Как нотариально заверить электронное письмо

Заверение электронной переписки

Ни для кого не секрет, что в современных реалиях e-mail переписка широко используется как в деловых, так и личных целях. Зачастую компании находятся в разных субъектах Российской Федерации и заключают договор путем обмена подписанными сканами договора.

Путем обмена электронными письмами заключают договоры, обмениваются различными документами (сметы, доп. соглашения, соглашения о внесении изменений), присылают акты выполненных работ и просто ведут переговоры. Очень часто возникает необходимость придания данному диалогу юридической силы, чтобы потом использовать в качестве доказательства в суде в случае недобросовестного поведения партнера.

Зачастую нотариусам приходится заверять даже угрозы, которые поступают по электронной почте!

Пункт 3 статьи 75 АПК РФ четко говорит, что «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств», да и суды высших инстанций города Москвы давно выработали критерии допустимости и достоверности для договоренностей, заключенных путем обмена письмами через e-mail. Но как же быть, если ответчик отрицает те факты, которые черным по белому были написаны в письмах?

Распечатка писем в данном случае не принимается судами, так как её легко подделать. Данный вывод подтверждает сложившаяся судебная практика.

Процедура заверения электронной переписки

Чтобы данный протокол был неоспоримым доказательством в суде, необходимо соблюсти ряд формальностей. Вкратце, процедура осмотра электронной почты нотариусом состоит из следующих этапов:

  • Нотариус проверяет защищенность линии интернет-соединения на предмет вмешательств, результат проверки отражает в протоколе
  • Производит вход на почту с логином и паролем, предоставленным заявителем, отражая их в протоколе
  • Открывает необходимые заявителю письма
  • Делает их распечатку, фиксируя для каждого письма дату, время, адрес отправителя и получателя
  • При необходимости распечатывает приложенные к письмам файлы или записывает их на CD/DVD диск или флеш накопитель
  • Указывает в протоколе используемое программно-аппаратное обеспечение
  • Можно с уверенностью сказать, что нотариально удостоверенный протокол осмотра электронных писем это неопровержимое доказательство в суде. Согласно части 5 статьи 69 АПК РФ, «Обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута в порядке, установленном статьей 161 настоящего Кодекса, или если нотариальный акт не был отменен в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством для рассмотрения заявлений о совершенных нотариальных действиях или об отказе в их совершении», а это дает нам шансы на стопроцентную победу в суде! Нотариус удостоверил, значит этот факт должен быть положен в основу судебного акта и точка.

    Оспорить нотариальный протокол почти невозможно, имея настолько веское доказательство, ваш оппонент никак не оспорит сведения из переписки!

    Для оспаривания же нотариального протокола при соблюдении всей процедуры осмотра почты нет оснований. Даже АФК «Система» в споре с «Башнефть» на 170,6 млрд рублей, воспользовавшись помощью высококлассных юристов, не смогла оспорить нотариальный протокол осмотра электронной переписки с участием топ-менеджеров АФК и «Башнефти». Впоследствии данная переписка стала одним из самых веских доказательств в данном деле!

    Наш опыт позволяет утверждать, что при фиксации переписки по электронной почте в нотариальном протоколе осмотра данные доказательства всегда ложатся в основу решения и не бывают оспорены другой стороной!

    Многие юристы и клиенты предпочитаю не тратить время на поиск нотариуса в Москве и времяпрепровождение в «пробках», поэтому сервис ВебНотариус предлагает вам доставку нотариального протокола осмотра почты.

    Заверение электронной переписки у нотариуса в Москве

    Для заверения электронной почты вам не надо стоять в пробках по несколько часов, сидеть в очереди и искать нотариуса, который занимается заверением переписки!
    Мы предлагаем клиентам сроки от нескольких часов, когда дело не терпит отлагательств.
    Доставка осуществляется как обычной почтой, так и курьерскими службами.
    Мы работаем с лучшими нотариусами и не имеем ни одного оспоренного нотариального акта!
    Для заказа протокола вы можете связаться с нами любым удобным способом.

