Как оформить приложение к должностной инструкции

Как оформить приложение к должностной инструкции

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Какова процедура (пошаговая) внесения изменений в должностную инструкцию работника с его согласия? Речь идет о дополнении должностной инструкции новыми трудовыми обязанностями, ранее в ней не отраженными.

Должностная инструкция является локальным нормативным актом. Право принимать локальные акты принадлежит работодателю (часть первая ст. 8 ТК РФ).
При заключении трудового договора стороны в обязательном порядке согласовывают трудовую функцию сотрудника, содержание которой составляет конкретный перечень обязанностей по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 15, часть первая ст. 56, часть вторая ст. 57 ТК РФ). Обычно перечень трудовых обязанностей закрепляется именно в должностной инструкции, которая в таком случае становится частью трудового договора.
Поскольку изменение трудовой функции работника, за некоторыми исключениями, которые к рассматриваемой ситуации отношения не имеют (части вторая и третья ст. 72.2, ст. 73 ТК РФ), допускается только по соглашению сторон трудового договора (ст.ст. 72.1, 74 ТК РФ), при пересмотре должностной инструкции в части, касающейся перечня трудовых обязанностей, работодатель должен заключить с работником письменное соглашение (ст. 72 ТК РФ). Иначе новая редакция должностной инструкции к работнику применяться не будет (смотрите, например, Судебную практику по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия за II полугодие 2007 года — раздел «Надзорная практика», п. 3). То же относится и к ситуациям, когда в результате пересмотра должностной инструкции изменяются какие-либо другие условия трудового договора (письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Таким образом, работодателю необходимо:
1) составить должностную инструкцию в новой редакции или подготовить отдельные изменения к инструкции;
2) утвердить новую редакцию должностной инструкции либо изменения к ней приказом (распоряжением) работодателя;
3) ознакомить работника под роспись с новой редакцией должностной инструкции либо с изменениями к ней (часть вторая ст. 22 ТК РФ);
4) составить в двух экземплярах (часть первая ст. 67 ТК РФ) дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается, что обязанности работника теперь определены должностной инструкцией, действующей в новой редакции или с изменениями;
5) подписать соглашение и получить подпись работника;
6) передать работнику один экземпляр соглашения, с проставлением на втором экземпляре отметки о получении с подписью работника (часть первая ст. 67 ТК РФ).
Работник приступает к выполнению новых обязанностей с даты, определенной дополнительным соглашением, а если такая дата не определена, то на следующий день после подписания соглашения (часть третья ст. 57, части первая-третья ст. 61 ТК РФ).
Обращаем Ваше внимание, что измененная и дополненная должностная инструкция может применяться только в той части, в какой она не противоречит нормам трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, коллективного договора, соглашений (часть четвертая ст. 8 ТК РФ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Михайлов Иван

11 марта 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Как оформлять должностные инструкции и вносить в них правки?

Для каких профессий нужна должностная инструкция?

Если работники одной должности (профессии, специальности) выполняют аналогичные функции, разрабатывать должностную инструкцию для каждого из них необязательно – она может быть единой для всех. Если же нужно наделить конкретного сотрудника какими-либо специфическими обязанностями, его должностная инструкция должна быть индивидуальной. Например, перечень обязанностей ведущего специалиста будет шире перечня обязанностей специалиста, поэтому их должностные инструкции также будут иметь отличия.

Как разработать должностную инструкцию?

Поскольку унифицированных форм должностных инструкций законом не утверждено, разработать их следует самостоятельно. При подготовке должностных инструкций необходимо учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, а также письма № 4412-6.

В частности, в должностную инструкцию следует включить информацию:

  • о содержании и объеме должностных обязанностей;
  • о пределах ответственности;
  • о квалификационных требованиях к должности (профессии, специальности).
  • Как оформить должностную инструкцию?

    Если должностная инструкция оформляется в виде приложения к трудовому договору, в текст договора следует включить ссылку на нее, например: «Работник обязуется выполнять обязанности согласно должностной инструкции, являющейся приложением к настоящему договору». Перечень обязанностей работника в трудовой договор при этом можно не включать.

