Приказ минобразования об учете библиотечного фонда

Приказ Минобразования РФ от 24 августа 2000 г. N 2488 «Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» (утратил силу)

Приказ Минобразования РФ от 24 августа 2000 г. N 2488
«Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений»

ГАРАНТ:

Приказом Минобрнауки России от 9 октября 2013 г. N 1129 настоящий приказ признан утратившим силу

В целях сохранности фонда, установления единого порядка учета библиотечных документов; создания условий для совершенствования организации труда и внедрения средств компьютеризации и механизации в библиотеках образовательных учреждений приказываю:

1. Руководствоваться приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 «Инструкция об учете библиотечного фонда» для учета фонда библиотек образовательных учреждений (приложение N 1).

2. Утвердить методические рекомендации по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений (приложение N 2) (далее — Методические рекомендации).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Приказ Минобразования РФ от 24 августа 2000 г. N 2488 «Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений»

Текст приказа опубликован в журнале «Образование в документах. Межведомственный информационный бюллетень», N 2-4, 2001 г., в Бюллетене «Официальные документы в образовании», март 2001 г., N 7

Бесплатная консультация
Федеральное законодательство

Действия

  • Главная
  • ПРИКАЗ Минобразования РФ от 24.08.2000 N 2488 «ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА БИБЛИОТЕК ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ»
  • «Вестник образования», N 21, 2000
  • «Официальные документы в образовании», N 7, 2001
  • ПРИКАЗ Минобразования РФ от 24.08.2000 N 2488 «ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА БИБЛИОТЕК ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ»

    В целях сохранности фонда, установления единого порядка учета библиотечных документов, создания условия для совершенствования организации труда и внедрения средств компьютеризации и механизации в библиотеках образовательных учреждений приказываю:

    1. Руководствоваться Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 «Инструкция об учете библиотечного фонда» для учета фонда библиотек образовательных учреждений (приложение N 1) .

    2. Утвердить Методические рекомендации по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений (Приложение N 2) (далее — Методические рекомендации).

    Заместитель Министра
    В.А.БОЛОТОВ

    Приложение N 2
    к Приказу
    Минобразования России
    от 24 августа 2000 г. N 2488

    7. Суммарный учет документов

    Для библиотек образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы «Книги суммарного учета библиотечного фонда» дифференцированно: для библиотек высших учебных заведений (Приложение N 1 к Методическим рекомендациям), для библиотек средних специальных учебных заведений (Приложение N 2 к Методическим рекомендациям), для библиотек общеобразовательных учреждений (Приложение N 3 к Методическим рекомендациям).

    8. Индивидуальный учет документов

    Многоэкземплярные документы (учебники, учебные пособия, справочники, словари и другие издания), предназначенные для использования студентами и учащимися в учебном процессе, учитываются безынвентарным способом. При безынвентарном методе учета предусматривается суммарная запись документов по названиям, стоимость их относится на баланс библиотеки.

    Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше 10 экземпляров. Два — три экземпляра издания записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

    При безынвентарном методе учета оформляются следующие документы: учетная карточка документа (издания), регистрационная книга учетных карточек (Приложения N 4, 5).

    Учетная карточка отражает движение каждого отдельного названия документа (издания), прошедшего безынвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия, независимо от цены.

    9. Учет выбытия документов из библиотечного фонда

    Норматив списания документов из фондов открытого доступа, по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи.

    (Рекомендуемые ранее сроки использования учебников и учебных пособий в общеобразовательных учреждениях в пределах четырех лет считать ориентировочными.)

    11. Делопроизводство в организации учета фонда

    В соответствии с правилами организации государственного архивного дела устанавливаются следующие сроки хранения документов, обеспечивающих учет и сохранность фондов:

    Сопроводительные документы (накладные, счета, описи, списки на поступающую литературу) — 3 года
    Приходные акты на литературу, полученную бесплатно или без сопроводительных документов — 3 года
    Книга учета литературы, утерянной читателями и принятой взамен — 3 года
    Акты на списание книг и периодических изданий; учетные карточки, книжные формуляры списанных изданий — 10 лет

    Допускается замена списка документов, подлежащих исключению, книжными формулярами.

    б) для многоэкземплярных изданий, учтенных безынвентарным методом

    N Инвентарный номер Автор и заглавие Цена Коэффициент переоценки Стоимость
    руб. коп. руб. коп.