    Нотариальное заверение электронной переписки

    Нотариальное заверение электронной переписки в Москве – услуга, которая с каждым годом становится все популярнее. Ведь с помощью электронной почты, а также различных мессенджеров происходит не только личное, но и деловое общение: обмен многочисленными документами (сметами, дополнительными соглашениями и т.д.) и просто обсуждение важных деловых вопросов.

    К сожалению, иногда недобросовестность собеседников по электронной переписке приводит к необходимости фиксирования диалога для его дальнейшего использования в суде. Что нужно для это сделать, и обязательно ли обращаться в нотариальную контору?

    В каких случаях требуется нотариальное заверение переписки?

    Согласно действующему законодательству, обычная распечатка переписки не будет считаться доказательством в суде. Такой «документ» легко подделать, а потому он не будет иметь юридической силы. Для того чтобы электронная переписка стала официальным доказательством, она должна быть в обязательном порядке заверена нотариусом.

    Среди наиболее частых причин, по которым требуется нотариальное заверение электронной переписки:

  • Защита личной чести и достоинства.
  • Защита деловой репутации.
  • Официальная фиксация угроз, а также оскорбительных заявлений.
  • Защита прав, возникающих на основании электронной переписки.
  • В соответствии с 75 статьей АПК РФ те документы, которые получены с помощью сети Интернет, допускаются в качестве официальных доказательств. При этом они должны быть нотариально заверены.

    Особенности процедуры заверения электронной переписки

    Процедура заверения переписки состоит из нескольких основных этапов:

    1. Проверка нотариусом линии интернет-соединения на предмет защищенности. Результат проверки фиксируется в специальном протоколе.
    2. Вход в электронный почтовый ящик с использованием логина и пароля заявителя.
    3. Открытие нужного письма, по поводу которого заявитель обратился к нотариусу.
    4. Распечатка письма. При этом обязательно фиксируется дата и время получения письма, а также почтовые адреса отправителя и получателя.
    5. Если к письму приложены дополнительные файлы, может потребоваться их распечатка. В отдельных случаях (например, если речь идет об аудио- или видео-файлах) нотариус записывает их на цифровой носитель – CD/DVD диск или USB-флеш-накопитель («флешку»).
    6. Подробное описание в протоколе программно-аппаратного обеспечения, которое использует нотариус во время всех действий с электронной перепиской.
    7. Удостоверение распечатанных документов личной подписью и печатью нотариуса.

    Электронную переписку, заверенную в нотариальной конторе, практически невозможно оспорить в суде. Именно поэтому нотариальное удостоверение переписки – лучший (и единственный) способ превратить интернет-переписку в официальный документ, имеющий юридическую силу.

    Воспользоваться услугой «заверение электронной переписки» вы всегда можете в нашей нотариальной конторе. Для удобства рекомендуем заранее записаться на прием по телефону +7 495 767-12-77.

    Или просто приходите без записи.

    Вы можете попасть к нам в любое время без записи.

    Также вы можете позвонить к нам или задать вопрос через мессенджер

    Нотариальное заверение переписки по электронной почте

    Если Вы беспокоитесь за сохранность Вашей личной или деловой переписки, то обращайтесь к нам. Мы можем предложить Вам заверение электронной переписки нотариусом – дополнительная возможность защиты в суде.

    Актуальность услуги нотариального заверения переписки для суда

    Данная процедура имеет массу плюсов, которые положительно могут повлиять на исход судебного разбирательства. Нотариальное заверение переписки по электронной почте часто применяется для следующих целей. Обычно причинами, по которым совершается данная процедура, являются:

  • защита или подтверждение личной переписки;
  • защита деловой репутации и чести;
  • защита прав, возникающих на основании e-mail переписки по деловым вопросам;
  • юридическая фиксация угроз или неподобающих заявлений в адрес лица, обратившегося за заверением электронной почты.
  • Будут ли нотариально заверенные письма в дальнейшем рассматриваться как неопровержимое доказательство в суде? Как показывает практика, такое рассмотрение становится возможным только в тех случаях, если четко соблюсти процедуру нотариального заверения интернет-переписки.

