне постоянного места жительства, в первую очередь, расходы на питание,
          3. Командировочные – расходы, связанные с выполнением служебного задания, например, проезд, проживание в гостинице или найм жилья, аренда помещения для проведения переговоров, презентация и т.д.
          4. Если сотрудник отправляется в не очень отдаленный населенный пункт и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные ему не выплачиваются. Руководитель компании решает, имеется ли возможность работнику ежедневно приезжать домой и нужно ли выплачивать суточные.

            Законодательством установлены лимиты суточных:

          5. 700 руб. – в поездках по России,
          6. 2500 руб. – в поездках за рубеж.
          7. Организация может выплачивать суточные в повышенном размере, но суммы, превышающие установленные лимиты, облагаются НДФЛ и страховыми взносами. А в целях исчисления налога на прибыль суточные не нормируются и учитываются в расходах в полном размере.

            Подтверждение командировочных расходов

            Командировочные расходы состоят из затрат, которые сотрудник вынужден был понести в связи с выполнением служебного задания:

          8. Проезд к месту назначения и обратно домой,
          9. ГСМ, если поездка совершена на автомобиле,
          10. Проживание в гостинице или снятом жилье,
          11. Оформление документов для поездки за границу, например, заграничного паспорта, визы,
          12. Другие расходы, например, аренда помещения для демонстрации продукции, проведения встреч, переговоров.
          13. После возвращения сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. К учету принимаются только обоснованные траты.

            Кого нельзя отправлять в командировку

            Есть категории работников, которых нельзя отправлять в деловую поездку:

          14. Беременные женщины,
          15. Несовершеннолетние работники. Запрет не распространяется на сотрудников творческих профессий, например, актеры, певцы,
          16. Работающих по ученическому договору.
          17. Запрещено отправлять со служебным заданием работников без их согласия:

          18. Женщин, имеющих малолетних детей,
          19. Единственного родителя ребенка до 5 лет,
          20. Имеющего ребенка-инвалида,
          21. Сотрудника-инвалида, если поездка может нарушить его программу восстановления,
          22. Работника, осуществляющего уход за больным членом семьи.
          23. Длительность служебной поездки

            Раньше законодательство содержало временные ограничения деловых поездок, они не должны были превышать 40 дней. Сейчас это ограничение отменено, ни минимальный, ни максимальный срок поездки не ограничены.

            Длительность определяет руководитель предприятия. Работник может выполнить все поставленные задачи в более короткий срок, чем было запланировано. Если сотрудник не уложился в отведенное время, то срок может быть продлен отдельным приказом руководителя организации. При этом во всех документах, связанных с командировкой, исправляется конечная дата:

          24. Дата зачеркивается одной чертой, сверху пишется новая,
          25. Делается заверительная надпись.
          26. Если работа сотрудника связана с постоянными поездками, то нужно определить, речь идет об отдельных командировках или это разъездной характер работы.

            Командировка в выходной день

            Можно ли отправить работника в выходной день? Например, если приступить к выполнению поручения он должен приступить уже с утра понедельника, то начало командировки приходится на воскресенье.

            Запрета на отправку в выходной в законодательстве нет, однако для этого необходимо получить письменное согласие работника. В приказе о такой деловой поездке нужно написать, что начало приходится на выходной день и указать режим работы в этот день. Это нужно, чтобы избежать споров об оплате труда.

            Можно ли совместить отпуск с командировкой

            Закон определяет отпуск, как период полного освобождения работника от исполнения трудовых функций. Если возникла необходимость командировки, то оформите отзыв работника из отпуска. Нужно учитывать, что некоторые категории трудящихся согласно ТК РФ не могут быть отозваны из отпуска ни при каких обстоятельствах.

            Как оформить командировку сотруднику в 2020 году?

            Как оформить командировку сотруднику в 2020 году по шагам:

            Шаг 1. Оформите письменное распоряжение руководителя о направлении сотрудника в деловую поездку. Можно использовать унифицированный бланк Т-9 или форму приказа, разработанную самостоятельно. В приказе укажите ФИО и должность сотрудника, направленного со служебным заданием, период, место и цель командировки.

            Шаг 2. Рассчитайте суточные, исходя из запланированного количества дней. Если фактическая продолжительность поездки окажется больше или меньше, сделаете перерасчет после возвращения сотрудника.

            Новшеством 2020 года является ввод курортного сбора в некоторых регионах России. Если отправляете сотрудника в такой регион, к суточным необходимо прибавить сбор.