    Списки изданий, исключаемых из библиотечного фонда по причине утери читателями, составляются по форме, рекомендуемой к Приложению 8 «Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения».

    Список изданий, принятых от читателей взамен утерянных, не составляется. В «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных», книги, принятые взамен утерянных, занесены в инвентарную книгу с N по N, учетные карточки многоэкземплярной литературы N. запись акта о приеме изданий в фонд в книге суммарного учета N.

    Приложение N 1
    к Методическим рекомендациям

    N Регистрационный номер учетной карточки Автор и заглавие Цена Коэффициент переоценки Количество экземпляров Стоимость
    руб. коп. руб. коп.
    Дата записи Номер записи по порядку Источник поступления Номер и / или дата сопроводительного документа Поступило
    документы, принятые на баланс документы, не принятые на баланс (экз.) всего в том числе по видам документов
    названий экземпляров
    книги периодические издания нормативно- технические документы диссертации другие виды документов
    экземпляров на сумму
    руб. коп.
    журналы газеты (в год. комп.)
    1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
    Дата записи Номер записи Источник поступления Сопроводительный документ, номер и дата Поступило
    в том числе
    всего документы, принятые на баланс документы, не принятые на баланс (экз.) по видам документов (экз.) из общего количества поступивших документов (экз.)
    названий экземпляров
    книги журналы другие виды учебные научные художественная литература зарубежные микроформы электронные издания
    экземпляров на сумму
    микрофильмы микрофиши
    руб. коп. дискеты оптические диски
    1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
    Поступило
    дата записи N записи п/п источник поступления N или дата сопроводительного документа всего в том числе (экз.) из них по видам
    документы, принятые на баланс на сумму документы, не принятые на баланс
    руб. коп. АВД
    1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

    Приложение N 5
    к Методическим рекомендациям

    Законодательная база Российской Федерации

    Навигация

    Дата записи N п/п Автор, заглавие, том, часть, выпуск Место, год издания Цена N записи в 1 ч. КСУ Отметка о выбытии Примечание
    руб. коп.
    Наименование документ ПРИКАЗ Минобразования РФ от 24.08.2000 N 2488 «ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА БИБЛИОТЕК ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ»
    Вид документа приказ
    Принявший орган минобразование рф
    Номер документа 2488
    Дата принятия 01.01.1970
    Дата редакции 24.08.2000
    Дата регистрации в Минюсте 01.01.1970
    Статус действует
    Публикация
    Навигатор Примечания

    Приказ Министерства образования Российской Федерации Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений

    Главная > Документ

    Информация о документе
    Дата добавления:
    Размер:
    Доступные форматы для скачивания:

    Министерства образования Российской Федерации

    Об учете библиотечного фонда библиотек

    от 24.08 2000 № 2488

    В целях сохранности фонда, установления единого порядка учета библиотечных документов; создания условий для совершенствования организации труда и внедрения средств компьютеризации и механизации в библиотеках образовательных учреждений ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Руководствоваться приказом Минкультуры России от 02.12.1998 г. № 590 «Инструкция об учете библиотечного фонда» для учета фонда библиотек образовательных учреждений (приложение № 1).

    2. Утвердить методические рекомендации по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений (приложение № 2) (далее — Методические рекомендации).

    Заместитель Министра В.А. Болотов

    Приложение №1 к Приказу № 2488

    Инструкция об учете библиотечного фонда

    Настоящая Инструкция обязательна для применения в государственных и муниципальных библиотеках Российской Федерации. Она определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей.

    1. Основные понятия

    Для целей настоящей ИНСТРУКЦИИ используются следующие понятия:

    1.1. Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

    1.2. Аудиовизуальный документ (АВД) — документ, содержащий изобразительную и/или звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств.

    1.3. Библиотечный фонд — упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.

    1.4. Балансовая стоимость фонда — стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском учете.

    1.5. Выбытие из фонда — движение фонда в связи с исключением, перестановкой в другие подразделения библиотеки и списанием документов из библиотеки.

    1.6. Движение фонда — процесс поступления и выбытия документов, отражаемый в библиотечной учетной документации.

    1.7. Единица учета фонда — унифицированная единица исчисления величины и движения фонда.

    1.8. Единица хранения фонда — отдельный документ или их совокупность, учитываемые при хранении как элемент фонда.