    Процедура удостоверения интернет-переписки

    Чтобы провести нотариальное заверение электронной переписки для суда, вы должны предоставить нашим специалистам следующее:

  • паспорт;
  • заявление, в котором обозначаются доказательства, подлежащие обеспечению, а также обстоятельства и основания, на которых требуется доказательное обеспечение;
  • логин и пароль ящика электронной почты, на который поступила информация, подлежащая нотариальному подтверждению.
  • «Для обеспечения чистоты процедуры нотариус сам, удаленно (не с компьютера заявителя) открывает соответствующую переписку, распечатывает ее и соответствующим образом удостоверяет.»

    На сегодняшний день ни один нотариус не даст стопроцентной гарантии того, что заверенная e-mail переписка будет впоследствии рассмотрена судом как неопровержимое доказательство. В то же время, опыт деятельности нашей конторы показывает, что соблюдение определенных правил проведения данной процедуры значительно повышает такую вероятность.

    Имея достаточный опыт, мы можем гарантировать нашим клиентам полное соблюдение юридической чистоты процедуры. Поэтому, если вы столкнулись с проблемой, связанной с необходимостью придания электронной переписке или сообщению юридической силы, звоните нам и мы подскажем цену (стоимость) услуги. Окажем всю необходимую консультативную и юридическую поддержку в Москве.

    Услуга
    Стоимость
    1 страница протокола описания электронной переписки 3000 рублей

    X Спасибо за то, что воспользовались системой электронной записи!
    Вы записаны к нотариусу Чернигову И.О. по адресу: Страстной бульвар, д. 7, стр. 1
    Сохраните либо распечатайте данное уведомление и предъявите его в кабинете №3.
    Просим проходить сразу в кабинет №3, МИНУЯ ОЧЕРЕДЬ, тем самым не вызывая излишнего ажиотажа среди ожидающих.

    Если Вы не можете посетить нас в назначенное время — НЕ НУЖНО ЗВОНИТЬ и отменять или переносить запись, просто запишитесь еще раз на сайте или приходите без записи.

    Нотариальное заверение письма, переписки по электронной почте

    Казалось бы, зачем заверять письма в нотариальном порядке? Неужели мы настолько не доверяем близким людям, что приходится фиксировать все их слова не только в собственной голове, но и у нотариуса? К сожалению, реальность сурова. Партнеры по бизнесу, друзья и даже родственники порой могут совершать непредсказуемые поступки, в т. ч. и в личной переписке. Если Вы хотите защитить свои права и придать простому письму юридическую силу, то обратитесь к нотариусу. Он сможет заверить подлинность подписи отправителя, поэтому в дальнейшем этот предмет можно рассматривать не только в качестве памятного сувенира, но и в роли доказательства в судебном процессе.

    Частые вопросы

    Нотариус свидетельствует подлинность фактов, изложенных в тексте письма?

    Нет, нотариус свидетельствует только подлинность подписи под этим письмом. Свидетельствовать подлинность изложенных в тексте фактов он не может, т. к. закон не дает ему такого права.

    Можно ли нотариально заверить переписку по электронной почте?

    Да, можно. Современные технологии сегодня идут рука об руку с законом, помогая соблюдать порядок. При необходимости информацию из электронных писем можно использовать для защиты собственных интересов в суде. Для заверения такого письма нотариус проводит осмотр, в ходе которого заполняет протокол – вносит информацию о дате, месте и времени осмотра, участвующих в нем лицах, обнаруженных при осмотре обстоятельствах. Затем переписка распечатывается и подшивается к протоколу, после чего подлежит нотариальному удостоверению.

    Если Вы хотите попасть на прием к нотариусу Юлдашевой Т. В., уточить стоимость тех или иных нотариальных действий или проконсультироваться по вопросу открытия наследства, позвоните по одному из контактных телефонов.

    Представление электронной переписки как доказательства в судах – возможно? Или лучше действовать «по старинке»?

    В последнее время все чаще задумываюсь над вопросом: доля электронной переписки в документообороте постоянно растет, электронная переписка сейчас составляет основную часть всей деловой (и не только) переписки.

    Реагируют ли как-то суды на эту новую реальность? Или лучше рекомендовать клиентам действовать «по старинке» и наиболее важные документы дублировать Почтой России (долго, но железобетонно)?

    Посмотрела практику, нашла несколько интересных дел (подробнее см. ниже). Из тех дел, которые удалось найти, видно, что в случае, если вторая сторона оспаривает направление/ получение/ содержание электронной переписки, возникают серьезные сложности с доказыванием.

