Служебная записка внешняя

В целом докладная записка необходима для сохранения на предприятии порядка и надлежащего течения рабочего процесса. Нередко в ходе работы происходят форс-мажорные ситуации, виной которым могут быть различные обстоятельства и лица.

Что такое внешняя докладная записка

Это документ, обладающий информационно-справочным характером, который может предназначаться для передачи только вверх по служебной цепочке к вышестоящему специалисту.

Данный тип докладной записки встречается крайне редко, однако он является допустимым в качестве официального общение с вышестоящими инстанциями. Тут вы узнаете, по каким правилам составляется докладная записка о некорректном поведении сотрудника.

Важно: для подобного рода общения между организациями используется официальное письмо.

Разница этих двух документов заключается в небольшом перечне:

  • Во-первых, внутренняя докладная записка при составлении должна содержать наименование подразделения, из которого адресована, в то время, как внешняя содержит реквизиты организаций получателя и отправителя, место составления и исходящий регистрационный номер;
  • В-четвертых, внутренняя докладная записка может иметь свободную форму, а вот внешняя составляется только согласно образцу.
  • Составителем документа может быть любой из работников предприятия, при этом необходимы основания для ее составления, которые могут заключаться в следующем:

  • Ухудшение производственных процессов по чьей-либо вине. Как составляется докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – читайте по ссылке;
  • Улучшение производственных показателей благодаря чьей-либо работе;
  • Форма и реквизиты внешней докладной

  • Информативная – обычно она применяется для ходатайства в поощрении кого-либо из сотрудников за достижения в труде;
  • По центру следует указать название документа с основанием, чтобы изначально стало ясно в чем суть дела.

    Излагая свои требования необходимо быть предельно лаконичными, с употреблением слов типа «Прошу» и прочее.

    При составлении записки на нескольких листах необходимо их нумеровать. Формируется внешний документ, как правило, машинописным способом.

    Как избежать ошибок

    Пример заполнения внешней докладной записки.

    Неплохо подкрепить документ не только приложениями, но и свидетельскими показаниями или видеосъемками, фотографиями.

    ООО «АЛМАЗ» Генеральному директору ЗАО «Альтернатива»

    Отдел продаж Петрову Ивану Васильевичу

    Докладная записка №5 «О недостаче»

    Докладная записка

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе
  • Деловой стиль текста
  • Докладная записка

    Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

    Пример оформления внутренней докладной записки

    Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

    Виды докладных записок

    По содержанию докладные записки подразделяются на:

    Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

    Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

    Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

    Содержание и оформление докладной записки

    Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

    Внешняя докладная записка должна содержать:

  • наименование организации;
  • название вида документа (докладная записка);
  • дату;
  • индекс;
  • место составления;
  • заголовок к тексту;
  • подпись руководителя организации;
  • фамилию исполнителя;
  • номер его телефона.
  • Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

    Внутренняя докладная записка включает:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (докладная записка);
  • подпись.
  • Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

    Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

    Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

    Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

    Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

    Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

    Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

    На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

    Законодательные основы

    Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

    Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

    Специфика докладной

    Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

    Отличие от служебной записки

    Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

    Отличие от объяснительной записки

    Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

    Функции докладных записок

    Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
  • Классификация докладных записок

    Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  • Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
    • Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
      • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
      • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
      • К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

      • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
        • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
        • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
        • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
        • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
        • Автор докладной

          Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

          Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

          Как грамотно составить докладную

          Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

          1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
          2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
          3. Выводы и рекомендации автора записки.