    1.9. Индивидуальный учет — регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

    1.10. Исключение документов из фонда — изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета библиотеки непрофильных, дефектных, дублетных, ветхих, устаревших документов, а также утраченных по каким-либо причинам.

    1.11. Книжный памятник — редкий или особо ценный документ, отличающийся выдающимися историческими, научными, художественно-эстетическими и полиграфическими достоинствами и отнесенный к фонду редких и ценных документов.

    1.12. Переоценочный коэффициент — утвержденный Правительством Российской Федерации цифровой множитель, применяемый при расчетах стоимости библиотечных фондов .

    1.13. Перестановка — передача документов в пределах действующих и резервных фондов одной библиотеки.

    1.14. Поступление в фонд — пополнение фонда библиотеки в результате получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, дарения, обмена или любого другого способа.

    1.15. Проверка фонда — периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учетным документам.

    1.16. Рыночная цена — цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий) с учетом экономической ситуации, тенденций спроса и предложения, конкуренции.

    1.17. Система учета документов — организационно упорядоченная совокупность видов, методов и способов учета документов, дифференцированных в соответствии с их статусом.

    1.18. Суммарный учет — регистрация в учетной форме всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии).

    1.19. Учет библиотечного фонда — комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.

    2. Общие положения

    2.1. Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

    2.2. К ведению учета предъявляются следующие требования:

    — полнота и достоверность учетной информации;

    — документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;

    — совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологии;

    — соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателем государственной статистики.

    2.3. Учет библиотечного фонда включает прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.

    2.4. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной формах, имеет одинаковую юридическую силу.

    На равных правах используются бланки учетных документов, изготовленные полиграфическими способами, и бланки, распечатанные с помощью компьютера. Они могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных программ, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиотеке.

    2.5. Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований настоящей Инструкции, другими нормативными документами по библиотечному делу.

    3. Система учета библиотечного фонда

    .3.1. Система учета библиотечного фонда включает:

    — внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда;

    — государственный статистический учет библиотечного фонда по форме «6-нк»;

    — особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов:

    • архивных документов, находящихся в фондах библиотек.

    3.2. Федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд Российской Федерации на основе бесплатного обязательного экземпляра в соответствии с Законом Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов» (1994 г.), ведут учет этого фонда в соответствии с настоящей Инструкцией.

    3.3. Учет особо ценных и редких изданий, отнесенных к книжным памятникам, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об охране и использовании памятников истории и культуры, настоящей Инструкцией и нормативными документами о книжных памятниках Российской Федерации.

    3.4. Учет архивных документов, которые постоянно хранятся в фондах библиотеки и относятся к Архивному фонду Российской Федерации, регулируется «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах», «Положением об Архивном фонде Российской Федерации» и настоящей Инструкцией.

    Библиотеки, имеющие в своих фондах документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, учитывают их в соответствии с «Положением об Архивном фонде Российской Федерации».

    4. Объекты и единицы учета библиотечного фонда

    4.1. Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы.

    Примечание: Не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

    4.2. В соответствии с ГОСТ 7.20-80 «СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации и изменениями к нему (Изменение № 1-10 1984), величина и движение фонда измеряются в основных и дополнительных единицах .

    4.2.1. Основные единицы учета поступлений и выбытия в библиотечном фонде:

    1) название — каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;

    2)экземпляр — каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него. Общая величина фонда и его подразделений учитывается в экземплярах; фонда, сформированного из

    поступлений после введения в действие ГОСТ 7.20-80 — в экземплярах и названиях.

    4.2.2. Дополнительные единицы учета фонда:

    1) годовой комплект — совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;

    2) метрополка — международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами;

    3) переплетная единица (подшивка ) — совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.

    4.3. Издания и неопубликованные документы

    4.3.1. Основными единицами учета новых поступлений в фонд изданий и неопубликованных документов являются экземпляр и название.

    4.3.2. Основными единицами учета журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд, независимо от изменения заглавия журнала и полноты комплекта.

    4.3.3. Основными единицами учета газет являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта. Единицами учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и название газеты.

    4.3.4. Единицами учета нотных изданий являются экземпляр и название. Отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные издательской папкой (обложкой), учитываются как один экземпляр и одно название. Отдельные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно, учитываются как два экземпляра. Самостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте), учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.

