Образец заявления в подотчет на командировку

Выдаем подотчетные деньги из кассы бюджетной организации

Порядок выдачи подотчетной суммы из кассы

Процедуру выдачи подотчетных сумм работникам 2020 года можно разбить на этапы:

  • Работник составляет заявление, в котором указывает целевое назначение средств, сумму и обоснование потребности в подотчетных деньгах. Как правильно составить заявление на подотчет 2020 расскажем далее.
  • Руководитель изучает письменное обращение сотрудника и принимает решение: визирует заявление или издает официальное распоряжение (приказ).
  • Приказ или заявление с резолюцией передается в кассу учреждения, где кассир формирует расходный кассовый ордер и выдает деньги в подотчет.
  • Сотрудник должен расписаться в расходном кассовом ордере, а также пересчитать и проверить выданные наличные.

    Важные изменения с 2020 года

    Новые правила выдачи подотчетных сумм 2020 года вступили в силу с 19 августа 2017г.: ЦБ РФ внес изменения в действующие Указания №3210-У. Теперь подотчетный аванс можно выдавать должникам, которые еще не рассчитались, в кассу по предыдущим выплатам. Также для документального оформления подотчета, теперь достаточно заявления, завизированного руководителем, или официального распоряжения. Приказ не нужен.

    Как составить заявление на подотчетные суммы

    Письменное обращение на деньги в подотчет составляется в единственном экземпляре. Унифицированного бланка документа не существует. Рассмотрим обязательные реквизиты заявления на выдачу денег в подотчет 2020 года:

  • Обращение составляется на имя руководителя организации, либо на иное ответственное лицо, имеющее соответствующее полномочия.
  • Информация о заявителе: ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение.
  • Необходимая сумма для осуществления расходов.
  • Обоснование получения денег.
  • Срок, в который планируется произвести необходимые расходы, мероприятия, поездки.
  • Дата и подпись с расшифровкой.
  • Заявление о выдаче денежных средств под отчет

    Согласно статье 167 ТК РФ, при направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов. Размеры и порядок возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Для коммерческих организаций не предусмотрен минимальный размер командировочных расходов.

    При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Чтобы получить необходимую сумму, работник должен подать заявление на выдачу денег подотчет.

    Как составить заявление о выдаче денег под отчет

    Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать несколько обязательных реквизитов. В заявлении на выдачу денег следует указать:

  • наименование работодателя;
  • ФИО и должность работника;
  • размер аванса на командировочные расходы;
  • дата и подпись.
  • Заявление о выдаче денежных средств под отчет служит для составления расходного кассового ордера и рассматривается как основание для его составления.

    Работник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки предъявить главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю организации авансовый отчет о потраченных денежных средствах и приложить подтверждающие документы.

    Заявление на удержание подотчетных сумм

    Работодатель может выдавать денежные средства под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды своим работникам, а также иным лицам (к примеру, исполнителям по ГПД). Скажем, на приобретение ТМЦ или на командировочные расходы.

    Для определения перечня лиц, которые могут получать деньги под отчет, работодатель может издать приказ о назначении подотчетных лиц.

    Деньги могут выдаваться наличными из кассы или путем перечисления на карту работника. О том, как составить заявление на получение подотчетных сумм на карту, мы рассказывали здесь.

    Получив деньги под отчет, работник в дальнейшем должен будет отчитаться за них. То есть предоставить работодателю документы, подтверждающие понесенные за его счет расходы, и вернуть остаток.

    По полученным наличным деньгам срок для отчета – 3 рабочих дня после истечения срока, на который они были выданы, или со дня выхода на работу (к примеру, при возвращении из командировки) (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У ). Срок выдачи денег под отчет работодатель утверждает сам и закрепляет в локальном нормативном акте (к пример, в Положении о расчетах с подотчетными лицами). Для выдачи денег в безналичном порядке работодателю необходимо утвердить не только срок, на который они выдаются, но и срок, который дается работникам на то, чтобы отчитаться по полученным суммам.

    Если работник не отчитался по выданным ему деньгам, может ли работодатель удержать задолженность из причитающейся такому работнику заработной платы? И нужно ли брать от работника заявление на удержание подотчетных сумм?

    К слову, напомним, что закон не запрещает выдавать наличные деньги под отчет лицам, которые не отчитались за ранее полученные средства и имеют долг перед работодателем. Это же касается и безналичной выдачи денег под отчет.

    Как удержать подотчетные суммы у работника?

    Когда работодатель решает удержать невозвращенные подотчетные суммы у работника, он издает соответствующий приказ. Но нужно иметь в виду, что на издание такого приказа у работодателя есть только месяц со дня окончания срока на возврат подотчетной суммы. Если этот срок будет пропущен, за взысканием долга придется обращаться в суд.