    Если должностная инструкция оформляется в виде самостоятельного документа, она является локальным нормативным актом работодателя. В этом случае ее также следует упомянуть в тексте трудового договора, например: «Работник обязуется выполнять обязанности согласно должностной инструкции, утв. приказом ООО «Омега» от 23.04.2017 № 01-И».

    Сама инструкция утверждается работодателем путем издания соответствующего приказа (распоряжения), а затем представляется работнику для ознакомления под подпись. Подпись об ознакомлении с должностной инструкцией проставляется работником либо на прилагаемом к ней листе ознакомления, либо в журнале ознакомления с локальными нормативными актами работодателя, если помимо самой инструкции работника знакомят и с другими документами.

    Как внести изменения в должностную инструкцию?

    Если должностная инструкция прилагается к трудовому договору, она является частью трудового договора, а внесение в нее изменений возможно только с согласия работника путем заключения дополнительного соглашения.

    Если должностная инструкция оформлена в виде самостоятельного документа, для внесения в нее изменений работодателю следует издать приказ (распоряжение) о внесении изменений либо о принятии должностной инструкции в новой редакции. При этом следует помнить, что работник не обязан выполнять требования новой версии должностной инструкции до ознакомления с ней и подписания.

    Если работник отказывается подписывать новую редакцию должностной инструкции, это свидетельствует о его нежелании работать на новых условиях. В этом случае необходимо в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу. Если таковой нет или сотрудник отказался от предложенных вариантов, трудовой договор можно расторгнуть на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

    Источник: сайт 1С ИТС: its.1c.ru

    Хотите получить бесплатный доступ на 7 дней

    ко всем материалам справочной системы 1С:ИТС?

    В чем предназначение должностной инструкции и трудового договора?

    Подписывая официально бумаги при принятии на работу, необходимо быть полностью компетентным в положениях трудового законодательства РФ. Тогда не возникнет всевозможных недоразумений на рабочем месте при исполнении прямых обязанностей, нежелательных разбирательств, конфликтных ситуаций и неоднозначного положения дел. Для этого рекомендуется более подробно ознакомиться с основными положениями ТК, с общепринятой процедурой для приема на работу новых сотрудников. Узнайте, что представляют собой должностная инструкция и трудовой договор, официально подписываемые соискателем на вакантную должность, при приеме на работу.

    Разрабатываемая в качестве нормативного локального акта, должностная инструкция представляет важный норматив, где:

  • Содержится точная информация о трудовых функциях сотрудника;
  • Расписываются должностные обязанности и круг охвата работников организации, других подразделений в структуре организованных процессов;
  • Устанавливается предел ответственности для конкретного должностного лица;
  • Предъявляются соответствующие требования к обозначенному уровню квалификации;
  • Прописываются общие положения к занимаемой должности, ограничения и установленные правила на рабочем месте для инструктируемого сотрудника организации.
  • Рассматриваемый документ формируют в виде нормативного акта, где прописываются в стандартной форме все требования, что предъявляются к специалистам, в соответствии с занимаемой должностью. Если это должностная инструкция – приложение к трудовому договору, существующие положения действуют только по отношению к лицу, указанному в подписанном соглашении.

    Когда должностная инструкция является дополнением трудового договора?

    Для полного ознакомления с официальными полномочиями, чтобы сразу знать общие требования и положение дел, нужно заранее ознакомиться с уже утвержденной инструкцией на вакантную должность. Этот акт утверждается руководством организации заранее. И если должностная инструкция как приложение к трудовому договору – с ней будущего работника должны ознакомить предварительно, чтобы полностью соблюсти формальности по трудоустройству на территории РФ. С ней принимаемого на работу сотрудника знакомят под роспись, еще до того, как подписан трудовой договор.

    Смотрите так же:  Лицензия на формулу 1

    Для локального акта, такой документ распространяется на всех сотрудников, которым приходится занимать утвержденную должность. Это следует из общего положения ТК РФ (ч. 3, ст. 68). В инструкции определяется общий вид деятельности сотрудника, принятого на работу. Когда на новое место принят специалист, а должностные полномочия и обязанности утверждены после подписания трудового договора, ответственное лицо может ознакомить работника в течение последующих 3 дней с момента заключения трудового соглашения.