    4.4. Аудиовизуальные документы (АВД).

    4.4.1. Основными единицами учета фонда АВД являются экземпляр и название. Экземпляром грампластинок и компакт-дисков считается диск; магнитных фонограмм — катушка, кассета; диафильмов — рулон; комплекта диапозитивов — комплект; кинофильмов — бобина; видеофильмов — кассета. Величина фонда и поступления (выбытия) АВД учитывается в экземплярах и названиях.

    4.4.2. Отдельно выпущенную грампластинку, компакт-диск учитывают как один диск и одно название. Комплект (альбом) грампластинок, компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают по количеству дисков и одному названию.

    4.4.3. Магнитную фонограмму на одной катушке (кассете) учитывают как одну катушку (кассету) и одно название. Магнитную фонограмму на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием, учитывают по количеству катушек (кассет) и одному названию.

    4.4.4. АВД, являющийся приложением к другим видам документов, отдельному учету не подлежит. Примечание: При затруднительных случаях определения основного носителя информации и приложения

    к нему за основной носитель, подлежащий учету, принимается текстовый документ.

    4.5.1. Единицами учета фонда микроформ являются: для микрофиш — название и фиша, для микрофильмов — рулон.

    4.6. Электронные издания

    4.6.1. Единицами учета фонда электронных изданий являются: дискета и оптический диск (СО-КОМ и мультимедиа), а также название. Дискета-приложение не учитывается как отдельный экземпляр, если представляет собой вкладку (вложение) в издание.

    5. Порядок учета библиотечного фонда

    5.1. Ведение учета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативных принципов.

    5.1.1. Библиотека обязана:

    — осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета;

    — обеспечивать последовательность применения установленных единиц учета и не допускать их изменения без принятия новых нормативных документов по учету библиотечных фондов;

    — обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с единицами их хранения и выдачи, за исключением газет, журналов, листовых изданий;

    — соблюдать преемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации.

    5.1.2. Библиотека имеет право:

    — устанавливать свой порядок учета, учитывающий статус, особенности организации и структуры фонда и обеспечивающий достоверные результаты учета фонда, не противоречащие требованиям настоящей Инструкции;

    — вести записи в инвентарных книгах (листах, журналах), книгах суммарного учета фонда (книгах учета библиотечного фонда), на отдельных листах, в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, а также в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение и воспроизведение учетной документации;

    — вводить в учетные документы, наряду с обязательным, факультативный набор показателей с учетом специфики конкретной библиотеки;

    — устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения (кроме п.п. 3.2, 3.3, 3.4);

    — производить оценку стоимости документов, используя переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации, и рыночные цены;

    — вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов, утраченные по неустановленным причинам (недосдача), как в отдельной библиотеке, так и в Централизованной библиотечной системе (ЦБС), величина и порядок исчисления нормативов утверждается учредителем в соответствии с Уставом или Положением о библиотеке;

    — распоряжаться списанными из фонда библиотеки документами, кроме случаев, предусмотренных законодательством;

    — в соответствии с действующим законодательством определять способы и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользователями фондов библиотеки.

    5.2. Ответственность за правильность организации учета фонда несет администрация библиотеки и сотрудники в соответствии с должностными обязанностями.

    5.3. Контроль за соблюдением норм и требований по учету библиотечного фонда осуществляет специальное функциональное подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другой коллегиальный орган по фондам при дирекции библиотеки.

    5.4. Учредитель, администрация и соответствующие службы библиотеки обеспечивают условия для выполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.

    6. Учет поступления документов в библиотечный фонд

    6.1. Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

    6.1.1. Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

    6.1.2. Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

    6.1.3 Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени (кроме п.п. 3.2, 3.3, 3.4).

    6.2. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые

    должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

    Примечание: Все виды документов, являющиеся приложением к основному носителю, маркируются, на них проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.

    7.1. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт).

    В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

    При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации — поставщику предъявляются претензии в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений.

    7.2. Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде.

    Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3 частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета:

    часть 1 — «Поступление в фонд»;

    часть 2 — «Выбытие из фонда»;

    часть 3 — «Итоги движения фонда».

    7.3. Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языку коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

    В «Книге учета библиотечного фонда Централизованной библиотечной системы (ЦБС)» содержатся сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений в другие.