            Шаг 3. Зафиксируйте отсутствие работника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени. На время поездки по делам компании за сотрудником сохраняется средний заработок, рассчитайте его за весь период.

            Шаг 4. После возвращения работника получите от него авансовый отчет и все документы, подтверждающие расходы.

            Шаг 5. Проверьте документы, предоставленные работником. Они должны быть правильно оформлены, содержать все необходимые реквизиты. Траты должны быть необходимыми и обоснованными. Не подлежат оплате необязательные расходы.

            Пример

            Находясь в командировке, менеджер Синицын В.И. проживал в гостинице и посещал ее спортивный зал. В квитанции гостиницы указана стоимость посещения спортзала. Оплату за спортзал бухгалтер вычтет из общей суммы, так как эти расходы не связаны с выполнением служебного задания.

            Шаг 6. Произведите окончательный расчет с работником:

          27. Определите суточные с учетом фактической продолжительности командировки. Рассчитайте сумму к доплате или возврату,
          28. Рассчитайте командировочные расходы на основании авансового отчета с учетом проверки приложенных документов.
          29. Шаг 7. Выдайте сотруднику причитающуюся оплату или получите от него сумму к возврату.

            Командировка на 1 день – оформление

            Однодневная командировка отличается от многодневной по продолжительности и правилам выплаты суточных. Но по оформлению поездка на 1 день ничем не отличается от более продолжительной:

          30. Работодатель письменно оформляет приказ или распоряжение,
          31. После возвращения сотрудник предоставляет:
          32. По необходимости – служебную записку,
          33. В командировку на личном автомобиле 2020 – как оформить

            Какие особенности командировки на личном или служебном автомобиле в 2020 году? В таком случае у сотрудника нет проездных документов, подтверждающих расходы на проезд и время поездки.

            После возвращения сотрудник составляет служебную записку с указанием марки и модели автомобиля, срока поездки. Для подтверждения затрат на топливо к служебной записке прилагаются чеки АЗС.

            Целесообразно составить путевой лист с отметками о начальном и конечном пробеге, чтобы подтвердить обоснованность расхода ГСМ и обезопасить себя от претензий контролирующих органов.

            Как оформить зарубежную командировку в 2020 году?

            Загранкомандировки в 2020 году оформляем и оплачиваем по обычным правилам, список оформляемых документов стандартный, отличается только размер суточных:

          34. Приказ или распоряжение работодателя,
          35. Документы сотрудника:
            • Авансовый отчет с документами, подтверждающими понесенные расходы,
            • Служебная записка – по необходимости,
            • удостоверение, служебное задание, отчет о его выполнении, если заполнение таких документов предусмотрено локальными актами организации.
            • Документы для командировки в 2020 году

              Чтобы оформить командировку в 2020 году заполняют обязательные и дополнительные документы. Сначала посмотрим, какие документы обязательно нужно оформить для отбывающего работника.

              Обязательно составляется письменное распоряжение руководителя компании о направлении сотрудника в поездку по производственным делам. Самый простой вариант – использовать типовой бланк:

              Второй обязательный документ – авансовый отчет, его сотрудник составляет после возвращения. В отчете указывают все обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с выполнением задания компании.

              Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 13.10.2001г. №749:

              К авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы документов, подтверждающих расходы, понесенные за время поездки:

              Проезд к месту командировки и обратно к месту жительства

              Топливо, если сотрудник ездил на личной или служебной машине

              Проживание в гостинице

              Квитанции, чеки гостиницы

              Акт оказанных услуг

              Проезд в пределах населенного пункта в месте назначения

              Билеты городского транспорта, квитанции такси

              Оформление заграничного паспорта

              Квитанции об оплате гос.пошлины

              Теперь посмотрим, какие документы оформлять необязательно. Эти документы отменены, но они помогут подтвердить обоснованность расходов в случае претензий со стороны проверяющих органов. Компании продолжают оформлять дополнительные документы, чтобы сделать учет командировок более упорядоченным, а расходы – более понятными.

              Командировочные удостоверения в 2020 году использовать необязательно. Но документ особенно полезен, когда сотрудник едет по делам предприятия на личном автомобиле. В этом случае проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения, отсутствуют. Тогда срок поездки можно определить по отметкам в командировочном удостоверении.

              Можно использовать типовую форму или разработать свою, например, на основе типового бланка:

              Служебное задание – это необязательный документ. Но в нем в удобном виде на одной странице сгруппированы основные сведения о поездке, цель и отчет о выполнении поставленных задач. Документ удобен как в кадровой работе, так и для анализа задействованных ресурсов и достигнутых целей.