    Существует множество нюансов относительно того, что должностная инструкция является приложением к трудовому договору и требуется не только с ней ознакомиться под роспись. В заполняемом журнале, где ведется учет ознакомления с такими актами, ответственные лица должны указать на бумажном носителе, полные реквизиты нормативного документа. В Трудовом кодексе не обозначен статус должностной инструкции и, если трудовой договор выступает в качестве официального документа, то нормативный акт носит привязку к руководству определенной организации или ее подструктурам.

    Какие требования к заполнению приложений к трудовому договору: должностная инструкция и ее корректировка

    Если вносятся дополнения в трудовое соглашение (договор), необходимо придерживаться аналогичных изменений и в инструкцию к занимаемой должности. Выступая частью трудового соглашения, этот документ оформляется в полном соответствии с действующими нормами, правилами, заполняется на стандартной форме бланка. Разрабатывают должностную инструкцию с учетом положений и требований ТК РФ, а также в полном соответствии с нормами ЕКСД (Единый квалиф. справочник должностей).

    При расхождении данных в приложении к трудовому договору и должностной инструкцией, в образец нормативного акта могут вноситься корректные изменения. Основными будут считаться положения трудового соглашения. Чтобы не возникло разногласий, в случаях, когда инструкцию под определенную должность разработали после подписания трудового соглашения, договор оставался в силе, закон требует подписания соответствующего дополнения к согласованному и скорректированному документу.

    Существующий порядок по оформлению дополнений к трудовому соглашению в РФ прописан в ст. 72 ТК. Конкретного срока для подписания дополнительных соглашений к трудовому договору законодательством не установлено. Неизменно придерживаясь законодательной базы, чтобы избежать конфликтов, спорных ситуаций, предлагается заранее ознакомиться с должностной инструкцией. При ее подписании согласуйте все нюансы с стандартной формой трудового договора.

    Образец оформления должностной инструкции по ГОСТу

    В сфере трудового законодательства РФ должностная инструкция не является обязательным документом в связи с тем, что круг обязанностей в рамках ст.57 ТК РФ можно оговорить и в договоре о сотрудничестве.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    +7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    Но многие компании, тем не менее, работают по старинке, и по сей день предпочитают создавать инструкцию, забывая о том, что с момента подписания она приобретает статус локального документа, который оформляется уже в соответствии с законом.

    Что это за документ?

    Трудовой кодекс РФ не содержит ни единого упоминания о должностной инструкции в прямом смысле, но вот в иносказательном некоторые нормы ТК РФ ссылаются на инструкцию.

    В частности, в ст.15 ТК РФ сказано, что работнику должны быть поручены именно те обязанности, которые входят в его трудовую функцию и определены локальными актами компании. Также своеобразное упоминание об инструкции содержится и в ст.56 ТК РФ.

    При этом в силу ст.22 ТК РФ работодатель имеет право на создание локальных актов, которые будут регулировать работу предприятия уже в соответствии со спецификой, конечно при отсутствии аналогичных норм федерального уровня и с соблюдением правил, оговоренных ст.8 ТК РФ, подразумевающей полное соблюдение прав работника даже на локальном уровне.

    Таким образом, оформление должностной инструкции, пускай и косвенно, но рассматривается законодательством в качестве одного из документов.

    Назначение

    Несмотря на то, что в ТК РФ определение должностной инструкции отсутствует, указанный документ можно охарактеризовать как своеобразный перечень круга обязанностей по должности, введенной в действие штатным расписанием.

    При этом в инструкции кроме основных направлений деятельности оговариваются и полномочия работника в тех или иных случаях, и определяются границы прав и меры ответственности.