    7.4. Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета с указанием причин исключения.

    Для учета и контроля списанных документов вводятся показатели «Передано», «Продано», «Сдано в макулатуру».

    7.5. На основании п. 5.1.2. настоящей Инструкции библиотеки вправе вводить дополнительные показатели, учитывающие специфику конкретной библиотеки.

    7.6. Набор показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета.

    7.7. Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.

    7.8. Отражение отдельных видов документов в «Книге суммарного учета» или другой форме суммарного учета.

    7.8.1. Поступления АВД, микроформ, электронных изданий на машиночитаемых носителях (СВ-КОМ, мультимедиа, дискета) отражаются в первой части «Книги суммарного учета» с дальнейшей детализацией по видам документов. Аналогично фиксируются данные о выбытии во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда». Итоги движения подводятся в третьей части.

    7.8.2. Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету.

    Примечание: Ведение суммарного учета газет в Централизованных библиотечных системах решается в соответствии с возможностями и реальной необходимостью такого учета.

    Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.

    В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведение итогов движения периодических изданий может производиться за квартал, полугодие или год на основании актов.

    8.1. Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

    8.2. Формой индивидуального учета документов является книжная (инвентарная) книга, карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД).

    При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для , формирования любой из форм индивидуального учета.

    8.3. Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия. В «Примечании» указывается наличие и вид приложения к основному документу.

    8.3.1. Для особо ценных и редких изданий в «Примечании» указываются особенности экземпляра, определяющие его ценность (наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и тому подобное) или дефектность (отсутствие нескольких листов текста, гравюр и тому подобное).

    8.3.2. Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, АВД, микроформ, электронных изданий осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.

    Учет СD-RОМ, мультимедиа, дискет ведется в любой из форм индивидуального учета.

    8.3.3. Индивидуальный учет программ для ЭВМ и баз данных ведется на регистрационных карточках или другой применяемой в библиотеке форме учета. В учетных документах отражаются следующие сведения:

    — название программы ЭВМ или базы данных;

    — наименование создателя (юридическое или физическое лицо);

    — дата создания программы;

    — носитель информации (СО-КОМ, мультимедиа, дискета).

    9.1. Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении (см. Приложение 8-10) и отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача).

    9.2. Выбытие АВД, электронных изданий и микроформ оформляется актом с указанием причин и обоснования исключения их из фонда библиотеки.

    В акт могут включаться АВД различного вида, но списываемые по одной причине.

    9.3. Для контроля над процессами размагничивания записей оформляется акт или делается запись в соответствующем журнале.

    9.4. Непригодные для использования и не поддающиеся реставрации микроформы списываются по причинам:

    — некачественного фотографического изображения;

    — дефектов микропленки (скручивания и тому подобное);

    — механических повреждений (разрывы, обломы и тому подобное).

    9.5. К акту прилагается список документов, подлежащих исключению, допускается замена списка книжными формулярами для документов, не состоящих на бухгалтерском учете.

    Для документов, обрабатываемых групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид списываемых изданий, их количество.

    9.6. Акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, при открытом доступе к фонду, утверждаются на основании соответствующих документов, подтверждающих утрату (протокол, акт, заключение и тому подобное).

    Для подтверждения невозможности взыскания задолженности с читателя в качестве основания принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате документов, направленные библиотекой в адрес читателя в виде заказного письма или открытки с уведомлением, а также справки из адресного стола, отказ на взыскание по исполнительному листу.

    9.7. Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных». На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие, которые регистрируются в соответствующих частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда».

    На прием денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция.

    9.8. Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности фондов или другим коллегиальным органом по фондам при дирекции. Завизированные акты утверждаются директором библиотеки, заместителем директора или другим уполномоченным на то лицом, за исключением случаев, регламентированных законодательством.

    9.9. Документы, исключаемые как непрофильные и дублетные, могут быть безвозмездно переданы в порядке книгообмена в другие библиотеки по акту через обменные фонды в библиотеки-депозитарии или непосредственно из библиотеки-фондодержателя в библиотеку-получатель.

    9.10. Продажа списанных из фондов библиотеки документов производится в соответствии с правовыми нормативными актами, а также Положением или Уставом библиотеки. Денежные средства за реализованные издания поступают на счет библиотеки и расходуются в соответствии с «Положением об основах хозяйственной деятельности и финансирования организаций культуры и искусства» (1995 г.).