    Коллеги, был ли у кого-то собственный опыт представления электронной переписки в качестве доказательства в суде? Как реагировали на это суды? И, конечно же, особенно интересуют ситуации, когда вторая сторона оспаривала направление/ получение/ содержание электронной переписки – как был решен спор в этом случае?

    Ниже привожу несколько интересных (на мой взгляд) дел по данному вопросу:

    Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 19 августа 2016 г. по делу N А45-19425/2015:

    В заседании сторона (Истец) оспаривала факт получения представленного ответчиком электронного письма. Суд первой инстанции предложил в заседании обозреть содержание почтового ящика Истца. Истец отказался, настаивал на осмотре ящика нотариусом.

    Через 5 дней после судебного заседания осмотр ящика Истца был произведен нотариусом, письма от Ответчика в электронном ящике Истца (разумеется!) не оказалось.

    Тем не менее, в такой ситуации суд не занял позицию: «раз письма в ящике Истца нет, значит, Ответчик не доказал его направление». Напротив, суд указал следующее:

    «Учитывая дату данного осмотра, прошедший с 22.01.2016 до 27.01.2016 период, суд пришел к выводу, что такое время являлось достаточным для удаления спорного письма из электронной переписки, кроме того в протоколе осмотра указано только на осмотр переписки с 17.06.2015, до указанной даты писем не значится.

    Принимая во внимание указанные обстоятельства, суд счел недостоверными доводы представителя истца, отказавшегося в судебном заседании от непосредственного исследования судом доказательств, а поведение — содержащим признаки злоупотребления со стороны истца…

    Довод истца о том, что он не получал сметы, суд отклонил, так как в суде первой инстанции ходатайства о назначении экспертизы с целью проверить подлинность представленной ответчиком в материалы дела электронной переписки ООО «Голд Оил» не заявлялось».

    То есть, по сути, суд пришел к выводу о получении Истцом электронного письма Ответчика, основываясь на совокупности обстоятельств:

  • представитель Истца в судебном заседании отказался от обозрения своего почтового ящика;
  • представитель Истца не заявил в суде первой инстанции о назначении судебной экспертизы с целью проверки подлинности электронной переписки, представленной Ответчиком.
  • Постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 27 июня 2011 г. N А19-16786/10:

    Предприниматель Филатова Т. В. (Истец) настаивала, что Предприниматель Филатов А. А. (Ответчик) распространял порочащую ее информацию путем направления электронных писем контрагентам Филатовой Т. В.

    Филатов А. А. факт направления электронных писем и их содержание оспаривал.

    В качестве доказательств распространения порочащих сведений Филатова Т. В. привела протокол осмотра нотариусом почтового ящика одного из ее контрагентов, в котором содержалось письмо Ответчика.

    В обоснование своих возражений Филатов А. А. указывал:

    «…Протокол осмотра вещественных доказательств, составленный нотариусом…, является недопустимым доказательством по делу, ввиду отсутствия правовых оснований для осуществления нотариальных действий по обеспечению доказательств и не извещения ответчика о проведении нотариальных действий; протокол осмотра не содержит текста письма, а имеет только ссылку на то, что оно содержит сведения, порочащие честь и достоинство Филатовой Т.В. в глазах ее партнеров, что является личной оценкой нотариуса прочитанного письма.

    Ответчик указывает на то, что нотариус, проводя осмотр 30.08.2010, не могла установить, что письмо поступило на электронный адрес [email protected] 25.03.2010 в 19.58, а лишь могла засвидетельствовать факт нахождения данного электронного письма на компьютере, принадлежащем конкретному лицу, поскольку письмо поступило не в присутствии нотариуса.

    Заявитель жалобы считает, что для разрешения вопроса о том, каким образом на компьютер Филатовой Т.В. и третьих лиц попало почтовое сообщение, в том числе и с какого адреса отправлено спорное сообщение, суд должен был предложить сторонам провести экспертизу».

    Суд первой инстанции в удовлетворении иска отказал, суд апелляционной инстанции иск удовлетворил.