    Также помимо вышеуказанных сведений ДИ содержит и некоторые требования и условия к самому сотруднику, а именно:

  • его квалификации;
  • перечню знаний в определенной области;
  • владению информацией по отдельно взятой нормативной базе;
  • соподчиненности.
  • Следует отметить, что инструкция при ее оформлении помогает решить ряд задач:

  • избежать конфликтных ситуаций в споре об исполнении тех или иных заданий;
  • ограничить работодателя в требованиях вменения обязанностей, которые должности не присущи и в принципе не входят в трудовую функцию;
  • разграничить обязанности по тождественным должностям в соответствии с участками работы.
  • Классификация

    Основной особенностью должностной инструкции является ее создание к определенной должности, а не по отношению к личности труженика. То есть указанный документ изначально разрабатывается на основании конкретных должностей, присутствующих в штатном расписании, таким образом, полностью охватывая весь объем работы на предприятии с его дальнейшим распределением между специалистами и работниками.

    Однако в ряде случае допускается оформление инструкции под определенного сотрудника, что возможно при совмещении нескольких должностей либо поручении заданий, которые ранее не были вменены работнику.

    То есть можно выделить два типа ДИ:

    Кто разрабатывает?

    Как правило, в создании практически любого локального акта участвует юрист учреждения.

    Но так как речь идет именно о кадровой документации, к разработке инструкций могут быть привлечены и следующие специалисты:

  • менеджер по персоналу;
  • специалист из отдела, по которому инструкции и разрабатываются, — к примеру, тот же бухгалтер либо же экономист для уточнения обязанностей по узкопрофильной области.
  • Что такое расчетный листок по заработной плате? Смотрите тут.

    Оформление должностной инструкции по ГОСТу в 2020 году

    Несмотря на то, что прямой регламентации по созданию должностной инструкции закон не содержит, определенные правила именно при создании организационно-распорядительной документации имеются.

    Так, Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст утвержден ГОСТ, применяемый при создании унифицированных форм кадровой документации, к которой инструкция, кстати, и относится.

    Также при разработке ДИ к каждой должности за основу берутся нормы ЕТКС, в которых приведены и требования к той или иной должности, и типовой перечень обязанностей.

    Основные требования

    Следует отметить, что с даты подписания сторонами инструкция будет являться локальным документом, нормы которого обязаны соблюдать как работодатель, так и сотрудник.

    Именно поэтому при разработке указанного документа ошибок допускать нельзя, в противном случае в рамках ст.8 ТК РФ инструкция может быть признана недействительной, что в свою очередь повлечет за собой уже другие сложности.

    То есть ДИ изначально должна быть создана как с учетом ГОСТа, так и рекомендаций по ЕТКС, а также содержать определенные атрибуты, присущие локальной документации, включающей в себя не только подписи сторон и обязательное утверждение, но и типовые разделы с соблюдением определенной структуры.

    Порядок и правила

    Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, в котором вплотную используются нормы трудового права, что предопределяет распространение требований ст.8 ТК РФ на указанный документ.

    То есть одним из основных правил при создании ДИ является полное соблюдение прав предоставленных работникам в рамках трудовых правоотношений, учитывая, что противоречие в виде нарушения той же трудовой функции может привести к отмене инструкции.

    При этом, не менее важным является и порядок создания указанного документа, имеющего юридическую силу и дающего возможность использовать инструкция не только в качестве инструмента регулирования трудового процесса, но и веского аргумента в спорных ситуациях.

    То есть ДИ как минимум должна быть разработана с учетом вышеперечисленных документов и быть утверждена в рамках правил, оговоренных Постановлением №65-ст.

    Форма и структура

    Есть нормы ГОСТа Р 6.30-2003 на основании которых и разработана типовая форма должностной инструкции с учетом норм ЕТКС по каждой отдельно взятой отрасли.

    Естественно разработана и типовая структура документа, которая оформляется в соответствии с унифицированными требованиями Постановления №65-ст.

    В частности, во исполнение п.3.20 текст инструкции должен излагаться на государственном языке с обязательным нумерованием страниц.

    Также в рамках указанного пункта повествование ведется от третьего лица, несмотря на то, что реквизиты организации указываются.

    И конечно, при оформлении должностной инструкции по ГОСТу используются нормы раздела 4, который регламентирует базовые отступы от левого и правого края.