              Задание можно оформлять на типовом бланке Т-10а или разработать свою форму:

              Отчет о выполнении задания

              Как и служебное задание, отчет о его выполнении также исключен из перечня обязательных документов. Если в организации принято заполнять задание на бланке Т-10а, то в нем уже есть краткий отчет о выполнении.

              Если требуется получить от сотрудника более детальный отчет о выполнении поставленных задач, то лучше использовать отдельный отчет о командировке. Такой документ убедит руководителя в том, что сотрудник организовал свое рабочее время рационально, а произведенные им расходы оправданы.

              Типовой формы нет, предлагаем образец, как может выглядеть такой отчет:

              Служебная записка может понадобиться, если работнику нужно сообщить какие-то сведения, не отраженные в других документах. К примеру, ее составляют работники, ездившие делам предприятия на личном автомобиле.

              Унифицированной формы нет, разработайте его самостоятельно. Предлагаем скачать пример возможного оформления служебной записки:

              Как оформить приказ на командировку?

              Приказ руководителя – это единственный оставшийся обязательный документ для оформления командировки. Ведь даже авансовый отчет может не понадобиться, например, при однодневной командировке.

              Приказ можно составить одним из способов:

            • Использовать унифицированный бланк Т-9 или Т-9а,
            • Разработать свой бланк приказа на основе типового Т-9 или Т-9а, например, убрать лишние или добавить недостающие реквизиты,
            • Составить приказ в произвольной форме на бланке организации или простом листе.
            • В приказе должны быть указаны должность и ФИО направленного сотрудника, место назначения и срок командировки.

              Обязательно ли оформление служебного задания на командировку?

              В последние годы порядок оформления документов для командировок существенно изменился. Это затронуло и служебное задание. Теперь не требуется оформлять его в виде отдельного документа.

              Цель командировки кратко указывается в приказе руководителя. Служебное задание как отдельный документ позволяет конкретизировать поставленные перед работником задачи. Поэтому многие компании утверждают форму задания в своих локальных актах и используют его.

              В командировку на личном авто? Легко!

              В один прекрасный день ваш сотрудник собрался ехать в командировку на личном автомобиле. И директор решил, что это для организации выгоднее, чем поездка на общественном транспорте.

              Давайте рассмотрим, какие документы могут понадобиться для подтверждения расходов.

              Комплект документов: все как обычно

              Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете — не выше экономкласса, при проезде на поезде — не выше купе и т. д.).

              Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировка При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться. Следовательно, работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но с согласия руководителя организации.

              Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.

              Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировк должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложит

            • командировочное удостоверение с отметками;
            • служебное задание с отчетом о проделанной работе;
            • чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.
            • Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.

              И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма.

              В связи с этим возможны два варианта.

              «Налоговые» палки в колесах

              ВАРИАНТ 1 (безопасный, но невыгодный). С сотрудником заключается соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

              Тогда ему должны выплатить компенсацию в размере, определенном в соглашении. Причем может быть предусмотрено, что:

            • сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
            • расходы на ГСМ компенсируются сверх суммы, определенной соглашением, по подтверждающим документам.
            • Но в целях налогообложения сумма компенсации учитывается лишь в пределах норм, установленных законодательн Такова позиция

              Так, учитываемая в расходах сумма для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:

            • до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц;
            • свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.
            • В установленных нормах уже учтены все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, материалы, ремонт). Обратите внимание на то, что нормы установлены за месяц. И если командировка длилась меньше месяца, то размер учитываемой в расходах компенсации придется рассчитывать пропорционально дням, проведенным в командировк

              Раз нигде не оговаривается вид «командировочного» транспорта, значит, работник может поехать хоть на велосипеде. Опять же, экономия на ГСМ

              Выплаченная работнику сумма компенсации, превышающая установленные нормы, не уменьшает базу по налогу на прибыл

              Когда работники используют свой личный транспорт в служебных целях, налоговики рекомендуют оформлять путевые листы для подтверждения произведенных расходо

              А вот суды считают, что в этом нет необходимости. Они отмечают, что оформление путевых листов в такой ситуации законодательством не предусмотрен Ведь путевые листы применяются в целях учета работы принадлежащего организации автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если это служебные поездки.

              Но в нашем случае путевой лист лучше оформить. Такой документ позволит подтвердить реальные расходы на топливо, если он будет содержать информацию о фактическом пробеге автомобиля, расходе ГСМ, маршруте следования.

    Оставьте комментарий