    9.11. Сведения о выбывших из действующих фондов библиотеки документах регистрируются в соответствующих графах второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета. Информация о выбывших документах отражается во всех учетных формах, каталогах, в том числе сводных и центральных, картотеках, о чем производится соответствующая запись в акте на списание.

    9.12. Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке (негатив, позитив) подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке приемки и переработке лома и отходов драгоценных металлов.

    9.13.Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов или рыночной цены в случае, если фонд был переоценен. В спорных случаях вопрос о стоимости утраченных книг и других материалов выносится на обсуждение комиссии по сохранности (или другого коллективного органа по фондам).

    Комиссия вправе применить все переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации, и рыночные цены, а также определить другие виды и размеры компенсации ущерба в соответствии с Правилами пользования библиотекой.

    При утере или хищении ценных и редких книг для определения их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.

    Решение комиссии об оценке изданий и других материалов оформляется актом, который служит основным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со стороны дирекции по взысканию с виновного материального ущерба.

    10. Проверка библиотечного фонда

    10.1. В соответствии с Законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» (1996 г.) обязательная проверка фонда производится:

    — при смене материально ответственного лица;

    — при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи документов;

    — в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;

    — при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;

    — при реорганизации и ликвидации библиотеки.

    10.2. Проверка библиотечных фондов осуществляется в соответствии с письмом Министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечных фондов» в следующие сроки:

    — наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, — ежегодно;

    — редчайшие фонды — один раз в 3 года;

    — ценные фонды — один раз в 5 лет;

    — фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;

    — фонды библиотек от 100 тыс. до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет;

    — фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц — один раз в 10 лет;

    — фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц — поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

    Проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.

    10.3. Методика проведения проверки фондов в библиотеках регламентируется инструктивно-методической и технологической документацией внутрибиблиотечного (межотдельского и внутриотдельского) значения.

    Проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий.

    10.4. Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам.

    10.5. В случае превышения утвержденного норматива утраты документов по неустановленным причинам (п. 5.1.2. настоящей Инструкции) принимаются меры к возмещению ущерба, при разногласиях акт передается учредителю.

    Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи списываются на уменьшение финансирования.

    11.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

    11.2. Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

    11.3. Сроки хранения учетных документов устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Для некоторых категорий документов, обеспечивающих учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие сроки хранения:

    Книги и ведомости учета библиотечного фонда

    Приказ Минобразования РФ от 24.08.2000 N 2488 «Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» (вместе с «Методическими рекомендациями по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений»)

    МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    от 24 августа 2000 г. N 2488

    ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА БИБЛИОТЕК

    В целях сохранности фонда, установления единого порядка учета библиотечных документов, создания условий для совершенствования организации труда и внедрения средств компьютеризации и механизации в библиотеках образовательных учреждений приказываю:

    1. Руководствоваться Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 «Инструкция об учете библиотечного фонда» для учета фонда библиотек образовательных учреждений (приложение N 1 — не приводится).

    2. Утвердить Методические рекомендации по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений (приложение N 2) (далее — Методические рекомендации).

    3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

    ПО ПРИМЕНЕНИЮ «ИНСТРУКЦИИ ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО

    ФОНДА» В БИБЛИОТЕКАХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

    «Инструкция об учете библиотечного фонда» определяет общие правила учета документов и в целом может быть использована в библиотеках образовательных учреждений. Вместе с тем организация библиотечной работы в образовательных учреждениях имеет ряд особенностей:

    Утверждена Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 02.12.1998 N 590.

    библиотеки образовательных учреждений входят в общую структуру образовательного учреждения и не являются самостоятельными юридическими лицами;

    «Книга суммарного учета библиотечного фонда» содержит показатели, характеризующие качество формирования библиотечных фондов по их целевому назначению: обеспечение учебного процесса и научной деятельности образовательного учреждения;

    библиотеки образовательных учреждений для обеспечения учебного процесса приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по методике безынвентарного учета.

    В соответствии с п. 5.1.2 «Инструкции об учете библиотечного фонда» Центральная библиотечно-информационная комиссия Минобразования России вносит дополнения и изменения, учитывающие специфику работы библиотек образовательных учреждений, и рекомендует их к применению.