    Также нужно учитывать, что сам работник должен быть согласен с удерживаемой суммой. В противном случае дорога по взысканию долга вновь будет лежать исключительно через суд (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 ).

    Даже если есть приказ на удержание и согласие работника, не всегда удастся удержать невозвращенную подотчетную сумму единовременно. Ведь ТК РФ ограничивает размер удержаний из доходов работника. Удерживаемый долг подотчетника при конкретной выплате не может превышать 20% зарплаты после вычета из нее НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 ). Поэтому если долг подотчетника превышает указанные 20%, удержание придется «растянуть» на несколько месяцев.

    Как было указано выше, согласие работника на удержание подотчетных сумм должно быть обязательно. Выражаться это может в виде подписи работника в приказе на удержание, где будет указано, что работник не оспаривает основание и размер удержания. А можно предварительно получить заявление работника на удержание. Соответственно, уже на основании такого заявления издается приказ. Повторно согласовывать с работником удержание уже не придется.

    И даже если срок на удержание пропущен, работник может написать заявление о том, чтобы подотчетные суммы были с него удержаны.

    Составляем заявление на удержание подотчетных сумм из зарплаты

    Работник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольной форме. Заявление адресуется руководителю организации, содержит сведения о работнике, о дате получения денег под отчет, сумме, которую работник разрешает удерживать, а также дату, с которой может производиться удержание.

    Приведем образец заполнения заявления на удержание подотчетных сумм из заработной платы работника.

    Заявление о перечислении подотчетных на карту

    Для оплаты как предстоящих, так и уже понесенных работником командировочных расходов или для приобретения товаров, работ в интересах организации-работодателя работнику выдаются денежные средства под отчет. О том, как ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, мы рассказывали в нашей консультации.

    Денежные средства под отчет могут выдаваться как в наличной, так и в безналичной форме, в т.ч. путем перечисления на банковскую карту работника.

    А должен ли работник писать заявление о перечислении на карту подотчетных сумм?

    Перечисление подотчетных сумм на банковские карты

    Законодательство не запрещает выдавать работнику денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы (Письма Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 , от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 , от 05.10.2012 № 14-03-03/728 , Письмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

    Смотрите так же:  Расчет страховой стаж для оплаты больничных листов

    Возможность перечисления подотчетных средств на карту сотрудника целесообразно предусмотреть в локальном нормативном акте. Например, в Положении о командировках.

    Перечисление средств подотчетному лицу на карту производится на основании приказа работодателя, служебной записки или заявления работника, завизированных руководителем. В этом документе нужно будет указать реквизиты карты, на которую следует перечислить подотчетные суммы.

    Заявление работника на перечисление подотчетных сумм на банковскую карту может быть как бессрочным и касаться всех причитающихся ему подотчетных сумм, так иметь отношение лишь к конкретной командировке или покупке ТМЦ для работодателя.

    В самом платежном поручении в назначении платежа нужно будет указать, что средства перечисляются под отчет. Например, пометить «оплата командировочных расходов».

    Приведем пример заявления на перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту.

    Выдача денег на командировку наличными и на карту

    Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

    Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

    Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

    Содержание статьи:

    1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

    2. Заявление на выдачу подотчета от директора

    3. Заявление на выдачу аванса на карту

    4. Выдача командировочных расходов из кассы

    5. Проводки по авансу на командировочные расходы

    6. Командировка без аванса

    Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

    (если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

    Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

    1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

    Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

    Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления. Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

    Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать:

  • сумма наличных денег;
  • срок выдачи наличных денег;
  • подпись руководителя;
  • дата.
  • Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

    Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

    Директору ООО «Альбатрос»

    от инженера Орлова О.О.

    Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

    27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

    Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

    Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

    Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

    Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

    В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

    После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

    2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

    В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

    Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

    Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

    В ООО «Альбатрос»

    от директора Ястребова Я.Я.

    Заявление о выдаче денег под отчет

    Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

    директор Орлов Орлов О.О.

    Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

    Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

    3. Заявление на выдачу аванса на карту

    В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

    Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.

    от инженера Чайкина А.А.

    Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

    Реквизиты банковской карты:

    Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»

    Номер лицевого счета: 40817840500409007051

    27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.

    Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

    К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги, а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.

    Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.

    Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.

    Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

    Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.

    4. Выдача командировочных расходов из кассы

    Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

    Смотрите так же:  Получить сертификат на материнский капитал в москве

    В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

    Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

    Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

    Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

    После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

  • Кассир готовит нужную сумму денег.
  • Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
  • Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
  • При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
  • Кассир подписывает РКО.
  • Далее операция по выдаче отражается в кассовой книге.

    Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:

    • полученных с расчетного счета организации
    • поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.

    Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.

    Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.

    5. Проводки по авансу на командировочные расходы

    Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:

  • Деньги выдаются из кассы:
  • Дебет 71 – Кредит 50

  • Деньги перечисляются на карту:
  • Дебет 71 – Кредит 51

    Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.

    27 июня: Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 8000 руб.

    Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:

    Дебет 55 – Кредит 51

    В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:

    Дебет 71 – Кредит 55

    Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.

    Пример

    Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.

    Сделаны бухгалтерские проводки:

    28 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 2000 руб.

    29 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 5000 руб.

    6. Командировка без аванса

    Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:

    1. У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:
      • временных финансовых трудностей
      • экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.
        1. Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.
        2. При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?

          Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):

          — административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;

          — административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.

          Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

          А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

          Как написать заявление на командировку?

          Практически каждого пятого работника отправляют в служебную командировку. И это действие должно корректно оформляться в документах. Человек должен предоставить заявление на командировку, которое позволит отправить его в конкретное место на определенное время для выполнения своих должностных обязанностей.

          Когда необходимо?

          Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

          +7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

          Это быстро и БЕСПЛАТНО!

          Заявление подается лично гражданином, который направлен в командировку. Заявление имеет стандартный формат заполнения. Прописывается имя руководства, текст документа, проставляется дата и подпись. В тексте должна содержаться информация о положительном решении работника на поездку.

          При направлении сотрудника стандартной категории без детей, согласие на отправление в командировку не требуется.

          В соответствии с Трудовым кодексом, не подлежат отправлению матери–одиночки и граждане, воспитывающие ребенка до 3 лет. В статье 259 и и статье 268 указаны все категории лиц, кто требует дополнительную защиту.

          Законодательная база

          В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса России командировкой является служебная поездка, в которую направляется сотрудник для выполнения своих обязательств. Перед сотрудником ставится конкретная цель и сроки выполнения.

          Если человек имеет разъездной характер работы, то это не считается командировкой. Регламентируется вопрос по служебным поездкам Положением №749 от 13.10.08 года.

          Заявление на командировку

          Заявление на командировку подается работником на имя руководства компании. Каждый человек должен несколько изменить условия поездки, например, изменить дату выезда или попросить выдать деньги подотчет.

          Каждый такой процесс сопровождается особенностями и нюансами при оформлении. Поэтому нужно изначально ознакомиться со всем вопросами.

          На изменение дат

          Перенос поездки со стороны работодателя возможен как на конкретный срок, так и на неопределенный. И возможно это по нескольким причинам. Например, болезнь или семейные обстоятельства. Именно в этом случае все денежные средства, если выдача уже происходила, остаются у специалиста.

          Обоснование переноса даты лучше написать в заявлении. Это не является обязательным, но носит желательный характер.

          В документе указываются все причины, позволяющие отсрочить время поездки. На основании заявления переносятся сроки и решаются вопросы о возврате выданных денежных средств.

          Процесс направления в командировку должен корректно оформляться по документам. Грамотное оформление позволяет избежать спорных вопросов и денежных конфликтов.

          О выдаче денег подотчет

          Любая организация позволяет человеку перед командировкой получить денежные средства под отчет. Для этого необходимо подать заявление установленного образца.

          Документ необходим не только для подтверждения факта передачи денег, но и позволяет обязать гражданина предоставить отчетную документацию.

          Официальный документ направляется на имя руководства, но обрабатывается заявка бухгалтерией.

          В справке проставляется отметка об отсутствии долговых обязательств перед предыдущими поездками.

          В бланке прописывается ссылка на приказ, который считается основанием для отправки гражданина в служебную командировку. И в тексте письма работник требует выдать денежные средства, но в то же время он обязуется предоставить все подтверждающие документы о тратах. Он также знакомится со всеми правилами оформления.

          В бланке присутствуют отдельные отметки, которые предусматриваются для ответственных лиц.

          Главное условие – погашение задолженности по ранее выданным средствам по предыдущим командировкам. Возможно получить средства как на банковскую карту, так и наличными.

          На личном транспорте

          Действующее законодательство позволяет выбрать самостоятельно вид транспорта для поездки.

          Строгих рамок по выполнению ни в Трудовом кодексе, ни в Налоговом не прописывается. Только этот момент необходимо согласовывать с руководством работодателя.

          Из транспорта может быть:

        3. железнодорожный транспорт;
        4. автобусы;
        5. авиатранспорт;
        6. служебный или личный автомобиль.
        7. Как правило, руководство всегда выбирает самый выгодный вариант по финансам.

          При передвижении на собственном транспорте могут учитываться расходы на бензин в виде командировочных расходов.