          Рекомендации к оформлению

          Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

          ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

          Оформляем внутреннюю докладную

          Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

        • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
        • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
        • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
        • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
        • короткая суть докладной;
        • содержание тремя обособленными блоками;
        • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
        • Особенности оформления внешней докладной

          Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

        • сведения об организации-отправителе;
        • присвоенный документу номер;
        • город, в котором составлена докладная;
        • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
        • Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

          Реакция адресата

          Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

          Конкретные образцы докладных записок

          Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

          Докладная о нарушении трудовой дисциплины

          Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

          Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

          Отдел кадров
          Генеральному директору
          ООО «Омега»
          Н.В. Грощенко

          ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

          О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

          Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

          В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

          Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

          Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

          Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

          Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

          Отдел метрологии
          Генеральному директору
          ООО «Росмашинстрой»
          Радковскому К.Л.

          ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

          О невыполнении должностных обязанностей

          Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

          В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

          Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

          Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

          Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

          Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

          Административно-хозяйственный отдел
          Генеральному директору
          ООО «Просперити»
          Гиацинтовой А.В.

          ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

          О некорректном поведении сотрудника

          Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

          Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

          Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

          В чем разница между докладными и служебными записками – смотрите в этом видео:

        • Во-вторых, подписи на документах – внутреннюю подписывает, составитель, если она предназначена непосредственному начальству, если же на голову выше, то удостоверять ее должен начальник составителя, а вот внешняя всегда подписывается руководством организации;
        • В-третьих, предназначение – внешняя предназначена для доклада за пределами организации, с целью привлечения к решению вопроса специалистов из вне, в то время как внутренняя призывает руководство предприятия решить вопрос в его пределах;
          • Выражение несогласия, связанного с необходимостью выполнять поставленную задачу.
          • Форма документа может немного видоизменяться в зависимости от основания ее составления, так как она может быть:

          • Отчетной – когда составитель обязан отчитаться за результаты порученной к выполнению работы;
          • Информационная – предназначена для просьб и требований к наказанию нарушителей трудовой дисциплины (докладная записка о нарушении трудовой дисциплины) или проведению дополнительных мер по выявлению недостач, недочетов и прочих нарушений.
          • Здесь вы узнаете, как правильно составить и оформить докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте.

          • Дата и подпись с расшифровкой руководителя предприятия.
          • Пошаговая инструкция составления

            Важно: для составления внешнего документа всегда используется фирменный бланк с логотипом.

            Само изложение необходимо писать сжато в официальной форме, при этом если происходит жалоба необходимо указать на факт, почему действия, к примеру, начальства были оскорбительны. Требования или предложения необходимо подкрепить ссылками на статьи закона.

            Все свои изложения необходимо подкреплять документальными доказательствами в виде приложения к записке.

            Ведь, если начальство сочтет ее ложью, составитель рискует получить не только выговор, но и потерять место, привлечься к административной ответственности.

            Пример внешней докладной записки

            Прощу издать указ об инвентаризации склада уполномоченной комиссией, на основании приложенных документальных доказательств.

            Антонец Егор Егорович (подпись)

            Заключение

            Докладная записка

            Скорее всего, Вам будет интересно прочитать статьи Служебная записка и Объяснительная записка, а эту статью мы разбиваем на темы:

            Докладная записка

            Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

            Как видно из определения, докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса. Их принципиальное отличие от справок в том, что они содержат выводы и предложения автора по излагаемому вопросу.

            Докладные записки могут касаться самых разных вопросов. Они составляются по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам.

            В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

            Кроме того, докладные записки делятся на внешние и внутренние.

            Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения, в том числе и начальник отдела кадров. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

            Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя Председателя Центрархива.

            Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.

            Следует отметить, что в практике работы учреждений, организаций, предприятий внешние докладные записки встречаются относительно редко. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее, внешняя докладная запискакак вид документа имеет право на существование.

            Докладная записка имеет следующие реквизиты:

            • реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка;
            • название вида документа;
            • дата;
            • регистрационный индекс;
            • место составления;
            • адресат;
            • заголовок к тексту;
            • текст;
            • отметка о наличии приложения;
            • подпись.

            Докладная записка образец

            Докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

            Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.

            В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

            Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

            Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

            Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Агрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

            Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Агрегатовым Р.В. не представлено.