    Суд округа вернул дело на новое рассмотрение, указав следующее:

    «…не выяснив вопроса о соответствии протокола осмотра доказательства от 30.08.2010 требованиям статей 102, 103 Основ и Методическим рекомендациям, а также вопроса о том, кто является владельцем почтового адреса mailto:[email protected], суд апелляционной инстанции в нарушение вышеназванных процессуальных норм и разъяснений Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации преждевременно принял их в качестве относимых, допустимых и достоверных доказательств по делу, что могло привести к принятию неправильного судебного акта».

    Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 10 августа 2015 г. N Ф06-17735/2013:

    Также, как и в предыдущем деле, Ответчик оспаривал факт направления им электронного письма.

    Истец запросил компанию Yantai CIMC Raffles Offshore Ltd (владелец домена, на который было направлено электронное письмо Ответчика), с какого IP-адреса было направлено электронное письмо. Компания Yantai дала ответ, указав конкретный IP-адрес.

    Суд также назначил комплексную экспертизу. Российские эксперты ответили, что не могут определить, с какого IP-адреса было направлено спорное письмо; также они указали, что не могут ответить на вопрос о том, могла ли компания Yantai установить IP-адрес, с которого было направлено электронное письмо.

    Мэйл.Ру (владелец домена, с которого было направлено электронное письмо) сообщили, что почтовый ящик отправителя был удален, информация о том, с какого IP-адреса выполнялся вход в почтовый ящик отправителя, не сохранилась (длительное хранение такой информации не предусмотрено).

    Суд пришел к следующему выводу:

    • компания Yantai (владелец домена получателя письма) указала IP-адрес, в точности совпадающий с IP-адресом Ответчика.
    • Ответчики не доказали, что компания Yantai заинтересована в исходе спора.
    • Соответственно, такая информация у Yantai имеется и эта информация достоверна.
    • Как нотариально заверить электронное письмо

      Если вы решили использовать переписку в качестве доказательства возникновения, изменения или прекращения договорных отношений, исполнения или нарушения каких-либо обязательств, необходимо учитывать как минимум два обстоятельства:

    • возможность нотариального заверения переписки
    • относимость данного доказательства к предмету спора
    • Допустимость иных способов фиксации переписки пока оставим за скобками. С этим разберемся позднее.

      В части 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ определено, что электронным документом, передаваемым по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

      Однако, чаще всего суды не принимают простые распечатки электронных писем в качестве надлежащего доказательства по своей инициативе, либо по инициативе другой стороны спора.

      Так например, в арбитражном деле №А14-3679/2014 Истец представил в качестве доказательства направления претензии в отношении работ, выполненных по договору подряда, распечатанную из электронной почты копию письма, цифровой диск DVD-RW с сохраненным электронным письмом, цветным изображением принтскрина экрана с изображением открытого электронного письма, а также само письмо от Ответчика в формате .pdf в цветном изображении. В ответ на это Ответчик заявил о фальсификации Истцом данного доказательства. Истец возражал против исключения соответствующего письма из числа доказательства, в обоснование чего ему пришлось заверить электронную переписку, включая вложение нотариально.

      Ответчик попытался возразить относительно законности заверения переписки, ссылаясь на наличие по его мнению процессуальных нарушений при составлении нотариального протокола, выразившееся в заверении переписки после принятия судом дела к рассмотрению. Однако этот довод был отвергнут судом в виду следующего:

      В силу статьи 102 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1 по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в случае возникновения дела в суде или административном органе, если имеются основания полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным.

      При этом часть вторая статьи 102 Основ устанавливающая, что нотариус не обеспечивает доказательств по делу, которое в момент обращения заинтересованных лиц к нотариусу находится в производстве суда или административного органа, — утратила силу с 1 января 2015 года (Федеральный закон от 29.12.2014 № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).

      Важные аспекты заверения сообщений электронной почты, которые надо знать практикующему юристу

      Если вы пользуетесь почтовым клиентом (Microsoft Outlook, Mailbird, eM Client, Claws Mail, Zimbra Desktop, TouchMail, Thunderbird, The Bat! и др.) настраивайте сбор почты таким образом, чтобы ваши письма не удалялись с почтового сервера и к ним всегда имелся удаленный доступ через веб-интерфейс.