          Для этого необходимо предоставить заявителю паспорт технического средства, который подтвердит владельца, а также написать заявление о поездке в командировку на собственном транспорте.

          Нужен пример служебной записки о необходимости командировки? Смотрите тут.

          За счет принимающей стороны

          В соответствии с Трудовым кодексом России, все расходы работника должны быть возмещены. То есть это могут быть затраты по поездке до места назначения, проживание и питание, иные расходы. И возместить эти расходы вправе как отправляющая сторона, так и принимающая.

          В любом случае, при отправлении работника обе стороны заключают соглашение, где прописывается сторона, возмещающая убытки.

          Оплата производится только после предоставления всей документации, которая подтвердит расходы работника.

          Об отмене

          Заявление на командировку в 2020 году можно и отменить. Отмена возможна по нескольким причинам:

        8. заболевание работника;
        9. изменение общих обстоятельств;
        10. отсутствие возможности поездки.
        11. Особых нюансов при оформлении этого нет. Но если выдача денежных средств уже состоялась, то необходимо возвратить деньги. Если они не потрачены, то работник обязуется их возвратить в течение трех дней.

          Но законодательство допускает и другие ситуации. Если деньги потрачены на билет, оплату недвижимости, то они относят их к коммерческим расходам или убыткам.

          Как написать?

          Командировка – дело сложное. Оформление занимает несколько часов. Ведь нужно учесть командировочные расходы. А если выдача денежных средств уже состоялась, а произошла отмена командировки, то и вовсе нужно списать это по бухбалансу.

          Именно поэтому, нужно корректно заполнять заявление на отправление работника в служебную поездку.

          Требования

          Документация вправе быть в электроном виде, напечатана на компьютере.

          Действующее законодательство не запрещает заявление написать от руки.
          В обоих вариантах проставляется дата и подпись вручную заявителем.

          Форма

          Заявление имеет следующую форму:

        12. в шапке прописывается, кто и кому направляет документ;
        13. в тексте прописывается просьба;
        14. в конце проставляется дата и подпись работника.
        15. Графа «Кому» содержит должность, ФИО. «От кого» прописывается должность, ФИО сотрудника. В теле прописывается заявление и текст с просьбой выдачи денежных средств. Далее проставляется дата и подпись с расшифровкой.

          Как происходит начисление суточных в командировке? Информация здесь.

          Как написать приказ о продлении командировки? Подробности в этой статье.

          Образец

          Для минимизации шансов некорректного заполнения, лучше заполнить заявление по образцу.

          Образец заявления на командировку здесь.

          На видео об оформлении служебной командировки

        16. В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
        17. Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
        18. Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

        19. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
        20. Позвоните на горячую линию:
          • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
          • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
          • Регионы — 8 (800) 222-69-48

        ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

        Выдаем денег в подотчет из кассы

        Общие положения ведения кассовых операций

        Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.

        Порядок действий при выдаче денежных средств под отчет состоит из следующих этапов:

      • Разрешение на выдачу денег под отчет (приказ или заявление).
      • Выдача денег физическому лицу.
      • Отчет по израсходованным суммам.
      • Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.
      • Приказ или заявление на выдачу денег в подотчет 2020

        С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется согласно распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

        До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке. В настоящее время заявление на подотчет 2020 применяется только по желанию организаций.

        Заявление на выдачу денег в подотчет 2020 составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей».

        Физическое лицо в заявление может указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

        Образец заявления на выдачу подотчетных сумм 2020

        Организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма документа выбирается самостоятельно, это может быть приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств.

        Внутренний распорядительный документ должен обязательно содержать записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.

        Образец приказа на выдачу подотчетных сумм

        Выдача денег в подотчет из кассы 2020

        Выдача подотчетных сумм работникам 2020 оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). РКО составляется в одном экземпляре.

        Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится выдача.

        РКО по форме КО-2

        ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

        Подотчетные средства, выдача и отчет

        Еще одно послабление законодательства, вступающее в силу с 19.08.2017, коснулось выдачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Теперь можно не отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать под отчет было нельзя.

        Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%.

        Срок отчета

        Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства. Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

        Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем.

        Бланк АО-1

        Возврат неизрасходованных денежных средств

        В случае остатка неизрасходованных денежных средств, подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний № 3210-У).

        Согласно новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру можно направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 Указаний № 3210-У).

        ПКО по форме № КО-1

        Погашение задолженности по авансовому отчету

        В случае превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет, то работнику следует к авансовому отчету приложить заявление.

        Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации и или ИП.

        Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника.

        Смотрите так же:  Срок действия просрочки по кредиту

    Оставьте комментарий