            В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Агрегатову Р.В. объявить выговор.

            Докладная записка скачать бланк

            Написание докладной записки

            Полное официальное название этого документа — докладная записка. Этот жанр ныне в ходу в основном в государственных организациях и крупных компаниях. В малом и среднем бизнесе конфликтные ситуации, для разрешения которых используется докладная, чаще решаются устно, но порой используется и письменная форма.

            1. К докладной применимы те же требования, что и к большинству формальных документов. В ней должна быть информация, кому (руководителю подразделения или организации) и от кого она адресована.

            Все эти данные размещаются в правом верхнем углу документа, а сам раздел именуется «шапкой».

            В первой строке указывается должность адресата докладной, ниже — название организации, затем — фамилия с инициалами.

            Еще ниже в том же порядке, исключая название организации: должность и фамилия с инициалами автора докладной. Если должность длинная, она может занимать больше одной строки.

            2. Под «шапкой», обычно с отступлением нескольких строк, пишется название документа — докладная записка. Обычно это делается с маленькой буквы, в конце ставится точка. Допустим также вариант, когда оно набирается большими буквами, точка при этом не ставится.

            В любом случае, размещать название нужно посередине строки (при наборе в текстовом редакторе — с помощью выравнивания по центру).

            3. Ниже кратко излагается суть инцидента, послужившего поводом для написания докладной: кто именно из коллег, подчиненных или старших по должности, когда и при каких обстоятельствах, что именно совершил и почему эти действия автор докладной считает недопустимыми.

            Ссылаться, аргументируя недопустимость поступка, можно не только на нормы действующего законодательства, но и на внутрикорпоративные правила, где уместно, апеллировать к вредным последствиям проступка для предприятия (например, срыв производственного графика из-за того, что сотрудник без уважительных причин не выполнил или несвоевременно завершил свою часть работы). Если действиями, ставшими поводом для докладной, был нанесен ущерб фирме, это также нужно указать.

            4. Завершив изложение инцидента, нужно переходить к тому, о чем автор докладной просит адресата. Как правило, предполагается принятие тех или иных мер, способствующих наведению порядка.

            Под текстом докладной ставится дата. Затем готовый документ распечатывается и заверяется подписью.

            Авторов может быть и несколько. В этом случае все перечисляются в «шапке» и расписываются под докладной.

            Затем документ передается адресату лично, через секретаря или по корпоративной почте.

            По факту отсутствия работника на рабочем месте, опоздания или другого дисциплинарного проступка следует объявить ему выговор и издать соответствующий приказ. Основанием для этого служит докладная записка руководителя структурного подразделения и объяснительная записка сотрудника, в которой указана неуважительная причина проступка.

            Очень многим людям по долгу службы постоянно приходится составлять какие-либо документы, а такие их виды, как докладные и служебные записки – порой и вовсе каждый день. Несмотря на это, далеко не каждый работник способен грамотно и по всем правилам составить такую записку, а ведь это всё-таки документ, который имеет свои обязательнее требования. Ниже вы сможете найти инструкцию по составлению докладных записок, внутренних и внешних.

            1. Внутренняя докладная записка – это такая записка, которая предназначается для руководителя структурного подразделения либо учреждения. Внутренняя записка составляется на обычном листе бумаги с указанием всех реквизитов, предписанных ГОСТ. Перечень этих реквизитов:

            — Наименование подразделения
            — Дата
            — Вид документа
            — Заголовок
            — Регистрационный номер записки
            — Непосредственно текст записки
            — Адресат
            — Подпись составителя документа
            Внешняя докладная записка – такая записка, которая предназначается руководителю высшей инстанции.

            2. Набирайте текст докладной записки в программе Microsoft Word шрифтом Times New Roman, размер шрифта – 14, интервал – 1,5. В верхнем левом углу записки укажите название структурного подразделения, то есть, автора документа.