      Локальное хранение электронных писем на вашем компьютере или мобильном устройстве существенно затруднит возможность заверения такой переписки, поскольку такая переписка уже не является информацией в сети Интернет.

      Возможно вам и удастся заверить такую переписку у нотариуса, но уже скорее в рамках осмотра вещественного доказательства (ноутбука или мобильного устройства), а значит с обязательным извещением о месте и времени совершения данного нотариального действия вашего оппонента по спору, так как в отличие от информации размещенной в сети Интернет, заверение такого доказательства не относится к случаям, не терпящим отлагательства. Вне всякого сомнения это сложнее, дольше и дороже.

      При заверении переписки возможно сохранение и заверение вложенных файлов как на бумажном, так и на электронном носителе . На электронный носитель целесообразно записывать и заверять объемные файлы или файлы в формате, требующем наличия специального программного обеспечения, отсутствующего у нотариуса (например файлы *.dws, *.dwt, *.dxf — программа autoCAD, *.cdr — программа Corel Draw и т.п.)

      Многие почтовые сервисы в пользовательских интерфейсах используют сокращенные имена получателя и отправителя писем, имена в виде логина пользователя, или имена, указанные самими пользователями, при этом почтовые адреса скрываются. В этом случае рекомендуем при фиксации (заверении) переписки обращать внимание нотариуса и дополнительно осматривать всплывающие окна (или иные элементы интерфейса) с дополнительной информацией о получателе/отправителе, содержащие адреса электронных почтовых ящиков участников переписки.

      В противном случае может потребоваться сбор дополнительных доказательств для подтверждения относимости данной переписки к предмету и участникам спора, поскольку довольно часто логин или имя пользователя не соответствует реальному имени пользователя.

      Следует понимать, что в ходе обеспечения доказательств нотариус не проводит исследований или экспертиз, не делает каких-либо выводов, не устанавливает и не идентифицирует участников переписки.

      Что касается идентификации отправителя и получателя сообщения электронной почты, то в отсутствие электронной цифровой подписи соответствующего участника переписки, техническая возможность прямой идентификации пользователя невозможна, поскольку сами почтовые сервисы не производят идентификацию владельцев электронных почтовых ящиков.

      Вместе с тем, идентификация отправителя и получателя возможна за пределами нотариального действия, например путем направления адвокатского или судебного запроса лицу, администрирующему почтовый сервис об IP адресе (адресах), используемых пользователем или номере телефона пользователя, осуществившего регистрацию электронного почтового ящика, в случае, если при регистрации электронной почты происходила процедура верификации телефонного номера такого пользователя.

      Обстоятельства которые помогут облегчить идентификацию участника электронной переписки и разрешить вопрос ее относимости к текущему или возможному спору:

    • указание электронного почтового адреса в договоре, заключенном между сторонами
    • указание электронного адреса самим лицом в документах, представленных в материалы данного или иного дела
    • наличие предшествующей переписки между сторонами по тем же адресам
    • указание электронного почтового адреса стороны переписки на его сайте, визитках, фирменных бланках, иных документа, исходящих от этого лица
    • указание электронной почты в различных справочниках, и справочных системах и рекламе в том числе размещенных в сети интернет
    • указание электронной почты в качестве контактной информации на официальных государственных ресурсах (торговые площадки, ЕГРЮЛ, Реестры РОСПАТЕНТа)
    • ведение деловой переписки с того же электронного почтового ящика с иными лицами
    • Обстоятельства, подлежащие оценке, для определения наличия или отсутствия полномочий на обмен юридически значимыми сообщениями у лица, ведущего переписку:

    • указание на соответствующие полномочия лица в подписанных сторонами документах (договоре или дополнительных соглашениях к нему)
    • наличие предшествующей переписки не оспариваемой сторонами по схожим вопросам, свидетельствующей о сложившейся между сторонами деловой практике решения договорных вопросов путем обмена электронными сообщениями
    • указание на должность или соответствующие полномочия лица в самой переписке
    • вложение в переписку документов, дающих основание полагать, что у лица их направившего, имеются необходимые полномочия (сканы документов с реквизитами контрагента, сканы договора или приложений к нему, подписанные полномочным лицом, или иные документы, исходящие от полномочного лица или содержащие сведения, располагать которыми при нормальном гражданском обороте имеет возможность только полномочное лицо) Договоры и приложения к ним, письма, акты сверок, балансы, налоговая отчетность, учредительные или иные внутренние документы лица, платежные поручения, накладные, счета-фактуры и пр.