    Разделы и реквизиты

    Как правило, порядок создания должностной инструкции на многих предприятиях аналогичен, учитывая, что указанный документ разрабатывается на основании тех же ЕТКС.

    Именно поэтому инструкции и содержат следующие разделы:

    • общие требования, в которых указывается квалификация, определенные навыки и знания по должности;
    • непосредственный функционал, включающий в себя перечень основных задач, поставленных перед отделом и круг обязанностей по отдельно взятой вакансии;
    • права сторон, объясняющие границы полномочий и допуск к определенным отраслям хозяйственной деятельности компании;
    • взаимодействие с другими отделами либо учреждениями в рамках исполнения порученных заданий;
    • полномочия, если речь идет о заместителе директора, который в период отпуска руководителя может исполнять определенный круг обязанностей, допустим, подписывать финансовые документы и вести прием и увольнение сотрудников;
    • ответственность, которая может выражаться как в общих фразах по неисполнению вмененных обязанностей, так и конкретное указание дисциплинарного наказания за те или иные проступки.
    • Также наряду с вышеперечисленными разделами должностная инструкция должна содержать в себе реквизиты компании, а именно, ее наименование, почтовый адрес и код.

      Как оформить титульный лист?

      Любой документ подобного типа начинается с титульного листа, который оформить правильно не менее важно, чем последующее содержание инструкции.

      Так, титул должен содержать:

    • название организации;
    • наименование документа;
    • должность;
    • год издания документа;
    • регистрационный номер;
    • место издания;
    • гриф об утверждении.
    • Образец (примеры)

      Структура документа выглядит так:

      Образцы должностных инструкций представлены ниже и их можно скачать в качестве типовых форм.

      Утверждение

      В рамках закона порядка издания и утверждения должностной инструкции не создано. Именно поэтому при решении указанного вопроса следует руководствоваться нормами Постановления №65-ст.

      В п.3.16 сказано, что инструкция может быть утверждена двумя способами, а именно:

      При этом, если речь идет только об одной или нескольких инструкциях возможно использовать только гриф, однако в больших компаниях с достаточно солидным штатом, подписать и проштамповать все документы будет накладно по времени, именно поэтому желательно использовать общий приказ.

      Подписание

      Как правило, должностная инструкция создается к должности, а не к конкретному работнику.

      При этом, при трудоустройстве каждый последующий специалист не только должен быть ознакомлен с оговоренным актом, но и должен поставить свою подпись.

      А так как множество неразборчивых росписей очередного труженика могут внести путаницу, желательно к инструкции прикрепить ознакомительный листок в виде таблички всего на несколько граф.

      Ниже представлен образец:

      Порядок внесения изменений

      В случае, если направления деятельности учреждения меняются, и круг обязанностей штатного сотрудника изменяется либо расширяется, издается приказ о внесении изменений в некоторые пункты.

      При этом, если инструкция видоизменяется кардинально, издается уже новая в другой редакции.

      Кстати, в рамках корректировки можно оформить дополнение к должностной инструкции по типовому образцу.

      Пример представлен ниже:

      Нюансы подготовки

      Конечно, в общем порядок создания инструкции не выглядит особо сложным, учитывая, что за основу достаточно взять:

      Однако в ряде случаев даже простой процесс может вызвать определенные трудности в некоторых ситуациях.

      Как написать заявление на административный отпуск? Образец вы найдете тут.

      Скачать записку-расчет о предоставлении работнику отпуска можно здесь.

      В частности, в рамках ТК РФ индивидуальный предприниматель обязан соблюдать нормы ТК РФ, поэтому при необходимости и большом объеме труда оформить инструкции на каждого работника будет целесообразно с использованием вышеописанных правил.

      Однако если занятость у ИП предполагает разовый либо периодический характер, достаточно будет срочного договора с указанием всех основных условий сотрудничества.

      При совмещении должностей

      Как правило, инструкция создается не под сотрудника, а для определенной должности с учетом норм, закрепленных в ЕТКС.