            3. Заголовок «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» наберите заглавными буквами. Расположите его либо по центру, либо слева.

            4. В одной строке укажите дату и индекс. Дату оформляйте обязательно арабскими цифрами, месяц можете написать буквами. У внутренней докладной записки дата – это дата создания и подачи документа.

            5. В одной строке укажите дату и индекс. Дату оформляйте обязательно арабскими цифрами, месяц можете написать буквами. У внутренней докладной записки дата – это дата создания и подачи документа.

            6. Вы можете снабдить внутреннюю служебную записку заголовком, который будет раскрывать суть содержания записки. Например: «о переводе Иванова И.И. в отдел такой-то».

            7. Текст записки разделите на две части. В первой части сообщите о тех событиях, которые толкнули вас на написание записки, а во второй – уже какие-то пожелания, рекомендации и просьбы.

            8. В записке может быть и три части, в этом случае первая часть будет сообщением событий, вторая – анализом ситуации, а третья – рекомендациями и пожеланиями. Вы можете представить служебную записку в текстовом варианте, в табличном или в их сочетании.

            9. Перед отправлением такой записки заверьте её подписью руководителя организации. Ниже укажите наименование организации-автора.

            Дисциплинарное взыскание
            Товарно транспортная накладная
            План счетов
            Чистые активы
            Оборотные средства
            Основные средства

            Как оформляется внешняя докладная записка: 9 правил

            Отличия документа от внутренней записки

            Кто является составителем

          • Отчет о выполненной работе, командированным человеком или сотрудником, которому вменялось выполнения любых процессов;
          • Изложение точки зрения по спорному вопросу, имеющему отношение к рабочему процессу;
          • Но в целом внешняя форма документа должна содержать:

          • Наименование организации, в которую направляется документ с полными реквизитами и ФИО руководителя;
          • Сведения о составителе – ФИО, должность;
          • Исходящий регистрационный номер;
          • Перечень имеющихся приложений;
          • Далее необходимо формировать шапку записки в правом верхнем углу, необходимо указать все реквизиты организации и инициалы руководителя, а также свои без ошибок.

            Начиная составлять подобный документ, особенно если он касается наказания кого-либо или взысканий с него, необходимо в первую очередь все хорошо взвесить – существует ли достаточное количество доказательств, оснований и при необходимости свидетелей, чтобы записка не показалась фальшью.

            Довожу, до Вашего ведома, что 1.01. 2017 года при инвентаризации склада были обнаружены неучтенные ящики с моторами для пусконаладочной установки на сумму 1 млн. рублей.

            Директор по продажам ООО «АЛМАЗ»

            При этом форма и бланки документа – одинаковых вариантов для направления в любое вышестоящее учреждение.

            Какие дисциплинарные взыскания могут быть использованы после получения докладной записки – смотрите тут:

            Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

            • Доронина Л.А. | к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления
            • Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

              Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

            • Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
            • Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
            • Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

              Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

              В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

            • внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
            • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

            Внутренняя докладная записка

            Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

          • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
          • дата;
          • регистрационный номер;
          • текст;
          • адресат;
          • подпись составителя (с указанием должности).
          • Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

            Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

            Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

            Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

            Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

            Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

            Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

            В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

            Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

            Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

            Пример оформления внутренней докладной записки:

            Внешняя докладная записка

            Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

            Служебная записка

            В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

            Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне ,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

            Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

            Пример оформления служебной записки:

            Справка

            Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .

            В зависимости от целей составления справки могут быть:

          • аналитические,
          • отчетные или
          • информационные.
          • Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

            Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

            Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

            Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

            Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

            Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

            Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

            При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

          • полноты и достоверности фактов и сведений;
          • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
          • точности датирования;
          • соблюдения уровня подписания.
          • Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

            Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

            Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
            Пример оформления справки служебного характера:

            Смотрите так же:  Земельный налог льготы для пенсионеров мвд
  • Оставьте комментарий