    В зависимости от предмета спора и конкретных обстоятельств, важное значение для победы может иметь установление взаимности электронной переписки. Взаимность переписки может быть подтверждена исследованием служебных заголовков электронного письма, где например с высокой степенью достоверности можно сделать технически обоснованный вывод о том, что исследуемое письмо является ответом на ранее полученное письмо.

    Заверить переписку

    Мы все чаще сталкиваемся с заключением договоров путем обмена сканами документов по электронной почте или мессенджеру: ватсап, вайбер. Что делать если сторона такой сделки отрицает заключение договора или оспаривает его условия?

    Практикующие юристы единогласно считают, что такие договоры являются заключенными, а доказывать фактические обстоятельства следует путем нотариального заверения электронной переписки. Заверение электронной почты может потребоваться и в других ситуациях, например при доказывании исполнения договора, его расторжения, направления юридически значимых сообщений (ст.165.1 ГК РФ), письменного подтверждения иных обстоятельств.

    Процедура нотариального заверения электронной переписки более сложная и трудоемкая чем процедура заверения сайтов, поскольку требует авторизации под учетными данными, предоставляемыми Заявителем, а почтовые сервисы различаются интерфейсом и функциональными возможностями.

    Как заверить электронную переписку у нотариуса?

    Основные правила заверения электронной переписки при помощи программного комплекса «Вебджастис»:

  • Заверение электронной переписки происходит в офисе нотариуса с технических средств (компьютера) нотариуса с использованием специального ПО. Поэтому к электронному почтовому ящику заявителя должен иметься удаленный доступ через браузер (Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera и т.д.), т.е нужна ссылка на страницу авторизации в почтовом ящике. Иными словами нотариус не приходит в офис компании и не заверяет электронные письма с компьютера ее сотрудников.
  • Для заверения переписки необходима авторизация из-под учетной записи Заявителя. Следовательно нужен логин, и временный пароль, который вы измените на постоянный после завершения нотариального действия.
  • Для исключения недопонимания (нотариус не занимается поиском и отбором писем среди прочих в вашем ящике) перед заверением необходимо создать в вашем эл.почтовом ящике папку «Нотариус», в которую переместить письма, подлежащие заверению.
  • В ходе заверения переписки возможно заверение вложенных файлов (документов) с приобщением их распечаток к нотариальному протоколу.
  • В рамках одного нотариального протокола может быть заверен только один электронный почтовый ящик.
  • Количество писем, подлежащих заверению в рамках одного нотариального протокола не ограничено.
  • Стоимость заверения возможно определить после получения информации о количестве писем и вложений, либо предоставления доступа к почтовому ящику, где создана папка «Нотариус» в которую вы переместите письма, подлежащие заверению:

  • Инструкция как создавать папки в Яндекс.Почте
  • Инструкция как создавать папки в MAIL.RU
  • Инструкция как создавать папки (ярлыки) в GMAIL
  • Минимальная стоимость протокола нотариального осмотра электронного почтового ящика составляет 10200 р. Конечная стоимость нотариального протокола зависит от количества заверяемых писем и вложений с учетом установленных нотариальных тарифов. Для расчета стоимости заверения электронной переписки воспользуйтесь нашим калькулятором.

    Заверение электронной почты оформляется нотариальным протоколом осмотра информации, который включает в себя:

  • текстовую часть с описанием процесса осмотра, перечень писем, их реквизиты (дата, время, отправитель, получатель), имена вложенных файлов и пр.;
  • приложения: технические приложения, скриншоты писем, распечатки вложенных файлов (документов), документы, подтверждающие квалификацию специалиста в случае его привлечения нотариусом.
  • Протокол прошивается, скрепляется печатью и подписью нотариуса. Пример протокола.

    Такой порядок позволяет гарантировать, что заверенные письма и вложения действительно поступали и/или отправлялись в указанную дату и время на соответствующие адреса электронной почты.

    Смотрите так же:  Документы для договора дарения близкому родственнику

Оставьте комментарий