      При этом, если по решению руководства и с согласия труженика предстоит совмещение двух должностей возможно два варианта, в частности:

    • оформление именной инструкции, действие которой будет распространяться только на одного сотрудника, а не на последующих, после его увольнения;
    • ознакомление с обеими инструкциями по двум должностям с одновременным изданием приказа о совмещении и доплате.
    • Хранение

      Согласно п.657 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 трудовые договоры, а также иные соглашения и инструкции относятся к документации по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет.

      При этом, до передачи в архив инструкции находятся в отделе кадров в двух либо единственном экземпляре.

      То есть, если компания состоит из многих структурных подразделений, разрабатывается три экземпляра, один из них подкладывается под положение о них же, второй хранится в отделе кадров, а третий — уже у сотрудника.

      Если же учреждение сравнительно невелико, работник кадров хранит только один экземпляр, а вот второй выдается труженику под роспись на руки.

      Распространенные ошибки

      Как правило, мало кто из кадровых работников подходит к созданию должностных инструкций с большим рвением и энтузиазмом.

      Наоборот, многие относятся к их оформлению как к формальности, что собственно впоследствии и приводит к сложностям.

      В частности, кадровики берут за основу типовые инструкции, забывая о специфике компании, что в будущем приводит к спору уже с самими работниками, которые не желают исполнять обязанности, не присущие их должности либо же не включенные изначально.

      Также еще одной ошибкой при оформлении ДИ является невключение в состав создателей узкопрофильных специалистов, учитывая, что только они способны конкретизировать определенные задания и порядок разрешения тех или иных ситуаций, — к примеру, те же вопросы взаимодействия с иными структурами.

      Советы и рекомендации

      В рамках Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 должностная инструкция может быть создана двумя путями, а именно:

    • в качестве приложения к основному договору о взаимном сотрудничестве;
    • в виде отдельного документа.
    • В первом случае любое внесение изменений требует не только сложной процедуры, но и исполнения норм ст.72 ТК РФ, подразумевающей как минимум согласие работника.

      А вот во втором, внести изменения либо же издать инструкцию в новой версии будет гораздо проще, учитывая, что понадобится только приказ об утверждении ДИ с грамотным обоснованием нововведений и, опять же, согласие сотрудника.

      Также при оформлении должностной инструкции следует учитывать нормы вышеперечисленных нормативных актов во избежание проблем с сотрудниками и ошибки, приведенные в предыдущем разделе, особенно в части формального подхода к формированию перечня непосредственных обязанностей и привлечению специалиста в определенной отрасли.

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
    • Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    • Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    • Позвоните на горячую линию:
      • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
      • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
      • Регионы — 8 (800) 222-69-48
      • Внесение изменений в должностную инструкцию

        Вопрос-ответ по теме

        Вопрос

        Если должностная инструкция является отдельным документом (утверждена директором) и нужно внести дополнение в нее (обязанность по неразглашению служебной информации), то помимо Дополнения к должностной инструкции нужно ли еще и дополнительное соглашение к договору делать? И если сможете то направьте образец дополнения к должностной инструкции (как его правильно юридически оформить).

        1. Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

        2.Пример формулировки о коммерческой тайне в должностной инструкции

        «Бухгалтер обязан соблюдать правила работы с конфиденциальной информацией, не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну организации, иную конфиденциальную информацию, ставшую известной в связи с выполнением должностных обязанностей.

        Бухгалтер несет ответственность в пределах, которые установил закон, за разглашение информации, которая составляет коммерческую тайну». См. рекомендацию: Как защитить коммерческую тайну, чтобы сотрудники не разгласили ее;

        Материалы по теме:

        Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

        1. Ситуация: Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

        Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

        Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

      • должностной инструкции в новой редакции;
      • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).
        • характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).*
      • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).
      • Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.*

        Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
        Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

        Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

        Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

        Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

        ЗАО «Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

        9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

      • дополнительное соглашение к трудовому договору;
      • изменения к должностной инструкции.
      • Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера».

        2. Форма: Изменения к должностной инструкции. Изменения не затрагивают обязательные условия трудового договора

        ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

        Как оформить дополнения к должностным обязанностям?

        Как правильно оформить дополнения к должностным обязанностям, которые возникли в ходе деятельности? В виде приказа по предприятию или созданием новой должностной инструкции?