    При учете поступления документов в фонд они не делятся на документы постоянного и длительного хранения. Выделению подлежат только документы временного хранения отдельных видов изданий по объему и по характеру информации (ГОСТ 7.60-90), которые не ставятся на баланс. К ним относятся: брошюры (объем — до 48 стр.); листовки (объем — до 4 стр.); календари; плакаты; методические разработки; программы; материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно).

    7. Суммарный учет документов

    Для библиотек образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы «Книги суммарного учета библиотечного фонда» дифференцированно: для библиотек высших учебных заведений (приложение N 1 к Методическим рекомендациям), для библиотек средних специальных учебных заведений (приложение N 2 к Методическим рекомендациям), для библиотек общеобразовательных учреждений (приложение N 3 к Методическим рекомендациям).

    8. Индивидуальный учет документов

    Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше 10 экземпляров. Два-три экземпляра издания записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

    При безынвентарном методе учета оформляются следующие документы: учетная карточка документа (издания), регистрационная книга учетных карточек (приложения N 4, 5).

    Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше 10 экземпляров. Учетная карточка содержит сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров — поступивших, выбывших, состоящих на учете.

    Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга. В регистрационной книге заполняются все графы как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется.

    9. Учет выбытия документов из библиотечного фонда

    П.9.5. Допускается замена списка всех исключаемых из фонда документов книжными формулярами (как состоящих на бухгалтерском учете, так и не состоящих).

    П.9.8. Акты на списание документов в библиотеках образовательных учреждений утверждаются ректором (проректором), директором учебного заведения.

    Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи.

    Исключение документов из фондов библиотек общеобразовательных учреждений по причине устарелости производится не реже одного раза в два года.

    11. Делопроизводство в организации учета фонда

    Приложение 8. Форма акта об исключении

    из библиотечного фонда документов

    Рекомендуется следующая форма списков выбывающих изданий:

    а) для изданий, занесенных в инвентарные книги

    Приложение 10. Форма акта об исключении

    из фонда утерянных читателями документов и прием

    в фонд документов, признанных равноценными

    Список изданий, принятых от читателей взамен утерянных, не составляется. В «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных» книги, принятые взамен утерянных, занесены в инвентарную книгу с N по N, учетные карточки многоэкземплярной литературы N N. запись акта о приеме изданий в фонд в книге суммарного учета N.

    Книга суммарного учета фонда библиотеки

    высшего учебного заведения

    Часть 1. Поступление документов в фонд

    Часть 2. Выбытие документов из фонда

    Книга суммарного учета

    Книга суммарного учета библиотеки

    среднего специального учебного заведения

    Часть I. Поступление документов в фонд

    Часть II. Выбытие документов

    Часть III. Итоги движения фондов

    Книга суммарного учета библиотечного фонда

    библиотеки общеобразовательного учреждения

    Часть 1. Поступление в фонд

    Часть 2. Выбытие из фонда

    Часть 3. Итоги движения фонда

    к Методическим рекомендациям

    регистрационной книги учетных карточек

    Судебная практика и законодательство — Приказ Минобразования РФ от 24.08.2000 N 2488 «Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» (вместе с «Методическими рекомендациями по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений»)

    Подраздел заполняют только учреждения, имеющие библиотеку (включая библиотеки общежитий). При заполнении следует руководствоваться Методическими рекомендациями по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений, утвержденными Приказом б. Минобразования России от 24 августа 2000 г. N 2488. Если образовательное учреждение не имеет библиотеку, но имеет библиотечный фонд, то оно заполняет только подраздел 2.9.

    Подраздел заполняют только учреждения, имеющие библиотеку (включая библиотеки общежитий). При заполнении следует руководствоваться Методическими рекомендациями по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений, утвержденными Приказом б. Минобразования России от 24 августа 2000 г. N 2488.

    Подраздел заполняют только учреждения, имеющие библиотеку (включая библиотеки общежитий). При заполнении следует руководствоваться Методическими рекомендациями по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений, утвержденными приказом б. Минобразования России от 24 августа 2000 г. N 2488. Если образовательное учреждение не имеет библиотеку, но имеет библиотечный фонд, то оно заполняет только подраздел 2.9.

    Смотрите так же:  Закон 273 фз об образовании в российской федерации 2020

Оставьте комментарий