        Ответ

        Если в трудовом договоре работника четко перечислены его должностные обязанности, то полагаем, что любое их изменение, в том числе и дополнение, будет считаться изменением трудовой функции и должно быть оформлено дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ), пересмотрен оклад. При наличии должностной инструкции в нее необходимо внести изменения.

        Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

        Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

        Подробнее о порядке внесения изменений см. дополнительные материалы Системы Кадры вопрос из практики.

        При этом в Вашем случае могут быть и другие различные ситуации:

        1. Если в трудовом договоре, например, нормирован объем выполняемых работ, то увеличение объема работ или расширение зон обслуживания оформляется дополнительным соглашением, в котором устанавливается доплата (ст. 60.2 и ст. 151 ТК РФ). Должностная инструкция не меняется.
        2. На работника возлагаются обязанности, которые не являются обязанностями по данной должности, а относятся к другой должности. В таком случае оформляется совмещение путем заключения дополнительного соглашения и устанавливается доплата (ст. 60.2 и ст. 151 ТК РФ). Должностная инструкция не меняется.
        3. На работника возлагаются обязанности, которые отличаются от установленных для него в трудовом договоре. В этом случае целесообразно ввести в штатное расписание новую должность. Впоследствии можно принять на эту должность работника или оформить внутреннее совместительство или совмещение.

        Подробности в материалах Системы Кадры:

        Ответ:Обязана ли организация составлять должностные инструкции

        Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

        Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

      • обосновать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности;
      • равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
      • доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;
      • корректно провести аттестацию персонала и т. п.
      • Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности.

        Совет: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

        Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

        Вопрос из практики: можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

        Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.

        Популярные вопросы

        • способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
        • характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).
        • Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

          Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

          Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
          Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

          Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда.

          20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

          Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.

          заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

          С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,

          Образец дополнения к должностной инструкции

          Дополнение к должностной инструкции: правовое обоснование

          Обратите внимание! Работодатель сам правомочен устанавливать требования к оформлению должностных инструкций (далее — ДИ) и регламент внесения в них корректив (письмо Роструда «О порядке внесения изменений» от 31.10.2007 № 4412-6).

          Важно! Если внесение корректив и дополнений в ДИ связано с изменением обязательных условий трудового договора, то поправки в нее могут быть внесены только после того, как работодатель в надлежащем порядке проинформировал об этом сотрудника и последний выразил свою готовность продолжить трудовые отношения (более подробно об этом в нашей статье Уведомление об изменении условий трудового договора).

          Кроме того, предлагаются следующие варианты оформления изменений (см. письмо Роструда «О должностных инструкциях» от 09.08.2007 № 3042-6-0):

        • если ДИ является частью трудового договора, параллельно изменить/дополнить оба названных документа посредством составления доп. соглашения;
        • если ДИ утверждена как самостоятельный документ, ввести новую редакцию документа и под подпись ознакомить с ней соответствующего сотрудника.
        • Как внести дополнение в должностную инструкцию: дополнительное соглашение и утверждение новой редакции

          Как мы уже указали выше, внести изменения в ДИ, являющуюся приложением к трудовому договору, можно посредством составления допсоглашения.

          Обратите внимание! Трудящийся приступает к выполнению нового функционала с даты, регламентированной допсоглашением, а если такая дата не установлена, то на следующий день после его подписания (ст. 61 Трудового кодекса РФ).

          ДИ, являющуюся самостоятельным документом, можно изменить:

        • утвердив новую ее редакцию;
        • составив документ, содержащий перечень правок к ней, который может быть оформлен на основе предлагаемого нами шаблона, размещенного по ссылке: Дополнение к должностной инструкции — образец.
        • С перечисленной документацией сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

          Итак, дополнить содержание должностной инструкции возможно такими способами:

        • посредством составления допсоглашения к трудовому договору — в ситуации, когда ДИ является его частью;
        • посредством утверждения ее новой редакции и ознакомления с нею под подпись сотрудника — если ДИ является отдельным документом и при этом не происходит изменения обязательных условий трудового договора.
        • Смотрите так же:  Ламода интернет магазин возврат товара

    Оставьте комментарий